Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

Les subventions CVA sont destinées à financer les activités des associations INSA. En 2018-2019 75 000€ ont été distribués en près de 60 subventions et cet article détail la la procédure de demande pour l'année 2019-2020.

Répartition

Le budget du conseil de la vie associative vient de :

• 35K€ des ventes de cartes VA
• 15K€ de la Fondation INSA
• 25K€ d'aides de l'INSA

Le CVA réserve 5K€ pour les achats de matériel du pool des assos et distribue 70K€ sous forme de subventions. Une première vague au au S1 (8 novembre) pour distribuer 50K€ et une deuxième vague au S2 (9 mars) pour distribuer les 20€ restants. Si votre projet à lieux juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de sub pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

Critères

Le CVA peut financer toutes les associations INSA qui lui sont affilié

Critères :

Le conseil juge les demandes des assos en fonction des indicateurs suivants :

• Nombre de membres actifs et adhérents ;
• Nombre de personnes touchées par les activités de l’association ;
• Critères d’admission à l’association (ouverture à tous les étudiants de l’INSA Lyon) ;
• Dynamisme de l’association (activités et présence sur l’année) ;
• Pérennité de l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA (le CVA ne verse pas de subvention de fonctionnement)
• Viabilité du projet et rigueur du dossier
• Existence d'un tarif VA (en cas impossibilité une justification doit être apporté)

Remarque : nous regardons l'ensemble du projet et des activités de l'association, même le cœur d'activité d'une association (qui pourrait s'apparenter à des frais de fonctionnement) peut être subventionné si de vrais projets sont présentés.

Bonnes pratiques :

Au delà de ces critères fixés dans les statuts du CVA, nous attachons une certaine importance à certains points (non obligatoires) mais qui peuvent vous donner une idée du type de projets qu'on aime beaucoup supporter :

• L'impact écologique du projet/événement est pris en compte
• Il favorise la mixité et pousse des insaliens à côtoyer d'autres milieux (handicap, pauvreté, étudiants non-scientifiques...)
• Il permet au participants (ou aux membres de l'asso) d’acquérir des compétences et des savoir techniques
• Il touche les étudiants Erasmus et les étranger qui vivent sur le campus
• Le projet est nouveau ou est novateur par rapport aux éditions précédentes

Les projets remplissant un maximum de ces critères peuvent demander au CVA de participer jusqu'à 33% du coup du projet. Cette règle générale n'est pas écrite dans les statuts du CVA mais permet de garder une certaines équité entre les assos et de s'assurer que vous diversifiez vos sources de financement pour que votre événement puisse à terme être pérenne et indépendant financièrement.

Cas particuliers :

Vous pouvez demander une subvention de plus de 33% pour un projet si :

• le budget du projet est inférieur à 500€ ou vos sources de revenus possibles pour financer ce projet sont argumentablement limitées (e.g. impossibilité d'avoir d'autres subventions, de faire payer plus cher, ou de trouver une entreprise qui pourrait sponsoriser)
• votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une subvention de démarrage (ne pas confondre avec fond de roulement)
• vous avez besoin de louer une salle ou un gymnase au SIUAPS (pris en charge à 100% par le CVA une fois par an),
• vous avez besoin de matériel qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le pool des assos mais demande séparée (voir formulaire).

Les points conflictuels

Le CVA ne subventionne pas :

• les frais de communication de l’événement (on considère que ils font partie des frais de fonctionnement)
• les frais alimentaires (si ce n'est pas l'objet même du projet))
• les événements trop bénéficiaires organisés pour récolter des fonds,
• les projets "usuels" des associations de département : WEI, voyages, … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
• les voyages d'assos s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film,..) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année.
• les événements qui sont réservés à certaines personnes (membres d'As, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais ne sont pas prioritaires.

Prérequis

Pour commencer vous devez avoir mis à jour sur ​portail VA les informations de votre association dans les catégories :

• Vue Générale (IBAN, RNA, date de création)
• Bot'INSA (Description, adresse de contact et numéro de téléphone publique)
• Mandats (informations de contact du bureau)
• Situation administrative (vous devez avoir signé la charte VA au près de Pascale Canivet)

Il faut ensuite vérifier que vous avez bien téléversé dans les dossiers tous les documents indispensables :

• Le RIB de l’association (pour vous faire le virement)
• Le PV de l’AG de passation + recépissé de la préfecture (pour prouvez que vous êtes bien responsable de cette association)
• Vos statuts
• Votre règlement intérieur (s’il existe)
• Le bilan moral et financier de l’année précédente (rédigé par le bureau sortant)

Normalement tout cela doit être déjà en ligne et ne vous reste plus que 2 choses à faire :

1. Téléverser le dossier de subvention dans le dossier Subventions CVA/Session 2019-2020 - 1ère vague
2. Remplir le formulaire de demande CVA https://forms.gle/9rEcKH6cE2q5YyiTA

Dossier de subvention

Ne vous appuyez pas trop sur ce qui a été fait par vos prédécesseurs ou vérifiez dans tous les cas que ça correspond aux consignes suivantes. Vous pouvez retrouver les commentaires du CVA de l'année précédente dans le dossier de dépot sur Portail VA. Faites attention par exemple maintenant il n'est plus nécessaire de fournir en annexe le Rib, les bilans etc... nous y avons accès dans les dossier dédiés.

La demande

Le "lettre" de demande de subvention doit donc être construit de la façon suivante :

• Une page de garde avec Nom de l'Asso, Logo, auteurs, date de dernière édition du document
• Une page de table des matières, idéalement avec liens cliquables
• Une introduction en 5-10 lignes qui résume la demande dans un tableau (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
• Une page pour présentation de l'asso avec :
  • rappel des buts et objectifs de l'association (peut se faire en 3 lignes !)
  • présentation du fonctionnement interne (bureau, CA, équipes, réus ...) claire et concise !,
  • explication du statut de membre et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
  • Merci de ne pas mettre la liste de vos membres ou du bureau, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.
• Détail par projet/événement (vous pouvez les regrouper selon une hiérarchie qui a du sens pour votre association): 2 pages maximum par projet
  • Il est nécessaire, au moins pour les projets/events pour lesquels vous sollicitez des subventions de réaliser des budgets individuels détaillant autant que possible vos coûts (et éventuelles recettes), ​en les justifiant au moins avec des liens vers les sites fournisseurs ou des devis à mettre en annexe​.
  • Toutes vos activités ou vos projets même non subventionnés peuvent être mis en avant.
• Des pages numérotés

Le budget prévisionnel

En annexe, déposer le ​BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes :

• Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
• Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
  • avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
  • une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
  • une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
  • la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les 33% du total subventionnable.

Le bilan total doit être à zéro ou éventuellement en négatif si vous justifiez que vous souhaitez réduire votre matelas. Nous ne pouvons pas accorder toute la somme demandée si vous prévoyez directement un exercice excédentaire (pour augmenter votre matelas ou pour financer une action caritative) car cela signifierait que vous n'avez pas besoin de toute la sub pour réaliser le projet/événement.

Une fois le dossier téléversé dans le dossier Subventions CVA / Session 2019-2020 - 1ère vague, vous avez plus qu'à répondre au formulaire pour formaliser la demande et nous aider en pré-remplissant notre tableur de répartition. Faites attention de bien renseigner le même montant demandé dans ce formulaire, dans la conclusion ainsi que dans le budget prévisionnel, chaque année il y a des erreurs.

Remarque : un exemple de dossier de subvention peut être retrouvé dans les ressources VA, un extrait du dossier du Proto INSA Club avec uniquement les parties qui étaient nécessaires et les projets que nous avons subventionné. La destitution de l'association peut être beaucoup plus courte mais ils ont l'habitude d'envoyer ce genre de dossier à de nombreux partenaires et de se mettre en avant. De même le budget prévisionnel reste succin et n'est pas très bien présenté, il vaut mieux ne pas séparer recettes et dépenses dans deux tableaux séparés. Peu d'asso ont des revenus aussi décorrélés de leurs projets.

Attribution

Les 9 membres du CVA lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour éviter les conflits d’intérêt. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieux pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a 10 à 20 minutes pour présenter son projet avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent posent des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toute les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et harmoniser si il y a trop de demandes pour la somme à distribuer (50 000€ au S1). Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité absolue des votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

Engagement

Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'AG des assos suivante (10 décembre) et un membre du bureau de chaque asso subventionné doit être présent pour signer le contrat de subvention qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le bilan moral et financier de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut demander le versement immédiat d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa communication (logo) et à proposer des tarifs VA dans la mesure du possible.