Créer une association INSA

Dans ce document, vous trouverez toutes les modalités pour créer une association INSA.

Pourquoi créer une association ?

Tu veux organiser des événements, promouvoir une activité ou rassembler des gens qui partagent la même passion : l’association est la structure juridique qui va te permettre de réaliser tes projets. Une association est une personne morale, qui survit au passage éphémère des étudiants. Elle permet d’ouvrir un compte en banque, de générer des factures, et de structurer l’organisation. A l’INSA, l’administration ne traite qu’avec les associations INSA, si tu veux louer du matériel, demander une autorisation pour un événement, tu ne peux pas le faire personnellement ou au nom de ton groupe d’ami; de nombreuses personnes décident donc de monter une association.

Mais comme tu vas le voir ci-dessous, ce n’est pas si simple que ça et malheureusement beaucoup d’associations meurent au bout de 2 ans. C’est pour cela que le Conseil de la Vie Associative et la Direction Administrative de la Vie Étudiante et Associative accompagnent les créations d’asso et les valident.

Il faut d’abord vérifier que l’association que vous souhaitez créer n’est pas similaire à une asso déjà existante à l’INSA. En effet, l’INSA n’autorise pas d’associations ayant les mêmes buts statutaires en son sein, il n’existera donc jamais deux BdE ou deux junior-entreprises. Il ne faut pas non plus multiplier la création de petites assos similaires qui pourraient en réalité être des équipes séparées au sein d’une plus grosse association qui aura moins de mal à recruter d’année en année et permettra de mutualiser les moyens.

Les conditions

Pour créer une association il faut remplir les conditions suivantes :

• Être étudiant à l’INSA Lyon;

• Être au moins deux, pour pouvoir s’inscrire en préfecture;

• Avoir un projet ouvert à tous les étudiants de l’INSA;

• Faire valoir les valeurs de l’INSA;

• Ne pas défendre des idées trop partisanes et rester politiquement neutre;

• L’association ne peut pas être à but exclusivement religieux (La laïcité de l’INSA entraîne l’interdiction de lieux de cultes et d’évènements religieux sur le Campus)

• Buts de l’association innovant et non existant dans d’autres associations

• Respect total du règlement intérieur de l’INSA

Les Statuts

Une fois ces éléments vérifiés il faut dans un premier temps rédiger les statuts de votre association. Il est important de rédiger correctement vos statuts, car c’est eux qui définiront comment fonctionne votre association. Il est conseillé de rédiger en parallèle un règlement intérieur, ça peut paraître trop d’embarras pour une petite asso pas encore créée, mais c’est beaucoup plus simple d’y mettre toutes les règles courantes (montant de la cotisation, nombre de postes au bureau, lesquels ont le droit d’utiliser la carte bancaire...). Ainsi vous pourrez faire évoluer ces points avec un simple vote du bureau (ou du CA) sans avoir à organiser une assemblée générale et à déclarer les nouveaux statuts en préfecture.

Pour rédiger vos statuts appuyez vous sur ceux d’une association similaire et surtout sur les statuts types du CVA dans lequel des conseils pour les assos INSA sont détaillés à chaque article. Ce pdf est disponible ici et la source éditable est téléchargeable ici (Word) ou bien là(Latex).

Nom

Vous êtes libre de choisir n’importe quel nom, mais pour des questions de visibilité n’hésitez pas à mettre "INSA" dans votre nom d’association. Si vous comptez utiliser souvent le sigle mettez le entre parenthèse pour qu'il soit aussi reconnu légalement.

Exemple : " Pétanque INSA Club (PIC)"

Buts

Il est important de rester assez vague sur les buts de l’association, ce qui permettra de la faire évoluer sans pour autant sortir de vos buts statutaires.

Exemple : "Promotion des jeux de boules et de son esprit aux étudiants et personnels de l’INSA de Lyon"

Domiciliation

La Domiciliation de votre association doit se faire à l’adresse suivante:

AssociationXXX
Bureau des élèves de l’INSA Lyon
Bat 608 Le Thélème
20 Avenue Albert Einstein
69621 Villeurbanne Cedex

Les Membres

Il est important d’expliciter clairement qui est membre de votre association et comment on peut devenir membre (paiement d’une cotisation, même si elle est symbolique reste le meilleur moyen de définir qui est membre de l’association de qui ne l’est pas).

Les motifs de radiations des membres de l’association sont aussi importants. En effet cela permet de mettre à jour rapidement la liste des membres pour convoquer une assemblée générale et effectuer le changement de Bureau.

Assemblées générales

L’article sur les assemblées générales doit être bien pensé. Il faut faire attention à tout quorum de membres pour le vote des bilans et autre. Evitez le plus possible de mettre un pourcentages de membres adhérents, et privilégiez plutôt les pourcentages de membres présents lors de l’AG. Ainsi les passations entre les bureaux seront plus faciles.

Dissolution

L’article sur la dissolution est très important. Il permettra au responsable VA le cas échéant de fermer l’association si elle est endormie depuis trop longtemps.

Dans cet article il faut ajouter la phrase suivante :

"En cas de dissolution, l’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’association. Elle attribue l’actif net au Conseil de la Vie associative"

La Validation

Toutes nouvelles associations doivent suivre la procédure suivante avant de se déclarer en préfecture :

• Contacter, faire vérifier et valider leurs statuts par le responsable VA

• Prendre contact avec Joaquim Revez, Directeur Adjoint de la Vie Etudiante et Associative

• Déposer les statuts et la feuille d’autorisation de domiciliation du BdE à la direction administrative de la vie étudiante et associative

• Attendre la Validation du Conseil d’administration de l’INSA (5 fois par ans)

Le déroulé de toutes les étapes de la procédure est détaillé dans le document suivant : procédure d’autorisation DVE

Une fois la création validée vous recevrez vos identifiants portail VA, soit le site des assos INSA qui permet de poster vos événements et d’apparaître dans le botinsa. C’est sur ce site que vous devrez aussi fournir les coordonnées du bureau et les documents constitutifs de votre association. Un mail en @asso-insa-lyon.fr pourra aussi être créée pour votre asso avec le compte google entreprise du BDE.

Assemblée générale constitutive et dépôt en préfecture

Une fois votre association validée par l’INSA et le BdE vous pouvez faire l’assemblée générale constitutive qui validera vos statuts au sein de votre association. Lors de cette AG vous déciderez du nouveau bureau (ou conseil d’administration) de votre association.

Un procès-verbal comme cet exemple devra être rédigé avec les votes pour le Bureau. Il faudra alors se rendre sur service-public.fr afin de formuler la demander de création de l’association (tout est expliqué sur le site).

La demande de création terminée sur ce site, vous recevrez une facture de 44€ pour la publication dans le journal officiel. Cette somme vous sera remboursée par la VA ou vous pouvez même envoyer la facture au CVA pour qu’il la règle directement.

D’une manière générale, restez en contact avec le Resp VA tout au long de la démarche et pensez à consulter le site du service public qui est vraiment complet et bien fait.