Réserver un lieu

Dans cette partie, on va s'intéresser aux différents lieux possibles pour votre événement sur le campus.

La Rotonde

Pour organiser un spectacle à la Rotonde, il faut la réserver en fin d'année scolaire lors de l'Assemblée Générale de la CGR (Commission de Gestion de la Rotonde, une association INSA).

Vous pouvez consulter le planning et les modalités de réservation sur leur site web https://rotonde.asso-insa-lyon.fr/reservation/. La réservation est payante et permet à la CGR d'entretenir le bâtiment. Le tarif est d'environ 40€ par soir auquel il faut ajouter le salaire de l'agent de sécurité SSIAP d'environ 175€.

Pour faire un beau spectacle il faut aussi des lumières et du sons, la CGR loue le matériel mais ne s’occupe pas des prestations techniques (lumière, son, vidéo…), pour ces dernières, il faut contacter l'étudiant responsable technique-études (coord-teck@insa-lyon.fr) qui évaluera vos besoins et recrutera des Teckos pour votre événement.

Agora & René Char

Il est possible de réserver les salles de la Rotonde telles que l'Agora ou René Char auprès du secrétariat des humas (resa.humas@insa-lyon.fr). Envoyez une demande et passez voir la secrétaire (Letizia Munzone) dont le bureau donne sur la salle d'exposition à coté du hall du bâtiment.

Attention les sections sont prioritaires pour les réservations et si vous avez la possibilité de réserver via un prof vous pouvez avoir une réponse plus rapide.

Amphithéâtres

Si vous avez besoin d'un amphi, vous devez remplir le document modele_reservation_amphi_salle_2023-24.docx disponible sur PortailVA puis envoyer le document complété à la DAVEA en utilisant l'adresse : davea@insa-lyon.fr. La réservation doit se faire au moins cinq jours ouvrés avant l'événement. La procédure en cas d'horaires d'ouverture non-habituels (où vous n'avez pas l'accès avec votre carte étudiante) est décrite sur le document.

Quelques spécificités selon les amphis :

• Laura Bassi : Amphi rénové et fonctionnel, c'est le seul amphi avec des prises électriques sous toutes les tables. Le vidéo proj peut bugger avec les macs, souvent des lumières clignotent.
• Berger : RAS, des canapés sympas
• Capelle : très grand
• Freyssinet : RAS
• Seguin : Amphi rénové, pas encore dispo à part faveur du secrétariat GM (09/2023), attention pas de port HDMI et le système audio est inutilisable sans la clef à emprunter au secrétariat de GM.

Le département TC prête aussi parfois l'amphithéâtre Chappe, à voir directement avec le secrétariat TC. Voir la section BMC pour l'amphi de la BMC.

BMC

Les salles au deuxième étage et l'amphi de la bibliothèque sont facilement réservables pour des événements en tout genre le soir ou en journée. Il faut juste s'y prendre en avance sur https://bibliotheque.insa-lyon.fr/cms/articleview/id/4845

L’amphithéâtre de 134 places est confortable et très adapté pour projeter un film mais il faut le libérer avant 22h ou payer un agent de sécurité. Attention il est conseillé de venir en avance pour prendre en main le système son qui est géré par un écran tactile pas très intuitif. Pensez à bloquer ouvert la porte de l'amphi car elle se claque et les retardataires ne peuvent plus rentrer.

MdE

Il est possible d'emprunter les salles de réunion de la MdE à l'accueil du BDE (Wallace : 10 places, Gromit : 15 places, Hibiscus : 19 places).

Pour le hall de la MdE, il est aussi possible de l'emprunter en passant par l'accueil du BdE et en signant une convention avec le responsable sécurité du bâtiment (secu.resp@bde-insa-lyon.fr). Attention, pour les stands de préventes etc, il est obligatoire de réserver à l'accueil du BdE et de vous signaler en arrivant. Maximum 2 associations en même temps.

Restaurants

Il est possible de réserver le Grillon et l'Olivier pour des événements auprès de la direction des restaurants, mais attention les restaurants facturent souvent des frais de ménages (autour de 220€ par restaurants). La location d'un restaurant à la journée est de 450€.

Dans les faits, les assos musicales répètent gratuitement dans le grillon et la gratuité peut se négocier en fonction de l'utilisation. N'hésitez pas à aller les voir directement à l'étage en rentrant à l'accueil des restaurants sur le côté du RI.

Salles de départements

En général, les salles de départements peuvent être réservées pour certains événements mais c'est à négocier avec les secrétariats et ça se joue actuellement à la confiance et au copinage.

D'expérience voici quelques informations pour certains départements :

• FIMI

Pour la réservation de salles hors horaire (c'est à dire hors 8h-18h en semaine) la gestion de salles n'est plus de leur ressort. C'est à l'accueil de la direction que vous pouvez faire une réservation. En théorie ils n'ont pas leur mot à dire sur les réservations, mais ils peuvent vous donner quelques instructions. Ensuite c'est validé (ou pas) par la DVE (direction vie étudiante = Joachim Revez) et c'est bon !

Salle d'exposition des humanités

Peu utilisée par les assos, vous pouvez demander au service culturel si vous comptez un événement qui s'y prête bien.

Local cuisine

Une cuisine est mise à disposition des assos pour préparer la nourriture dans de bonnes conditions lors de leurs événements. Ce local situé au rez de chaussée de la résidence H est géré par le culinarium et toutes les informations sont sur l'article dédié.

Locaux associatifs

Si vous ne trouvez pas de salle appropriée vous pouvez toujours essayer de demander à des assos de vous prêter exceptionnellement leur local. Ils leurs sont mis à disposition gracieusement par l'INSA et les associations n'en sont pas propriétaires. Tout emprunt se fera de façon concertée entre les deux assos sur le principe de l'entraide inter-asso. Certains événements ont ainsi pu avoir lieu dans le local de danse du club rock, à la kfet ou encore dans une salle d'étude appartenant à un club.