Obligations Association INSA
Pour faire partie de la Vie Associative de l'INSA de Lyon, il faut satisfaire plusieurs obligations.
Chartes VA, Com et Enviro
Les chartes VA, de communication et d'engagement écologique vous seront transmises au début de chaque année, elles sont à signer et respecter impérativement pour être en règle vis-à-vis de la direction et du CVA. Elles sont obligatoires mêmes si vous ne demandez pas de subventions. Les associations sont une annexe à notre formation d'ingénieurs et à ce titre, l'INSA engage sa responsabilité d'école en mettant à disposition des moyens publics pour nous. Toute demande de subvention (qu'elle soit CVA ou d'un service de l'INSA) sera rejetée automatiquement si l'association n'est pas à jour à ce niveau.
- La charte de la Vie Associative définit la place des associations dans la formation INSA, engage l'INSA dans les avantages qu'il vous accorde pour mener à bien vos projets et les contreparties que vous devez lui fournir.
- La charte de communication est une annexe à la charte VA, elle définit les devoirs d'une association dans sa communication sur le campus. Elle est signée avec le BdE car c'est lui qui est responsable des avantages venant en contrepartie de la signature de cette charte.
- La charte d'engagement écologique est signée avec le CVA. Elle engage les associations à respecter des directives écologiques. La charte est régulièrement réécrite en parcours des référent.es enviro.
Pour signer les chartes&AOT, sur portail VA :
- Vous vous connectez au compte de votre association
- Puis mon association > Fichiers > Ressources > Administratif - Chartes & AOT > Charte_environnement
- Une fois signée, vous la déposez sur Fichiers > Administratif > Chartes signées > Chartes 22-23
Informations de contact
Le CVA et la direction doivent avoir un interlocuteur dans chaque association. A chaque changement de bureau il faut ajouter les contacts des nouveaux membres du bureau sur portail VA. L'ajout d'un nouveau mandat peut être fait dès la passation effective mais les justificatifs de la préfecture devront être impérativement uploadé ultérieurement.
Bilans
En fin de mandat quel que soit la période de l'année, le bureau sortant doit établir un bilan de son année. Celui ci doit être uploadé dans le dossier dédié sur portail VA pour archivage et qu'il soit accessible par le CVA et la direction.
Voir l'article détaillé : Bilan moral et financier
Bilan moral
Très important, le Bilan moral d'un mandat permet de garder une trace de ce qui a été fait, et surtout de ce qu'il reste à faire !
Il résume l'année en partant des différents projets prévus en début de mandat, puis explicite leurs déroulements et les difficultés rencontrées, et enfin finit sur ce qui n'a pas pu être fait, et les points à améliorer. Ces derniers peuvent porter sur les projets mêmes, mais également sur l'association en général ; l'ambiance, le mode de recrutement, la communication... Il vous sert en interne à laisser une passation à vos successeurs, et pour la direction et le CVA à comprendre vos difficultés pour pouvoir mieux vous accompagner.
Bilan financier
Il reprend le budget prévisionnel de l'association, à la différence que les chiffres cette fois sont les vrais. Comme le bilan moral, il est essentiel pour vos passations (le budget prévisionnel de l'année suivante se basera dessus) et pour permettre à la direction et au CVA de vous accompagner. Pas besoin de falsifier un bénéfice ou un déficit, tous les organismes qui vous suivent sont à même de comprendre un résultat exceptionnel s'il est explicité, alors que la falsification peut avoir désastreuse sur la confiance en vos successeurs et l'avenir de l'asso.
