Passation administrative - Historique des versions

Resp-VA le 1 septembre 2025 à 09:26

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	~~'''[L'article est en cours de rédaction]'''~~

	C'est la fin de votre mandat et un nouveau bureau doit être élu et prendre ses fonctions ? Tu te poses plein de questions sur comment tu dois t'occuper de ça administrativement ? Cet article s'adresse à des bureaux sortants comme à des entrants.		C'est la fin de votre mandat et un nouveau bureau doit être élu et prendre ses fonctions ? Tu te poses plein de questions sur comment tu dois t'occuper de ça administrativement ? Cet article s'adresse à des bureaux sortants comme à des entrants.

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	En effet un membre peut-être représenté par procuration, c'est à dire qu'en cas d'absence ce dernier, son vote peut être donné à un autre membre de l'association. La procuration doit être définie dans vos statuts ou votre règlement intérieur pour qu'elle puisse être valide. C'est un document qui doit souvent être remis à votre Secrétaire Générale, il doit être conservé car c'est la preuve que la personne peut voter deux fois (une fois pour elle, une fois pour la personne qu'elle représente). En général une personne ne peut en représentée qu'une seule (voir vos statuts).		En effet un membre peut-être représenté par procuration, c'est à dire qu'en cas d'absence ce dernier, son vote peut être donné à un autre membre de l'association. La procuration doit être définie dans vos statuts ou votre règlement intérieur pour qu'elle puisse être valide. C'est un document qui doit souvent être remis à votre Secrétaire Générale, il doit être conservé car c'est la preuve que la personne peut voter deux fois (une fois pour elle, une fois pour la personne qu'elle représente). En général une personne ne peut en représentée qu'une seule (voir vos statuts).

	Revenons sur les votes. Si tout se fait en présentiel, il vous suffit de prévoir des feuilles et des stylos, et d'effectuer un dépouillement. Rien de complexe. Cependant si cela se fait en ligne, comme tout à l'heure il faut que cela soit spécifié ou ~~(DEMANDER A PY POUR L'AUTORISATION DES VOTES EN LIGNES)~~ il faudra que vous prévoyez par exemple des Googles forms, des Lime surveys... tout formulaire vous permettant de faire voter vos membres à distance. Faites attention vos formulaires de votes doivent pouvoir empêcher les membres de voter plusieurs fois et permettre à ceux qui ont une procuration de voter 2 fois. Les exports Excel de vos votes sont à conserver car ils sont une preuve des résultats.		Revenons sur les votes. Si tout se fait en présentiel, il vous suffit de prévoir des feuilles et des stylos, et d'effectuer un dépouillement. Rien de complexe. Cependant si cela se fait en ligne, comme tout à l'heure il faut que cela soit spécifié ou il faudra que vous prévoyez par exemple des Googles forms, des Lime surveys... tout formulaire vous permettant de faire voter vos membres à distance. Faites attention vos formulaires de votes doivent pouvoir empêcher les membres de voter plusieurs fois et permettre à ceux qui ont une procuration de voter 2 fois. Les exports Excel de vos votes sont à conserver car ils sont une preuve des résultats.

	Voilà normalement tout est prêt administrativement pour faire votre AG.		Voilà normalement tout est prêt administrativement pour faire votre AG.
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	Il vous reste ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est inscrite pour renseigner le nouveau responsable Légal (le/la Président.e). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.		Il vous reste ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est inscrite pour renseigner le nouveau responsable Légal (le/la Président.e). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.

	Evidemment parmi ces sites, il y a Portail VA, le site qui rassemble toutes les associations de l'INSA de Lyon. Il faudra y mettre tous les documents demandés et mettre fin au mandat du précédent bureau pour mettre le nouveau. Parmi les documents demandés, il y a le PV et le récépissé, le contrat de votre assurance ~~[A COMPLÉTER ?]~~. Il faudra aussi que l'ancien bureau y dépose le [[bilan moral et financier]] qui est une obligation légale d'une part auprès de tous les acteurs avec qui vous travaillez mais aussi d'autre part pour le CVA qui ne vous versera la deuxième partie de la subvention qu'après étude de ces bilans.		Evidemment parmi ces sites, il y a Portail VA, le site qui rassemble toutes les associations de l'INSA de Lyon. Il faudra y mettre tous les documents demandés et mettre fin au mandat du précédent bureau pour mettre le nouveau. Parmi les documents demandés, il y a le PV et le récépissé, le contrat de votre assurance. Il faudra aussi que l'ancien bureau y dépose le [[bilan moral et financier]] qui est une obligation légale d'une part auprès de tous les acteurs avec qui vous travaillez mais aussi d'autre part pour le CVA qui ne vous versera la deuxième partie de la subvention qu'après étude de ces bilans.

	*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.		*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.

Kdorel2 le 12 août 2025 à 09:59

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	Après cela, le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à contacter les différentes instances qui ont besoin de connaître les changements de bureau.		Après cela, le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à contacter les différentes instances qui ont besoin de connaître les changements de bureau.

	Tout d'abord le plus urgent c'est la banque. En effet, elle va avoir besoin des nouvelles coordonnées des membres du bureau qui seront signataires du compte (en général, Président.e et Trésorier/ère). Elle aura aussi besoin du PV, voir du récépissé. Dans tous les cas, la banque vous indiquera les documents à fournir et vous demandera de venir les rencontrer directement. Cela vous permettra donc pour la suite de pouvoir engager des dépenses pour l'association mais aussi de libérer l'ancien bureau de la charge légale du compte bancaire. <blockquote>La préfecture mets parfois plus d'un mois à envoyer le récépissé. Il arrive qu'ils acceptent de changer le dépositaire du compte avec uniquement le PV de changement de bureau mais pour cela il faut insister et connaitre le banquier. </blockquote>Contactez ensuite votre assurance. Premièrement, vous devez que le contrat correspond bien à ce que vous vouliez et qu'il couvre votre local (si vous en avez un) et vos membres. Deuxièmement, cela permet de leur faire part du changement de bureau. Comme pour la banque, des documents pour prouver le changement de bureau vous seront potentiellement demandés. Globalement rien de plus de ce côté là, c'est assez rapide.		Tout d'abord le plus urgent c'est la banque. En effet, elle va avoir besoin des nouvelles coordonnées des membres du bureau qui seront signataires du compte (en général, Président.e et Trésorier/ère). Elle aura aussi besoin du PV, voir du récépissé. Dans tous les cas, la banque vous indiquera les documents à fournir et vous demandera de venir les rencontrer directement. Cela vous permettra donc pour la suite de pouvoir engager des dépenses pour l'association mais aussi de libérer l'ancien bureau de la charge légale du compte bancaire. <blockquote>La préfecture mets parfois plus d'un mois à envoyer le récépissé. Il arrive qu'ils acceptent de changer le dépositaire du compte avec uniquement le PV de changement de bureau mais pour cela il faut insister et connaitre le banquier. </blockquote>Contactez ensuite votre assurance. Premièrement, vous devez vérifier que le contrat correspond bien à ce que vous vouliez et qu'il couvre votre local (si vous en avez un) et vos membres. Deuxièmement, cela permet de leur faire part du changement de bureau. Comme pour la banque, des documents pour prouver le changement de bureau vous seront potentiellement demandés. Globalement rien de plus de ce côté là, c'est assez rapide.

	Il vous reste ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est inscrite pour renseigner le nouveau responsable Légal (le/la Président.e). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.		Il vous reste ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est inscrite pour renseigner le nouveau responsable Légal (le/la Président.e). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.

Pierre-Yves Tardieu le 13 décembre 2021 à 16:57

2021-12-13T16:57:59Z

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	Après cela, le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à contacter les différentes instances qui ont besoin de connaître les changements de bureau.		Après cela, le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à contacter les différentes instances qui ont besoin de connaître les changements de bureau.

	Tout d'abord le plus urgent c'est la banque. En effet elle va avoir besoin des nouvelles coordonnées des membres du bureau qui seront signataires du compte (en général, Président.e et Trésorier/ère). Elle aura aussi besoin du PV, ~~voire~~ du récépissé. Dans tous les cas, la banque vous indiquera les documents à fournir et vous demandera de venir les rencontrer directement. Cela vous permettra donc pour la suite de pouvoir engager des dépenses pour l'association mais aussi de libérer l'ancien bureau de la charge légale du compte bancaire.		Tout d'abord le plus urgent c'est la banque. En effet, elle va avoir besoin des nouvelles coordonnées des membres du bureau qui seront signataires du compte (en général, Président.e et Trésorier/ère). Elle aura aussi besoin du PV, voir du récépissé. Dans tous les cas, la banque vous indiquera les documents à fournir et vous demandera de venir les rencontrer directement. Cela vous permettra donc pour la suite de pouvoir engager des dépenses pour l'association mais aussi de libérer l'ancien bureau de la charge légale du compte bancaire. <blockquote>La préfecture mets parfois plus d'un mois à envoyer le récépissé. Il arrive qu'ils acceptent de changer le dépositaire du compte avec uniquement le PV de changement de bureau mais pour cela il faut insister et connaitre le banquier. </blockquote>Contactez ensuite votre assurance. Premièrement, vous devez que le contrat correspond bien à ce que vous vouliez et qu'il couvre votre local (si vous en avez un) et vos membres. Deuxièmement, cela permet de leur faire part du changement de bureau. Comme pour la banque, des documents pour prouver le changement de bureau vous seront potentiellement demandés. Globalement rien de plus de ce côté là, c'est assez rapide.

	Contactez ensuite votre assurance. Premièrement, vous devez que le contrat correspond bien à ce que vous vouliez et qu'il couvre votre local (si vous en avez un) et vos membres. Deuxièmement, cela permet de leur faire part du changement de bureau. Comme pour la banque, des documents pour prouver le changement de bureau vous seront potentiellement demandés. Globalement rien de plus de ce côté là, c'est assez rapide.

	Il vous reste ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est inscrite pour renseigner le nouveau responsable Légal (le/la Président.e). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.		Il vous reste ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est inscrite pour renseigner le nouveau responsable Légal (le/la Président.e). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.

	Evidemment parmi ces sites, il y a Portail VA, le site qui rassemble toutes les associations de l'INSA de Lyon. Il faudra y mettre tous les documents demandés et mettre fin au mandat du précédent bureau pour mettre le nouveau. Parmi les documents demandés, il y a le PV et le récépissé, le contrat de votre assurance [A COMPLÉTER ?]. Il faudra aussi que l'ancien bureau y dépose le [[bilan moral et financier]] qui est une obligation légale d'une part auprès de tous les acteurs avec qui vous travaillez mais aussi d'autre part pour le CVA qui ne vous versera la deuxième partie de la subvention qu'après étude de ces bilans.~~<br />~~		Evidemment parmi ces sites, il y a Portail VA, le site qui rassemble toutes les associations de l'INSA de Lyon. Il faudra y mettre tous les documents demandés et mettre fin au mandat du précédent bureau pour mettre le nouveau. Parmi les documents demandés, il y a le PV et le récépissé, le contrat de votre assurance [A COMPLÉTER ?]. Il faudra aussi que l'ancien bureau y dépose le [[bilan moral et financier]] qui est une obligation légale d'une part auprès de tous les acteurs avec qui vous travaillez mais aussi d'autre part pour le CVA qui ne vous versera la deuxième partie de la subvention qu'après étude de ces bilans.

	*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.		*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.

Camcamdev : Correction des fautes d'orthographe, et reformulation d'une ou deux phrases trop floues pour être claires pour tous les lecteurs

2020-05-09T12:29:42Z

Correction des fautes d'orthographe, et reformulation d'une ou deux phrases trop floues pour être claires pour tous les lecteurs

Gwenael.martin le 7 mai 2020 à 15:55

2020-05-07T15:55:47Z

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	'''[L'article est en cours de rédaction]'''		'''[L'article est en cours de rédaction]'''

	C'est la fin de votre mandat et un nouveau bureau doit être élu puis doit prendre ses fonctions ? Tu te poses plein de questions sur comment tu dois t'occuper de ça administrativement ? ~~Voilà donc les étapes et quelques conseils sur comment faire~~.		C'est la fin de votre mandat et un nouveau bureau doit être élu puis doit prendre ses fonctions ? Tu te poses plein de questions sur comment tu dois t'occuper de ça administrativement ? Cet article s'adresse à des bureaux sortants comme à des entrants.

	=== 1. Organiser l'Assemblée Générale Ordinaire ===		Voilà donc les étapes et quelques conseils sur comment faire.

			===1. Organiser l'Assemblée Générale Ordinaire===
	L'assemblée générale ordinaire (AG) est une assemblée souvent annuelle qui est défini dans vos statuts. Durant cette AG, l'ancien bureau présente à tous ses membres ses bilans annuels, c'est à dire son [[bilan moral et financier]] qui rendent compte de l'état de l'association. Un nouveau bureau est ensuite élu mais on y reviendra en détail. Dans tous les cas tous les membres doivent être convoqués à cette assemblée en général deux semaines avant la date donnée et par mail en général (à voir dans vos statuts pour le délai et la manière de convocation évidemment). A cette convocation un Ordre du Jour (ODJ) doit y être attaché. Cette ODJ statuera de tous les points qui seront abordées durant votre assemblée (présentation et vote des bilans, élection du nouveau bureau...). Certains points sont obligatoire (comme la présentation et le vote des bilans) d'autres sont mentionnées dans [[Créer une association INSA\|vos statuts et votre règlement intérieur]]. Voilà vous avez maintenant une idée de comment préparer et organiser une AG ordinaire. N'oubliez pas de prévoir un endroit ou la faire (amphi, local, salle de cours..). Cette démarche est bien obligatoire et vous permettra de préparer votre assemblée générale au mieux.		L'assemblée générale ordinaire (AG) est une assemblée souvent annuelle qui est défini dans vos statuts. Durant cette AG, l'ancien bureau présente à tous ses membres ses bilans annuels, c'est à dire son [[bilan moral et financier]] qui rendent compte de l'état de l'association. Un nouveau bureau est ensuite élu mais on y reviendra en détail. Dans tous les cas tous les membres doivent être convoqués à cette assemblée en général deux semaines avant la date donnée et par mail en général (à voir dans vos statuts pour le délai et la manière de convocation évidemment). A cette convocation un Ordre du Jour (ODJ) doit y être attaché. Cette ODJ statuera de tous les points qui seront abordées durant votre assemblée (présentation et vote des bilans, élection du nouveau bureau...). Certains points sont obligatoire (comme la présentation et le vote des bilans) d'autres sont mentionnées dans [[Créer une association INSA\|vos statuts et votre règlement intérieur]]. Voilà vous avez maintenant une idée de comment préparer et organiser une AG ordinaire. N'oubliez pas de prévoir un endroit ou la faire (amphi, local, salle de cours..). Cette démarche est bien obligatoire et vous permettra de préparer votre assemblée générale au mieux.

	Dans le cas où cela ne pourrait pas se tenir en présentiel. Une assemblée en ligne peut se tenir si rien n'est spécifié en particulier dans vos statuts ou si justement cela est autorisé par vos statuts.		Dans le cas où cela ne pourrait pas se tenir en présentiel. Une assemblée en ligne peut se tenir si rien n'est spécifié en particulier dans vos statuts ou si justement cela est autorisé par vos statuts.

	=== 2. Prévoir les votes et les procurations ===		===2. Prévoir les votes et les procurations===
	Pour finir de préparer votre assemblée, il va falloir que vous vous intéressiez à la façon de voter de votre association et à son quorum car c'est ce qui va définir la validation des décisions prises pendant votre assemblée. En effet les statuts de votre association peut imposer que certains votes soient à main levée ou à bulletin secret. De plus le quorum impose à votre association un nombre de présence minimale à votre assemblée pour qu'une décision puisse être valide. Il faut donc bien insister pour que vos membres soient présent ou représentés.		Pour finir de préparer votre assemblée, il va falloir que vous vous intéressiez à la façon de voter de votre association et à son quorum car c'est ce qui va définir la validation des décisions prises pendant votre assemblée. En effet les statuts de votre association peut imposer que certains votes soient à main levée ou à bulletin secret. De plus le quorum impose à votre association un nombre de présence minimale à votre assemblée pour qu'une décision puisse être valide. Il faut donc bien insister pour que vos membres soient présent ou représentés.

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	Voilà normalement tout est prêt administrativement pour faire votre AG.		Voilà normalement tout est prêt administrativement pour faire votre AG.

	=== 3. Rédiger le Procès Verbal (PV) et faire le changement de bureau ===		===3. Rédiger le Procès Verbal (PV) et faire le changement de bureau===
	Un article explique déjà bien ce que doit contenir un procès verbal ([[Préfecture\|lien]]). C'est un document qui est obligatoire et qui est un peu comme "un compte-rendu" de l'assemblée. Il doit statuer de votre ordre du jour faire la liste des présents, absents, représentés. Il doit faire la liste des décisions votées pendant votre AG et leur résultat. Il est important que ce document soit signé par au moins deux membres du bureau sortant qui atteste donc de sa validité. Vous pouvez aussi le faire signer par le bureau entrant (Je ne sais pas si cela est obligatoire) je le recommande car comme ça vous avez l'accord des deux bureaux que le document est conforme. Ce document est la preuve officielle des décisions prises dans l'association, il doit être rédigé donc ici dans le cas d'un changement de bureau mais aussi à n'importe quelle moment de l'année si par exemple vous devez faire changer vos statuts.		Un article explique déjà bien ce que doit contenir un procès verbal ([[Préfecture\|lien]]). C'est un document qui est obligatoire et qui est un peu comme "un compte-rendu" de l'assemblée. Il doit statuer de votre ordre du jour faire la liste des présents, absents, représentés. Il doit faire la liste des décisions votées pendant votre AG et leur résultat. Il est important que ce document soit signé par au moins deux membres du bureau sortant qui atteste donc de sa validité. Vous pouvez aussi le faire signer par le bureau entrant (Je ne sais pas si cela est obligatoire) je le recommande car comme ça vous avez l'accord des deux bureaux que le document est conforme. Ce document est la preuve officielle des décisions prises dans l'association, il doit être rédigé donc ici dans le cas d'un changement de bureau mais aussi à n'importe quelle moment de l'année si par exemple vous devez faire changer vos statuts.

	Voilà votre assemblée est fini et tout c'est bien passée. Rédigez donc bien votre Procès verbal, faite le relire et signer par les concernés. Maintenant il faut que cette décision soit établi et accepté en préfecture. Pour cela je vous renvoie au même lien que précédemment, il y a déjà quelques informations. Je rajouterai que la démarche peut se faire entièrement en ligne si vous avez un espace pour votre association. Lancez la démarche qui se trouve sur ce [https://psl.service-public.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification lien] (concerne tout changement dans votre association pas forcément le bureau). il vous faudra les coordonnées de tous les nouveaux membres de votre bureau et il vous faudra mettre en ligne votre PV. Une fois la démarche terminée (normalement rien de sorcier cela se fait assez facilement, hésite pas à contacter un membre du CVA ou de l'ancien bureau en cas de soucis) il faut attendre que la préfecture revienne vers vous. Si il y a un problème il faudra refaire la démarche sinon tout sera bon et tu auras alors dans la section "Document", le Récépissé de Préfecture attestant la validation de vos décisions. C'est la preuve officiel qu'il faudra donner ~~à plusieurs instances~~ avec votre procès verbal (banque, CVA, assurance parfois...). Pensez donc bien à l'archiver pour ne pas le perdre.		Voilà votre assemblée est fini et tout c'est bien passée. Rédigez donc bien votre Procès verbal, faite le relire et signer par les concernés. Maintenant il faut que cette décision soit établi et accepté en préfecture. Pour cela je vous renvoie au même lien que précédemment, il y a déjà quelques informations. Je rajouterai que la démarche peut se faire entièrement en ligne si vous avez un espace pour votre association. Lancez la démarche qui se trouve sur ce [https://psl.service-public.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification lien] (concerne tout changement dans votre association pas forcément le bureau). il vous faudra les coordonnées de tous les nouveaux membres de votre bureau et il vous faudra mettre en ligne votre PV. Une fois la démarche terminée (normalement rien de sorcier cela se fait assez facilement, hésite pas à contacter un membre du CVA ou de l'ancien bureau en cas de soucis) il faut attendre que la préfecture revienne vers vous. Si il y a un problème il faudra refaire la démarche sinon tout sera bon et tu auras alors dans la section "Document", le Récépissé de Préfecture attestant la validation de vos décisions par la préfecture. C'est la preuve officiel qu'il faudra donner avec votre procès verbal à plusieurs instances (banque, CVA, assurance parfois...). Pensez donc bien à l'archiver pour ne pas le perdre.
	<br />
			=== 4. Changement de Responsable Légal ===
			Après cela le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à contacter les différentes instances qui ont besoin de connaître les changements de bureau.

			Tout d'abord le plus urgent c'est la banque. En effet ces derniers vont avoir besoin des nouvelles coordonnées des membres du bureau qui seront signataires du compte (en général, Président et Trésorier). Ils auront aussi besoin du PV voir du récépissé. La banque dans tous les cas vous indiquera les documents à fournir et vous demandera de venir les rencontrer directement. Cela vous permettra donc pour la suite de pouvoir engager des dépenses pour l'association mais aussi de libérer l'ancien bureau de la charge légal du compte bancaire.

			Contacter ensuite votre assurance. Premièrement pour vérifier que le contrat correspond bien à ce que vous voulait et qu'il couvre votre local (si vous en avez un) et vos membres. Deuxièmement pour leur faire part du changement de bureau, comme la banque ils peuvent potentiellement vous demander des documents pour prouver le changement de bureau. Globalement rien de plus de ce côté là c'est assez rapide.

			ils vous restent ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est inscrit pour renseigner le nouveau responsable Légal (le Président). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.

			Evidemment parmi ces sites, il y a Portail VA, le site qui rassemble les associations de l'INSA de Lyon. Il faudra y mettre tous les documents demandés et mettre fin au mandat du précédent bureau pour mettre le nouveau. Parmi les documents demandés, il y a le PV et le récépissé, le contrat de votre assurance [A COMPLÉTER ?]. Il faudra aussi que l'ancien bureau y dépose le [[bilan moral et financier]] qui est une obligation légale d'une part auprès de tous les acteurs avec qui vous travaillez mais aussi d'autre part pour le CVA qui ne vous versera la deuxième partie de la subvention qu'après étude de ces bilans.<br />

	*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.		*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.

Gwenael.martin : Ré-écriture de la page pour apporter plus de détails et répondre aux questions des assos sur la passation administrative. Article toujours en cours de rédaction

2020-05-07T10:29:56Z

Ré-écriture de la page pour apporter plus de détails et répondre aux questions des assos sur la passation administrative. Article toujours en cours de rédaction

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-En résumé, quelque soit le moment de l'année  il faudra réaliser certaines taches lors du changement de bureau :
+'''[L'article est en cours de rédaction]'''
-* Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
+C'est la fin de votre mandat et un nouveau bureau doit être élu puis doit prendre ses fonctions ? Tu te poses plein de questions sur comment tu dois t'occuper de ça administrativement ? Voilà donc les étapes et quelques conseils sur comment faire.
 * Comptabiliser les votes et rédiger un Procès Verbal officiel.
-* Envoyer les documents de passation à la [[préfecture]] (voir l'article dédié);
+=== 1. Organiser l'Assemblée Générale Ordinaire ===
-* Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
+L'assemblée générale ordinaire (AG) est une assemblée souvent annuelle qui est défini dans vos statuts. Durant cette AG, l'ancien bureau présente à tous ses membres ses bilans annuels, c'est à dire son [[bilan moral et financier]] qui rendent compte de l'état de l'association. Un nouveau bureau est ensuite élu mais on y reviendra en détail.  Dans tous les cas tous les membres doivent être convoqués à cette assemblée en général deux semaines avant la date donnée et par mail en général (à voir dans vos statuts pour le délai et la manière de convocation évidemment). A cette convocation un Ordre du Jour (ODJ) doit y être attaché. Cette ODJ statuera de tous les points qui seront abordées durant votre assemblée (présentation et vote des bilans, élection du nouveau bureau...). Certains points sont obligatoire (comme la présentation et le vote des bilans) d'autres sont mentionnées dans [[Créer une association INSA|vos statuts et votre règlement intérieur]]. Voilà vous avez maintenant une idée de comment préparer et organiser une AG ordinaire. N'oubliez pas de prévoir un endroit ou la faire (amphi, local, salle de cours..). Cette démarche est bien obligatoire et vous permettra de préparer votre assemblée générale au mieux.
 * Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
-* Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA notamment la composition du bureau;
+Dans le cas où cela ne pourrait pas se tenir en présentiel. Une assemblée en ligne peut se tenir si rien n'est spécifié en particulier dans vos statuts ou si justement cela est autorisé par vos statuts.
 * Le bureau sortant doit rédiger son [[bilan moral et financier]]

Pierre-Yves Tardieu : Page créée avec « En résumé, quelque soit le moment de l'année il faudra réaliser certaines taches lors du changement de bureau : * Organiser l'Assemblée Générale selon les modal... »

2020-05-01T13:20:28Z

Page créée avec « En résumé, quelque soit le moment de l'année il faudra réaliser certaines taches lors du changement de bureau : * Organiser l'Assemblée Générale selon les modal... »

Nouvelle page

En résumé, quelque soit le moment de l'année il faudra réaliser certaines taches lors du changement de bureau :

* Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
* Comptabiliser les votes et rédiger un Procès Verbal officiel.
* Envoyer les documents de passation à la [[préfecture]] (voir l'article dédié);
* Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
* Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
* Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA notamment la composition du bureau;
* Le bureau sortant doit rédiger son [[bilan moral et financier]]

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	'''[L'article est en cours de rédaction]'''		'''[L'article est en cours de rédaction]'''

	C'est la fin de votre mandat et un nouveau bureau doit être élu ~~puis doit~~ prendre ses fonctions ? Tu te poses plein de questions sur comment tu dois t'occuper de ça administrativement ? Cet article s'adresse à des bureaux sortants comme à des entrants.		C'est la fin de votre mandat et un nouveau bureau doit être élu et prendre ses fonctions ? Tu te poses plein de questions sur comment tu dois t'occuper de ça administrativement ? Cet article s'adresse à des bureaux sortants comme à des entrants.

	Voilà donc les étapes et quelques conseils sur comment faire.		Voilà donc les étapes et quelques conseils sur comment faire.

	===1. Organiser l'Assemblée Générale Ordinaire===		===1. Organiser l'Assemblée Générale Ordinaire===
	L'assemblée générale ordinaire (AG) est une assemblée souvent annuelle qui est ~~défini~~ dans vos statuts. Durant cette AG, l'ancien bureau présente à tous ses membres ses bilans annuels, c'est à dire son [[bilan moral et financier]] qui ~~rendent~~ compte de l'état de l'association. Un nouveau bureau est ensuite élu mais on y reviendra en détail. Dans tous les cas tous les membres doivent être convoqués à cette assemblée en général deux semaines avant la date donnée et par mail ~~en général~~ (à voir dans vos statuts pour le délai et la manière de convocation évidemment). A cette convocation un Ordre du Jour (ODJ) doit y être attaché. ~~Cette~~ ODJ statuera de tous les points qui seront ~~abordées~~ durant votre ~~assemblée~~ (présentation et vote des bilans, élection du nouveau bureau...). Certains points sont ~~obligatoire~~ (comme la présentation et le vote des bilans) d'autres sont ~~mentionnées~~ dans [[Créer une association INSA\|vos statuts et votre règlement intérieur]]. Voilà vous avez maintenant une idée de comment préparer et organiser une AG ordinaire. N'oubliez pas de prévoir un endroit ou la faire (amphi, local, salle de cours..). Cette démarche est bien obligatoire et vous permettra de préparer votre ~~assemblée générale~~ au mieux.		L'assemblée générale ordinaire (AG) est une assemblée souvent annuelle qui est définie dans vos statuts. Durant cette AG, l'ancien bureau présente à tous ses membres ses bilans annuels, c'est à dire son [[bilan moral et financier]] qui rend compte de l'état de l'association. Un nouveau bureau est ensuite élu mais on y reviendra en détail. Dans tous les cas, tous les membres doivent être convoqués à cette assemblée, en général deux semaines avant la date donnée et par mail (à voir dans vos statuts pour le délai et la manière de convocation évidemment). A cette convocation un Ordre du Jour (ODJ) doit être attaché. Cet ODJ statuera de tous les points qui seront abordés durant votre AG (présentation et vote des bilans, élection du nouveau bureau...). Certains points sont obligatoires (comme la présentation et le vote des bilans), et d'autres sont mentionnés dans [[Créer une association INSA\|vos statuts et votre règlement intérieur]]. Voilà, vous avez maintenant une idée de comment préparer et organiser une AG ordinaire. N'oubliez pas de prévoir un endroit où la faire (amphi, local, salle de cours...). Cette démarche est bien obligatoire et vous permettra de préparer votre AG au mieux.

	Dans le cas où cela ne pourrait pas se tenir en présentiel~~. Une~~ assemblée en ligne peut se tenir ~~si rien n'est~~ spécifié ~~en particulier~~ dans ~~vos statuts ou si justement cela est autorisé par~~ vos statuts.		Dans le cas où cela ne pourrait pas se tenir en présentiel, une assemblée en ligne peut se tenir, que ce soit autorisé ou non spécifié dans vos statuts.

	===2. Prévoir les votes et les procurations===		===2. Prévoir les votes et les procurations===
	Pour finir de préparer votre assemblée, il va falloir que vous vous intéressiez à la façon de voter de votre association et à son quorum car c'est ce qui va définir la validation des décisions prises pendant votre assemblée. En effet les statuts de votre association ~~peut~~ imposer que certains votes soient à main levée ou à bulletin secret. De plus le quorum impose à votre association un nombre de présence minimale à votre assemblée pour qu'une décision puisse être valide. Il faut donc bien insister pour que vos membres soient ~~présent~~ ou représentés.		Pour finir de préparer votre assemblée, il va falloir que vous vous intéressiez à la façon de voter de votre association et à son quorum car c'est ce qui va définir la validation des décisions prises pendant votre assemblée. En effet les statuts de votre association peuvent imposer que certains votes soient à main levée ou à bulletin secret. De plus, le quorum impose à votre association un nombre de présence minimale à votre assemblée pour qu'une décision puisse être valide. Il faut donc bien insister pour que vos membres soient présents ou représentés.

	En effet un membre peut-être représenté par procuration,c'est à dire qu'en cas d'absence ce dernier ~~peut donner~~ son vote à un autre membre de l'association. La procuration doit être ~~défini~~ dans vos statuts ou votre règlement intérieur pour qu'elle puisse être valide. C'est un document qui doit souvent être remis à votre Secrétaire Générale, il doit être conservé car c'est la preuve que la personne peut voter deux fois. En général une personne ne peut en représentée qu'une seule (voir vos statuts).		En effet un membre peut-être représenté par procuration, c'est à dire qu'en cas d'absence ce dernier, son vote peut être donné à un autre membre de l'association. La procuration doit être définie dans vos statuts ou votre règlement intérieur pour qu'elle puisse être valide. C'est un document qui doit souvent être remis à votre Secrétaire Générale, il doit être conservé car c'est la preuve que la personne peut voter deux fois (une fois pour elle, une fois pour la personne qu'elle représente). En général une personne ne peut en représentée qu'une seule (voir vos statuts).

	Revenons sur les votes~~, si~~ tout se fait en présentiel, il vous suffit de prévoir des feuilles et des stylos et d'effectuer un dépouillement ~~rien~~ de complexe. Cependant si cela se fait en ligne, comme tout à l'heure il faut que cela soit spécifié ou (DEMANDER A PY POUR L'AUTORISATION DES VOTES EN LIGNES) il faudra que vous prévoyez par exemple des ~~googles~~ forms, des ~~lime sruveys~~... tout formulaire vous permettant de faire voter vos membres à distance. Faites attention vos formulaires de votes doivent pouvoir empêcher les membres de voter plusieurs fois et permettre à ceux qui ont une procuration de voter 2 fois. Les exports ~~excel~~ de vos votes sont à conserver car ils sont une preuve des résultats.		Revenons sur les votes. Si tout se fait en présentiel, il vous suffit de prévoir des feuilles et des stylos, et d'effectuer un dépouillement. Rien de complexe. Cependant si cela se fait en ligne, comme tout à l'heure il faut que cela soit spécifié ou (DEMANDER A PY POUR L'AUTORISATION DES VOTES EN LIGNES) il faudra que vous prévoyez par exemple des Googles forms, des Lime surveys... tout formulaire vous permettant de faire voter vos membres à distance. Faites attention vos formulaires de votes doivent pouvoir empêcher les membres de voter plusieurs fois et permettre à ceux qui ont une procuration de voter 2 fois. Les exports Excel de vos votes sont à conserver car ils sont une preuve des résultats.

	Voilà normalement tout est prêt administrativement pour faire votre AG.		Voilà normalement tout est prêt administrativement pour faire votre AG.

	===3. Rédiger le Procès Verbal (PV) et faire le changement de bureau===		===3. Rédiger le Procès Verbal (PV) et faire le changement de bureau===
	Un article explique déjà bien ce que doit contenir un procès verbal ([[Préfecture\|lien]]). C'est un document qui est obligatoire et qui est un peu comme "un compte-rendu" de l'assemblée. Il doit statuer de votre ordre du jour faire la liste des présents, absents, représentés. Il doit ~~faire la liste des~~ décisions votées pendant votre AG et leur résultat. Il est important que ce document soit signé par au moins deux membres du bureau sortant qui ~~atteste~~ donc de sa validité. Vous pouvez aussi le faire signer par le bureau entrant (Je ne sais pas si cela est obligatoire) je le recommande car comme ça vous avez l'accord des deux bureaux que le document est conforme. Ce document est la preuve officielle des décisions prises dans l'association~~, il~~ doit être rédigé ~~donc ici~~ dans le cas d'un changement de bureau mais aussi à n'importe ~~quelle~~ moment de l'année si par exemple vous devez faire changer vos statuts.		Un article explique déjà bien ce que doit contenir un procès verbal ([[Préfecture\|lien]]). C'est un document qui est obligatoire et qui est un peu comme "un compte-rendu" de l'assemblée. Il doit statuer de votre ordre du jour et faire la liste des membres présents, absents, représentés. Il doit également lister les décisions votées pendant votre AG et leur résultat. Il est important que ce document soit signé par au moins deux membres du bureau sortant qui attestent donc de sa validité. Vous pouvez aussi le faire signer par le bureau entrant (Je ne sais pas si cela est obligatoire) : je le recommande car comme ça vous avez l'accord des deux bureaux et que le document est bien conforme. Ce document est la preuve officielle des décisions prises dans l'association. Il doit être rédigé dans le cas d'un changement de bureau mais aussi à n'importe quel moment de l'année si par exemple vous devez faire changer vos statuts.

	Voilà votre assemblée est ~~fini~~ et tout c'est bien ~~passée~~. Rédigez donc bien votre Procès verbal, ~~faite~~ le relire et signer par les concernés. Maintenant il faut que cette décision soit ~~établi~~ et ~~accepté~~ en préfecture. Pour cela je vous renvoie au même lien que précédemment, il y a déjà quelques informations. Je ~~rajouterai~~ que la démarche peut se faire entièrement en ligne si vous avez un espace pour votre association. Lancez la démarche qui se trouve sur ce [https://psl.service-public.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification lien] (concerne tout changement dans votre association pas forcément le bureau). il vous faudra les coordonnées de tous les nouveaux membres de votre bureau et il vous faudra mettre en ligne votre PV. Une fois la démarche terminée (normalement rien de sorcier cela se fait assez facilement, hésite pas à contacter un membre du CVA ou de l'ancien bureau en cas de soucis) il faut attendre que la préfecture revienne vers vous. Si il y a un problème il faudra refaire la démarche ~~sinon~~ tout sera bon et tu auras alors dans la section "Document", le Récépissé de Préfecture attestant la validation de vos décisions par la préfecture. C'est la preuve ~~officiel~~ qu'il faudra donner avec votre procès verbal à plusieurs instances (banque, CVA, assurance parfois...). Pensez donc bien à l'archiver pour ne pas le perdre.		Voilà votre assemblée est finie et tout c'est bien passé. Rédigez donc bien votre Procès verbal, faites le relire et signer par les concernés. Maintenant il faut que cette décision soit établie et acceptée en préfecture. Pour cela je vous renvoie au même lien que précédemment, il y a déjà quelques informations. Je rajouterais que la démarche peut se faire entièrement en ligne si vous avez un espace pour votre association. Lancez la démarche qui se trouve sur ce [https://psl.service-public.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification lien] (concerne tout changement dans votre association, pas forcément le bureau). Il vous faudra les coordonnées de tous les nouveaux membres de votre bureau et il vous faudra mettre en ligne votre PV. Une fois la démarche terminée (normalement rien de sorcier cela se fait assez facilement, hésite pas à contacter un membre du CVA ou de l'ancien bureau en cas de soucis). Il faut attendre que la préfecture revienne vers vous. S'il y a un problème, il faudra refaire la démarche. Sinon tout sera bon et tu auras alors dans la section "Document", le Récépissé de Préfecture attestant la validation de vos décisions par la préfecture. C'est la preuve officielle qu'il faudra donner avec votre procès verbal à plusieurs instances (banque, CVA, assurance parfois...). Pensez donc bien à archiver ce PV pour ne pas le perdre.

	=== 4. Changement de Responsable Légal ===		===4. Changement de Responsable Légal===
	Après cela le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à contacter les différentes instances qui ont besoin de connaître les changements de bureau.		Après cela, le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à contacter les différentes instances qui ont besoin de connaître les changements de bureau.

	Tout d'abord le plus urgent c'est la banque. En effet ~~ces derniers vont~~ avoir besoin des nouvelles coordonnées des membres du bureau qui seront signataires du compte (en général, Président et Trésorier). ~~Ils auront~~ aussi besoin du PV ~~voir~~ du récépissé. ~~La banque dans~~ tous les cas vous indiquera les documents à fournir et vous demandera de venir les rencontrer directement. Cela vous permettra donc pour la suite de pouvoir engager des dépenses pour l'association mais aussi de libérer l'ancien bureau de la charge ~~légal~~ du compte bancaire.		Tout d'abord le plus urgent c'est la banque. En effet elle va avoir besoin des nouvelles coordonnées des membres du bureau qui seront signataires du compte (en général, Président.e et Trésorier/ère). Elle aura aussi besoin du PV, voire du récépissé. Dans tous les cas, la banque vous indiquera les documents à fournir et vous demandera de venir les rencontrer directement. Cela vous permettra donc pour la suite de pouvoir engager des dépenses pour l'association mais aussi de libérer l'ancien bureau de la charge légale du compte bancaire.

	~~Contacter~~ ensuite votre assurance. Premièrement ~~pour vérifier~~ que le contrat correspond bien à ce que vous ~~voulait~~ et qu'il couvre votre local (si vous en avez un) et vos membres. Deuxièmement ~~pour~~ leur faire part du changement de bureau~~, comme~~ la banque ~~ils peuvent potentiellement vous demander~~ des documents pour prouver le changement de bureau. Globalement rien de plus de ce côté là c'est assez rapide.		Contactez ensuite votre assurance. Premièrement, vous devez que le contrat correspond bien à ce que vous vouliez et qu'il couvre votre local (si vous en avez un) et vos membres. Deuxièmement, cela permet de leur faire part du changement de bureau. Comme pour la banque, des documents pour prouver le changement de bureau vous seront potentiellement demandés. Globalement rien de plus de ce côté là, c'est assez rapide.

	~~ils~~ vous ~~restent~~ ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est ~~inscrit~~ pour renseigner le nouveau responsable Légal (le Président). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.		Il vous reste ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est inscrite pour renseigner le nouveau responsable Légal (le/la Président.e). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.

	Evidemment parmi ces sites, il y a Portail VA, le site qui rassemble les associations de l'INSA de Lyon. Il faudra y mettre tous les documents demandés et mettre fin au mandat du précédent bureau pour mettre le nouveau. Parmi les documents demandés, il y a le PV et le récépissé, le contrat de votre assurance [A COMPLÉTER ?]. Il faudra aussi que l'ancien bureau y dépose le [[bilan moral et financier]] qui est une obligation légale d'une part auprès de tous les acteurs avec qui vous travaillez mais aussi d'autre part pour le CVA qui ne vous versera la deuxième partie de la subvention qu'après étude de ces bilans.<br />		Evidemment parmi ces sites, il y a Portail VA, le site qui rassemble toutes les associations de l'INSA de Lyon. Il faudra y mettre tous les documents demandés et mettre fin au mandat du précédent bureau pour mettre le nouveau. Parmi les documents demandés, il y a le PV et le récépissé, le contrat de votre assurance [A COMPLÉTER ?]. Il faudra aussi que l'ancien bureau y dépose le [[bilan moral et financier]] qui est une obligation légale d'une part auprès de tous les acteurs avec qui vous travaillez mais aussi d'autre part pour le CVA qui ne vous versera la deuxième partie de la subvention qu'après étude de ces bilans.<br />

	*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.		*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.