Demandes d'autorisations

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le directeur de la vie étudiante. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

Événement à l’intérieur du campus en extérieur

Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est disponible ici. Ce formulaire sera ensuite retransmis par la DVE à tous les services concernés qui pourront alors proposer des améliorations au premier jet proposé.

Événement à l’extérieur du campus

Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé.  La déclaration à envoyer à la DVE est disponible ici .

Vente de nourriture

Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la DVE notamment pour avoir un raccordement élec de la DPI (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

Barbecues

Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Charlotte Periand. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

Pots de départements

Il vous faut obtenir l'autorisation de la DVE et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool. Enfin, un seul pot par département et par an est autorisé.

Vente d'alcool

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345

Bar temporaire public

Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

Bar temporaire privé

Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

Cas des assos sportives

Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

Quelques remarques

Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que cette affiche soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

Ressources

Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA sur portail VA : https://portail.asso-insa-lyon.fr/resources/28