Passation administrative

[L'article est en cours de rédaction]

C'est la fin de votre mandat et un nouveau bureau doit être élu puis doit prendre ses fonctions ? Tu te poses plein de questions sur comment tu dois t'occuper de ça administrativement ? Cet article s'adresse à des bureaux sortants comme à des entrants.

Voilà donc les étapes et quelques conseils sur comment faire.

1. Organiser l'Assemblée Générale Ordinaire

L'assemblée générale ordinaire (AG) est une assemblée souvent annuelle qui est défini dans vos statuts. Durant cette AG, l'ancien bureau présente à tous ses membres ses bilans annuels, c'est à dire son bilan moral et financier qui rendent compte de l'état de l'association. Un nouveau bureau est ensuite élu mais on y reviendra en détail. Dans tous les cas tous les membres doivent être convoqués à cette assemblée en général deux semaines avant la date donnée et par mail en général (à voir dans vos statuts pour le délai et la manière de convocation évidemment). A cette convocation un Ordre du Jour (ODJ) doit y être attaché. Cette ODJ statuera de tous les points qui seront abordées durant votre assemblée (présentation et vote des bilans, élection du nouveau bureau...). Certains points sont obligatoire (comme la présentation et le vote des bilans) d'autres sont mentionnées dans vos statuts et votre règlement intérieur. Voilà vous avez maintenant une idée de comment préparer et organiser une AG ordinaire. N'oubliez pas de prévoir un endroit ou la faire (amphi, local, salle de cours..). Cette démarche est bien obligatoire et vous permettra de préparer votre assemblée générale au mieux.

Dans le cas où cela ne pourrait pas se tenir en présentiel. Une assemblée en ligne peut se tenir si rien n'est spécifié en particulier dans vos statuts ou si justement cela est autorisé par vos statuts.

2. Prévoir les votes et les procurations

Pour finir de préparer votre assemblée, il va falloir que vous vous intéressiez à la façon de voter de votre association et à son quorum car c'est ce qui va définir la validation des décisions prises pendant votre assemblée. En effet les statuts de votre association peut imposer que certains votes soient à main levée ou à bulletin secret. De plus le quorum impose à votre association un nombre de présence minimale à votre assemblée pour qu'une décision puisse être valide. Il faut donc bien insister pour que vos membres soient présent ou représentés.

En effet un membre peut-être représenté par procuration,c'est à dire qu'en cas d'absence ce dernier peut donner son vote à un autre membre de l'association. La procuration doit être défini dans vos statuts ou votre règlement intérieur pour qu'elle puisse être valide. C'est un document qui doit souvent être remis à votre Secrétaire Générale, il doit être conservé car c'est la preuve que la personne peut voter deux fois. En général une personne ne peut en représentée qu'une seule (voir vos statuts).

Revenons sur les votes, si tout se fait en présentiel, il vous suffit de prévoir des feuilles et des stylos et d'effectuer un dépouillement rien de complexe. Cependant si cela se fait en ligne, comme tout à l'heure il faut que cela soit spécifié ou (DEMANDER A PY POUR L'AUTORISATION DES VOTES EN LIGNES) il faudra que vous prévoyez par exemple des googles forms, des lime sruveys... tout formulaire vous permettant de faire voter vos membres à distance. Faites attention vos formulaires de votes doivent pouvoir empêcher les membres de voter plusieurs fois et permettre à ceux qui ont une procuration de voter 2 fois. Les exports excel de vos votes sont à conserver car ils sont une preuve des résultats.

Voilà normalement tout est prêt administrativement pour faire votre AG.

3. Rédiger le Procès Verbal (PV) et faire le changement de bureau

Un article explique déjà bien ce que doit contenir un procès verbal (lien). C'est un document qui est obligatoire et qui est un peu comme "un compte-rendu" de l'assemblée. Il doit statuer de votre ordre du jour faire la liste des présents, absents, représentés. Il doit faire la liste des décisions votées pendant votre AG et leur résultat. Il est important que ce document soit signé par au moins deux membres du bureau sortant qui atteste donc de sa validité. Vous pouvez aussi le faire signer par le bureau entrant (Je ne sais pas si cela est obligatoire) je le recommande car comme ça vous avez l'accord des deux bureaux que le document est conforme. Ce document est la preuve officielle des décisions prises dans l'association, il doit être rédigé donc ici dans le cas d'un changement de bureau mais aussi à n'importe quelle moment de l'année si par exemple vous devez faire changer vos statuts.

Voilà votre assemblée est fini et tout c'est bien passée. Rédigez donc bien votre Procès verbal, faite le relire et signer par les concernés. Maintenant il faut que cette décision soit établi et accepté en préfecture. Pour cela je vous renvoie au même lien que précédemment, il y a déjà quelques informations. Je rajouterai que la démarche peut se faire entièrement en ligne si vous avez un espace pour votre association. Lancez la démarche qui se trouve sur ce lien (concerne tout changement dans votre association pas forcément le bureau). il vous faudra les coordonnées de tous les nouveaux membres de votre bureau et il vous faudra mettre en ligne votre PV. Une fois la démarche terminée (normalement rien de sorcier cela se fait assez facilement, hésite pas à contacter un membre du CVA ou de l'ancien bureau en cas de soucis) il faut attendre que la préfecture revienne vers vous. Si il y a un problème il faudra refaire la démarche sinon tout sera bon et tu auras alors dans la section "Document", le Récépissé de Préfecture attestant la validation de vos décisions par la préfecture. C'est la preuve officiel qu'il faudra donner avec votre procès verbal à plusieurs instances (banque, CVA, assurance parfois...). Pensez donc bien à l'archiver pour ne pas le perdre.

4. Changement de Responsable Légal

Après cela le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à contacter les différentes instances qui ont besoin de connaître les changements de bureau.

Tout d'abord le plus urgent c'est la banque. En effet ces derniers vont avoir besoin des nouvelles coordonnées des membres du bureau qui seront signataires du compte (en général, Président et Trésorier). Ils auront aussi besoin du PV voir du récépissé. La banque dans tous les cas vous indiquera les documents à fournir et vous demandera de venir les rencontrer directement. Cela vous permettra donc pour la suite de pouvoir engager des dépenses pour l'association mais aussi de libérer l'ancien bureau de la charge légal du compte bancaire.

Contacter ensuite votre assurance. Premièrement pour vérifier que le contrat correspond bien à ce que vous voulait et qu'il couvre votre local (si vous en avez un) et vos membres. Deuxièmement pour leur faire part du changement de bureau, comme la banque ils peuvent potentiellement vous demander des documents pour prouver le changement de bureau. Globalement rien de plus de ce côté là c'est assez rapide.

ils vous restent ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est inscrit pour renseigner le nouveau responsable Légal (le Président). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.

Evidemment parmi ces sites, il y a Portail VA, le site qui rassemble les associations de l'INSA de Lyon. Il faudra y mettre tous les documents demandés et mettre fin au mandat du précédent bureau pour mettre le nouveau. Parmi les documents demandés, il y a le PV et le récépissé, le contrat de votre assurance [A COMPLÉTER ?]. Il faudra aussi que l'ancien bureau y dépose le bilan moral et financier qui est une obligation légale d'une part auprès de tous les acteurs avec qui vous travaillez mais aussi d'autre part pour le CVA qui ne vous versera la deuxième partie de la subvention qu'après étude de ces bilans.

• Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
• Comptabiliser les votes et rédiger un Procès Verbal officiel.
• Envoyer les documents de passation à la préfecture (voir l'article dédié);
• Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
• Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
• Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA notamment la composition du bureau;
• Le bureau sortant doit rédiger son bilan moral et financier