Réserver un lieu

Dans cette partie, on va s'intéresser aux différents lieux possibles pour votre événement sur le campus.

La Rotonde

Pour organiser un spectacle à la Rotonde, il faut la réserver en fin d'année scolaire lors de l'Assemblée Générale de la CGR (Commission de Gestion de la Rotonde, une association INSA).

Vous pouvez consulter le planning et les modalités de réservation sur leur site web rotonde-asso-insa.kazeo.com. La réservation est payante et permet à la CGR d'entretenir le bâtiment. Le tarif est d'environ 20€ par soir auquel il faut ajouter le salaire de l'agent de sécurité SSIAP d'environ 75€.

Pour faire un beau spectacle il faut aussi des lumières et du sons, la CGR loue le matériel mais ne s’occupe pas des prestations techniques (lumière, son, vidéo…), pour ces dernières, il faut contacter l'étudiant responsable technique-études (coord-teck@insa-lyon.fr) qui évaluera vos besoins et recrutera des Teckos pour votre événement.

Agora & René Char

Il est possible de réserver les salles de la Rotonde telles que l'Agora ou René Char auprès du secrétariat des humas (resa.humas@insa-lyon.fr). Envoyez une demande et passez voir la secrétaire (Letizia Munzone) dont le bureau donne sur la salle d'exposition à coté du hall du bâtiment.

Attention les sections sont prioritaires pour les réservations et si vous avez la possibilité de réserver via un prof vous pouvez avoir une réponse plus rapide.

Amphithéâtres

Si vous avez besoin d'un amphi, vous devez passer au BDE pour effectuer la réservation puis passer à la direction pour remettre le papier fourni par le BDE. La réservation doit se faire au moins cinq jours ouvrés avant l'événement.

Le jour de l'événement il faudra appeler le poste de sécurité pour ouvrir et fermer l'amphi 04 72 43 85 85

Quelques spécificités selon les amphis :

• Lespinasse : Amphi rénové et fonctionnel, c'est le seul amphi avec des prises électriques sous toutes les tables.
• Berger : il faut une clé pour utiliser l'audiovisuel, à demander puis à récupérer auprès du secrétariat de IF. L'amphi est actuellement fermé (janvier 2019) car des lattes sont tombées du plafond.
• Capelle : indisponible jusqu'à nouvel ordre pour cause d'incendie.
• Freyssinet : RAS
• Seguin : Amphi pas encore rénové mais encore fonctionnel, attention pas de port HDMI et le système audio est inutilisable sans la clef à emprunter au secrétariat de GM.

Le département TC prête aussi parfois l'amphithéâtre Chappe, à voir directement avec le secrétariat TC.

BMC

Les salles au deuxième étage et l'amphi de la bibliothèque sont facilement réservables pour des événements en tout genre le soir ou en journée. Il faut juste s'y prendre en avance sur scd.docinsa.insa-lyon.fr/reserver-une-salle-1

L’amphithéâtre de 134 places est confortable et très adapté pour projeter un film mais il faut le libérer avant 22h ou payer un agent de sécurité. Attention il est conseillé de venir en avance pour prendre en main le système son qui est géré par un écran tactile pas très intuitif. Pensez à bloquer ouvert la porte de l'amphi car elle se claque et les retardataires ne peuvent plus rentrer.

MdE

Il est possible d'emprunter les salles de réunion de la MdE à l'accueil du BDE (Wallace : 10 places, Gromit : 15 places, Hibiscus : 19 places). Il est aussi possible d'emprunter le hall de la MdE, en signant une convention avec le responsable sécurité du bâtiment (secu.resp@bde-insa-lyon.fr)

Restaurants

Il est possible de réserver le Grillon et l'Olivier pour des événements auprès de la direction des restaurants, mais attention les restaurants facturent souvent des frais de ménages (autour de 220€ par restaurants).

Dans les faits, les assos musicales répètent gratuitement dans le grillon et la gratuité peut se négocier en fonction de l'utilisation. N'hésitez pas à aller les voir directement à l'étage en rentrant à l'accueil des restaurants sur le côté du RI.

Salles de départements

En général, les salles de départements peuvent être réservées pour certains événements mais c'est à négocier avec les secrétariats et ça se joue actuellement à la confiance et au copinage.

Salle d'exposition des humanités

Peu utilisée par les assos, vous pouvez demandez au service culturel si vous comptez un événement qui s'y prête bien.

Locaux associatifs

Si vous ne trouvez pas de salle appropriée vous pouvez toujours essayer de demander à des assos de vous prêter exceptionnellement leur local. Ils leurs sont mis à disposition gracieusement par l'INSA et les associations n'en sont pas propriétaires. Tout emprunt se fera de façon concertée entre les deux assos sur le principe de l'entraide inter-asso. Certains événements ont ainsi pu avoir lieu dans le local de danse du club rock, à la kfet ou encore dans une salle d'étude appartenant à un club.