Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

Les subventions CVA, sont destinées à financer les activités des associations INSA. Chaque année, environ 80 000€ sont distribués à une cinquantaine d’associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2024-2025.

Sommaire

• 1Répartition
• 2Prérequis pour toute demande
• 3Critères étudiés pour toute demande de subvention

• 3.1Introduction
• 3.2Présentation des projets
• 3.3En annexe
• 3.4Critères
• 3.5Projets non subventionnés
• 3.6Seuil maximal d'attribution

• 3.6.1Cas particuliers

• 3.7Le budget prévisionnel

• 4Attribution
• 5Engagement
• 6Résultats années précédentes

Répartition

Le budget du conseil de la vie associative vient principalement des ventes de cartes VA  ainsi que de la Fondation INSA qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

• 1re vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

• 2e vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Si votre projet a lieu juste avant une attribution, vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler.

Prérequis pour toute demande

Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis  :  

• Dépôt du dossier à temps (le plus tard le : à venir)
• Rubrique Vue Générale à jour sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)
• Rubrique Mandat à jour
• Attestation d’assurance déposée sur Portail VA
• Statuts de l’association à jour et déposés
• Chartes VA, Communication et Enviro signées et déposées sur PortailVA
• RIB à jour et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
• Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2023-2024 déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande de subvention.

Normalement tout cela doit être déjà en ligne et il ne vous reste plus qu'une chose à faire pour candidater :

• Téléverser votre dossier de subvention dans le dossier Subventions CVA/Session 2024-2025 - 1ère vague (ou 2ème vague pour les demandes du second semestre)

Dossier de subvention

Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

Introduction

• Une page  de garde avec nom de l'asso, logo, auteur·ices, date de dernière édition du document

• Une page de table des matières, idéalement avec liens cliquables
• Une introduction en  5-10 lignes max qui résume la demande avec un tableau (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
• Courte présentation de l’association (But de l’asso, conditions d’adhésion, évènements majeurs, actions enviro, tarifs VA)
• Présentation du fonctionnement interne (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
• Explication du statut de membre et quelques stats sur vos adhérent·es (combien de membres, INSA/hors-INSA, éventuellement départements etc.)
• Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos des événements de votre asso.

Présentation des projets

Nous vous demandons de présenter

- rapidement, vos autres activités principales sur l’année

- en détail, chacun des projets pour lesquels vous demander une subvention

Lors de la présentation de chacun de vos projets subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :  

• Présentation générale du projet : qu’est-ce que le projet ? qui pourra en profiter (nombre de personnes, adhérent·es ou tout le monde sur le campus...) ? S’est-il déjà fait les années précédentes ?
• Combien vous demandez au CVA, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
• Un budget prévisionnel détaillé de l’événement doit être fourni.

Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple). Une demande sans justificatif sera refusée (sauf cas spécial discuté avec le CVA). En cas d’achat d’occasion, vous pouvez rédiger un document comme celui-ci (modele_attestation_de_vente.pdf).

Mettez bien ces justificatifs à la suite de la présentation du projet correspondant (s’ils sont trop longs, vous pouvez éventuellement en mettre une partie seulement et les laisser entiers en annexe).

• Impact environnemental  : le but n’est pas de prouver que vous êtes parfait·es, mais simplement de montrer que vous vous rendez compte de l’impact écologique de votre projet. Bien sûr, les actions et idées pour le réduire seront valorisées.
• Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations, il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

Annexes

ll est impératif de fournir un budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier.  Ce bilan doit être à l’équilibre : dépenses = recettes, plus de détails ci-dessous.

Oral de subvention

Les 9 membres du CVA lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour éviter les conflits d’intérêt. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a  jusqu’à 30 minutes pour présenter son projet avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. Si vous n’avez pas besoin des 30 minutes, n’hésitez pas à faire plus court tant que les informations nécessaires sont présentes.

Critères

Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :  

• Nombre de membres actif·ves et  adhérent·es
• Nombre de personnes touchées par les activités de l’association
• Dynamisme de l’association (activités et présence sur l’année)
• Pérennité  de l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
• Un tarif différencié VA est obligatoire (sauf cas particulier expliqué)

L'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement des subventions.

• Ouverture sociale INSA : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) ne sont pas prioritaires ;
• Viabilité du projet et  rigueur  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications. Notre but est de vous aider, et l’honnêteté est toujours appréciée. Une entourloupe serait notée dans vos dossier CVA et ce serait dommage que votre asso en pâtisse.

Projets non subventionnés

En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA ne subventionne pas :  

• Les frais de communication de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, etc.
• Les frais alimentaires (si c’est l’objet même du projet (ex : Le Culinarium), c’est à discuter en amont avec le CVA);
• Les événements trop bénéficiaires organisés pour récolter des fonds,

• Les projets usuels ou hors campus des associations de département ou de filière : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles
• Les voyages d'assos (si le but même de l’association dépend de ce voyage, et qu’il y aura des retombées sur le campus, alors à discuter en amont avec le CVA)
• Les transports à fort impact carbone. Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble
• Les goodies, en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique
• Les frais de fonctionnement et teambuildings de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet qui respectent les critères ci-dessus. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

Seuil maximal d'attribution

On définit le seuil maximum d’attribution SAM comme étant la somme maximale qu’une association peut demander à une vague de subvention. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts subventionnables sur les deux vagues de subvention, selon les règles suivantes (vous trouverez un tableau d’exemples ci-dessous, n’hésitez pas à contacter votre réf VA en cas de doute) :

Pour le S1 :  

• Si la demande est <750€, vous pouvez demander 100% du montant subventionnable
• Si la demande est >750€, vous pouvez demander maximum 33% du montant subventionnable

Pour le S2 (sans demande de subvention effectuée au S1) :  

• Si la demande est <750€, vous pouvez demander 100% du montant subventionnable
• Si la demande est >750€, vous pouvez demander maximum 33% du montant subventionnable

Pour le S2 (avec demande de subvention effectuée au S1) :  

• Si la somme des demandes S1+S2 est <750€, vous pouvez demander 100% du montant subventionnable du S2
• Si la somme des demandes S1+S2 est >750€ : le CVA subventionne 33% du S1+S2

Soyez malin·es : ne demandez jamais un total S1+S2 entre 750€ et 2250€ ! Il est plus rentable alors de plafonner votre demande à 750€ pour pouvoir en demander 100% plutôt que de devoir appliquer un facteur 33% ! Vous en avez parfaitement le droit.

Le SAM est défini de telle manière que l’association soit incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

Cas particuliers

Vous pouvez demander une subvention supérieure au seuil maximal d’attribution pour un projet si :

• Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une subvention de démarrage (ne pas confondre avec fonds de roulement)
• Il s’agit d’une demande pour le pool des assos, du matériel utile à toutes les assos financé par le CVA à 100% (voir la page du pool). Les frais de livraison sont aussi payés par le CVA, alors présentez-les nous également !
• Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
• Votre association souhaite nous présenter un projet nouveau, inédit. Celui-ci rentre dans la catégorie de notre financement tremplin : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Tableau d’exemples du seuil d’attribution maximal :

Montant subventionnable demandé - vague 1 (Somme de tous les projets subventionnés)	Seuil maximal d’attribution – vague 1	Montant subventionnable demandé - vague 2	Seuil maximal d’attribution – vague 2
400	400 <750 donc 400	200	400+200=600 <750 donc 600
600	600 <750 donc 600	200	600+200=800 >750 Le CVA subventionne maximum 33% de 800€ sur l’année.   Donc 264€. Or 600€ ont déjà été donnés donc 0.
200	200 <750 donc 200	600	600+200=800 >750 Le CVA subventionne maximum 33% de 800€ sur l’année.   Donc 264€. 200€ ont déjà été donnés donc 64.
1000	1000 >750 donc 33% de 1000 = 330	2000	2000 >750 donc 33% de 2000 = 660.
3000	3000 >750 donc 33% de 3000 = 990	300	3000+300=3300 >750 33% de 3300=1089 1089-990=99.
300	300 <750 donc 300	3000	3000+300=3300 >750 33% de 3300=1089   Le CVA subventionne maximum 1089€ sur l’année. 1089-300=789.
1000	1000 >750 donc 33% de 1000 = 330	200	1000+200=1200 >750 33% de 1200 = 400 Le CVA subventionne maximum 400€ sur l’année. 400-330=70€. Donc 70. 3
200	200 <750 donc 200	1000	1000+200=1200 >750 33% de 1200 = 400 Le CVA subventionne maximum 400€ sur l’année. 400-200=200

Le budget prévisionnel

En annexe, déposez le ​BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL à jour. Celui-ci vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes (des templates se trouvent dans cet article) :

• Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
• Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement avec des sous-catégories qui ont du sens pour le projet/événement

• Ce qui n’est pas subventionnable doit apparaître dans une sous-catégorie séparée (par exemple communication, alimentaire...)
• La somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total subventionnable du projet/événement.

Remarque 1 : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

Remarque 2 : si votre demande concerne la seconde vague, merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel originel.

Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro pile en cas normal. Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors plusieurs cas de figure :

• Soit vous êtes en négatif et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
• Soit vous êtes en négatif et c'est involontaire. Ce n'est pas normal et votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
• Soit vous êtes en positif et c'est involontaire. Vérifier que vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention aussi importante.
• Soit vous êtes en positif et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA. Ou alors, vous avez besoin de reconstituer un matelas financier, par exemple parce que vous venez de créer l’asso ou que vous avez encaissé un fort négatif imprévu les années précédentes. Dans tous les cas, c’est à justifier lors de votre demande.

Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.  

Attribution

Lorsque toutes les auditions sont passées, le CVA se réunit en plénière pour évaluer chaque demande. Les personnes qui ont auditionné les associations présentent les projets et leur avis. Une délibération plus ou moins longue s’ensuit. L’attribution est validée à la majorité -1 votes pour. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre, de la même façon qu’iel n’a pas pu auditionner l’association. Etre membre d’une association est bien sûr un conflit d’intérêt par défaut.

Le CVA dépose une fiche retour sur PortailVA qui permet à l’association de s’améliorer pour l’année suivante.

Appel

A l’annonce des résultats (paragraphe suivant), le CVA présente également la procédure d’appel. Généralement, l’association doit faire sa demande d’appel par mail à [[1]] sous 2 semaines. Un nouvel oral est organisé, avec le maximum de membres du CVA possible. L’association est encouragée à apporter de nouveaux justificatifs et prendre en compte les remarques faites au premier oral.

Engagement

Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'AG VA suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour signer le protocole de versement des subventions (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le bilan moral et financier de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut demander le versement immédiat d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa communication (logo). N’hésitez pas à remercier la VA dans vos discours, ça fait toujours plaisir.