Passation administrative

[L'article est en cours de rédaction]

C'est la fin de votre mandat et un nouveau bureau doit être élu et prendre ses fonctions ? Tu te poses plein de questions sur comment tu dois t'occuper de ça administrativement ? Cet article s'adresse à des bureaux sortants comme à des entrants.

Voilà donc les étapes et quelques conseils sur comment faire.

1. Organiser l'Assemblée Générale Ordinaire

L'assemblée générale ordinaire (AG) est une assemblée souvent annuelle qui est définie dans vos statuts. Durant cette AG, l'ancien bureau présente à tous ses membres ses bilans annuels, c'est à dire son bilan moral et financier qui rend compte de l'état de l'association. Un nouveau bureau est ensuite élu mais on y reviendra en détail. Dans tous les cas, tous les membres doivent être convoqués à cette assemblée, en général deux semaines avant la date donnée et par mail (à voir dans vos statuts pour le délai et la manière de convocation évidemment). A cette convocation un Ordre du Jour (ODJ) doit être attaché. Cet ODJ statuera de tous les points qui seront abordés durant votre AG (présentation et vote des bilans, élection du nouveau bureau...). Certains points sont obligatoires (comme la présentation et le vote des bilans), et d'autres sont mentionnés dans vos statuts et votre règlement intérieur. Voilà, vous avez maintenant une idée de comment préparer et organiser une AG ordinaire. N'oubliez pas de prévoir un endroit où la faire (amphi, local, salle de cours...). Cette démarche est bien obligatoire et vous permettra de préparer votre AG au mieux.

Dans le cas où cela ne pourrait pas se tenir en présentiel, une assemblée en ligne peut se tenir, que ce soit autorisé ou non spécifié dans vos statuts.

2. Prévoir les votes et les procurations

Pour finir de préparer votre assemblée, il va falloir que vous vous intéressiez à la façon de voter de votre association et à son quorum car c'est ce qui va définir la validation des décisions prises pendant votre assemblée. En effet les statuts de votre association peuvent imposer que certains votes soient à main levée ou à bulletin secret. De plus, le quorum impose à votre association un nombre de présence minimale à votre assemblée pour qu'une décision puisse être valide. Il faut donc bien insister pour que vos membres soient présents ou représentés.

En effet un membre peut-être représenté par procuration, c'est à dire qu'en cas d'absence ce dernier, son vote peut être donné à un autre membre de l'association. La procuration doit être définie dans vos statuts ou votre règlement intérieur pour qu'elle puisse être valide. C'est un document qui doit souvent être remis à votre Secrétaire Générale, il doit être conservé car c'est la preuve que la personne peut voter deux fois (une fois pour elle, une fois pour la personne qu'elle représente). En général une personne ne peut en représentée qu'une seule (voir vos statuts).

Revenons sur les votes. Si tout se fait en présentiel, il vous suffit de prévoir des feuilles et des stylos, et d'effectuer un dépouillement. Rien de complexe. Cependant si cela se fait en ligne, comme tout à l'heure il faut que cela soit spécifié ou (DEMANDER A PY POUR L'AUTORISATION DES VOTES EN LIGNES) il faudra que vous prévoyez par exemple des Googles forms, des Lime surveys... tout formulaire vous permettant de faire voter vos membres à distance. Faites attention vos formulaires de votes doivent pouvoir empêcher les membres de voter plusieurs fois et permettre à ceux qui ont une procuration de voter 2 fois. Les exports Excel de vos votes sont à conserver car ils sont une preuve des résultats.

Voilà normalement tout est prêt administrativement pour faire votre AG.

3. Rédiger le Procès Verbal (PV) et faire le changement de bureau

Un article explique déjà bien ce que doit contenir un procès verbal (lien). C'est un document qui est obligatoire et qui est un peu comme "un compte-rendu" de l'assemblée. Il doit statuer de votre ordre du jour et faire la liste des membres présents, absents, représentés. Il doit également lister les décisions votées pendant votre AG et leur résultat. Il est important que ce document soit signé par au moins deux membres du bureau sortant qui attestent donc de sa validité. Vous pouvez aussi le faire signer par le bureau entrant (Je ne sais pas si cela est obligatoire) : je le recommande car comme ça vous avez l'accord des deux bureaux et que le document est bien conforme. Ce document est la preuve officielle des décisions prises dans l'association. Il doit être rédigé dans le cas d'un changement de bureau mais aussi à n'importe quel moment de l'année si par exemple vous devez faire changer vos statuts.

Voilà votre assemblée est finie et tout c'est bien passé. Rédigez donc bien votre Procès verbal, faites le relire et signer par les concernés. Maintenant il faut que cette décision soit établie et acceptée en préfecture. Pour cela je vous renvoie au même lien que précédemment, il y a déjà quelques informations. Je rajouterais que la démarche peut se faire entièrement en ligne si vous avez un espace pour votre association. Lancez la démarche qui se trouve sur ce lien (concerne tout changement dans votre association, pas forcément le bureau). Il vous faudra les coordonnées de tous les nouveaux membres de votre bureau et il vous faudra mettre en ligne votre PV. Une fois la démarche terminée (normalement rien de sorcier cela se fait assez facilement, hésite pas à contacter un membre du CVA ou de l'ancien bureau en cas de soucis). Il faut attendre que la préfecture revienne vers vous. S'il y a un problème, il faudra refaire la démarche. Sinon tout sera bon et tu auras alors dans la section "Document", le Récépissé de Préfecture attestant la validation de vos décisions par la préfecture. C'est la preuve officielle qu'il faudra donner avec votre procès verbal à plusieurs instances (banque, CVA, assurance parfois...). Pensez donc bien à archiver ce PV pour ne pas le perdre.

4. Changement de Responsable Légal

Après cela, le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à contacter les différentes instances qui ont besoin de connaître les changements de bureau.

Tout d'abord le plus urgent c'est la banque. En effet elle va avoir besoin des nouvelles coordonnées des membres du bureau qui seront signataires du compte (en général, Président.e et Trésorier/ère). Elle aura aussi besoin du PV, voire du récépissé. Dans tous les cas, la banque vous indiquera les documents à fournir et vous demandera de venir les rencontrer directement. Cela vous permettra donc pour la suite de pouvoir engager des dépenses pour l'association mais aussi de libérer l'ancien bureau de la charge légale du compte bancaire.

Contactez ensuite votre assurance. Premièrement, vous devez que le contrat correspond bien à ce que vous vouliez et qu'il couvre votre local (si vous en avez un) et vos membres. Deuxièmement, cela permet de leur faire part du changement de bureau. Comme pour la banque, des documents pour prouver le changement de bureau vous seront potentiellement demandés. Globalement rien de plus de ce côté là, c'est assez rapide.

Il vous reste ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est inscrite pour renseigner le nouveau responsable Légal (le/la Président.e). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.

Evidemment parmi ces sites, il y a Portail VA, le site qui rassemble toutes les associations de l'INSA de Lyon. Il faudra y mettre tous les documents demandés et mettre fin au mandat du précédent bureau pour mettre le nouveau. Parmi les documents demandés, il y a le PV et le récépissé, le contrat de votre assurance [A COMPLÉTER ?]. Il faudra aussi que l'ancien bureau y dépose le bilan moral et financier qui est une obligation légale d'une part auprès de tous les acteurs avec qui vous travaillez mais aussi d'autre part pour le CVA qui ne vous versera la deuxième partie de la subvention qu'après étude de ces bilans.

• Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
• Comptabiliser les votes et rédiger un Procès Verbal officiel.
• Envoyer les documents de passation à la préfecture (voir l'article dédié);
• Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
• Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
• Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA notamment la composition du bureau;
• Le bureau sortant doit rédiger son bilan moral et financier