Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

Les subventions CVA sont destinées à financer les activités des associations INSA. En 2019-2020 près de 75 000€ ont été distribués à 49 associations différentes pour financer 103 projets au total. Cet article détail la la procédure de demande pour l'année 2020-2021.

Formulaire : https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfaKkcSyPXUT7QW98Cbba77RhaMIC6kAsHmch4MlvKIiXbHMA/viewform?usp=pp_url

Répartition

Le budget du conseil de la vie associative vient principalement des ventes de cartes VA mais aussi la Fondation INSA qui donne chaque année 15K€ en soutien à la vie associative.

Le CVA réserve 5K€ pour les achats de matériel du pool des assos et distribue 70K€ sous forme de subventions. Une première vague a lieu au S1 (8 novembre) pour distribuer 50K€ et une deuxième vague au S2 (mars date à définir) pour distribuer les 20K€ restants. Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

Critères

Le CVA peut financer toutes les associations INSA qui lui sont affiliés.

Critères :

Le conseil juge les demandes des assos en fonction des indicateurs suivants :

• Nombre de membres actifs et adhérents ;
• Nombre de personnes touchées par les activités de l’association ;
• Critères d’admission à l’association (ouverture à tous les étudiants de l’INSA Lyon) ;
• Dynamisme de l’association (activités et présence sur l’année) ;
• Pérennité de l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA ;
• Viabilité du projet et rigueur du dossier ;
• Existence d'un tarif VA (en cas impossibilité une justification doit être apporté) ;
• L'impact écologique du projet/événement.

Remarque : nous regardons l'ensemble du projet et des activités de l'association, même le cœur d'activité d'une association (qui pourrait s'apparenter à des frais de fonctionnement) peut être subventionné si de vrais projets sont présentés.

Bonnes pratiques :

Au delà de ces critères fixés dans les statuts du CVA, nous attachons une importance à certains points (non obligatoires) mais qui peuvent vous donner une idée du type de projets qu'on aime soutenir :

• Il favorise la mixité et pousse des insaliens à côtoyer d'autres milieux (handicap, pauvreté, étudiants non-scientifiques, diplômés...) ;
• Il permet au participants (ou aux membres de l'asso) d’acquérir des compétences et des savoirs techniques ;
• Il touche les étudiants Erasmus et les étrangers qui vivent sur le campus ;
• Le projet est nouveau ou novateur par rapport aux éditions précédentes.

Les projets remplissant un maximum de ces critères peuvent demander au CVA de participer jusqu'à 33% du coût du projet. Cette règle générale n'est pas écrite dans les statuts du CVA mais permet de garder une certaines équité entre les assos et de s'assurer qu'elles diversifient leurs sources de financement pour que l'événement puisse à terme être pérenne et indépendant financièrement.

Cas particuliers :

Vous pouvez demander une subvention supérieure à 33% du budget pour un projet si :

• le budget du projet est inférieur à 500€ ou vos sources de revenus possibles pour financer ce projet sont argumentablement limitées (e.g. impossibilité d'avoir d'autres subventions, de faire payer plus cher, ou de trouver une entreprise qui pourrait sponsoriser)
• votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une subvention de démarrage (ne pas confondre avec fond de roulement)
• vous avez besoin de louer une salle ou un gymnase au SIUAPS (pris en charge à 100% par le CVA une fois par an),
• vous avez besoin de matériel qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le pool des assos mais demande séparée (voir formulaire).

Les points conflictuels :

Le CVA ne subventionne pas :

• les frais de communication de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement)
• les frais alimentaires (si ce n'est pas l'objet même du projet)
• les événements trop bénéficiaires organisés pour récolter des fonds
• les projets usuels ou hors campus des associations de département : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles
• les voyages d'assos s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film,..) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année
• les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais ne sont pas prioritaires
• Les goodies de part leur faible utilité et leur grand impact écologique
• Les frais de fonctionnement de l'association (assurance, frais bancaires etc.)

Le pourcentage subventionné (33% ou plus) ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

Prérequis

Pour commencer vous devez avoir mis à jour sur ​portail VA les informations de votre association dans les catégories :

• Vue Générale (IBAN, RNA, Numéro SIREN, date de création)
• Bot'INSA (Description, adresse de contact et numéro de téléphone publique)
• Mandats (informations de contact du bureau)
• Situation administrative (vous devez avoir signé la charte VA au près de Pascale Canivet)

Il faut ensuite vérifier que vous avez bien téléversé dans les dossiers tous les documents indispensables :

• Le RIB de l’association (pour vous faire le virement)
• Le PV de l’AG de passation + recépissé de la préfecture (pour prouvez que vous êtes bien responsable de cette association)
• Vos statuts
• Votre règlement intérieur (s’il existe)
• Le bilan moral et financier de l’année précédente (rédigé par le bureau sortant)

Normalement tout cela doit être déjà en ligne et il ne vous reste plus que 2 choses à faire :

1. Téléverser le dossier de subvention dans le dossier Subventions CVA/Session 2020-2021 - 2ère vague
2. Remplir le formulaire de demande CVA https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfaKkcSyPXUT7QW98Cbba77RhaMIC6kAsHmch4MlvKIiXbHMA/viewform?usp=pp_url

Dossier de subvention

Ne vous appuyez pas trop sur ce qui a été fait par vos prédécesseurs, vérifiez dans tous les cas que ça correspond aux consignes suivantes. Vous pouvez retrouver les commentaires du CVA de l'année précédente dans le dossier de dépot sur Portail VA.

La demande

Le document de demande de subvention doit avoir des pages numérotés et être construit de la façon suivante :

• Une page de garde avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
• Une page de table des matières, idéalement avec liens cliquables
• Une introduction en 5-10 lignes max qui résume la demande avec un tableau (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
• Une ou deux page max de présentation de l'asso avec :
  • rappel des buts et objectifs de l'association (peut se faire en 3 lignes !)
  • présentation du fonctionnement interne (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
  • explication du statut de membre et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
  • Merci de ne pas mettre la liste de vos membres ou du bureau, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.
• Détail par projet/événement (vous pouvez les regrouper selon une hiérarchie qui a du sens pour votre association): 2 pages par projet
  • Si vous avez qu'un seul projet ou qu'il est central à votre association (24heures, BEST...) vous pouvez détailler le projet en plus que deux pages pour aborder tous les points avec plus de précision.
  • Il est nécessaire, au moins pour les projets/events pour lesquels vous sollicitez des subventions de réaliser des budgets individuels détaillant autant que possible vos coûts (et éventuelles recettes), ​en les justifiant au moins avec des liens vers les sites fournisseurs ou des devis à mettre en annexe​.
  • Toutes vos activités ou vos projets même non subventionnés peuvent être mis en avant.
• Pas de conclusion (c'est tout !)

Le budget prévisionnel

En annexe, déposer le ​BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes :

• Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
• Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
  • avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
  • une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
  • une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
  • la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les 33% du total subventionnable.

Le budget prévisionnel doit être à zéro. Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors plusieurs cas de figure :

• Soit vous êtes en négatif et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
• Soit vous êtes en négatif et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
• Soit vous êtes en positif et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
• Soit vous êtes en positif et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.

Une fois le dossier téléversé dans le dossier Subventions CVA/Session 2020-2021 - 1ère vague, vous n'avez plus qu'à répondre au formulaire pour formaliser la demande et nous aider en pré-remplissant notre tableur de répartition. Faites attention de bien renseigner le même montant demandé dans ce formulaire, dans la conclusion ainsi que dans le budget prévisionnel, chaque année il y a des erreurs.

Attribution

Les 9 membres du CVA lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour éviter les conflits d’intérêt. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a 10 à 20 minutes pour présenter son projet avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et harmoniser s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer (50 000€ au S1). Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité absolue des votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

Engagement

Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'AG des assos suivante (courant décembre) et un membre du bureau de chaque asso subventionné doit être présent pour signer le contrat de subvention qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le bilan moral et financier de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut demander le versement immédiat d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa communication (logo) et à proposer des tarifs VA dans la mesure du possible.