Pool des assos
Le CVA a constitué au fil des années un pool de matériel destiné à être partagé par toutes les assos INSA.
Celui-ci est financé à 100% par le budget du CVA puis mis en gestion dans une association INSA qui doit l'assurer, l'entretenir et en gérer les prêts et locations.
Acquisition du matériel
Une enveloppe est destinée chaque année à l'achat et l'entretient du matériel du pool des assos.
Le matériel est acheté par le BDE sur proposition * du CVA ou d'une association INSA le tout avec l'accord du CVA.
Privilégiez des demande lors des Appel à Projet du S1 & S2. Mais vous pouvez suggérer un achat, il faut envoyer un mail à pool@asso-insa-lyon.fr avec un lien vers le produit à acheter et une explication pour expliquer à quelle autre association INSA il pourrait être utile.
Les frais de livraisons sont aussi payés par le CVA, alors incluez-les dans votre budget !
Devenir Gestionnaire
Pour devenir gestionnaire de matériel, le plus simple est de vous-même faire une proposition d'achat de matériel (dans un de vos dossier d'appel à projet) dans 99% des cas l'asso qui fait la proposition d'achat se retrouve à devenir le gestionnaire par la suite.
Sauf exception vous ne pouvez demander à devenir gestionnaire de matériel déjà en gestion chez une autre association.
Les obligations et droits des gestionnaires
Être gestionnaire de matériel vous ouvre certains droits :
- Disposer du matériel en tout temps (le BdE doit passer par la même procédure que les autres association)
- Gérer les prêts de matériel (droit de dire non, dans la limite de l'acceptable, les associations pourront se retourner vers le CVA en cas de refus)
- Droit de louer le matériel en dehors des associations INSA (gratuit)
- Demander l'intervention au CVA en cas de litige concernant l’utilisation du matériel entre l'association gestionnaire et/ou une autre association de l'INSA Lyon.
- Demander au BdE d'assumer, via le budget du CVA, les coûts d’entretien du matériel dus à l’usure et non à la casse (qui est payée par les parties responsables).
Être gestionnaire de matériel vous oblige sur certains points :
- Prêter le matériel gracieusement aux associations INSA :
- Priorité aux assos INSA jusqu'à 10 jours ouvrés avant la date d'emprunt
- Demander un chèque de dépôt de garantie à valeur d'achat du matériel prêté même pour un emprunt gracieux
- Annoncer que du matériel du pool sera prêté à l'extérieur des associations INSA et non disponible à des dates données à l'adresse pool@asso-insa-lyon.fr
- Permet d'avoir une trace de l'usage à l'extérieur en cas de plainte d'une association ne pouvant emprunter le matériel
- Rédaction et signature d'une convention de prêt (version excel - 2 pages - à télécharger)
- Demander un chèque de dépôt de garantie à valeur d'achat du matériel prêté
- Entretenir le matériel et avertir le CVA en cas de dégradation à pool@bde-insa-lyon.fr
- S'occuper de la facturation des détériorations commises par les emprunteurs du matériel
- Fournir un bilan annuel de la gestion de ce matériel (version excel téléchargeable) le 31 mars de chaque année (nombre de prêt, bénéfices éventuel de location, gestion de l'entretient)
- Verser 50% des bénéfices retirés des locations (rentrées d'argent moins entretien validé par le CVA) au fond du CVA
- Assurer le matériel
Tous ces droits et devoir sont récapitulé dans le Mandat de gestion signé annuellement entre le BdE et l'association gestionnaire.
Conditions de prêt
Si ton association est inscrite dans la liste officielle des assos INSA, tu peux en bénéficier aussi mais attention, bien que l'emprunt soit gratuit, il faut respecter certaines règles :
- Réserver à l'avance sans surestimer ses besoins (les associations INSA sont prioritaires jusqu'à 10 jours ouvrés avant la date d'emprunt)
- Signer une convention avec l'association gestionnaire
- Laisser un chèque de caution à l'ordre de l'association gestionnaire égale au montant d'achat du matériel emprunté
- Prendre soin du matériel lors du transport ou de son utilisation
- Rendre le matériel propre et à la date demandée (pendant les horaires de permanence)
C'est un service d'entraide inter-asso qui repose sur la confiance donc si il y a des choses cassées ou manquantes merci de le signaler, vous serez amené à participer à leur remplacement ou à leur réparation.
Liste du matériel existant au pool
La liste est maintenant sur la page dédiée : matériel à emprunter
