Instances de l'INSA

L'administration de l'INSA est un système pas évident à saisir et maîtriser mais une fois que tu as saisis quels sont tes interlocuteurs et comment les contacter organiser un événement devient plus aisé. Tu vas découvrir que de nombreux acteurs à l'INSA cherchent justement à travailler avec les étudiants et peuvent donner à ton asso de belles opportunités.

Les outils pour s'y retrouver

Les outils essentiels que tu dois garder à porté de main sont : l'intranet et l'annuaire.

L'intranet INSA

En supplément des intranets de chaque département, il existe un intranet général peu utilisé accessible à l'adresse https://intranet.insa-lyon.fr/. Tu peux y trouver :

• L’organigramme des services et de leurs responsables;
• Un Excel général "Who's who?" plus détaillé;
• Les CR de G6 et des autres instances;
• Le calendrier des études, les règlements officiels.

Il y a ÉNORMÉMENT de ressources intéressantes sur l'intranet (la section vie associative n'est plus mise à jour par contre)

A noter aussi la section "campus durable" qui concerne pas mal les associations avec notamment les dispositifs de tri de la DIRPAT.

L'annuaire INSA

L'annuaire est consultable partiellement dans zimbra, sur inkk ou même sur l'intranet mais il y a plus d'informations disponibles lorsque l'on fait la recherche à partir de Planet dans la section "bureau virtuel".

Il suffit de chercher un nom de responsable (trouvé dans le tableau "Who's who?" par exemple) pour connaître son adresse mail, son numéro de téléphone et même l'emplacement de son bureau. C'est toujours pratique de pouvoir relancer les gens en allant les voir directement ou en passant un coup de fil pour avoir une réponse plus rapide.

Vous pouvez aussi chercher par service, les personnels affichés avec les informations les plus complètes (numéro de téléphone bureau) sont souvent les responsables. C'est souvent pratique de contacter directement l'employé qui s'occupe de ce qu'on a besoin spécifiquement pour avoir une réponse plus rapide ou même sparganier un circuit d'approbations et d'autorisations de la hiérarchie pour des choses qui n'en nécessitent pas forcément.

ADE - les réservations de salles

Depuis 2019, une seule plateforme rassemble les disponibilités des salles du campus ainsi que les emplois du temps des profs et des étudiants. Pour vérifier si une salle est libre avant de demander de l'emprunter à un secrétariat il suffit de vérifier sur : https://ade.insa-lyon.fr/direct/.

Conseils d'utilisations :

• Il faut être connecté depuis le réseau insa pour y accéder pour cela vous pouvez installer le VPN de l'INSA sur votre ordinateur
• L'affichage par défaut s'arrête à 18h mais pour les créneaux qui nous intéresse il faut changer la vue en cliquant sur sur la baguette magique en bas à gauche et visualiser les plages horaires étendues.

La DVE

La direction de la vie étudiante est le service chargé de la relation avec les associations. Il gère les demandes autorisations d'événements extérieurs, formations (alcool, premiers secours...) et la répartition de la CVEC.

Ce service est composé de deux personnes : Joachim Revez le directeur et Pascale Canivet son assistante. Privilégiez l'adresse dve@insa-lyon.fr si votre demande peut les concerner tous les deux.

Le bureau de Pascale Canivet est tout de suite à droite en rentrant dans le hall du bâtiment de la direction, il est ouvert tous les matins (sauf le lundi et le jeudi) et tous les après midi (sauf le vendredi). Toutes les demandes sont à faire au-près d'elle pour qu'elles soient signées par Joachim Revez et les autres services compétents.

La DIRPAT-DD

La direction du patrimoine et du développement durable est chargé de la gestion du mobilier et de l'immobilier du campus. En tant qu'associations nous avons surtout l’occasion de traiter avec les employés chargés de la maintenance ou du développement durable mais il y a d'autres branchent qui s'occupent de la gestion de chantiers, de la rénovation du campus, de la gestion du magasin ou même des contrats avec les bailleurs propriétaires des résidences.

Maintenance et gestion des installations

Le premier réflexe pour faire n'importe quelle demande est de faire un ticket sur plateforme de support (accessible via planet). Même pour certaines demandes qui ne sont pas bien répertoriées dans cet outil hors d'age (qui doit être remplacé prochainement) il faut d'abord faire une demande sous forme de ticket en expliquant en commentaire ce que vous avez besoin :

• Emprunt et livraison de grilles d'expositions, de barrières, de signalisation...
• Remplacement des lumières ou d'autres dispositifs dans votre local
• Demandes de petits aménagements : installation électrique, plomberie, ventilation, changement de sérrure...

Ils sont alors assignés à un employé responsable dans ce domaine et vous pouvez relancer cette personne par mail si le travail n'est pas effectué. Si ça ne suffit pas ou si vous avez une demande exceptionnelle vous pouvez contacter un responsable tel que Bernard Andrieux ou Philippe Clarisse (notamment pour les dispositifs d'ouverture)

En cas d'urgence (fuite de gaz, d’eau, panne de courant) vous pouvez appeler le technicien d'astreinte au 04 72 43 72 72

Développement durable

Les responsables de la cellule développement durable sur le campus sont Mathieu Bouyer et Emilie Gaillard, vous pouvez aussi contacter Hugo Paris qui travail beaucoup avec les associations. Si vous cherchez une solution pour vos déchets ou si vous souhaitez soumettre un projet pour leur bourse "insa campus durable" n'hésitez pas à les contacter !

Le SIDD

Le Service Interuniversitaire du Domaine de La Doua est chargé de l'entretient des espaces extérieurs. Ce service commun avec l'université entretient l'ensemble des espaces verts et se charge des projets d'aménagements de la voirie ou des espaces publiques.

La directrice est lois.guillot@insa-lyon.fr et le numéro de téléphone public fournis est 04 72 43 70 91. Ils ne disposent pas de plateforme de demande d'intervention et le secrétariat est débordé donc il faut les contacter par mail. Toutes les demandes d'autorisations d'organisations d'événements extérieurs importants faites à la DVE sont transmis au SIDD pour approbation.

Le service sûreté et sécurité incendie

Non, ce n'est plus l'entreprise SECURITAS qui est mandaté sur le campus, cette mission est principalement gérée en interne. L'équipe de sécurité est divisée en deux groupes : une chargée de la protection incendie et l'autre chargée de la sécurité générale.

C'est une compétence gérée de façon séparée par rapport à Lyon 1 même si il y a une volonté politique de fusionner les deux postes de sécurité. Ils n'ont pas les prérogatives de la police municipale alors que le campus en dehors de leur zone d'intervention donc leurs possibilités restent limités.

Le responsable de la sécurité sur campus est Heidi Badaoui, il aussi consulté dans le processus d'approbation des demandes d'autorisation faites à la DVE. Vous pouvez le contacter directement en amont pour évaluer le dispositif de sécurité d'un événement que vous comptez organiser.

Les bureaux de la sécu sont au rdc de la résidence I (entrée centrale). Vous pouvez aussi aller au poste de sécurité pour toute demande variée ou pour récupérer des clefs que vous avez pu réserver préalablement. Le numéro du poste de sécurité est le : 04 72 43 85 85.

Pour toute réservation d'amphi ou de salle en dehors des horaires habituels, il faut toujours appeler ce numéro avant et après l'utilisation pour que les agents viennent ouvrir et fermer.

Vous pouvez renseigner vos demandes ou déclarer un incident sur la plateforme dédiée accessible depuis le réseau insa (ou le VPN) : https://glpi.insa-lyon.fr/front/helpdesk.public.php

L'imprimerie

L'INSA ne soustraite pas encore l'impression de ses documents à imprimeur externe. Les associations peuvent en profiter notamment pour les flyers et les affiches. Toutes les demandes sont à faire sur la plateforme https://imp-cervoprint.insa-lyon.fr/ accessible depuis le réseau insa (ou utiliser le VPN)

Les impressions sont ensuite à facturé à l'asso (souvent plusieurs mois plus tard) et il est impossible d'avoir un devis chiffré pour estimer le prix de la commande (même lors de la réception).

L'imprimerie se trouve au sous sol de la direction (entrée à gauche).

La Direction Vie de Campus

Depuis 2019 une direction transversale a été crée pour gérer l'accueil des étudiants, elle est dirigée par Carole Brunie.

La direction des restaurants

L'administration des restaurants est située au premier étage du RI accessible depuis l'entrée EST du bâtiment. Ils sont bienveillants avec les activités des assos et il faut être respectueux lorsque vous prenez une table pour établir un stand. Les contacts privilégiés sont Matthias Kaluszynski (chef de ligne au RI), Robert Roux (responsable hygiène et sécurité) et Nathalie Habouzit (directrice).

• Si vous organisez un événement qui peut provoquer une baisse d'affluence aux restaurant il faut absolument prévenir Mathias ou Nathalie avec une estimation du nombre de repas en moins pour éviter le gaspillage.
• Si vous voulez organiser un événement ou exposer des choses dans le hall du restaurant demandez à Robert et Nathalie.
• Pour organiser un repas à thème contactez Matthias pour élaborer le menu et participer à la préparation des plats spéciaux.
• Pour tenir un stand de prévente il suffit de déposer sa carte à la caisse de la ligne 1 et de ranger à la fin du service.

La direction des résidences

L’administration des résidence est située au pied de la résidence J, face à l'infirmerie. Les associations peuvent louer des chambres ponctuellement à un tarif réduit (16€ par personne et par nuit en chambre de 2). Les draps sont fournis mais tout doit être géré et rendu par les étudiants responsables. Vous pouvez contacter le directeur Dan Daia directement mais privilégiez l'adresse de contact : ddr@insa-lyon.fr

La DIRCOM

La direction de la communication est située au sous-sol de la direction à coté de l'imprimerie. Leurs portes sont toujours ouvertes mais c'est important de prendre rdv par mail préalablement.

C'est un acteur important du campus qui aimerait accompagner beaucoup plus les associations dans la communication de leurs événements. N'hésitez pas à prendre rdv avec eux très en amont pour les impliquer et qu'ils intègrent vos événement dans la communication générale de l'école. Ils pourront ensuite mettre en avant votre association à travers des articles, des interviews sur les projets menés dans le cadre de vos activités.

Utilisez l'adresse de contact dircom@insa-lyon.fr ou contactez la directrice (Caroline Vachal) directement. Pensez aussi à remplir le mini formulaire d'ajout d'événement sur le site de l'INSA pour qu'il soit ajouté au calendrier de l'école : https://www.insa-lyon.fr/fr/proposer-un-evenement/

Le service culturel

Le service culturel est situé au RDC du batiment des humanité et leurs bureaux donnent sur la salle d’exposition qui leur est dédié.

Cécile Beaugiraud, la nouvelle responsable arrivée en 2019 veut travailler un maximum avec les étudiants. Elle aimerait que toutes les associations culturelles prennent rdv avec elle en début d'année pour pouvoir collaborer et potentiellement organiser des événements croisés.

N'hésitez pas à la contacter pour avoir des entrée dans le monde de la culture lyonnais pour votre asso (entrée gratuites à des expos ou bon plans dans les théâtres).

La fondation INSA

Les bureaux de la fondation sont situés au 3ème étage du bâtiment des humanités, contactez Élodie Tavernier ou directement Alexis Méténier le directeur.

La fondation est un organisme dédié au mécénat qui rassemble des fonds au près de partenaires privés pour accompagner le développement de l'école, promouvoir l’image de marque et renforcer les liens avec le monde socio-économique. Ils permettent de financer de nombreuses chaires, d'améliorer les conditions d’apprentissage et de financer des programmes qui défendent les valeurs de l'INSA.

La fondation organise parfois des événements avec des entreprises ou elle fait appelle au talent des associations. Elle peut aussi vous permettre de nouer des liens avec des entreprises qui sont intéressées par vos activités.

L'institut Gaston Berger

L'IGB est soutenu par la fondation, il finance un programme de bourses, des initiatives d'inclusion sociales , un observatoire pour penser l'ingénieur de demain et globalement défendre les particularités du modèle INSA. Ils aiment beaucoup collaborer avec les associations étudiantes pour travailler sur des projets à dimension sociale.

L'association des Alumnis INSA Lyon

L'AIL est une association complètement indépendante de l'INSA. Elle existe depuis que la toute première promotion fut diplômée et a été un acteur de l'histoire de l'école. L'AIL dispose d'un site internet très complet assimilable à un réseau social des diplômés qui peut vous permettre d'organiser un événement avec des anciens de votre asso ainsi que de récolter des contacts dans des entreprises qui pourraient vous aider.

Les bureaux de l'AIL donnent sur le Boulevard du 11 novembre à la sortie du C et D. Les contacts à privilégier sont Jean-François Doray et Patrice Heyde.