Différences entre les versions de « Subventions CVA - Appel À Projets du CVA »

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Les [[subventions]] CVA sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. En 2019-2020  près de 75 000€ ont été distribués à 49 associations différentes pour financer 103 projets au total. Cet article détail la la procédure de demande pour l'année 2020-2021.  
Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.  


''Edit : des ajustements importants ont été fait entre le S1 2019 et le S1 2020, notamment dans la structure et la taille des dossiers demandés. Le formulaire final à remplir pour concrétiser la demande S1 2020 sera disponible sous peu ici :''
==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.


''Formulaire (disponible bientôt)''
* 1<sup>ère</sup> vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2<sup>ème</sup> vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)


=Répartition=
Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 15K€ en soutien à la vie associative.  


Le [[CVA]] réserve '''5K€ pour les achats de matériel''' du [[pool des assos]] et distribue '''70K€ sous forme de subventions'''. Une première vague a lieu au S1 (8 novembre) pour distribuer 50K€ et une deuxième vague au S2 (9 mars) pour distribuer les 20K€ restants. Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.
== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :  
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)


=Critères=
* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)
Le CVA peut financer toutes les associations INSA qui lui sont affiliés. 


===Critères :===
* Rubrique Mandat '''à jour'''
Le conseil juge les demandes des assos '''en fonction des indicateurs suivants''' ''':'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA, Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA


*Nombre de membres actifs et <u>adhérents</u> ;
Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.
*Nombre de <u>personnes touchées</u> par les activités de l’association ;
*Critères d’admission à l’association (<u>ouverture</u> à tous les étudiants de l’INSA Lyon) ;
*<u>Dynamisme</u> de l’association (activités et présence sur l’année) ;
*<u>Pérennité</u> de l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA ;
*Viabilité du projet et <u>rigueur</u> du dossier ;
*Existence d'un <u>tarif VA</u> (en cas impossibilité une justification doit être apporté) ;
*L'<u>impact écologique</u> du projet/événement.


Remarque : '''nous regardons l'ensemble du projet et des activités de l'association''', même le cœur d'activité d'une association (qui pourrait s'apparenter à des frais de fonctionnement) peut être subventionné si de vrais projets sont présentés.
'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :


===Bonnes pratiques :===
*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''
Au delà de ces critères fixés dans les statuts du [[CVA]], nous attachons une importance à certains points (non obligatoires) mais qui peuvent vous donner une idée du type de projets qu'on aime soutenir :


*Il favorise la <u>mixité</u> et pousse des insaliens à côtoyer d'autres milieux (handicap, pauvreté, étudiants non-scientifiques, diplômés...) ;
== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
*Il permet au participants (ou aux membres de l'asso) d’acquérir des compétences et des <u>savoirs techniques</u> ;
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents : 
*Il touche les étudiants Erasmus et les <u>étrangers</u> qui vivent sur le campus ;
*Le projet est <u>nouveau</u> ou novateur par rapport aux éditions précédentes.


Les projets remplissant un maximum de ces critères peuvent demander au CVA de participer '''jusqu'à 33% du coût du projet'''. Cette règle générale n'est pas écrite dans les statuts du CVA mais permet de garder une certaines équité entre les assos et de s'assurer qu'elles diversifient leurs sources de financement pour que l'événement puisse à terme être pérenne et indépendant financièrement.
===Introduction===


===Cas particuliers :===
* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur.rices, date de dernière édition du document
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget pour un projet '''si :'''
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérent.es (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos.


*le '''budget du projet est inférieur à 500€''' ou vos sources de revenus possibles pour financer ce projet sont argumentablement limitées (e.g. impossibilité d'avoir d'autres subventions, de faire payer plus cher, ou de trouver une entreprise qui pourrait sponsoriser)
=== Présentation des projets ===
*votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :  
*vous avez besoin de louer une salle ou un '''gymnase au SIUAPS''' (pris en charge à 100% par le CVA une fois par an),
*vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos]] mais demande séparée (voir formulaire).


===Les points conflictuels :===
* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquez pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).


*les <u>frais de communication</u> de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement)
=== En annexe ===
*les <u>frais alimentaires</u> (si ce n'est pas l'objet même du projet)
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.
*les événements trop bénéficiaires <u>organisés pour récolter des fonds</u>
*les projets usuels ou hors campus des associations de <u>département : WEI, voyages</u> … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles
*<u>les voyages d'assos</u> s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film,..) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année
*les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais <u>ne sont pas prioritaires</u>
*<u>Les goodies</u> de part leur faible utilité et leur grand impact écologique


Le pourcentage subventionné (33% ou plus) '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.
=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :  


=Prérequis=
* Nombre de '''membres actif.ves et  adhérent.es'''
Pour commencer vous devez avoir '''mis à jour sur ​[https://portail.asso-insa-lyon.fr/ portail VA] les informations''' de votre association dans les catégories :
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)


*Vue Générale (IBAN, RNA, Numéro SIREN, date de création)
Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''  
*Bot'INSA (Description, adresse de contact et numéro de téléphone publique)
*Mandats (informations de contact du bureau)
*Situation administrative (vous devez avoir signé la charte VA au près de Pascale Canivet)


Il faut ensuite vérifier que vous avez bien téléversé dans les dossiers tous les documents indispensables :  
=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''  


*Le RIB de l’association (pour vous faire le virement)
* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
*Le PV de l’AG de passation + recépissé de la préfecture  (pour prouvez que vous êtes bien responsable de cette association)
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet),
*Vos statuts
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds,'''
*Votre règlement intérieur (s’il existe)
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
*Le [[bilan moral et financier]] de l’année précédente (rédigé par le bureau sortant)
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année,
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* '''Les goodies''', en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique,
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.


'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus que 2 choses à faire :
Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.


#Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2019-2020 - 2ème vague''
=== Seuil maximal d'attribution ===
#Remplir le '''formulaire''' de demande CVA https://docs.google.com/forms/d/1AoCDV0MIDGv-0bDBVp3cPeg3tpjUNxTHhEHqGvv7OPc/edit
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.'''


=Dossier de subvention=
Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).
Ne vous appuyez pas trop sur ce qui a été fait par vos prédécesseurs, vérifiez dans tous les cas que ça correspond aux consignes suivantes. Vous pouvez retrouver '''les commentaires du CVA''' de l'année précédente dans le dossier de dépot sur Portail VA.  


===La demande===
====Cas particuliers====
Le document de demande de subvention doit avoir des pages numérotés et être construit de la façon suivante :  
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''


*'''Une page''' de garde avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*'''Une page''' de table des matières, idéalement avec liens cliquables
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fonds de roulement)
*Une introduction en '''5-10 lignes max''' qui résume la demande avec un tableau  (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez-les nous également !
*'''Une ou deux page max''' de présentation de l'asso avec :
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
**rappel des buts et objectifs de l'association (peut se faire en 3 lignes !)
*Votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau'''. Celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.
**présentation du fonctionnement interne (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
**explication du statut de membre et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
**Merci de <u>ne pas mettre la liste de vos membres ou du bureau</u>, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.
*Détail par projet/événement (vous pouvez les regrouper selon une hiérarchie qui a du sens pour votre association): '''2 pages par projet'''  
**Si vous avez qu'un seul projet ou qu'il est central à votre association (24heures, BEST...) vous pouvez détailler le projet en plus que deux pages pour aborder tous les points avec plus de précision.
**Il est nécessaire, au moins pour les projets/events pour lesquels vous sollicitez des subventions de réaliser des budgets individuels '''détaillant''' autant que possible vos coûts (et éventuelles recettes), ​en les '''justifiant''' au moins avec des liens vers les sites fournisseurs ou des devis à mettre en annexe​.
**Toutes vos activités ou vos projets même non subventionnés peuvent être mis en avant.
*Pas de conclusion (c'est tout !)


===Le budget prévisionnel===
===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le ​'''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''.
En annexe, déposer le ​'''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.


Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel <u>de l'exercice complet</u> dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.  
Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel <u>de l'exercice complet</u> dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.  


Le minimum est un <u>tableau</u> avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes :
Le minimum est un <u>tableau</u> avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :


*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
Ligne 113 : Ligne 110 :
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.


Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les 33% du total subventionnable.
Remarque : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.


'''Le budget prévisionnel doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''
2e remarque : si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.


*Soit vous êtes en ''<u>négatif</u>'' et c'est <u>volontaire</u>. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''
 
*Soit vous êtes en ''<u>négatif</u>'' et c'est <u>volontaire</u>. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
*Soit vous êtes en ''<u>négatif</u>'' et c'est <u>involontaire</u>. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''<u>négatif</u>'' et c'est <u>involontaire</u>. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''<u>positif</u>'' et c'est <u>involontaire</u>. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''<u>positif</u>'' et c'est <u>involontaire</u>. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifiez si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en <u>''positif''</u> et c'est <u>volontaire.</u> Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
*Soit vous êtes en <u>''positif''</u> et c'est <u>volontaire.</u> Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.  
==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.


Une fois le dossier téléversé dans le dossier Subventions CVA / Session 2019-2020 - 2ère vague, vous n'avez plus qu'à '''répondre au formulaire''' pour formaliser la demande et nous aider en pré-remplissant notre tableur de répartition. Faites attention de bien renseigner le même montant demandé dans ce formulaire, dans la conclusion ainsi que dans le budget prévisionnel, chaque année il y a des erreurs.  
Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.  


=Attribution=
Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre. 
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.  
 
==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.  
 
Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).
 
Si une asso manque de liquidités, elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.  
 
L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.
 
== Résultats années précédentes ==
 
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat deuxième vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 410,92 €
|10 410,92 €
|
|
|-
|AMI
|1 317,25 €
|1 317,25 €
|
|
|-
|ARGIL
|1 309 €
|764 €
|
|
|-
|AVI
|805,60 €
|35 €
|
|
|-
|BASIC
|3 642,37 €
|1 515,46 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|774,69 €
|774,69 €
|
|
|-
|Clés-facil
|646,43 €
|646,43 €
|
|
|-
|Clubelek
|410,37 €
|410,37 €
|
|
|-
|EVI
|149,43 €
|149,43 €
|
|
|-
|EXIT
|1 407,65 €
|1 407,65 €
|
|
|-
|Incidanse
|740,04 €
|740,04 €
|
|
|-
|ISC
|643,09 €
|643,09 €
|
|
|-
|Karna
|6 455,40 €
|6 455,40 €
|
|
|-
|KLS
|750 €
|750 €
|
|
|-
|L'art scène
|234 €
|0 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|218,47 €
|218,47 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
|2 950 €
|2 950 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 528 €
|1 005,95 €
|
|
|-
|Un Doua De Jazz
|4 500 €
|4 500 €
|
|
|}
 
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos deuxième session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| 3 091,95 €
|-
|Boîtier Sony Alpha (Ciné La Mouette)
|2 049 €
|-
|Matériel de cuisine (Le Culinarium)
|99,60 €
|-
|Friteuse double, tente 3x6 et 6 lestes
|943,35 €
|}
 
 
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|26 564,22 €
|19 335,70 €
|
|
|-
|7a+
|711 €
|0 €
|
|
|-
|AMI
|1 668,35 €
|1 011,10 €
|
|
|-
|ARGIL
|820 €
|201,30 €
|
|
|-
|AVI
|516,40 €
|0 €
|
|
|-
|BASIC
|4 149,38 €
|3 319,50 €
|
|
|-
|BEST Lyon
|900 €
|0 €
|
|
|-
|Bob'INSA
|436,71 €
|349,37 €
|
|
|-
|CGR
|7 306,25 €
|5 159,24 €
|
|
|-
|CIA
|485 €
|313,92 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|719,28 €
|508,24 €
|
|
|-
|Clés-facil
|2 120,77 €
|669,86 €
|
|
|-
|Club BD manga
|685 €
|372 €
|
|
|-
|Club Montagne
|1 006,76 €
|679,58 €
|
|
|-
|Club Oeno
|649,63 €
|346,90 €
|
|
|-
|Club Rock
|400 €
|0 €
|
|
|-
|Clubelek
|1 932,79 €
|1 442,74 €
|
|
|-
|CLUJI
|900 €
|641,52 €
|
|
|-
|Conexao
|500 €
|0 €
|
|
|-
|EXIT
|1 362,34 €
|112,16 €
|
|
|-
|Graines d'images
|2 017,39 €
|1 561,24 €
|
|
|-
|Harmonie
|1800 €
|800 €
|
|
|-
|Incidanse
|750 €
|220,10 €
|
|
|-
|INSAquatic
|970,28 €
|776,22 €
|
|
|-
|ISC
|596,50 €
|414,40 €
|
|
|-
|Karna
|4 776,66 €
|3 821,33 €
|
|
|-
|Kwanza'a
|510 €
|360 €
|
|
|-
|La semaine asiatique
|631,05 €
|224,84 €
|
|
|-
|L'art scène
|2 163,23 €
|1 430,92 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|620 €
|448 €
|
|
|-
|Le Doua vert
|280,17 €
|224,14 €
|
|
|-
|lézarts
|471,57 €
|377,26 €
|
|
|-
|Lorelei
|600 €
|249,92 €
|
|
|-
|Mecasport
|5 184,31 €
|3 866,34 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
|1 000 €
|800 €
|
|
|-
|RAGDA
|650 €
|520 €
|
|
|-
|Raid Dahu
|1800 €
|1440 €
|
|
|-
|RIC
|205 €
|162,64 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 500 €
|4 133,60 €
|
|
|-
|Solidaction
|750 €
|176 €
|
|
|-
|TTI
|1 380 €
|828 €
|
|
|}


Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}


Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer (50 000€ au S1). Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité absolue des votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre. 


=Engagement=
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante (courant décembre) et un membre du bureau de chaque asso subventionné doit être présent pour '''signer le contrat de subvention''' qui permettra au BDE de faire le virement.
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat seconde vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|4355 €
|0 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|137,65 €
| - €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|2786,88 €
| - €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|3305,28 €
| - €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|369,24 €
|369,23 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|266,93 €
|266,93 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|140 €
| - €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|141,45 €
|141,45 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|782,32 €
|634,58 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|375 €
|375 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|260 €
| - €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|220,80 €
| - €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|2900 €
|2900 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|106,50 €
| - €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|375 €
|0 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|1242 €
|621 €
|621 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|985,50 €
|985,50 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|1352,50 €
|1352,50 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|197,30 €
|197,30 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|2250 €
|957,74 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|225 €
|225 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|166,50 €
|0 €
|}
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos deuxième session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''  
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|78 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|107,10 €
|-
|ARGIL (console son)
|3877 €
|}


Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).


Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.  
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''  
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|11 220  €
|0 €
|-
|7A+
|734,20 €
|367,10 €
|367,10€
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|518,74 €
| - 280,79€
|-
|Band'As
|374,00 €
|187 €
|187 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|5415 €
| -2900 €
|-
|BEST
|250,00 €
|125 €
|125 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|3 736,52 €
| - €
|-
|CIA
|700,00 €
|350 €
|350 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|160 €
|160 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|923,72 €
|791,21 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|391,50 €
|391,50 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|223,50 €
|223,50 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|300 €
|0 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|441,38 €
|441,37 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|221 €
|221 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|250 €
| - €
|-
|Exit
|77,22 €
|77,22 €
| - €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|1096,95 €
|1096,95 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|325 €
| -325 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| -   €
| - €
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|80 €
|80 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
| - €
| - €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|296,01 €
|296,01 €
|-
|INSAquatic
| -   €
| - €
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|241,50 €
|0 €
|-
|ISF
|400,00 €
|200 €
|0 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|KLS
|698,56 €
|349,28 €
|0 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|752,43 €
|752,43 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|65 €
|65 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|883 €
| - €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|3256,53 €
|1196,97 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|500 €
|500 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|265 €
|265 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|575 €
|575 €
|-
|RIC
|180,00 €
|90 €
|90 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|93,90 €
|93,90 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|625 €
|625 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|750 €
| - €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|100,85 €
|0 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|182,71 €
|182,71 €
|}


L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et à proposer des '''tarifs VA''' dans la mesure du possible.
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''  
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

Version actuelle datée du 13 mars 2024 à 18:05

Les subventions CVA, sont destinées à financer les activités des associations INSA. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

Répartition

Le budget du conseil de la vie associative vient principalement des ventes de cartes VA mais aussi des fonds de la CVEC ainsi que de la Fondation INSA qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

  • 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
  • 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

Prérequis pour toute demande

Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :  

  • Dépôt du dossier à temps (le plus tard le 19.11 à 23h59)
  • Rubrique Vue Générale à jour sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)
  • Rubrique Mandat à jour
  • Attestation d’assurance déposée sur Portail VA
  • Statuts de l’association à jour et déposés
  • Chartes VA, Communication et Enviro signées et déposées sur PortailVA
  • RIB à jour et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
  • Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023 déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

Normalement tout cela doit être déjà en ligne et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

  • Téléverser le dossier de subvention dans le dossier Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague

Critères étudiés pour toute demande de subvention

Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

Introduction

  • Une page  de garde avec nom de l'asso, logo, auteur.rices, date de dernière édition du document
  • Une page de table des matières, idéalement avec liens cliquables
  • Une introduction en 5-10 lignes max qui résume la demande avec un tableau (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
  • Courte présentation de l’association (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
  • Présentation du fonctionnement interne (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
  • Explication du statut de membre et quelques stats sur vos adhérent.es (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
  • Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos.

Présentation des projets

Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :  

  • Présentation générale du projet : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
  • Un budget prévisionnel détaillé de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
  • Combien vous demandez au CVA pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
  • Impact environnemental : Rédigez un paragraphe sur les actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année. il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquez pourquoi.
  • Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations, il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

En annexe

ll est impératif de fournir budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier (qui doit être à l’équilibre : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

Critères

Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :  

  • Nombre de membres actif.ves et  adhérent.es
  • Nombre de personnes touchées par les activités de l’association
  • Dynamisme  de l’association (activités et présence sur l’année)
  • Pérennité  de l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
  • un tarif différencié VA est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
  • Ouverture sociale INSA : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) ne sont pas prioritaires ;
  • Viabilité du projet et  rigueur  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
  • Présentation soignée
  • Mise en forme (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.

Projets non subventionnés

En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA ne subventionne pas :  

  • Les frais de communication de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
  • Les frais alimentaires (si ce n'est pas l'objet même du projet),
  • Les événements trop bénéficiaires organisés pour récolter des fonds,
  • Les projets usuels ou hors campus des associations de département ou de filière : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
  • Les voyages d'assos s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année,
  • Les transports à fort impact carbone. Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
  • Les goodies, en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique,
  • Les frais de fonctionnement et teambuildings de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

Seuil maximal d'attribution

On définit le seuil maximum d’attribution comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un pourcentage. En règle générale, le CVA peut subventionner jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

Cas particuliers

Vous pouvez demander une subvention supérieure à 33% du budget subventionnable pour un projet si :

  • Le budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€. Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
  • Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une subvention de démarrage (ne pas confondre avec fonds de roulement)
  • Vous avez besoin de matériel qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le pool des assos. Pour les achats du matos du pool des assos, les frais de livraison sont aussi payés par le CVA, alors présentez-les nous également !
  • Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
  • Votre association souhaite nous présenter un projet nouveau. Celui ci rentre dans la catégorie de notre financement tremplin : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Le budget prévisionnel

En annexe, déposer le ​BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes (des templates se trouvent dans cet article) :

  • Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
  • Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
    • avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
    • une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
    • une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
    • la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2e remarque : si votre demande concerne la seconde vague, merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro. Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors plusieurs cas de figure :

  • Soit vous êtes en négatif et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
  • Soit vous êtes en négatif et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
  • Soit vous êtes en positif et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifiez si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
  • Soit vous êtes en positif et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.

Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.  

Attribution

Les 9 membres du CVA lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour éviter les conflits d’intérêt. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a 10 à 20 minutes pour présenter son projet avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et harmoniser s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre.

Engagement

Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'AG des assos suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour protocole de versement des subventions (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le bilan moral et financier de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut demander le versement immédiat d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa communication (logo) et la mise en place de tarifs VA est fortement appréciée.

Résultats années précédentes

Résultat deuxième vague 2023-24
Association Demandé Accordé 1ère partie versée 2e partie versée
24h de l'INSA 10 410,92 € 10 410,92 €
AMI 1 317,25 € 1 317,25 €
ARGIL 1 309 € 764 €
AVI 805,60 € 35 €
BASIC 3 642,37 € 1 515,46 €
Ciné La Mouette 774,69 € 774,69 €
Clés-facil 646,43 € 646,43 €
Clubelek 410,37 € 410,37 €
EVI 149,43 € 149,43 €
EXIT 1 407,65 € 1 407,65 €
Incidanse 740,04 € 740,04 €
ISC 643,09 € 643,09 €
Karna 6 455,40 € 6 455,40 €
KLS 750 € 750 €
L'art scène 234 € 0 €
Le Culinarium 218,47 € 218,47 €
Proto Insa Club 2 950 € 2 950 €
Ski Club 5 528 € 1 005,95 €
Un Doua De Jazz 4 500 € 4 500 €
Achats pool des assos deuxième session 2023-24
Pool des associations 3 091,95 €
Boîtier Sony Alpha (Ciné La Mouette) 2 049 €
Matériel de cuisine (Le Culinarium) 99,60 €
Friteuse double, tente 3x6 et 6 lestes 943,35 €


Résultat première vague 2023-24
Association Demandé Accordé 1ère partie versée 2e partie versée
24h de l'INSA 26 564,22 € 19 335,70 €
7a+ 711 € 0 €
AMI 1 668,35 € 1 011,10 €
ARGIL 820 € 201,30 €
AVI 516,40 € 0 €
BASIC 4 149,38 € 3 319,50 €
BEST Lyon 900 € 0 €
Bob'INSA 436,71 € 349,37 €
CGR 7 306,25 € 5 159,24 €
CIA 485 € 313,92 €
Ciné La Mouette 719,28 € 508,24 €
Clés-facil 2 120,77 € 669,86 €
Club BD manga 685 € 372 €
Club Montagne 1 006,76 € 679,58 €
Club Oeno 649,63 € 346,90 €
Club Rock 400 € 0 €
Clubelek 1 932,79 € 1 442,74 €
CLUJI 900 € 641,52 €
Conexao 500 € 0 €
EXIT 1 362,34 € 112,16 €
Graines d'images 2 017,39 € 1 561,24 €
Harmonie 1800 € 800 €
Incidanse 750 € 220,10 €
INSAquatic 970,28 € 776,22 €
ISC 596,50 € 414,40 €
Karna 4 776,66 € 3 821,33 €
Kwanza'a 510 € 360 €
La semaine asiatique 631,05 € 224,84 €
L'art scène 2 163,23 € 1 430,92 €
Le Culinarium 620 € 448 €
Le Doua vert 280,17 € 224,14 €
lézarts 471,57 € 377,26 €
Lorelei 600 € 249,92 €
Mecasport 5 184,31 € 3 866,34 €
Proto Insa Club 1 000 € 800 €
RAGDA 650 € 520 €
Raid Dahu 1800 € 1440 €
RIC 205 € 162,64 €
Ski Club 5 500 € 4 133,60 €
Solidaction 750 € 176 €
TTI 1 380 € 828 €
Achats pool des assos première session 2023-24
Pool des associations 4 254,99 €
KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF) 2757,11 €
Découpe Frite (Karna) 114,99 €
Culinarium (balance) 15,41 €
Pissotière (ARGIL) - €
Bloc élec triphasé 32AT (24h) 1553,90 €
Lests de tentes 15kg (24h) 1398,60 €


Résultat seconde vague 2022-23 (après appel et second versement)
Association Demandé Accordé 1ère partie versée 2e partie versée
24h de l'INSA 10 711,58 € 10711,58 € 4355 € 0 €
AVI 516,00 € 137,65 € 137,65 € - €
BASIC 2 787,88 € 2787,88 € 2786,88 € - €
CGR 3 305,28 € 3305,28 € 3305,28 € - €
CLES-FACIL 738,47 € 738,47 € 369,24 € 369,23 €
Clubelek 592,55 € 533,86 € 266,93 € 266,93 €
CUID 315,00 € 140 € 140 € - €
Doua Vert 282,90 € 282,9 € 141,45 € 141,45 €
Exit 1 113,97 € 1564,63 € 782,32 € 634,58 €
Gatsun Records 750,00 € 750 € 375 € 375 €
Harmonie 260,00 € 260 € 260 € - €
IE 220,80 € 220,8 € 220,80 € - €
Karna 5 800,00 € 5800 € 2900 € 2900 €
L'Art-Scène 56,50 € 56,5 € 106,50 € - €
La Mouette 749,37 € 750 € 375 € 0 €
PIC 1 242,00 € 1242 € 621 € 621 €
Raid Dahu 2 270,28 € 1971 € 985,50 € 985,50 €
Ski Club 2 705,00 € 2705 € 1352,50 € 1352,50 €
Culinarium 488,37 € 394,6 € 197,30 € 197,30 €
UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz) 4 500,00 € 4500 € 2250 € 957,74 €
Conexao 450,00 € 450 € 225 € 225 €
KLS 1 100,00 € 333 € 166,50 € 0 €
Achats pool des assos deuxième session 2022-23
Pool des associations 4 254,99 €
KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump) 78 €
EXIT (5 Casques anti-bruit) 107,10 €
ARGIL (console son) 3877 €


Résultat première vague 2022-23 (après appel et second versement)
Association Attribution 1ère partie versée 2e partie versée
24h de l'INSA 22 439,17 € 11 220 € 0 €
7A+ 734,20 € 367,10 € 367,10€
Art-scène 1 037,47 € 518,74 € - 280,79€
Band'As 374,00 € 187 € 187 €
Basic 5 415,00 € 5415 € -2900 €
BEST 250,00 € 125 € 125 €
CGR 3 736,52 € 3 736,52 € - €
CIA 700,00 € 350 € 350 €
Club BD Manga 320,00 € 160 € 160 €
Clubelek 1 847,44 € 923,72 € 791,21 €
Club Montagne 783,00 € 391,50 € 391,50 €
Club Œnologie 447,00 € 223,50 € 223,50 €
Club Rock 600,00 € 300 € 0 €
Cluji 882,75 € 441,38 € 441,37 €
Culinarium 442,00 € 221 € 221 €
Elevate 250,00 € 250 € - €
Exit 77,22 € 77,22 € - €
Graines d'images 2 193,90 € 1096,95 € 1096,95 €
Harmonie de l'INSA 650,00 € 325 € -325 €
Ingénieur.e.s Engagé.é.s -   € - € - €
Incidanse 160,00 € 80 € 80 €
Insa On Ice 150,00 € - € - €
Insa Talks 641,52 € 296,01 € 296,01 €
INSAquatic -   € - € - €
ISC 483,00 € 241,50 € 0 €
ISF 400,00 € 200 € 0 €
Karnaval Humanitaire 2 000,00 € 1000 € 1000 €
KLS 698,56 € 349,28 € 0 €
Ciné-La Mouette 1 504,90 € 752,43 € 752,43 €
Lézarts 130,00 € 65 € 65 €
Insatiable 883,00 € 883 € - €
Mecasport 4 453,90 € 3256,53 € 1196,97 €
Proto Insa Club 1 000,00 € 500 € 500 €
Ragda 530,00 € 265 € 265 €
Raid Dahu 1 150,00 € 575 € 575 €
RIC 180,00 € 90 € 90 €
Sang-Culottes 187,81 € 93,90 € 93,90 €
Ski Club 2 000,00 € 1000 € 1000 €
TTI 1 250,00 € 625 € 625 €
Wing-Over 750,00 € 750 € - €
Lorelei 201,69 € 100,85 € 0 €
BobINSA 365,42 € 182,71 € 182,71 €
Achats pool des assos première session 2022-23
Pool des associations 4 254,99 €
KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF) 2757,11 €
Découpe Frite (Karna) 114,99 €
Culinarium (balance) 15,41 €
Pissotière (ARGIL) - €
Bloc élec triphasé 32AT (24h) 1553,90 €
Lests de tentes 15kg (24h) 1398,60 €