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Check-list des échéances associatives au cours de l'année :  
Check-list des échéances associatives au cours de l'année :  


== Changement de bureau ==
==Changement de bureau==
Changer de Bureau, ça veut dire remplir des papiers. Pas énormément, mais quand même. On va faire un petit récapitulatif des choses à faire lors d'une passation quelque soit le moment de l'année :
Voir l'article dédié : [[Passation administrative]]


* Envoyer les documents de passation à la préfecture (voir l'article dédié)
En résumé, quelque soit le moment de l'année  il faudra réaliser certaines taches lors du changement de bureau :
* Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque)
* Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance
* Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA notamment la composition du bureau
* Le bureau sortant doit rédiger son bilan moral et financier


== Rentrée ==
*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
Les documents à faire/signer auprès de la direction (Pascale Canivet) :
*Comptabiliser les votes et rédiger un [https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1SQF3FB9PYPvuSBOq1LWapq2ZQQbVfNZU Procès Verbal] officiel.
* L'autorisation d'occupation de local signée (si vous avez la chance d'avoir un local)
*Envoyer les documents de passation à la [[préfecture]] (voir l'article dédié);
* La Charte VA signée
*Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
*Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
*Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA, notamment la composition du bureau;
*Le bureau sortant doit rédiger son [[bilan moral et financier]]
 
==Rentrée==
Les documents à signer auprès de la direction via le CVA:
 
*L'autorisation d''''occupation de local''' (AOT) (si vous avez la chance d'avoir un local)
*La '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3c2b96ca-41b7-4746-aa61-90354adec87f/ Charte VA]'''
*La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3753a073-5b40-499a-a40b-b8b9aa4e2e9d/ '''Charte Enviro''']


Auprès du BdE :
Auprès du BdE :
* La charte de communication des associations (peut maintenant être signée avec Pascale aussi)


Les bilans moraux et financiers du mandat terminé pendant l'année scolaire sont à déposer sur portail VA :
*La '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/f544fb9a-8453-45de-8fc6-6ac46364b3a7/ charte de communication]''' des associations
* Avant le 31 Juillet si l'association a obtenu des subventions CVA l'année scolaire précédente.
 
* Avant le 30 septembre sinon.
Les '''[[Bilan moral et financier|bilans moraux et financiers]]''' du mandat terminé pendant l'année scolaire sont à déposer sur portail VA :


== Forum des Assos ==
*Avant le 31 Juillet si l'association a obtenu des subventions CVA l'année scolaire précédente.
Le Forum des Assos est un rassemblement de toutes les associations du campus qui souhaitent y participer. Il est organisé par le CVA, vous serez informés par mail, et lors de la première AG des Assos des dates et des formalités. Il se tient en début d'année, souvent début octobre.
*Avant le 30 septembre sinon.


Traditionnellement, le Forum se tient à la MdE ou au RI. Les associations disposent d'un emplacement (avec tables et grilles d'affichage si besoin), qui leur permet de présenter au mieux leurs activités.  
==Forum des Assos==
Le '''Forum des Assos''' est un rassemblement de toutes les associations du campus qui souhaitent y participer. Il est organisé par le [[CVA]], vous serez informés par mail, et lors de la première AG des Assos des dates et des formalités. Il se tient en début d'année, souvent début octobre.
 
Traditionnellement, le forum se tient à la MdE ou au RI mais depuis quelques années il se déroule sur la pelouse des humanités. Les associations disposent d'un emplacement (avec tables, chaises et tonnelle), qui leur permet de présenter au mieux leurs activités.  


Le Forum des Assos est l'occasion de recruter de nouveaux membres, ou simplement de se faire voir et de parler de son association auprès des étudiants et des badaux qui passent par là (bon ok, surtout auprès des étudiants).  
Le Forum des Assos est l'occasion de recruter de nouveaux membres, ou simplement de se faire voir et de parler de son association auprès des étudiants et des badaux qui passent par là (bon ok, surtout auprès des étudiants).  
Petite ou grande asso, c'est le rendez-vous de tous pour mieux comprendre ce que représente la Vie Associative de l'INSA de Lyon.
Petite ou grande asso, c'est le rendez-vous de tous pour mieux comprendre ce que représente la Vie Associative de l'INSA de Lyon.


== WEFAI ==
==AFA's==
En début d'année, le CVA organise un week-end de formation pour les associations INSA (WEFAI). Vous y trouverez des formations en gestion d'assos, en trésorerie, en assurances, en subventions, en sponsoring, en communication... Le midi, un repas est servi au BdE. C'est l'occasion s'échanger avec des professionnels (assureurs, experts comptables) et les autres associations !
En début d'année, le [[CVA]] organisait un week-end de formation pour les associations INSA (WEFAI). Le format a été revu en 2022 afin de raccourcir les formations et surtout d'alléger la quantité d'informations transmises. Désormais, des '''Après-midi de Formation pour les Associations''' sont mises en place. De grosses formations sont faîtes en octobre, notamment sur la gestion d'assos, la trésorerie, les assurances, les subventions, le sponsoring, la [[communication]] etc mais d'autres formations sont également faîtes plus tard dans l'année (comme une formation élec ou logistique)


== Formations ==
Un goûter est servi dans les salles de formations, l'occasion pour tout le monde d'échanger avec des professionnels (assureurs, experts comptables) et des associations. 
La direction de la vie étudiante demande aux associations de suivre certaines formations pour obtenir les autorisations d'événements : Prévention Alcool, Formation extincteur et peut-être bientôt formation hygiène alimentaire ou tri des déchets...  
 
==Formations==
La direction administrative de la vie étudiante et associative demande aux associations de suivre certaines '''formations''' pour obtenir les autorisations d'événements : Prévention Alcool, Bizutage, VSS, Formation extincteur et peut-être bientôt formation hygiène alimentaire ou tri des déchets...  


Les formations alcool ont souvent lieu en fin d'année pour les étudiants qui organisent l'intégration de leur département ou en début d'année pour les autres assos.
Les formations alcool ont souvent lieu en fin d'année pour les étudiants qui organisent l'intégration de leur département ou en début d'année pour les autres assos.


== AG des Assos ==
==AG des Assos==
Les Assemblée Générales des Assos se tiennent environ tous les mois, pour faire un point sur l'état de la Vie Associative.
Cf article détaillé : [[AG des assos]]
 
Les '''Assemblée Générales des Assos''' se tiennent tous les mois pour faire un point sur l'état de la Vie Associative.
 
Le [[CVA|Resp' VA]] commence par dérouler l'ordre du jour, et pose des questions à l'assemblée sur certains points qui demandent une approbation générale. C'est très important qu'au minimum une personne de chaque bureau soit présente et que les CR soient lus avec attention car des '''informations importantes''' y sont données.
 
Une AG des Assos est une réunion d'échange entre le [[CVA]] et toutes les associations INSA, qu'elles soient sportives, culturelles, festives ou de départ'. Elle permet à chacun de donner son avis et de faire part de ses idées sur les projets en cours.
 
C'est également pendant une [[AG des assos]] que sont remis les résultats des délibérations pour les demandes de [[subventions]].
 
==Election du CVA==
L'élection des 7 membres élus du [[CVA]] a lieu lors de l'[[AG des assos|AG]] de printemps. Chaque association a un vote et peut présenter deux candidats.
 
==Autres dates==
 
*Novembre : dépôt des dossiers de [[subventions CVA]] - 1ère vague
*Décembre : auditions CVA
*Vacances de février : dépôt des dossiers de [[subventions CVA]] - 2ème vague
*Mars : auditions CVA


Le Resp' VA commence par dérouler l'ordre du jour, et pose des questions à l'assemblée sur certains points qui demandent une approbation générale. C'est très important qu'au minimum une personne de chaque bureau soit présente et que les CR soient lus avec attention car des informations importantes y sont données.
==Contacts utiles==
Responsable VA du BdE : [mailto:resp.va@asso-insa-lyon.fr resp.va@asso-insa-lyon.fr]


Une AG des Assos est une réunion d'échange entre le CVA et toutes les associations INSA, qu'elles soient sportives, culturelles, festives ou de départ'. Elle permet à chacun de donner son avis et de faire part de ses idées sur les projets en cours.
Conseil de la Vie Associative : [mailto:cva@listes.insa-lyon.fr cva@listes.insa-lyon.fr]


C'est également pendant une AG des Assos que sont remis les résultats des délibérations pour les demandes de subventions.
Joachim Revez (Adjoint au DGS chargé de la Vie Étudiante et Associative) : [mailto:joachim.revez@insa-lyon.fr joachim.revez@insa-lyon.fr]


== Election du CVA ==
Marielle De Pasqua (Assistante à la Direction Administrative de la Vie Etudiante et Associative) : [mailto:marielle.de-pasqua@insa-lyon.fr marielle.de-pasqua@insa-lyon.fr]
L'élection des 7 membres élus du CVA a lieu lors de l'AG de printemps. Chaque association a un vote et peut présenter deux candidats.


Autres dates
Liste de diffusion des responsables associatifs insaliens : [mailto:associations@listes.insa-lyon.fr associations@listes.insa-lyon.fr]
* Vacances de la Toussaint : dépôt des dossiers de subventions CVA - 1ère vague
* Novembre : auditions CVA
* Décembre/janiver : deadline subventions INSA
* Vacances de février : dépôt des dossiers de subventions CVA - 2ème vague
* Mars : auditions CVA

Version actuelle datée du 9 novembre 2023 à 20:28

Check-list des échéances associatives au cours de l'année :

Changement de bureau

Voir l'article dédié : Passation administrative

En résumé, quelque soit le moment de l'année il faudra réaliser certaines taches lors du changement de bureau :

  • Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
  • Comptabiliser les votes et rédiger un Procès Verbal officiel.
  • Envoyer les documents de passation à la préfecture (voir l'article dédié);
  • Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
  • Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
  • Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA, notamment la composition du bureau;
  • Le bureau sortant doit rédiger son bilan moral et financier

Rentrée

Les documents à signer auprès de la direction via le CVA:

  • L'autorisation d'occupation de local (AOT) (si vous avez la chance d'avoir un local)
  • La Charte VA
  • La Charte Enviro

Auprès du BdE :

Les bilans moraux et financiers du mandat terminé pendant l'année scolaire sont à déposer sur portail VA :

  • Avant le 31 Juillet si l'association a obtenu des subventions CVA l'année scolaire précédente.
  • Avant le 30 septembre sinon.

Forum des Assos

Le Forum des Assos est un rassemblement de toutes les associations du campus qui souhaitent y participer. Il est organisé par le CVA, vous serez informés par mail, et lors de la première AG des Assos des dates et des formalités. Il se tient en début d'année, souvent début octobre.

Traditionnellement, le forum se tient à la MdE ou au RI mais depuis quelques années il se déroule sur la pelouse des humanités. Les associations disposent d'un emplacement (avec tables, chaises et tonnelle), qui leur permet de présenter au mieux leurs activités.

Le Forum des Assos est l'occasion de recruter de nouveaux membres, ou simplement de se faire voir et de parler de son association auprès des étudiants et des badaux qui passent par là (bon ok, surtout auprès des étudiants).

Petite ou grande asso, c'est le rendez-vous de tous pour mieux comprendre ce que représente la Vie Associative de l'INSA de Lyon.

AFA's

En début d'année, le CVA organisait un week-end de formation pour les associations INSA (WEFAI). Le format a été revu en 2022 afin de raccourcir les formations et surtout d'alléger la quantité d'informations transmises. Désormais, des Après-midi de Formation pour les Associations sont mises en place. De grosses formations sont faîtes en octobre, notamment sur la gestion d'assos, la trésorerie, les assurances, les subventions, le sponsoring, la communication etc mais d'autres formations sont également faîtes plus tard dans l'année (comme une formation élec ou logistique).

Un goûter est servi dans les salles de formations, l'occasion pour tout le monde d'échanger avec des professionnels (assureurs, experts comptables) et des associations.

Formations

La direction administrative de la vie étudiante et associative demande aux associations de suivre certaines formations pour obtenir les autorisations d'événements : Prévention Alcool, Bizutage, VSS, Formation extincteur et peut-être bientôt formation hygiène alimentaire ou tri des déchets...

Les formations alcool ont souvent lieu en fin d'année pour les étudiants qui organisent l'intégration de leur département ou en début d'année pour les autres assos.

AG des Assos

Cf article détaillé : AG des assos

Les Assemblée Générales des Assos se tiennent tous les mois pour faire un point sur l'état de la Vie Associative.

Le Resp' VA commence par dérouler l'ordre du jour, et pose des questions à l'assemblée sur certains points qui demandent une approbation générale. C'est très important qu'au minimum une personne de chaque bureau soit présente et que les CR soient lus avec attention car des informations importantes y sont données.

Une AG des Assos est une réunion d'échange entre le CVA et toutes les associations INSA, qu'elles soient sportives, culturelles, festives ou de départ'. Elle permet à chacun de donner son avis et de faire part de ses idées sur les projets en cours.

C'est également pendant une AG des assos que sont remis les résultats des délibérations pour les demandes de subventions.

Election du CVA

L'élection des 7 membres élus du CVA a lieu lors de l'AG de printemps. Chaque association a un vote et peut présenter deux candidats.

Autres dates

  • Novembre : dépôt des dossiers de subventions CVA - 1ère vague
  • Décembre : auditions CVA
  • Vacances de février : dépôt des dossiers de subventions CVA - 2ème vague
  • Mars : auditions CVA

Contacts utiles

Responsable VA du BdE : resp.va@asso-insa-lyon.fr

Conseil de la Vie Associative : cva@listes.insa-lyon.fr

Joachim Revez (Adjoint au DGS chargé de la Vie Étudiante et Associative) : joachim.revez@insa-lyon.fr

Marielle De Pasqua (Assistante à la Direction Administrative de la Vie Etudiante et Associative) : marielle.de-pasqua@insa-lyon.fr

Liste de diffusion des responsables associatifs insaliens : associations@listes.insa-lyon.fr