Instances de l'INSA

L'administration de l'INSA est un système pas évident à saisir et maîtriser mais une fois que tu as saisis quels sont tes interlocuteurs et comment les contacter organiser un événement devient plus aisé. Tu vas découvrir que de nombreux acteurs à l'INSA cherchent justement à travailler avec les étudiants et peuvent donner à ton asso de belles opportunités.

Les outils pour s'y retrouver

Les outils essentiels que tu dois garder à porté de main sont : l'intranet et l'annuaire.

L'intranet INSA

En supplément des intranets de chaque département, il existe un intranet général peu utilisé accessible à l'adresse https://intranet.insa-lyon.fr/. Tu peux y trouver :

• L’organigramme des services et de leurs responsables;
• Un Excel général "Who's who?" plus détaillé;
• Les CR de G6 et des autres instances;
• Le calendrier des études, les règlements officiels.

Il y a ÉNORMÉMENT de ressources intéressantes sur l'intranet (la section vie associative n'est plus mise à jour par contre)

A noter aussi la section "campus durable" qui concerne pas mal les associations avec notamment les dispositifs de tri de la DIRPAT.

L'annuaire INSA

L'annuaire est consultable partiellement dans zimbra, sur inkk ou même sur l'intranet mais il y a plus d'informations disponibles lorsque l'on fait la recherche à partir de Planet dans la section "bureau virtuel".

Il suffit de chercher un nom de responsable (trouvé dans le tableau "Who's who?" par exemple) pour connaître son adresse mail, son numéro de téléphone et même l'emplacement de son bureau. C'est toujours pratique de pouvoir relancer les gens en allant les voir directement ou en passant un coup de fil pour avoir une réponse plus rapide.

Vous pouvez aussi chercher par service, les personnels affichés avec les informations les plus complètes (numéro de téléphone bureau) sont souvent les responsables. C'est souvent pratique de contacter directement l'employé qui s'occupe de ce qu'on a besoin spécifiquement pour avoir une réponse plus rapide ou même sparganier un circuit d'approbations et d'autorisations de la hiérarchie pour des choses qui n'en nécessitent pas forcément.

ADE - les réservations de salles

Depuis 2019, une seule plateforme rassemble les disponibilités des salles du campus ainsi que les emplois du temps des profs et des étudiants. Pour vérifier si une salle est libre avant de demander de l'emprunter à un secrétariat il suffit de vérifier sur : https://ade.insa-lyon.fr/direct/.

Conseils d'utilisations :

• Il faut être connecté depuis le réseau insa pour y accéder pour cela vous pouvez installer le VPN de l'INSA sur votre ordinateur
• L'affichage par défaut s'arrête à 18h mais pour les créneaux qui nous intéresse il faut changer la vue en cliquant sur sur la baguette magique en bas à gauche et visualiser les plages horaires étendues.

La DVE

La direction de la vie étudiante est le service chargé de la relation avec les associations. Il gère les demandes autorisations d'événements extérieurs, formations (alcool, premiers secours...) et la répartition de la CVEC.

Ce service est composé de deux personnes : Joachim Revez le directeur et Pascale Canivet son assistante. Privilégiez l'adresse dve@insa-lyon.fr si votre demande peut les concerner tous les deux.

Le bureau de Pascale Canivet est tout de suite à droite en rentrant dans le hall du bâtiment de la direction, il est ouvert tous les matins (sauf le lundi et le jeudi) et tous les après midi (sauf le vendredi). Toutes les demandes sont à faire au-près d'elle pour qu'elles soient signées par Joachim Revez et les autres services compétents.

La DIRPAT-DD

La direction du patrimoine et du développement durable est chargé de la gestion du mobilier et de l'immobilier du campus. En tant qu'associations nous avons surtout l’occasion de traiter avec les employés chargés de la maintenance ou du développement durable mais il y a d'autres branchent qui s'occupent de la gestion de chantiers, de la rénovation du campus, de la gestion du magasin ou même des contrats avec les bailleurs propriétaires des résidences.

Maintenance et gestion des installations

Le premier réflexe pour faire n'importe quelle demande est de faire un ticket sur plateforme de support (accessible via planet). Même pour certaines demandes qui ne sont pas bien répertoriées dans cet outil hors d'age (qui doit être remplacé prochainement) il faut d'abord faire une demande sous forme de ticket en expliquant en commentaire ce que vous avez besoin :

• Emprunt et livraison de grilles d'expositions, de barrières, de signalisation...
• Remplacement des lumières ou d'autres dispositifs dans votre local
• Demandes de petits aménagements : installation électrique, plomberie, ventilation, changement de sérrure...

Ils sont alors assignés à un employé responsable dans ce domaine et vous pouvez relancer cette personne par mail si le travail n'est pas effectué. Si ça ne suffit pas ou si vous avez une demande exceptionnelle vous pouvez contacter un responsable tel que Bernard Andrieux ou Philippe Clarisse (notamment pour les dispositifs d'ouverture)

En cas d'urgence (fuite de gaz, d’eau, panne de courant) vous pouvez appeler le technicien d'astreinte au 04 72 43 72 72

Développement durable

Les responsables de la cellule développement durable sur le campus sont Mathieu Bouyer et Emilie Gaillard, vous pouvez aussi contacter Hugo Paris qui travail beaucoup avec les associations. Si vous cherchez une solution pour vos déchets ou si vous souhaitez soumettre un projet pour leur bourse "insa campus durable" n'hésitez pas à les contacter !

Le SIDD

Le Service Interuniversitaire du Domaine de La Doua est chargé de l'entretient des espaces extérieurs. Ce service commun avec l'université entretient l'ensemble des espaces verts et se charge des projets d'aménagements de la voirie ou des espaces publiques.

La directrice est lois.guillot@insa-lyon.fr et le numéro de téléphone public fournis est 04 72 43 70 91. Ils ne disposent pas de plateforme de demande d'intervention et le secrétariat est débordé donc il faut les contacter par mail. Toutes les demandes d'autorisations d'organisations d'événements extérieurs importants faites à la DVE sont transmis au SIDD pour approbation.

Le service sûreté et sécurité incendie

Non ce n'est plus l'entreprise SECURITAS AB qui est mandaté sur le campus, cette compétence est principalement gérée en interne.