Demandes d'autorisations

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le directeur de la vie étudiante. Pour cela, allez voir Pascale Canivet à la direction (dans le hall d'entrée à droite) ou envoyez lui un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Il faut vous y prendre le plus à l'avance possible car l'administration, c'est long. :p

Particularités en temps de crise sanitaire

Evénement à l’intérieur du campus en extérieur

Le formulaire de demande d’autorisation d'événement a été mis à jour pour intégrer les mesures de prévention concernant la Covid-19. Ce nouveau formulaire est à remplir pour chaque événement qui aura lieu en période de crise sanitaire à l’intérieur du campus. Il est disponible ici. Ce formulaire sert de dialogue entre l’asso et la direction, qui pourra proposer des améliorations au premier jet proposé.

Evénement à l’extérieur du campus

Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé.  La déclaration à envoyer à la DVE est disponible ici .

Vente de nourriture

Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la DVE notamment pour avoir un raccordement élec de la DIRPAT (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

Barbecues

Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Freyssinet. Un formulaire dédié est à remplir, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

Pots de départements

Il vous faut obtenir l'autorisation de la DVE et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool.

Vente d'alcool

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345

Bar temporaire public

Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (tout ce qui n'est pas vin et bière en gros) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

Dans les faits, à l'INSA, si vous servez du vin chaud à une entracte à la Rotonde ou même pour un pot de département une demande d'autorisation à la direction suffit. En effet le campus est légalement un territoire particulier qui garde une certaine autonomie : c'est le directeur de l'INSA qui a autorité sur beaucoup de sujet et pas le maire.

Bar temporaire privé

Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

Cas des assos sportives

Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans le cas d'une asso sportive. Il faut un agrément ministériel.

Pour ceux à qui le mot “ministériel” n'a pas fait peur, vous pouvez toujours aller voir sur le lien un peu plus haut.

Quelques remarques

Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

Ressources

Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA : drive.google.com/drive/u/1/folders/1jyqbFKYvtOBXMHwmJ9FKPNoAkejZST1I