Préfecture
Tout changement administratif doit être déclaré, que ce soit un changement de bureau/CA, d'adresse ou des statuts de l'association. En effet une association est une structure juridique créée pour associer un nom et un responsable aux initiatives d'un groupe de personnes. C'est l'état qui tient ces informations à jour au travers des préfectures et permet à d'autres organismes de vous faire confiance.
La déclaration de changement de bureau à la préfecture permet de recevoir un récépissé de changement de bureau, document obligatoire pour toute procédure administrative (passation du compte en banque, prise d'assurance, déclaration auprès de l'INSA, du CVA, ...).
C'est une obligation LÉGALE, qui peut entraîner une amende (en plus de bloquer toute la vie administrative de l'asso).
La démarche
service-public.fr
Un site national permet de centraliser la vie administrative des association. Le lien suivant pourra être utile pour tout changement de situation. https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R37933
N'oublie pas de demander les identifiants d'accès à vos prédécesseurs si ils ont oublié de vous les donner ! Tu pourras aussi te créer un compte personnel et y associer ton association.
Le procès verbal
Pour tout changement à déclarer en préfecture, il faudra fournir un PV d'AG, ce procès verbal peut s'apparenté à un compte rendu de l'assemblé général mais il n'a pas besoin de retranscrire l'ensemble de des sujets discutés et doit tout de même suivre un certain formalisme :
- Le nom et l'identifiant de l'association;
- la date et le lieu de la réunion;
- l'ordre du jour ;
- nombre de membres présents ou représentés et les noms des responsables;
- le texte des résolutions soumises aux votes;
- le résultat des votes pour chaque décision;
- le nom et les fonctions des personnes ayant signé le procès-verbal ou l'ayant certifié conforme.
Le traitement de la demande
Une fois le document envoyé sur le site la demande peut être traitée en quelques jours ou en plusieurs semaines, il faut parfois essayer de les relancer en contactant la préfecture directement au 04.72.61.61.44 ou par courriel pref-associations@rhone.gouv.fr.
Chaque demande est traitée et les agents vérifie si la procédure est conforme aux statuts de votre association (quorum atteint, nécessité d'une assemblée générale ou uniquement d'un CA...) puis envoient par la poste un récépissé. Ce document est INDISPENSABLE c'est le justificatif qui permet de justifier à la banque ou à vos partenaires la validité de vos statuts ou votre responsabilité dans le bureau.
L'archivage
La dernière étape à ne pas oublier pour garder une trace et justifier à l'INSA des derniers changements est d'uploader les documents sur votre espace Portail VA dans les dossiers dédiés. (Procès Verbal et Récépissé).
