Bilan moral et financier

En fin de mandat le bureau sortant doit traditionnellement présenter son bilan à l'ensemble des membres rassemblés en assemblée générale. Ce bilan permet de faire un point annuel sur l'état et les projets de l'association. Il permet aussi de clôturer le budget proprement et de faire des comparaisons annuelles.

La transparence des activités d'une association et une notion très importante. Le bilan permet de justifier la bonne gestion de l'association à l'ensemble des partenaires à qui vous devez rendre des comptes, il sert aussi à garder une trace dans les archives sur lesquelles les futurs bureaux pourront s'appuyer. Attention, le bilan publique peut rester succin, il est recommandé par contre de rédiger une "bible" exhaustive pour guider le bureau entrant.

Le cas des associations INSA

En signant la charte VA et en étant domiciliées à l'INSA, toutes les associations de l'école s'engagent à transmettre chaque année un bilan annuel à l'INSA (DAVEA) et au CVA. En réalité, l'exercice est très libre et peu encadré : toute forme de bilan est accepté. Chaque association a ses pratiques et habitudes. Certaines transmettent le bilan envoyé à leurs sponsors et partenaires (parfois très visuel, avec infographies...) d'autres transmettent le bilan adressé par le président aux membres (plus cru et privé).

--> L'important c'est de prendre un moment pour faire le point, regarder en arrière sur l'année écoulée, et transmettre quelque chose au CVA et à l'INSA. (En le déposant dans le dossier portail VA dédié ! pas uniquement par mail sinon ça ne sera pas consigné !)

Certains étudiants trouvent que le CVA est particulièrement casse-pied chaque année en demandant ces bilans mais ne le faites pas que pour nous ! Envoyez le aussi à vos partenaires (même si ils ne l'ont pas exigé dans le cadre d'une demande de sub) ils apprécieront cette transparence, voilà quelques idées :

• l'AS ;
• le service culturel ;
• les responsables et les secrétaires de votre département ;
• la DirCom ;
• la cellule DDRS ;
• vos entreprises partenaires ;
• Villeurbanne...

En cas de subventions du CVA :

Les associations INSA ayant reçu une subvention CVA ont certaines contraintes supplémentaires à respecter :

• Envoyer un bilan avant le 31 Juillet --> pour permettre au CVA de lire un maximum de bilans et valider les deuxièmes versements le plus rapidement possible.
• Faire un retour plus précis sur les projets subventionnés, joindre les factures les plus importantes qui justifient que la subvention a bien servi à financer des choses.

Conseils de rédaction et de contenu

Les bilans financiers et moraux peuvent être un seul et même document, certains envoient directement un export de leur tableur de gestion de budget, l'important est de retrouver le contenu essentiel.

Le bilan financier

Il reprend le budget prévisionnel de l’association, à la différence que les chiffres cette fois-ci sont ceux réellement obtenus. Ce fonctionnement est bénéfique car le budget prévisionnel de l'année suivante se basera dessus donc c'est intéressant d'avoir un document qui compare le prévisionnel et le réalisé. Un template est téléchargeable ici.

Pas besoin de falsifier un bénéfice ou un déficit, tous les organismes qui vous suivent sont à même de comprendre un résultat exceptionnel si celui-ci est explicité, alors que la falsification peut avoir des conséquences désastreuses sur la confiance que le CVA ou la direction auront en vos successeurs et sur l’avenir de l’asso.

On attend dans un bilan financier :

• Coûts totaux réels de l'asso
• Recettes totales réelles de l'asso
• Coûts totaux réels par projet/événement avec, pour chaque, un sous-total des dépenses : communication, transport, alimentaire, animations, matériels...
• Recettes totales par projet/événement/subventions…

Pensez à faire une section avec les frais de fonctionnement généraux de l’asso séparée du reste avec les cotisations, les frais d’assurance, les investissements pour le local...

Un bon bilan financier n'est pas uniquement un tableau rempli de chiffres, il faut garder en tête qu'il va être consulté par des personnes extérieurs au bureau de l'asso. Ajoutez donc des commentaires ou des précisions à certaines lignes si nécessaires. Si l'écart entre un prévisionnel et un réel est important (disons, plus de 30% de différence), expliquez pourquoi.

Par exemple, si vous aviez prévu 1000€ pour un projet mais dépensé seulement 700€  parce que vous n’avez pas eu besoin d'un truc prévu initialement, il faut le préciser. C'est normal d'avoir des différences, et c'est aussi normal de savoir les expliquer. Sinon c'est qu'il y a embrouille. Si c'est la raison est plus compliquée vous pouvez renvoyer vers le bilan moral.

Bilan moral

Très important, le bilan moral d’un mandat permet de garder une trace de ce qui a été fait, et surtout de ce qu’il reste à faire !

Il résume l'année en partant des différents projets prévus en début de mandat, puis explicite leurs déroulements et les difficultés rencontrées.

Enfin, il finit sur ce qui n’a pas pu être fait, et les points à améliorer. Ces derniers peuvent porter sur les projets eux-mêmes, mais également sur l’association en général:  l’ambiance, le mode de recrutement, la communication...

Il vous sert en interne à laisser une trace de ce que vous avez fait à vos successeurs et pour la direction et le CVA à comprendre vos difficultés pour pouvoir mieux accompagner l’association l’année suivante.

Il peut être construit ainsi :

• Une intro résumant l'activité générale de votre asso et les gros moments de l'année
• Le nombre de membres en début et fin de l'année. Vous pouvez développer un peu plus si vous voulez en donnant quelques stats sur le départ de provenance des membres, en quelle année vous avez réussi à les recruter. Vous pouvez également préciser s'ils viennent de l'extérieur de l’INSA. C'est LE moment de mettre la diversité de votre asso en avant.
• Quelques lignes pour chaque projet/événement mené, décrivant leur réussite (ou pas, ça arrive), avec le coût réel total du projet/événement (doit être le même que dans le bilan financier of course).
• Des propositions d'amélioration et recommandations pour le prochain bureau.
• Une conclusion globale qui traduit ce que vous pensez du déroulement global de l'année et éventuellement ouvrez sur ce qui est prévu l'année d'après.

Vous pouvez ajouter des détails de dépenses ou toute autre chose que vous jugez utiles.

Pas la peine d'essayer de nous entuber, n’oubliez pas que nous avons demandé des subs et rédigé des bilans avant vous, on connait les magouilles, et on apprécie d'autant plus l'honnêteté.

Si votre année était pourrie, dites le, ça nous permettra justement de trouver comment vous aider à l'avenir, et ça n'influera pas notre jugement de façon nuisible !