Agenda de l'année

Check-list des échéances associatives au cours de l'année :

Changement de bureau

Voir l'article dédié : Passation administrative

En résumé, quelque soit le moment de l'année il faudra réaliser certaines taches lors du changement de bureau :

• Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
• Comptabiliser les votes et rédiger un Procès Verbal officiel.
• Envoyer les documents de passation à la préfecture (voir l'article dédié);
• Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
• Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
• Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA, notamment la composition du bureau;
• Le bureau sortant doit rédiger son bilan moral et financier

Rentrée

Les documents à signer auprès de la direction via le CVA:

• L'autorisation d'occupation de local (AOT) (si vous avez la chance d'avoir un local)
• La Charte VA
• La Charte Enviro

Auprès du BdE :

• La charte de communication des associations

Les bilans moraux et financiers du mandat terminé pendant l'année scolaire sont à déposer sur portail VA :

• Avant le 31 Juillet si l'association a obtenu des subventions CVA l'année scolaire précédente.
• Avant le 30 septembre sinon.

Forum des Assos

Le Forum des Assos est un rassemblement de toutes les associations du campus qui souhaitent y participer. Il est organisé par le CVA, vous serez informés par mail, et lors de la première AG des Assos des dates et des formalités. Il se tient en début d'année, souvent début octobre.

Traditionnellement, le forum se tient à la MdE ou au RI mais depuis quelques années il se déroule sur la pelouse des humanités. Les associations disposent d'un emplacement (avec tables, chaises et tonnelle), qui leur permet de présenter au mieux leurs activités.

Le Forum des Assos est l'occasion de recruter de nouveaux membres, ou simplement de se faire voir et de parler de son association auprès des étudiants et des badaux qui passent par là (bon ok, surtout auprès des étudiants).

Petite ou grande asso, c'est le rendez-vous de tous pour mieux comprendre ce que représente la Vie Associative de l'INSA de Lyon.

AFA's

En début d'année, le CVA organisait un week-end de formation pour les associations INSA (WEFAI). Le format a été revu en 2022 afin de raccourcir les formations et surtout d'alléger la quantité d'informations transmises. Désormais, des Après-midi de Formation pour les Associations sont mises en place. De grosses formations sont faîtes en octobre, notamment sur la gestion d'assos, la trésorerie, les assurances, les subventions, le sponsoring, la communication etc mais d'autres formations sont également faîtes plus tard dans l'année (comme une formation élec ou logistique).

Un goûter est servi dans les salles de formations, l'occasion pour tout le monde d'échanger avec des professionnels (assureurs, experts comptables) et des associations.

Formations

La direction adjointe de la vie étudiante et associative demande aux associations de suivre certaines formations pour obtenir les autorisations d'événements : Prévention Alcool, Bizutage, VSS, Formation extincteur et peut-être bientôt formation hygiène alimentaire ou tri des déchets...

Les formations alcool ont souvent lieu en fin d'année pour les étudiants qui organisent l'intégration de leur département ou en début d'année pour les autres assos.

AG des Assos

Cf article détaillé : AG des assos

Les Assemblée Générales des Assos se tiennent tous les mois pour faire un point sur l'état de la Vie Associative.

Le Resp' VA commence par dérouler l'ordre du jour, et pose des questions à l'assemblée sur certains points qui demandent une approbation générale. C'est très important qu'au minimum une personne de chaque bureau soit présente et que les CR soient lus avec attention car des informations importantes y sont données.

Une AG des Assos est une réunion d'échange entre le CVA et toutes les associations INSA, qu'elles soient sportives, culturelles, festives ou de départ'. Elle permet à chacun de donner son avis et de faire part de ses idées sur les projets en cours.

C'est également pendant une AG des assos que sont remis les résultats des délibérations pour les demandes de subventions.

Election du CVA

L'élection des 7 membres élus du CVA a lieu lors de l'AG de printemps. Chaque association a un vote et peut présenter deux candidats.

Autres dates

• Novembre : dépôt des dossiers de subventions CVA - 1ère vague
• Décembre : auditions CVA
• Vacances de février : dépôt des dossiers de subventions CVA - 2ème vague
• Mars : auditions CVA

Contacts utiles

Responsable VA du BdE : resp.va@asso-insa-lyon.fr

Conseil de la Vie Associative : cva@listes.insa-lyon.fr

Joachim Revez (Adjoint au DGS chargé de la Vie Étudiante et Associative) : joachim.revez@insa-lyon.fr

Marielle De Pasqua (Assistante à la Direction Adjointe de la Vie Etudiante et Associative) : marielle.de-pasqua@insa-lyon.fr

Liste de diffusion des responsables associatifs insaliens : associations@listes.insa-lyon.fr