Subventions CVA - Appel À Projets du CVA
Les subventions CVA sont destinées à financer les activités des associations INSA. En 2018-2019 75 000€ ont été distribués en près de 60 subventions et cet article détail la la procédure de demande pour l'année 2019-2020.
Répartition
Le budget du conseil de la vie associative vient de :
- 35K€ des ventes de cartes VA
- 15K€ de la Fondation INSA
- 25K€ d'aides de l'INSA
Le CVA réserve 5K€ pour les achats de matériel du pool des assos et distribue 70K€ sous forme de subventions. Une première vague au au S1 (8 novembre) pour distribuer 50K€ et une deuxième vague au S2 (9 mars) pour distribuer les 20€ restants. Si votre progrès à lieux juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de sub pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez faire une nouvelle demande au S2.
Critères
Le CVA peut financer toutes les associations INSA qui lui sont affilié et peut
Critères :
Le conseil juge les demandes des assos en fonction des indicateurs suivants :
- Nombre de membres actifs et adhérents ;
- Nombre de personnes touchées par les activités de l’association ;
- Critères d’admission à l’association (ouverture à tous les étudiants de l’INSA Lyon) ;
- Dynamisme de l’association (activités et présence sur l’année) ;
- Pérennité de l’association, l’association doit être viable autant que possible sans aide du CVA (le CVA ne verse pas de subvention de fonctionnement)
- Viabilité du projet et rigueur du dossier
Remarque : nous regardons l'ensemble du projet et des activités de l'association, même le cœur d'activité d'une association (qui pourrait s'apparenter à des frais de fonctionnement) peut être subventionné si de vrais projets sont présentés.
Bonnes pratiques :
Au delà de ces critères fixés dans les statuts du CVA, nous attachons une certaine importance à certains points (non obligatoires) mais qui peuvent vous donner une idée du type de projets qu'on aime beaucoup supporter :
- L'impact écologique du projet/événement est pris en compte
- Il favorise la mixité et pousse des insaliens à côtoyer d'autres milieux (handicap, pauvreté, étudiants non-scientifiques...)
- Il permet au participants (ou aux membres de l'asso) d’acquérir des compétences et des savoir techniques
- Il touche les étudiants Erasmus et les étranger qui vivent sur le campus
- Le projet est nouveau ou est novateur par rapport aux éditions précédentes
- Un tarif VA est proposé
Les projets remplissant un maximum de ces critères peuvent demander au CVA de participer jusqu'à 33% du coup du projet. Cette règle générale n'est pas écrite dans les statuts du CVA mais permet de garder une certaines équité entre les assos et de s'assurer que vous diversifiez vos sources de financement pour que votre événement puisse à terme être pérenne et indépendant financièrement.
Cas particuliers :
Vous pouvez demander une subvention de plus de 33% pour un projet si :
- le budget du projet est inférieur à 500€ ou vos sources de revenus possibles pour financer ce projet sont argumentablement limitées (e.g. impossibilité d'avoir d'autres subventions, de faire payer plus cher, ou de trouver une entreprise qui pourrait sponsoriser)
- votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une subvention de démarrage (ne pas confondre avec fond de roulement)
- vous avez besoin de louer une salle ou un gymnase au SIUAPS (pris en charge à 100% par le CVA une fois par an),
- vous avez besoin de matériel qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le pool des assos mais demande séparée (voir formulaire).
Les projets non subventionnables
Nous rappelons que le CVA ne subventionne pas :
● les frais de communication,
● les frais alimentaires,
● les projets "usuels" des associations de département : WEI, voyages, sorties… qui
sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations
individuelles,
● les voyages s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en
retour (exposition, projection d’un film,...).
Nous ne subventionnons que jusqu'à 33% du budget d'un projet après avoir soustrait les
frais alimentaires et de communication en question : le prendre en compte dans le total que
vous demandez, ce n’est pas au CVA de faire ce calcul.Néanmoins vous pouvez demander une subvention de plus de 33% pour un projet si :
● vos sources de revenus possibles pour financer ce projet sont argumentablement
très limitées (e.g. impossibilité d'avoir d'autres subventions, de faire payer plus cher,
ou de trouver une entreprise qui pourrait sponsoriser),
● votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et
vous avez besoin d’une subvention de démarrage (NE PAS CONFONDRE AVEC
FONDS DE ROULEMENT !),
● vous avez besoin de louer une salle ou un gymnase au SIUAPS (pris en charge à
100% par le CVA une fois par an),
● vous avez besoin de matériel qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres
assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le pool des assos mais
demande séparée (voir formulaire).
Prérequis
Nous rappelons que le CVA ne subventionne pas :
● les frais de communication,
● les frais alimentaires,
● les projets "usuels" des associations de département : WEI, voyages, sorties… qui
sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations
individuelles,
● les voyages s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en
retour (exposition, projection d’un film,...).
Nous ne subventionnons que jusqu'à 33% du budget d'un projet après avoir soustrait les
frais alimentaires et de communication en question : le prendre en compte dans le total que
vous demandez, ce n’est pas au CVA de faire ce calcul.Néanmoins vous pouvez demander une subvention de plus de 33% pour un projet si :
● vos sources de revenus possibles pour financer ce projet sont argumentablement
très limitées (e.g. impossibilité d'avoir d'autres subventions, de faire payer plus cher,
ou de trouver une entreprise qui pourrait sponsoriser),
● votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et
vous avez besoin d’une subvention de démarrage (NE PAS CONFONDRE AVEC
FONDS DE ROULEMENT !),
● vous avez besoin de louer une salle ou un gymnase au SIUAPS (pris en charge à
100% par le CVA une fois par an),
● vous avez besoin de matériel qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres
assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le pool des assos mais
demande séparée (voir formulaire).
Dossier de subvention
Attribution
Engagement
D'où vient l'argent ?
Comment est-il
Dossiers de Subventions CVA
Informations importantes
La seconde vague de subvention CVA est lancée, il y a 20 000€ à distribuer aux
associations qui respectent les critères listés plus bas.
Veuillez remplir le formulaire envoyé par mail et respecter les instructions dans ce document
avant le 20 mars 23h59 pour pouvoir valider la demande.
Attention : Certaines dispositions ont changées par rapport au S1 et de nombreuses
associations n'avaient pas respecté le format demandé. Nous avons des dizaines de
demandes à traiter, veuillez suivre avec attention les consignes simples de rendu
standardisé que nous détaillons plus bas.
Pour rappel les critères généraux d'attributions de subvention sont :
● impact et épanouissement sur les insaliens
● rigueur du dossier (détail du budget, justifications...)
● apport à la communauté associative (projets inter-assos, ...)
● existence de tarifs VA (dans la mesure du possible)
De nombreux autres facteurs sont pris en comptes (rayonnement de l'image de l'INSA,
diversité des financements, résultats de l'année précédente ...). Vous pouvez voir les détails
dans notre tableau de jugement des subventions du S1.
Il faut bien noter que le critère "projet obligatoirement nouveau" a été supprimé cette année 2018-2019.
Nous rappelons que le CVA ne subventionne pas :
● les frais de communication,
● les frais alimentaires,
● les projets "usuels" des associations de département : WEI, voyages, sorties… qui
sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations
individuelles,
● les voyages s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en
retour (exposition, projection d’un film,...).
Nous ne subventionnons que jusqu'à 33% du budget d'un projet après avoir soustrait les
frais alimentaires et de communication en question : le prendre en compte dans le total que
vous demandez, ce n’est pas au CVA de faire ce calcul.Néanmoins vous pouvez demander une subvention de plus de 33% pour un projet si :
● vos sources de revenus possibles pour financer ce projet sont argumentablement
très limitées (e.g. impossibilité d'avoir d'autres subventions, de faire payer plus cher,
ou de trouver une entreprise qui pourrait sponsoriser),
● votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et
vous avez besoin d’une subvention de démarrage (NE PAS CONFONDRE AVEC
FONDS DE ROULEMENT !),
● vous avez besoin de louer une salle ou un gymnase au SIUAPS (pris en charge à
100% par le CVA une fois par an),
● vous avez besoin de matériel qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres
assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le pool des assos mais
demande séparée (voir formulaire).
Les résultats de la première vague sont disponibles ici
Documents Complémentaires au Formulaire
Pour commencer vous devez avoir mis à jour sur https://portail.asso-insa-lyon.fr/ les
informations de votre association dans les catégories :
● Vue Générale
● Bot'INSA
● Mandats
Les pièces suivantes devraient déjà avoir été déposées dans la rubrique "Fichiers",
dossier "Administratif" (si pas encore fait, il faudrait envisager de le faire avant que le Resp
VA ne le remarque et vous roule dessus :D) :
● Le bilan moral et financier de l’année précédente (si pas votre première année)
● Le RIB de l’association
● Le PV de l’AG de passation + recépissé de la préfecture
● Vos statuts
● Votre règlement intérieur (s’il existe)
À cela vous devez ajouter un dossier de subvention libre (respectant les consignes plus
bas) dans le dossier (ATTENTION, SEULS LES PDF SONT ACCEPTÉS) :
/Subventions CVA/Session 2018-2019 - 2ème vague
Pour rappel le dossier de subventions doit contenir (NE PAS SAUTER LA MOINDRE
CONSIGNE, ON VOUS EN TIENDRA RIGUEUR) :
● DES PAGES NUMÉROTÉES
● Une page de garde avec Nom de l'Asso, Logo, auteurs, date de dernière édition du
document
● Une page de table des matières, idéalement avec liens cliquables● Une introduction expliquant le contenu en 5-10 lignes et comment lire efficacement le
dossier en quelques lignes de plus,
● Une présentation de l'asso avec :
○ rappel des buts et objectifs de l'association,
○ présentation du fonctionnement interne (bureau, CA, équipes, ...),
○ composition du bureau cette année,
○ explication du statut de membre et quelques stats (PAS DE LISTING
COMPLET CAR INFO TROP SENSIBLE ET NON PERTINENTE).
● Détail par projet/événement (vous pouvez les regrouper selon une hiérarchie qui a
du sens pour votre association). Il est nécessaire, au moins pour les projets/events
pour lesquels vous sollicitez des subventions de réaliser des budgets individuels
détaillant autant que possible vos coûts (et éventuelles recettes), en les justifiant au
moins avec des liens vers les sites fournisseurs ou des devis à mettre en
annexe.
● Une conclusion globale qui rappelle les intitulés des projets à subventionner, la
somme demandée pour chaque, et la somme totale demandée.
● En annexe, mettre les budgets individuels des projets/events à subventionner, les
devis s’il y en a, ainsi que le BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL.
Pour le budget prévisionnel global, le minimum est un tableau avec deux colonnes
principales : Dépenses et Recettes :
● Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
● Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
○ avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
○ une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
○ une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
Contrairement à l'année dernière nous ne vous demandons pas de mettre votre RIB ou
bilans moraux et financiers dans ce document de demande de subvention, nous avons y
avons déjà accès sur portail VA.
