Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

Les subventions CVA, sont destinées à financer les activités des associations INSA. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

Répartition

Le budget du conseil de la vie associative vient principalement des ventes de cartes VA mais aussi des fonds de la CVEC ainsi que de la Fondation INSA qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

• 1^ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
• 2^ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Le CVA souhaite promouvoir les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet nouveau, celui ci rentre dans la catégorie de notre financement tremplin : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

Prérequis pour toute demande

Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :  

• Dépôt du dossier à temps (le plus tard le 19.11 à 23h59)

• Rubrique Vue Générale à jour sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

• Rubrique Mandat à jour
• Attestation d’assurance déposée sur Portail VA
• Statuts de l’association à jour et déposés
• Chartes VA, Communication et Enviro signées et déposées sur PortailVA
• RIB à jour et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
• Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023 déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

Normalement tout cela doit être déjà en ligne et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

• Téléverser le dossier de subvention dans le dossier Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague

Critères étudiés pour toute demande de subvention

Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

Introduction

• Une page  de garde avec nom de l'asso, logo, auteur.rices, date de dernière édition du document
• Une page de table des matières, idéalement avec liens cliquables
• Une introduction en 5-10 lignes max qui résume la demande avec un tableau (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
• Courte présentation de l’association (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
• Présentation du fonctionnement interne (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
• Explication du statut de membre et quelques stats sur vos adhérent.es (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
• Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos.

Présentation des projets

Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :  

• Présentation générale du projet : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
• Un budget prévisionnel détaillé de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
• Combien vous demandez au CVA pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
• Impact environnemental : Rédigez un paragraphe sur les actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année. il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquez pourquoi.
• Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations, il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

En annexe

ll est impératif de fournir budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier (qui doit être à l’équilibre : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

Critères

Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :  

• Nombre de membres actif.ves et  adhérent.es
• Nombre de personnes touchées par les activités de l’association
• Dynamisme  de l’association (activités et présence sur l’année)
• Pérennité  de l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
• un tarif différencié VA est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
• Ouverture sociale INSA : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) ne sont pas prioritaires ;
• Viabilité du projet et  rigueur  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
• Présentation soignée
• Mise en forme (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.

Projets non subventionnés

En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA ne subventionne pas :  

• Les frais de communication de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
• Les frais alimentaires (si ce n'est pas l'objet même du projet),
• Les événements trop bénéficiaires organisés pour récolter des fonds,
• Les projets usuels ou hors campus des associations de département ou de filière : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
• Les voyages d'assos s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année,
• Les transports à fort impact carbone. Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
• Les goodies, en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique,
• Les frais de fonctionnement et teambuildings de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

Seuil maximal d'attribution

On définit le seuil maximum d’attribution comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un pourcentage. En règle générale, le CVA peut subventionner jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

Cas particuliers

Vous pouvez demander une subvention supérieure à 33% du budget subventionnable pour un projet si :

• Le budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€. Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
• Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une subvention de démarrage (ne pas confondre avec fonds de roulement)
• Vous avez besoin de matériel qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le pool des assos. Pour les achats du matos du pool des assos, les frais de livraison sont aussi payés par le CVA, alors présentez-les nous également !
• Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
• Vous voulez profiter du financement tremplin (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

Le budget prévisionnel

En annexe, déposer le ​BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes (des templates se trouvent dans cet article) :

• Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
• Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
  • avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
  • une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
  • une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
  • la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2e remarque : si votre demande concerne la seconde vague, merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro. Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors plusieurs cas de figure :

• Soit vous êtes en négatif et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
• Soit vous êtes en négatif et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
• Soit vous êtes en positif et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifiez si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
• Soit vous êtes en positif et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.

Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.  

Attribution

Les 9 membres du CVA lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour éviter les conflits d’intérêt. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a 10 à 20 minutes pour présenter son projet avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et harmoniser s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre.

Engagement

Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'AG des assos suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour protocole de versement des subventions (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le bilan moral et financier de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut demander le versement immédiat d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa communication (logo) et la mise en place de tarifs VA est fortement appréciée.

Résultats de la seconde vague 2022-23 (après appels)

Association	Demandé	Accordé	1ère partie versée	2e partie versée
24h de l'INSA	10 711,58 €	10711,58 €	4355 €	0 €
AVI	516,00 €	137,65 €	137,65 €	- €
BASIC	2 787,88 €	2787,88 €	2786,88 €	- €
CGR	3 305,28 €	3305,28 €	3305,28 €	- €
CLES-FACIL	738,47 €	738,47 €	369,24 €	369,23 €
Clubelek	592,55 €	533,86 €	266,93 €	266,93 €
CUID	315,00 €	140 €	140 €	- €
Doua Vert	282,90 €	282,9 €	141,45 €	141,45 €
Exit	1 113,97 €	1564,63 €	782,32 €	634,58 €
Gatsun Records	750,00 €	750 €	375 €	375 €
Harmonie	260,00 €	260 €	260 €	- €
IE	220,80 €	220,8 €	220,80 €	- €
Karna	5 800,00 €	5800 €	2900 €	2900 €
L'Art-Scène	56,50 €	56,5 €	106,50 €	- €
La Mouette	749,37 €	750 €	375 €	0 €
PIC	1 242,00 €	1242 €	621 €	621 €
Raid Dahu	2 270,28 €	1971 €	985,50 €	985,50 €
Ski Club	2 705,00 €	2705 €	1352,50 €	1352,50 €
Culinarium	488,37 €	394,6 €	197,30 €	197,30 €
UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)	4 500,00 €	4500 €	2250 €	attente BMF
Conexao	450,00 €	450 €	225 €	225 €
KLS	1 100,00 €	333 €	166,50 €	attente BMF

Pool des associations	4 254,99 €
KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)	78 €
EXIT (5 Casques anti-bruit)	107,10 €
ARGIL (console son)	3877 €

Résultats de la première vague 2022-23 (après appels)

Association	Attribution	1ère partie versée	2e partie versée
24h de l'INSA	22 439,17 €	11 220 €	0 €
7A+	734,20 €	367,10 €	367,10€
Art-scène	1 037,47 €	518,74 €	- 280,79€
Band'As	374,00 €	187 €	187 €
Basic	5 415,00 €	5415 €	-2900 €
BEST	250,00 €	125 €	125 €
CGR	3 736,52 €	3 736,52 €	- €
CIA	700,00 €	350 €	350 €
Club BD Manga	320,00 €	160 €	160 €
Clubelek	1 847,44 €	923,72 €	791,21 €
Club Montagne	783,00 €	391,50 €	391,50 €
Club Œnologie	447,00 €	223,50 €	223,50 €
Club Rock	600,00 €	300 €	0 €
Cluji	882,75 €	441,38 €	441,37 €
Culinarium	442,00 €	221 €	221 €
Elevate	250,00 €	250 €	- €
Exit	77,22 €	77,22 €	- €
Graines d'images	2 193,90 €	1096,95 €	1096,95 €
Harmonie de l'INSA	650,00 €	325 €	-325 €
Ingénieur.e.s Engagé.é.s	-   €	- €	- €
Incidanse	160,00 €	80 €	80 €
Insa On Ice	150,00 €	- €	- €
Insa Talks	641,52 €	296,01 €	296,01 €
INSAquatic	-   €	- €	- €
ISC	483,00 €	241,50 €	0 €
ISF	400,00 €	200 €	0 €
Karnaval Humanitaire	2 000,00 €	1000 €	1000 €
KLS	698,56 €	349,28 €	attente BMF
Ciné-La Mouette	1 504,90 €	752,43 €	752,43 €
Lézarts	130,00 €	65 €	65 €
Insatiable	883,00 €	883 €	- €
Mecasport	4 453,90 €	3256,53 €	1196,97 €
Proto Insa Club	1 000,00 €	500 €	500 €
Ragda	530,00 €	265 €	265 €
Raid Dahu	1 150,00 €	575 €	575 €
RIC	180,00 €	90 €	90 €
Sang-Culottes	187,81 €	93,90 €	93,90 €
Ski Club	2 000,00 €	1000 €	1000 €
TTI	1 250,00 €	625 €	625 €
Wing-Over	750,00 €	750 €	- €
Lorelei	201,69 €	100,85 €	0 €
BobINSA	365,42 €	182,71 €	182,71 €

Pool des associations	4 254,99 €
KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)	2757,11 €
Découpe Frite (Karna)	114,99 €
Culinarium (balance)	15,41 €
Pissotière (ARGIL)	- €
Bloc élec triphasé 32AT (24h)	1553,90 €
Lests de tentes 15kg (24h)	1398,60 €