Composition
Ce chapitre a pour but de faire le point sur les différentes instances des associations. Cependant, les statuts peuvent différer d'une asso à une autre ; il faudra donc s'y référer, et ce qui sera dit plus loin peut ne pas correspondre exactement au fonctionnement de ton asso.
L'Assemblée Générale
L'Assemblée Générale est, sauf mention explicite contraire dans les statuts, l'organe souverain d'une association. Elle est constituée de tous les membres adhérents, et se réunit régulièrement.
Lors d'une AG, les grands points et la politique de l'association sont discutés, puis votés si nécessaire.
Dans les faits, une AG est légitime pour :
- Changer les statuts de l'association
- Élire un nouveau Bureau
- Approuver les comptes en début de mandat
- Parler de l'orientation de l'association en général
Une AG peut se réunir régulièrement (AG ordinaire) ou de manière exceptionnelle (AG exceptionnelle). La tenue habituelle de l'AG est indiquée par les statuts.
Le Conseil d'Administration
Le Conseil d'Administration consiste en un comité de membres de l'association qui se réunit pour délibérer de sa gestion quotidienne.
Le CA est composé du Bureau, et de membres dont la sélection est imposée par les statuts (désignation, élection, nommé d'office, ...).
Dans les faits, le Conseil d'Administration agit souvent comme un “bureau élargi” qui pourra aborder des points précis plus longuement qu'en Assemblée Générale.
Le CA n'est pas obligatoire, cela dépend des statuts. De même, ses prérogatives peuvent varier d'une asso à une autre.
Toute décision du Conseil d'Administration peut être remise en cause par l'Assemblée Générale, qui reste souveraine au sein de l'asso.
Cas particulier des assos sportives
Une association à objet sportif (comme indiqué dans les statuts) a l'obligation d'élire un CA pour une durée limitée.
En cas de doute sur le CA de ton asso, n'hésite pas à te renseigner sur https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F1120
Le Bureau de l'association
Le Bureau gère les affaires courantes de l'association. C'est lui qui, durant son mandat, est responsable de la viabilité de l'association. En bref, il fait en sorte que l'asso tienne un an de plus.
De plus, c'est au Bureau de veiller à ce que les décisions prises en AG et/ou en CA soit appliquées. C'est l'exécutif de l'association.
Toute décision du Bureau peut être remise en cause par l'Assemblée Générale, qui reste souveraine au sein de l'asso. Dura lex, sed lex !
Président
Le Président est en principe le responsable légal de l'association, selon ses statuts. Il s'assure de la pérennité de l'association, en gérant la régularisation administrative (cf. section Obligations administratives). C'est lui qui anime les réunions, qui met en place l'ordre du jour, et qui règle les questions en cas de litige. Cela ne fait pas de lui le seul décideur de l'association, et il doit veiller à ce que le vote des membres lors des AGs soit respecté. Le Président est au courant de tous les projets, même s'il ne participe pas activement à chacun d'entre eux, et il les suit régulièrement. Selon l'organisation de l'association, il pourra également se charger des relations avec les autres associations du campus ou extérieures. C'est idéalement le Président, accompagné du Trésorier, qui s'occupe de trouver des fonds pour l'association, et c'est également lui qui rédige le Bilan Moral de son mandat en fin d'année.
Secrétaire Général
Le Secrétaire Général s'occupe de la communication interne de l'association. Il prend des notes pendant les réunions, rédige et envoie le compte rendu. Il retire également le courrier de l'association à la MdE (cf. section Courrier), et aide le président à assurer la régularisation administrative.
Trésorier
Le Trésorier est le délégué aux finances de l'association. Il peut, ou pas, avoir un accès direct aux comptes, sans avoir à passer par le Président. Il s'occupe de dresser le bilan financier et tient les comptes. Il dépose les éventuels chèques reçus à la banque, et peut, selon les statuts, signer des chèques au nom de l'association. Conjointement au Président, il cherche des moyens de financer l'association. Il participe donc à la rédaction des dossiers de subvention (cf. section Dates importantes). Pour travailler, le trésorier peut utiliser Compt'Assoc, un tableur Excel prêt à l'emploi préparé par le CVA !
Vices-présidents
Les Vices-présidents sont des délégués à certaines fonctions du Président de l'association, lorsque c'est nécessaire. Ils travaillent en lien avec lui et sont complémentaires. Selon l'organisation de l'association, il peut y avoir un Vice-président, plusieurs ou pas du tout.
On trouve ainsi dans certains bureaux un resp com, un VP chargé des relations extérieures ou du sponsoring. Les relations extérieures sont un sujet potentiellement très important car c'est ce qui permet de faire connaître l'association au-delà de l'INSA, sur d'autres campus, de faire du réseau avec d'autres associations similaires ou tout simplement de s'informer sur les dizaines d'évènements intéressants à Lyon qui peuvent intéresser les membres de votre association.
Équipes
Le reste des membres actifs de l'association s'organise en équipes qui ont chacune des responsables. Selon l'organisation que vous préférez, vous pouvez organiser des réunions avec le bureau et les responsables d'équipe et/ou des réunions avec toute l'association. Il est néanmoins essentiel de faire des réunions avec le plus grand nombre, pour donner à l'association une cohésion et une bonne ambiance, et être plus efficace lors de l'organisation d'événements.
