Wiki VA - Contributions [fr]

Bilan moral et financier

2023-07-07T08:04:08Z

PaulPoissonnet : modification de la deadline pour les bmf (juillet au lieu d'aout)

En fin de mandat le bureau sortant doit traditionnellement '''présenter son bilan à l'ensemble des membres''' rassemblés en [[Passation administrative|assemblée générale]]. Ce bilan permet faire un '''point annuel sur l'état et les projets de l'association'''. Il permet aussi ce clôturer le budget proprement et de faire des comparaisons annuelles.

La '''transparence''' des activités d'une association et une notion très importante. Le bilan permet de justifier la '''bonne gestion''' de l'association à l'ensemble des '''partenaires''' à qui vous devez rendre des comptes, il sert aussi à garder une trace dans les '''archives''' sur lesquelles les futurs bureaux pourront s'appuyer. Attention, le bilan publique peut '''rester succin''', il est recommandé par contre de rédiger une "bible" exhaustive pour guider le bureau entrant.

==Le cas des associations INSA==
En signant la charte VA et en étant domiciliées à l'INSA, '''toutes les associations de l'école''' s'engagent à transmettre chaque année [[Obligations INSA|un bilan annuel à l'INSA]] (DVE) et au [[CVA]]. En réalité, l'exercice est '''très libre et peu encadré''' : toute forme de bilan est accepté. Chaque association a ses pratiques et habitudes. Certaines transmettent le bilan envoyé à leurs sponsors et partenaires (parfois très visuel, avec infographies...) d'autres transmettent le bilan adressé par le président aux membres (plus cru et privé).

--> L'important c'est de '''prendre un moment pour faire le point''', regarder en arrière sur l'année écoulée, et transmettre quelque chose au CVA et à l'INSA. (En le déposant dans le dossier portail VA dédié ! pas uniquement par mail sinon ça ne sera pas consigné !)

Certains étudiants trouvent que le CVA est particulièrement casse-pied chaque année en demandant ces bilans mais ne le faites pas que pour nous ! Envoyez le aussi à vos [[Instances de l'INSA|partenaires]] (même si ils ne l'ont pas exigé dans le cadre d'une demande de sub) ils apprécieront cette transparence, voilà quelques idées :

*l'AS ;
*le service culturel ;
*les responsables et les secrétaires de votre département ;
*la DirCom ;
*la cellule DDRS ;
*vos entreprises partenaires ;
*Villeurbanne...

==En cas de subventions du CVA :==
Les associations INSA ayant reçu une subvention CVA ont certaines contraintes supplémentaires à respecter :

*Envoyer un bilan '''avant le 31 Juillet''' --> pour permettre au CVA de lire un maximum de bilans et valider les deuxièmes versements avant la rentrée.
*Faire un retour plus précis sur '''les projets subventionnés''', joindre les factures les plus importantes qui justifient que la subvention a bien servi à financer des choses.
**ANNULATIONS COVID-19 --> justifier les autres dépenses que vous avez pu faire grâce à cette subvention

=Conseils de rédaction et de contenu=
Les bilans financiers et moraux peuvent être un seul et même document, certains envoient directement un export de leur tableur de gestion de budget, l'important est de retrouver le contenu essentiel.

===Le bilan financier===
Il reprend le budget prévisionnel de l’association, à la différence que les chiffres cette fois-ci sont ceux réellement obtenus. Ce fonctionnement est bénéfique car le budget prévisionnel de l'année suivante se basera dessus donc c'est intéressant d'avoir un document qui '''compare le prévisionnel et le réalisé.'''

Pas besoin de falsifier un bénéfice ou un déficit, tous les organismes qui vous suivent sont à même de comprendre un résultat exceptionnel si celui-ci est explicité, alors que '''la falsification peut avoir des conséquences désastreuses''' sur la confiance que le CVA ou la direction auront en vos successeurs et sur l’avenir de l’asso.

On attend dans un bilan financier :

*Coûts totaux réels de l'asso
*Recettes totales réelles de l'asso
*Coûts totaux réels par projet/événement avec, pour chaque, un sous-total des dépenses : communication, transport, alimentaire, animations, matériels...
*Recettes totales par projet/événement/subventions…

Pensez à faire une section avec les frais de fonctionnement généraux de l’asso séparée du reste avec les cotisations, les frais d’assurance, les investissements pour le local...

Un bon bilan financier n'est pas uniquement un tableau rempli de chiffres, il faut garder en tête qu'il va être consulté par des personnes extérieurs au bureau de l'asso. Ajoutez donc des commentaires ou des précisions à certaines lignes si nécessaires. Si l'écart entre un prévisionnel et un réel est important (disons, plus de 30% de différence), expliquez pourquoi.

Par exemple, si vous aviez prévu 1000€ pour un projet mais dépensé seulement 700€ parce que vous n’avez pas eu besoin d'un truc prévu initialement, il faut le préciser. C'est normal d'avoir des différences, et c'est aussi normal de savoir les expliquer. Sinon c'est qu'il y a embrouille. Si c'est la raison est plus compliquée vous pouvez renvoyer vers le bilan moral.

===Bilan moral===
Très important, le bilan moral d’un mandat permet de garder une trace de ce qui a été fait, et surtout de ce qu’il reste à faire !

Il résume l'année en partant des différents projets prévus en début de mandat, puis explicite leurs déroulements et les difficultés rencontrées.

Enfin, il finit sur ce qui n’a pas pu être fait, et les points à améliorer. Ces derniers peuvent porter sur les projets eux-mêmes, mais également sur l’association en général: l’ambiance, le mode de recrutement, la communication...

Il vous sert en interne à laisser une trace de ce que vous avez fait à vos successeurs et pour la direction et le CVA à comprendre vos difficultés pour pouvoir mieux accompagner l’association l’année suivante.

Il peut être construit ainsi :

*Une intro résumant l'activité générale de votre asso et les gros moments de l'année
*Le nombre de membres en début et fin de l'année. Vous pouvez développer un peu plus si vous voulez en donnant quelques stats sur le départ de provenance des membres, en quelle année vous avez réussi à les recruter. Vous pouvez également préciser s'ils viennent de l'extérieur de l’INSA. C'est LE moment de mettre la diversité de votre asso en avant.
*Quelques lignes pour chaque projet/événement mené, décrivant leur réussite (ou pas, ça arrive), avec le coût réel total du projet/événement (doit être le même que dans le bilan financier of course).
*Des propositions d'amélioration et recommandations pour le prochain bureau.
*Une conclusion globale qui traduit ce que vous pensez du déroulement global de l'année et éventuellement ouvrez sur ce qui est prévu l'année d'après.

Vous pouvez ajouter des détails de dépenses ou toute autre chose que vous jugez utiles.

Pas la peine d'essayer de nous entuber, n’oubliez pas que nous avons demandé des subs et rédigé des bilans avant vous, on connait les magouilles, et on apprécie d'autant plus l'honnêteté.

Si votre année 2021-20222 était pourrie, dites le, ça nous permettra justement de trouver comment vous aider à l'avenir, et ça n'influera pas notre jugement de façon nuisible!

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-05-16T09:48:48Z

PaulPoissonnet :

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2022-2023.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 6 novembre 2022)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes le 19 février 2023)

Le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.02 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA et Communication signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2021-2022''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2022-2023 - 2ème vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (Explications : vous ne prévoyez pas d'acheter vous même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et  adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement.
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2 ème remarque : Si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la seconde vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|Association
|demandé
|Accordé
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|742 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|133 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|124,7 €
|-
|ARGIL (console son)
|3653 €
|}

== Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|-
|7A+
|734,20 €
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|-
|Band'As
|374,00 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|-
|BEST
|250,00 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|-
|CIA
|700,00 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|-
|Exit
|77,22 €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|-
|INSAquatic
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|-
|ISF
|400,00 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|-
|KLS
|698,56 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|-
|RIC
|180,00 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2 839,00 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|100,00 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,99 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
|1 300,00 €
|}

Accueil

2023-03-29T10:11:56Z

PaulPoissonnet : /* Bienvenue sur Wiki VA ! */

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==Bienvenue sur Wiki VA !==

Le site d'aide et d'accompagnement des bureaux d'assos INSA.

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*[[Bilan moral et financier]]
*[[Tenir une trésorerie]]
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*[[Clés et accès au local|Faire un double des clefs du local]]

Pour les questions financières :

*[[Trouver des fonds‎]]
*[[Subventions]]
*[[Subventions CVA]]
*[[Editer une facture pour un organisme publique (ex: Insa)|Editer une facture pour un organisme public]]

Pour organiser un événement tu peux t'aider de :

*[[Réserver un lieu‎‎]]
*[[Demandes d'autorisations]]
*[[Instances de l'INSA|Les instances de l'INSA]]
*[[Matériel à emprunter]]
*[[Pool des assos]]
*[[Bons plans fournisseurs]]
*[[Local cuisine]]
*[[Communication]]
*[[Comment organiser une soirée safe]]
Pour améliorer la démarche environnementale de ton asso :

* [[Fiche enviro : Préambule]]
* [[Fiche enviro : Evenementiel|Fiche enviro : Evènementiel]]
*[[Fiche enviro : buffet et alimentation|Fiche enviro : Buffet et alimentation]]
* [[Fiche enviro : Déchets]]
* [[Fiche enviro : Transports]]
* [[Fiche enviro : goodies textiles et matos|Fiche enviro : Goodies textile et matos]]
*[[Fiche enviro : Energie]]
* [[Les consignes de tri sur le campus]]

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*[[AG des assos]]
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Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-03-27T08:03:36Z

PaulPoissonnet :

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2022-2023.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 6 novembre 2022)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes le 19 février 2023)

Le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.02 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA et Communication signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2021-2022''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2022-2023 - 2ème vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (Explications : vous ne prévoyez pas d'acheter vous même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et  adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement.
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2 ème remarque : Si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la seconde vague 2022-23 (avant appels) ==
{| class="wikitable"
|Association
|demandé
|Accordé
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|-
|CLES-FACIL
|1 523,91 €
|154 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|-
|CUID
|315,00 €
|300 €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|742 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|133 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|124,7 €
|-
|ARGIL (console son)
|3653 €
|}

== Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|-
|7A+
|734,20 €
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|-
|Band'As
|374,00 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|-
|BEST
|250,00 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|-
|CIA
|700,00 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|-
|Exit
|77,22 €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|-
|INSAquatic
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|-
|ISF
|400,00 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|-
|KLS
|698,56 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|-
|RIC
|180,00 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2 839,00 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|100,00 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,99 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
|1 300,00 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-03-20T13:46:09Z

PaulPoissonnet : /* Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2022-2023.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 6 novembre 2022)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes le 19 février 2023)

Le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.02 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA et Communication signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2021-2022''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2022-2023 - 2ème vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (Explications : vous ne prévoyez pas d'acheter vous même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et  adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement.
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2 ème remarque : Si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la seconde vague 2022-23 (avant appels) ==
{| class="wikitable"
|Association
|demandé
|Accordé
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|-
|CLES-FACIL
|1 523,91 €
|154 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|-
|CUID
|315,00 €
|300 €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1113,97 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|742 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|133 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|124,7 €
|-
|ARGIL (console son)
|3653 €
|}

== Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|-
|7A+
|734,20 €
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|-
|Band'As
|374,00 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|-
|BEST
|250,00 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|-
|CIA
|700,00 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|-
|Exit
|77,22 €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|-
|INSAquatic
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|-
|ISF
|400,00 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|-
|KLS
|698,56 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|-
|RIC
|180,00 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2 839,00 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|100,00 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,99 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
|1 300,00 €
|}

Trouver des fonds

2023-03-13T20:48:14Z

PaulPoissonnet : /* Partenariats */

Pour faire tourner votre association il faut avoir des sources de revenu. L'association ne peut pas se reposer uniquement sur les subventions et doit trouver un modèle économique.

==Cotisation==
C'est la base du financement de beaucoup d'assos, c'est une bonne chose quand ils permettent de couvrir au moins les frais de fonctionnement de l'association :

*Assurance du local et/ou des membres
*Frais bancaires de tenu de compte
*Abonnements internet *Petits achats pour le local

Intérêts :

*ça engage les membres et les responsabilise
*permet de garder une trace et de bien définir le statut de membre
*payer les frais de fonctionnement
*c'est très facile d'appliquer un tarif VA (ce qui fait vivre les assos) et surtout est un point fort dans les demandes de sub faîtes au CVA.

==Événements payants==
A vous de juger à quel prix vendre les places pour votre événement. C'est très fortement recommandé de faire des tarifs réduits pour les adhérents VA car c'est ce qui vous permet d'emprunter tout le matériel gratuitement et sûrement de financer une partie de l’événement. Plus généralement c'est une façon de montrer votre attachement au monde associatif insalien et donc, encore une fois, faire valoir vaut demandes de sub auprès du CVA.

Vous pouvez faire des préventes physiques et/ou vendre en ligne sur la plateforme helloasso (100% gratuit pour les assos).

Les événements peuvent être à l'équilibre ou rapporter du bénéfice à l'asso afin de financer d'autres projets ensuite.

Parfois faire un prix libre bien mis en avant peut rapporter autant voir plus surtout si vous faites un buffet/événement avec des parents/profs/vieux (qui lâcheront peut-être plus facilement un billet).

==Partenariats==
Votre association peut mettre en place des partenariats avec des entreprises contre une rémunération. Bien sûr, vous pouvez faire de la communication pour l'entreprise sur le campus et ainsi "vendre" les futurs ingénieurs qui le fréquentent, mais si vous voulez organiser un événement avec l'entreprise il faudra au préalable demander l'autorisation à la direction de l'INSA si c'est dans un espace publique de l'INSA.

Idées de choses à leurs vendre :

*Affichage de leur logo sur vos moyens de communication (site web, réseaux sociaux, flyers, affiches, …)

*Offrir un moment de discussion privilégié avec un groupe précis d’étudiants qui les intéresse (via un Forum, ou en positionnant un stand de l’entreprise intelligemment lors d’un événement, relecture de CV, entretiens blancs …)

*Faire passer leurs offres de stages auprès de vos réseaux, à commencer par vos membres

*Leurs envoyer les CV des membres volontaires
*Le fait que les étudiants s’habituent à leurs outils/produits et quand ils seront ingénieurs, ça leur rapportera gros
*Les représenter sur le campus (via des programmes d’ambassadeur par exemple)

Pour trouver des partenaires, vous pouvez réaliser une plaquette de présentation de votre association, avec des chiffres-clés. Certaines entreprises peuvent aussi vous apporter du sponsoring en nature (matériel technique, nourriture...).

Attention aux entreprises que vous démarchez, si elles ont déjà un partenariat avec une autre association le but n'est pas de créer une concurrence pour tirer les prix vers le bas. :-)

Si l'entreprise propose une mission précise pour des membres de votre asso contre rémunération, il faut passer par ETIC, la junior entreprise a l'habitude de gérer ce genre de contrat et a un statut qui permet de le faire simplement et légalement.

Cela peut être des entreprises d'ingénieurs ou des restaurants/centres de loisirs ect qui pourront vouloir plus de visibilité auprès des étudiants.

Attention, dès que vous passez un contrat avec une entreprise il faut faire signer une convention pour vous protéger ! [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4778ca46-630e-42f0-a544-718ac1334cdf/ Un exemple de convention peut être trouvé ici.]

==Ventes de nourriture==
Pour avoir le droit de vendre quoi que ce soit, les statuts de votre association doivent mentionner cette source de financement autorisée dans la section "Ressources". Lorsque vous cuisinez n'oubliez pas que tout appareil électrique qui produit de la chaleur est très énergivore (2,5KW par crêpière, >3KW par friteuse) il faut donc jamais brancher deux appareils sur le même enrouleur et optimiser l'utilisation des secteurs électriques du local (toutes les prises ne sont pas branchées sur le même disjoncteur).

N'hésitez pas à consulter la page : [[Local cuisine]], pour apprendre la procédure de réservation du local cuisine.

===Ventes de crêpes ou de frites===
Vous pouvez emprunter des appareils pros et des tables au BdE (Cf Pool des Assos). Pour tenir un stand de crêpes en extérieur, il faut faire une demande d'autorisation à la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] en précisant le besoin d'électricité pour que la DIRPAT installe une armoire électrique dédiée. Pensez à détailler un minimum ce que vous comptez préparer et acheter : les demandes de Pascales sont de plus en plus précises.

===Commandes de repas dans les turnes===
Aucune autorisation particulière est nécessaire actuellement. Vous pouvez utiliser [https://www.helloasso.com/ helloasso.com] pour gérer les commandes et les paiements en lignes. Ce service permet aux associations à but non lucratif de gérer des paiements en ligne sans aucune commission sur les transactions.
Le local cuisine géré par le Culinarium est également réservable gratuitement pour préparer la nourriture dans les meilleurs conditions. N'hésitez pas à consulter la page : [[Local cuisine]], pour apprendre la procédure de réservation du local cuisine.

Essayez d'indiquer un max vos ventes sur le PlanningVA pour ne pas faire doublons avec d'autres assos.

==Prestations==
Tout travail mérite salaire, et il est possible de travailler en tant qu'association !
=====Comptages=====
Chaque mois (le deuxième mardi) le Grand Lyon fait des comptages de vélos sur certains carrefours. Il est possible d'y participer via les 24h. Il y a deux créneaux : 7h30-9h30 et 17h-19h. La mission est rémunérée 10 euros de l'heure, soit 40 euros par carrefour. C'est un moyen facile de récolter de l'argent. Contact : comptages@24heures.org
=====Courses=====
Chaque année, le Run In Lyon et le Lyon Urban Trail engagent des associations pour gérer la circulation sur les carrefours de la course. C'est rémunéré 30 euros par bénévole et c'est là encore un bon moyen de gagner de l'argent facilement.
Chaque bénévole n'ai pas payé individuellement mais c'est à vous d'envoyer une [[Editer une facture pour un organisme publique (ex: Insa)|facture]] aux organisateurs, pour qu'ils puissent vous faire le virement correspondant aux nombre d'équipiers que vous avez fournis.
Si vous êtes nombreux ils peuvent vous attribuer la responsabilité d'une section entière du parcours et un chef de zone (chargé de poser la signa) sera rémunéré autour de 70€.
=====Autres prestations=====
Si votre activité le permet, vous pouvez vendre des prestations à des organismes extérieurs à l'INSA pour financer vos activités internes.

==Loteries et Tombolas==
En principe, les loteries sont interdites, ou fortement encadrées et taxées par l'état comme tout les jeux d'argent basés sur la chance.
En pratique si l'association a pour objet statutaire, la bienfaisance, l'encouragement des arts ou la pratique d'une activité sportive elle peut demander une dérogation à la mairie en remplissant le formulaire suivant : [https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_11823.do formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_11823.do]
Pour plus d'informations, toutes les infos sont sur : [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F21565 service-public.fr/associations/vosdroits/F21565]

Trouver des fonds

2023-03-13T14:32:15Z

PaulPoissonnet : /* Ventes de crêpes ou de frites */

Pour faire tourner votre association il faut avoir des sources de revenu. L'association ne peut pas se reposer uniquement sur les subventions et doit trouver un modèle économique.

==Cotisation==
C'est la base du financement de beaucoup d'assos, c'est une bonne chose quand ils permettent de couvrir au moins les frais de fonctionnement de l'association :

*Assurance du local et/ou des membres
*Frais bancaires de tenu de compte
*Abonnements internet *Petits achats pour le local

Intérêts :

*ça engage les membres et les responsabilise
*permet de garder une trace et de bien définir le statut de membre
*payer les frais de fonctionnement
*c'est très facile d'appliquer un tarif VA (ce qui fait vivre les assos) et surtout est un point fort dans les demandes de sub faîtes au CVA.

==Événements payants==
A vous de juger à quel prix vendre les places pour votre événement. C'est très fortement recommandé de faire des tarifs réduits pour les adhérents VA car c'est ce qui vous permet d'emprunter tout le matériel gratuitement et sûrement de financer une partie de l’événement. Plus généralement c'est une façon de montrer votre attachement au monde associatif insalien et donc, encore une fois, faire valoir vaut demandes de sub auprès du CVA.

Vous pouvez faire des préventes physiques et/ou vendre en ligne sur la plateforme helloasso (100% gratuit pour les assos).

Les événements peuvent être à l'équilibre ou rapporter du bénéfice à l'asso afin de financer d'autres projets ensuite.

Parfois faire un prix libre bien mis en avant peut rapporter autant voir plus surtout si vous faites un buffet/événement avec des parents/profs/vieux (qui lâcheront peut-être plus facilement un billet).

==Partenariats==
Votre association peut mettre en place des partenariats avec des entreprises contre une rémunération. Bien sûr, vous pouvez faire de la communication pour l'entreprise sur le campus et ainsi "vendre" les futurs ingénieurs qui le fréquentent, mais si vous voulez organiser un événement avec l'entreprise il faudra au préalable demander l'autorisation à la direction de l'INSA si c'est dans un espace publique de l'INSA.

Idées de choses à leurs vendre :

*Affichage de leur logo sur vos moyens de communication (site web, réseaux sociaux, flyers, affiches, …)

*Offrir un moment de discussion privilégié avec un groupe précis d’étudiants qui les intéresse (via un Forum, ou en positionnant un stand de l’entreprise intelligemment lors d’un événement, relecture de CV, entretiens blancs …)

*Faire passer leurs offres de stages auprès de vos réseaux, à commencer par vos membres

*Leurs envoyer les CV des membres volontaires
*Le fait que les étudiants s’habituent à leurs outils/produits et quand ils seront ingénieurs, ça leur rapportera gros
*Les représenter sur le campus (via des programmes d’ambassadeur par exemple)

Pour trouver des partenaires, vous pouvez réaliser une plaquette de présentation de votre association, avec des chiffres-clés. Certaines entreprises peuvent aussi vous apporter du sponsoring en nature (matériel technique, nourriture...).

Attention aux entreprises que vous démarchez, si elles ont déjà un partenariat avec une autre association le but n'est pas de créer une concurrence pour tirer les prix vers le bas. :-)

Si l'entreprise propose une mission précise pour des membres de votre asso contre rémunération, il faut passer par ETIC, la junior entreprise a l'habitude de gérer ce genre de contrat et a un statut qui permet de le faire simplement et légalement.

Cela peut être des entreprises d'ingénieurs ou des restaurants/centres de loisirs ect qui pourront vouloir plus de visibilité auprès des étudiants.

==Ventes de nourriture==
Pour avoir le droit de vendre quoi que ce soit, les statuts de votre association doivent mentionner cette source de financement autorisée dans la section "Ressources". Lorsque vous cuisinez n'oubliez pas que tout appareil électrique qui produit de la chaleur est très énergivore (2,5KW par crêpière, >3KW par friteuse) il faut donc jamais brancher deux appareils sur le même enrouleur et optimiser l'utilisation des secteurs électriques du local (toutes les prises ne sont pas branchées sur le même disjoncteur).

N'hésitez pas à consulter la page : [[Local cuisine]], pour apprendre la procédure de réservation du local cuisine.

===Ventes de crêpes ou de frites===
Vous pouvez emprunter des appareils pros et des tables au BdE (Cf Pool des Assos). Pour tenir un stand de crêpes en extérieur, il faut faire une demande d'autorisation à la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] en précisant le besoin d'électricité pour que la DIRPAT installe une armoire électrique dédiée. Pensez à détailler un minimum ce que vous comptez préparer et acheter : les demandes de Pascales sont de plus en plus précises.

===Commandes de repas dans les turnes===
Aucune autorisation particulière est nécessaire actuellement. Vous pouvez utiliser [https://www.helloasso.com/ helloasso.com] pour gérer les commandes et les paiements en lignes. Ce service permet aux associations à but non lucratif de gérer des paiements en ligne sans aucune commission sur les transactions.
Le local cuisine géré par le Culinarium est également réservable gratuitement pour préparer la nourriture dans les meilleurs conditions. N'hésitez pas à consulter la page : [[Local cuisine]], pour apprendre la procédure de réservation du local cuisine.

Essayez d'indiquer un max vos ventes sur le PlanningVA pour ne pas faire doublons avec d'autres assos.

==Prestations==
Tout travail mérite salaire, et il est possible de travailler en tant qu'association !
=====Comptages=====
Chaque mois (le deuxième mardi) le Grand Lyon fait des comptages de vélos sur certains carrefours. Il est possible d'y participer via les 24h. Il y a deux créneaux : 7h30-9h30 et 17h-19h. La mission est rémunérée 10 euros de l'heure, soit 40 euros par carrefour. C'est un moyen facile de récolter de l'argent. Contact : comptages@24heures.org
=====Courses=====
Chaque année, le Run In Lyon et le Lyon Urban Trail engagent des associations pour gérer la circulation sur les carrefours de la course. C'est rémunéré 30 euros par bénévole et c'est là encore un bon moyen de gagner de l'argent facilement.
Chaque bénévole n'ai pas payé individuellement mais c'est à vous d'envoyer une [[Editer une facture pour un organisme publique (ex: Insa)|facture]] aux organisateurs, pour qu'ils puissent vous faire le virement correspondant aux nombre d'équipiers que vous avez fournis.
Si vous êtes nombreux ils peuvent vous attribuer la responsabilité d'une section entière du parcours et un chef de zone (chargé de poser la signa) sera rémunéré autour de 70€.
=====Autres prestations=====
Si votre activité le permet, vous pouvez vendre des prestations à des organismes extérieurs à l'INSA pour financer vos activités internes.

==Loteries et Tombolas==
En principe, les loteries sont interdites, ou fortement encadrées et taxées par l'état comme tout les jeux d'argent basés sur la chance.
En pratique si l'association a pour objet statutaire, la bienfaisance, l'encouragement des arts ou la pratique d'une activité sportive elle peut demander une dérogation à la mairie en remplissant le formulaire suivant : [https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_11823.do formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_11823.do]
Pour plus d'informations, toutes les infos sont sur : [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F21565 service-public.fr/associations/vosdroits/F21565]

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-01-20T15:07:59Z

PaulPoissonnet :

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2022-2023.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 6 novembre 2022)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes le 19 février 2023)

Le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.02 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA et Communication signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2021-2022''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2022-2023 - 2ème vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (Explications : vous ne prévoyez pas d'acheter vous même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et  adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement.
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2 ème remarque : Si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|-
|7A+
|734,20 €
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|-
|Band'As
|374,00 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|-
|BEST
|250,00 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|-
|CIA
|700,00 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|-
|Exit
|77,22 €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|-
|INSAquatic
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|-
|ISF
|400,00 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|-
|KLS
|698,56 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|-
|RIC
|180,00 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2 839,00 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|100,00 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,99 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
|1 300,00 €
|}

== Résultats de la première vague 2021-22 (après appels) ==
Somme totale demandée : 89 432 €

Somme totale accordée : 54 220 €

Nombre de projets soutenus : 113

Investissement total pour le Pool (excepté la Wishlist) : 2 019 €
{| class="wikitable"
|+Résultats de la première vague de subventions après appel
|'''Association'''
|'''Demande'''
|'''Attribution'''
|-
|7A+
|880 €
|500 €
|-
|ARGIL
|495 €
|495 €
|-
|Art de la Scène
|1 288 €
|1 288 €
|-
|AsTech
|838 €
|505 €
|-
|AVI
|535 €
|408 €
|-
|BEST
|2000 €
|750 €
|-
|Bob’INSA
|700 €
|500 €
|-
|Ciné - La Mouette
|2 943 €
|2 796 €
|-
|CLES-FACIL
|804 €
|400 €
|-
|Club BD-Manga
|200 €
|100 €
|-
|Club des 24h
|19 982 €
|19 043 €
|-
|CIA
|800 €
|800 €
|-
|Club Montagne
|750 €
|743 €
|-
|Club Oenologie
|458 €
|458 €
|-
|Clubelek
|1 849 €
|1 849 €
|-
|Cluji
|700 €
|547 €
|-
|CUID
|3 342 €
|250 €
|-
|EVI
|193 €
|175 €
|-
|EXIT
|341 €
|229 €
|-
|FLIC
|242 €
|242 €
|-
|GATSUN
|1 289 €
|1 268 €
|-
|Harmonie
|650 €
|632 €
|-
|Incidanse
|275 €
|270 €
|-
|ISF
|800 €
|526 €
|-
|ISC
|3 140 €
|2 241 €
|-
|INSA TALKS
|1 100 €
|1 045 €
|-
|INSAquatic
|1 100 €
|300 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|650 €
|486 €
|-
|Kryptosphère
|982 €
|800 €
|-
|La 25ème heure
|1 499 €
|325 €
|-
|La Peña Insalienne
|85 €
|85 €
|-
|La Semaine Asiatique
|810 €
|810 €
|-
|Le Doua Vert
|512 €
|512 €
|-
|Les Sang-Culottes
|184 €
|184 €
|-
|Lorelei
|1 000 €
|250 €
|-
|Mécasport
|27 363 €
|3 339 €
|-
|Proto INSA Club
|1 516 €
|1 516 €
|-
|RAGDA
|524 €
|524 €
|-
|Raid Dahu
|1 600 €
|1 600 €
|-
|RIC
|284 €
|284 €
|-
|SkiClub
|3 000 €
|2 000 €
|-
|Solid’action
|507 €
|407 €
|-
|TTI
|400 €
|400 €
|-
|UDDJ
|822 €
|822 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-01-20T14:09:46Z

PaulPoissonnet :

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2022-2023.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 6 novembre 2022)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes le 19 février 2023)

Le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.02 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA et Communication signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2021-2022''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2022-2023 - 2ème vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (Explications : vous ne prévoyez pas d'acheter vous même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et  adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement.
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|-
|7A+
|734,20 €
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|-
|Band'As
|374,00 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|-
|BEST
|250,00 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|-
|CIA
|700,00 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|-
|Exit
|77,22 €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|-
|INSAquatic
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|-
|ISF
|400,00 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|-
|KLS
|698,56 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|-
|RIC
|180,00 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2 839,00 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|100,00 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,99 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
|1 300,00 €
|}

== Résultats de la première vague 2021-22 (après appels) ==
Somme totale demandée : 89 432 €

Somme totale accordée : 54 220 €

Nombre de projets soutenus : 113

Investissement total pour le Pool (excepté la Wishlist) : 2 019 €
{| class="wikitable"
|+Résultats de la première vague de subventions après appel
|'''Association'''
|'''Demande'''
|'''Attribution'''
|-
|7A+
|880 €
|500 €
|-
|ARGIL
|495 €
|495 €
|-
|Art de la Scène
|1 288 €
|1 288 €
|-
|AsTech
|838 €
|505 €
|-
|AVI
|535 €
|408 €
|-
|BEST
|2000 €
|750 €
|-
|Bob’INSA
|700 €
|500 €
|-
|Ciné - La Mouette
|2 943 €
|2 796 €
|-
|CLES-FACIL
|804 €
|400 €
|-
|Club BD-Manga
|200 €
|100 €
|-
|Club des 24h
|19 982 €
|19 043 €
|-
|CIA
|800 €
|800 €
|-
|Club Montagne
|750 €
|743 €
|-
|Club Oenologie
|458 €
|458 €
|-
|Clubelek
|1 849 €
|1 849 €
|-
|Cluji
|700 €
|547 €
|-
|CUID
|3 342 €
|250 €
|-
|EVI
|193 €
|175 €
|-
|EXIT
|341 €
|229 €
|-
|FLIC
|242 €
|242 €
|-
|GATSUN
|1 289 €
|1 268 €
|-
|Harmonie
|650 €
|632 €
|-
|Incidanse
|275 €
|270 €
|-
|ISF
|800 €
|526 €
|-
|ISC
|3 140 €
|2 241 €
|-
|INSA TALKS
|1 100 €
|1 045 €
|-
|INSAquatic
|1 100 €
|300 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|650 €
|486 €
|-
|Kryptosphère
|982 €
|800 €
|-
|La 25ème heure
|1 499 €
|325 €
|-
|La Peña Insalienne
|85 €
|85 €
|-
|La Semaine Asiatique
|810 €
|810 €
|-
|Le Doua Vert
|512 €
|512 €
|-
|Les Sang-Culottes
|184 €
|184 €
|-
|Lorelei
|1 000 €
|250 €
|-
|Mécasport
|27 363 €
|3 339 €
|-
|Proto INSA Club
|1 516 €
|1 516 €
|-
|RAGDA
|524 €
|524 €
|-
|Raid Dahu
|1 600 €
|1 600 €
|-
|RIC
|284 €
|284 €
|-
|SkiClub
|3 000 €
|2 000 €
|-
|Solid’action
|507 €
|407 €
|-
|TTI
|400 €
|400 €
|-
|UDDJ
|822 €
|822 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2022-12-11T10:15:32Z

PaulPoissonnet : /* Critères */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2022-2023.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 6 novembre 2022)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes le 19 février 2023)

Exceptionnellement cette année le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''jamais réalisé sur notre campus''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 06.11)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA et Communication signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2021-2022''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2022-2023 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (Explications : vous ne prévoyez pas d'acheter vous même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et  adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement.
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.'''
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez les nous également !
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la première vague 2021-22 (après appels) ==
Somme totale demandée : 89 432 €

Somme totale accordée : 54 220 €

Nombre de projets soutenus : 113

Investissement total pour le Pool (excepté la Wishlist) : 2 019 €
{| class="wikitable"
|+Résultats de la première vague de subventions après appel
|'''Association'''
|'''Demande'''
|'''Attribution'''
|-
|7A+
|880 €
|500 €
|-
|ARGIL
|495 €
|495 €
|-
|Art de la Scène
|1 288 €
|1 288 €
|-
|AsTech
|838 €
|505 €
|-
|AVI
|535 €
|408 €
|-
|BEST
|2000 €
|750 €
|-
|Bob’INSA
|700 €
|500 €
|-
|Ciné - La Mouette
|2 943 €
|2 796 €
|-
|CLES-FACIL
|804 €
|400 €
|-
|Club BD-Manga
|200 €
|100 €
|-
|Club des 24h
|19 982 €
|19 043 €
|-
|CIA
|800 €
|800 €
|-
|Club Montagne
|750 €
|743 €
|-
|Club Oenologie
|458 €
|458 €
|-
|Clubelek
|1 849 €
|1 849 €
|-
|Cluji
|700 €
|547 €
|-
|CUID
|3 342 €
|250 €
|-
|EVI
|193 €
|175 €
|-
|EXIT
|341 €
|229 €
|-
|FLIC
|242 €
|242 €
|-
|GATSUN
|1 289 €
|1 268 €
|-
|Harmonie
|650 €
|632 €
|-
|Incidanse
|275 €
|270 €
|-
|ISF
|800 €
|526 €
|-
|ISC
|3 140 €
|2 241 €
|-
|INSA TALKS
|1 100 €
|1 045 €
|-
|INSAquatic
|1 100 €
|300 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|650 €
|486 €
|-
|Kryptosphère
|982 €
|800 €
|-
|La 25ème heure
|1 499 €
|325 €
|-
|La Peña Insalienne
|85 €
|85 €
|-
|La Semaine Asiatique
|810 €
|810 €
|-
|Le Doua Vert
|512 €
|512 €
|-
|Les Sang-Culottes
|184 €
|184 €
|-
|Lorelei
|1 000 €
|250 €
|-
|Mécasport
|27 363 €
|3 339 €
|-
|Proto INSA Club
|1 516 €
|1 516 €
|-
|RAGDA
|524 €
|524 €
|-
|Raid Dahu
|1 600 €
|1 600 €
|-
|RIC
|284 €
|284 €
|-
|SkiClub
|3 000 €
|2 000 €
|-
|Solid’action
|507 €
|407 €
|-
|TTI
|400 €
|400 €
|-
|UDDJ
|822 €
|822 €
|}

Demandes d'autorisations

2022-11-24T13:26:19Z

PaulPoissonnet : /* Événement à l’intérieur du campus en extérieur */

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur de la vie étudiante]]. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ==
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/268c539c-c8d2-462b-8914-9d1b652a5010/ disponible ici]. Ce formulaire sera ensuite retransmis par la DVE à tous les services concernés qui pourront alors proposer des améliorations au premier jet proposé.

== Événement à l’extérieur du campus ==
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4c99331b-127e-480a-b27b-b8df7f61a9b0/ disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Freyssinet. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool. '''''Enfin, un seul pot par département et par an est autorisé.'''''

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4059c1cf-d838-42b6-8666-c8349341b628/ cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA sur portail VA : https://portail.asso-insa-lyon.fr/resources/28

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2022-10-23T16:01:29Z

PaulPoissonnet : /* Répartition */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2022-2023.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 6 novembre 2022)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes le 19 février 2023)

Exceptionnellement cette année le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''jamais réalisé sur notre campus''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 06.11)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA et Communication signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2021-2022''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2022-2023 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (Explications : vous ne prévoyez pas d'acheter vous même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement.
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.'''
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez les nous également !
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la première vague 2021-22 (après appels) ==
Somme totale demandée : 89 432 €

Somme totale accordée : 54 220 €

Nombre de projets soutenus : 113

Investissement total pour le Pool (excepté la Wishlist) : 2 019 €
{| class="wikitable"
|+Résultats de la première vague de subventions après appel
|'''Association'''
|'''Demande'''
|'''Attribution'''
|-
|7A+
|880 €
|500 €
|-
|ARGIL
|495 €
|495 €
|-
|Art de la Scène
|1 288 €
|1 288 €
|-
|AsTech
|838 €
|505 €
|-
|AVI
|535 €
|408 €
|-
|BEST
|2000 €
|750 €
|-
|Bob’INSA
|700 €
|500 €
|-
|Ciné - La Mouette
|2 943 €
|2 796 €
|-
|CLES-FACIL
|804 €
|400 €
|-
|Club BD-Manga
|200 €
|100 €
|-
|Club des 24h
|19 982 €
|19 043 €
|-
|CIA
|800 €
|800 €
|-
|Club Montagne
|750 €
|743 €
|-
|Club Oenologie
|458 €
|458 €
|-
|Clubelek
|1 849 €
|1 849 €
|-
|Cluji
|700 €
|547 €
|-
|CUID
|3 342 €
|250 €
|-
|EVI
|193 €
|175 €
|-
|EXIT
|341 €
|229 €
|-
|FLIC
|242 €
|242 €
|-
|GATSUN
|1 289 €
|1 268 €
|-
|Harmonie
|650 €
|632 €
|-
|Incidanse
|275 €
|270 €
|-
|ISF
|800 €
|526 €
|-
|ISC
|3 140 €
|2 241 €
|-
|INSA TALKS
|1 100 €
|1 045 €
|-
|INSAquatic
|1 100 €
|300 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|650 €
|486 €
|-
|Kryptosphère
|982 €
|800 €
|-
|La 25ème heure
|1 499 €
|325 €
|-
|La Peña Insalienne
|85 €
|85 €
|-
|La Semaine Asiatique
|810 €
|810 €
|-
|Le Doua Vert
|512 €
|512 €
|-
|Les Sang-Culottes
|184 €
|184 €
|-
|Lorelei
|1 000 €
|250 €
|-
|Mécasport
|27 363 €
|3 339 €
|-
|Proto INSA Club
|1 516 €
|1 516 €
|-
|RAGDA
|524 €
|524 €
|-
|Raid Dahu
|1 600 €
|1 600 €
|-
|RIC
|284 €
|284 €
|-
|SkiClub
|3 000 €
|2 000 €
|-
|Solid’action
|507 €
|407 €
|-
|TTI
|400 €
|400 €
|-
|UDDJ
|822 €
|822 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2022-10-23T15:41:09Z

PaulPoissonnet : /* Prérequis pour toute demande */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2022-2023.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

Habituellement, le [[CVA]] réserve '''5K€ pour les achats de matériel''' du [[pool des assos]] et distribue '''70K€ sous forme de subventions'''. Le CVA propose 2 vagues par année scolaire dont cette année :

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 6 novembre 2022) pour distribuer 50 000 €
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes le 19 février 2023) pour distribuer 20 000 € et le budget restant de la première vague

Exceptionnellement cette année le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''jamais réalisé sur notre campus''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 06.11)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA et Communication signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2021-2022''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2022-2023 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année.

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement.
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.'''
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors incluez-les dans le budget !
*Vous voulez profiter du financement tremplin (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la première vague 2021-22 (après appels) ==
Somme totale demandée : 89 432 €

Somme totale accordée : 54 220 €

Nombre de projets soutenus : 113

Investissement total pour le Pool (excepté la Wishlist) : 2 019 €
{| class="wikitable"
|+Résultats de la première vague de subventions après appel
|'''Association'''
|'''Demande'''
|'''Attribution'''
|-
|7A+
|880 €
|500 €
|-
|ARGIL
|495 €
|495 €
|-
|Art de la Scène
|1 288 €
|1 288 €
|-
|AsTech
|838 €
|505 €
|-
|AVI
|535 €
|408 €
|-
|BEST
|2000 €
|750 €
|-
|Bob’INSA
|700 €
|500 €
|-
|Ciné - La Mouette
|2 943 €
|2 796 €
|-
|CLES-FACIL
|804 €
|400 €
|-
|Club BD-Manga
|200 €
|100 €
|-
|Club des 24h
|19 982 €
|19 043 €
|-
|CIA
|800 €
|800 €
|-
|Club Montagne
|750 €
|743 €
|-
|Club Oenologie
|458 €
|458 €
|-
|Clubelek
|1 849 €
|1 849 €
|-
|Cluji
|700 €
|547 €
|-
|CUID
|3 342 €
|250 €
|-
|EVI
|193 €
|175 €
|-
|EXIT
|341 €
|229 €
|-
|FLIC
|242 €
|242 €
|-
|GATSUN
|1 289 €
|1 268 €
|-
|Harmonie
|650 €
|632 €
|-
|Incidanse
|275 €
|270 €
|-
|ISF
|800 €
|526 €
|-
|ISC
|3 140 €
|2 241 €
|-
|INSA TALKS
|1 100 €
|1 045 €
|-
|INSAquatic
|1 100 €
|300 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|650 €
|486 €
|-
|Kryptosphère
|982 €
|800 €
|-
|La 25ème heure
|1 499 €
|325 €
|-
|La Peña Insalienne
|85 €
|85 €
|-
|La Semaine Asiatique
|810 €
|810 €
|-
|Le Doua Vert
|512 €
|512 €
|-
|Les Sang-Culottes
|184 €
|184 €
|-
|Lorelei
|1 000 €
|250 €
|-
|Mécasport
|27 363 €
|3 339 €
|-
|Proto INSA Club
|1 516 €
|1 516 €
|-
|RAGDA
|524 €
|524 €
|-
|Raid Dahu
|1 600 €
|1 600 €
|-
|RIC
|284 €
|284 €
|-
|SkiClub
|3 000 €
|2 000 €
|-
|Solid’action
|507 €
|407 €
|-
|TTI
|400 €
|400 €
|-
|UDDJ
|822 €
|822 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2022-10-23T09:36:18Z

PaulPoissonnet : /* Critères généraux */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2022-2023.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

Habituellement, le [[CVA]] réserve '''5K€ pour les achats de matériel''' du [[pool des assos]] et distribue '''70K€ sous forme de subventions'''. Le CVA propose 2 vagues par année scolaire dont cette année :

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 6 novembre 2022) pour distribuer 50 000 €
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes le 19 février 2023) pour distribuer 20 000 € et le budget restant de la première vague

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour commencer vous devez avoir '''mis à jour sur [https://portail.asso-insa-lyon.fr/ portail VA] les informations''' de votre association dans les catégories :

*Vue Générale (IBAN, RNA, Numéro SIREN, date de création)
*Bot'INSA (Description, adresse de contact et numéro de téléphone publique)
*Mandats (informations de contact du bureau)
*Situation administrative
**Vous devez avoir signé la charte VA et l'avoir envoyé à la DVE (Direction de la Vie Etudiante) ;
**Vous devez avoir signé la charte de Communication des Associations INSA Lyon et l'avoir envoyé à la DVE (Direction de la Vie Etudiante) ;

Il faut ensuite vérifier que vous avez bien téléversé dans les dossiers tous les documents indispensables :

*Le RIB de l’association. Si vous n'avez pas de compte en banque merci de contacter votre référent au plus vite.
*Le PV de l’AG de passation + recépissé de la préfecture (pour prouvez que vous êtes bien responsable de cette association)
*Vos statuts
*Votre règlement intérieur (s’il existe)
*Le [[bilan moral et financier]] de l’année précédente (rédigé par le bureau sortant)
Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2022-2023 - 1ère vague''

== Critères ==
Le CVA peut financer toutes les associations affiliées à la Vie Associative de l’INSA Lyon. Les critères pour obtenir ce statut sont explicités ci-après.

===Critères généraux===
Le conseil juge les demandes des associations '''en fonction des indicateurs suivants''' ''':'''

*Nombre de membres actifs et '''adhérents''' ;
*Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association ;
*Critères d’admission à l’association ('''ouverture''' à tous les étudiants de l’INSA Lyon adhérents ou non à la VA). Notamment, une '''association de département/filière/section''' ne pourra demander un soutien financier '''que''' pour ses projets incluant aussi les étudiants qui sont étrangers au département/filière/section (exemple : soirée de projection d’un documentaire) ;
*'''Dynamisme''' de l’association (activités et présence sur l’année) ;
*'''Pérennité''' de l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA ;
*Viabilité du projet et '''rigueur''' du dossier ;
*Un '''tarif VA''' est fortement apprécié, une grande partie du financement du CVA venant de ces adhésions.
*'''L’impact écologique''' du projet. Le CVA prend en compte l’impact écologique du projet en lui-même mais aussi '''les réflexions et actions de l’association pour limiter cet impact'''. Un malus sera appliqué à tout projet n’étant pas éco-responsable et/ou ne contenant ni réflexion/action pour limiter cet impact.

Remarque : '''nous regardons l'ensemble du projet et des activités de l'association''', même le cœur d'activité d'une association (qui pourrait s'apparenter à des frais de fonctionnement) peut être subventionné si de vrais projets sont présentés.

=== Seuil maximum d’attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.'''
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors incluez-les dans le budget !
*Si votre '''association présente un projet jamais réalisé sur le campus''', et ce de manière rigoureuse, le CVA pourra décider de subventionner à plus de 33% pour encourager ces prises d'initiative exceptionnelle !

== Dossier de subvention ==
Ne vous appuyez pas trop sur ce qui a été fait par vos prédécesseurs, vérifiez dans tous les cas que ça correspond aux consignes suivantes. Vous pouvez retrouver '''les commentaires du CVA''' de l'année précédente dans le dossier de dépôt sur Portail VA.

===La demande===
Le document de demande de subvention doit avoir des pages numérotés et être construit de la façon suivante :

*'''Une page''' de garde avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
*'''Une page''' de table des matières, idéalement avec liens cliquables
*Une introduction en '''5-10 lignes max.''' Nous demandons à ce que vous insériez un résumé de la '''demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
*'''Une ou deux page max''' de présentation de l'asso avec :
**rappel des buts et objectifs de l'association (peut se faire en 3 lignes !)
**présentation du fonctionnement interne (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
**explication du statut de membre et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
**Merci de '''ne pas mettre la liste de vos membres ou du bureau''', par contre n'hésitez pas à mettre des photos.
*Détail par projet/événement (vous pouvez les regrouper selon une hiérarchie qui a du sens pour votre association): '''2 pages par projet'''
**Si vous avez qu'un seul projet ou qu'il est central à votre association (24heures, BEST...) vous pouvez détailler le projet en plus que deux pages pour aborder tous les points avec plus de précision.
**'''Un budget prévisionnel détaillé par événement est demandé''', au moins pour les projets/events pour lesquels vous sollicitez des subventions. Détaillez autant que possible vos coûts (et éventuelles recettes), en les '''justifiant''' au moins avec des liens vers les sites fournisseurs ou des devis à mettre en annexe.
**Toutes vos activités ou vos projets même non subventionnés peuvent être mis en avant.
*Nous demandons à ce que vous incluez dans votre dossier de subvention une section expliquant ce que votre association fait pour se diriger vers une '''démarche écologique''' et ce qu'elle compte faire de plus cette année.
*'''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel ne rentre pas dans votre budget.

===Bonnes pratiques===
Au delà des précédents critères fixés dans les statuts du [[CVA]], nous attachons une importance à certains points (non obligatoires) mais qui peuvent vous donner une idée du type de projets qu'on aime soutenir :

*Il favorise la '''mixité''' et pousse des insaliens à côtoyer d'autres milieux (handicap, pauvreté, étudiants non-scientifiques, diplômés...) ;
*Il permet aux participants (ou aux membres de l'asso) d’acquérir des compétences et/ou des '''savoirs techniques''' ;
*Il touche les étudiants Erasmus et les '''étrangers''' qui vivent sur le campus ;
*Le projet est '''nouveau''' ou novateur par rapport aux éditions précédentes.

===Les projets non subventionnables ===
Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

*Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
*Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
*Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
*Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
*'''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
*'''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
*Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
*'''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
*Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la première vague 2021-22 (après appels) ==
Somme totale demandée : 89 432 €

Somme totale accordée : 54 220 €

Nombre de projets soutenus : 113

Investissement total pour le Pool (excepté la Wishlist) : 2 019 €
{| class="wikitable"
|+Résultats de la première vague de subventions après appel
|'''Association'''
|'''Demande'''
|'''Attribution'''
|-
|7A+
|880 €
|500 €
|-
|ARGIL
|495 €
|495 €
|-
|Art de la Scène
|1 288 €
|1 288 €
|-
|AsTech
|838 €
|505 €
|-
|AVI
|535 €
|408 €
|-
|BEST
|2000 €
|750 €
|-
|Bob’INSA
|700 €
|500 €
|-
|Ciné - La Mouette
|2 943 €
|2 796 €
|-
|CLES-FACIL
|804 €
|400 €
|-
|Club BD-Manga
|200 €
|100 €
|-
|Club des 24h
|19 982 €
|19 043 €
|-
|CIA
|800 €
|800 €
|-
|Club Montagne
|750 €
|743 €
|-
|Club Oenologie
|458 €
|458 €
|-
|Clubelek
|1 849 €
|1 849 €
|-
|Cluji
|700 €
|547 €
|-
|CUID
|3 342 €
|250 €
|-
|EVI
|193 €
|175 €
|-
|EXIT
|341 €
|229 €
|-
|FLIC
|242 €
|242 €
|-
|GATSUN
|1 289 €
|1 268 €
|-
|Harmonie
|650 €
|632 €
|-
|Incidanse
|275 €
|270 €
|-
|ISF
|800 €
|526 €
|-
|ISC
|3 140 €
|2 241 €
|-
|INSA TALKS
|1 100 €
|1 045 €
|-
|INSAquatic
|1 100 €
|300 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|650 €
|486 €
|-
|Kryptosphère
|982 €
|800 €
|-
|La 25ème heure
|1 499 €
|325 €
|-
|La Peña Insalienne
|85 €
|85 €
|-
|La Semaine Asiatique
|810 €
|810 €
|-
|Le Doua Vert
|512 €
|512 €
|-
|Les Sang-Culottes
|184 €
|184 €
|-
|Lorelei
|1 000 €
|250 €
|-
|Mécasport
|27 363 €
|3 339 €
|-
|Proto INSA Club
|1 516 €
|1 516 €
|-
|RAGDA
|524 €
|524 €
|-
|Raid Dahu
|1 600 €
|1 600 €
|-
|RIC
|284 €
|284 €
|-
|SkiClub
|3 000 €
|2 000 €
|-
|Solid’action
|507 €
|407 €
|-
|TTI
|400 €
|400 €
|-
|UDDJ
|822 €
|822 €
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Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2022-10-22T17:03:10Z

PaulPoissonnet :

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2022-2023.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

Habituellement, le [[CVA]] réserve '''5K€ pour les achats de matériel''' du [[pool des assos]] et distribue '''70K€ sous forme de subventions'''. Le CVA propose 2 vagues par année scolaire dont cette année :

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 6 novembre 2022) pour distribuer 50 000 €
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes le 19 février 2023) pour distribuer 20 000 € et le budget restant de la première vague

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour commencer vous devez avoir '''mis à jour sur [https://portail.asso-insa-lyon.fr/ portail VA] les informations''' de votre association dans les catégories :

*Vue Générale (IBAN, RNA, Numéro SIREN, date de création)
*Bot'INSA (Description, adresse de contact et numéro de téléphone publique)
*Mandats (informations de contact du bureau)
*Situation administrative
**Vous devez avoir signé la charte VA et l'avoir envoyé à la DVE (Direction de la Vie Etudiante) ;
**Vous devez avoir signé la charte de Communication des Associations INSA Lyon et l'avoir envoyé à la DVE (Direction de la Vie Etudiante) ;

Il faut ensuite vérifier que vous avez bien téléversé dans les dossiers tous les documents indispensables :

*Le RIB de l’association. Si vous n'avez pas de compte en banque merci de contacter votre référent au plus vite.
*Le PV de l’AG de passation + recépissé de la préfecture (pour prouvez que vous êtes bien responsable de cette association)
*Vos statuts
*Votre règlement intérieur (s’il existe)
*Le [[bilan moral et financier]] de l’année précédente (rédigé par le bureau sortant)
Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2022-2023 - 1ère vague''

== Critères ==
Le CVA peut financer toutes les associations affiliées à la Vie Associative de l’INSA Lyon. Les critères pour obtenir ce statut sont explicités ci-après.

===Critères généraux===
Le conseil juge les demandes des associations '''en fonction des indicateurs suivants''' ''':'''

*Nombre de membres actifs et '''adhérents''' ;
*Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association ;
*Critères d’admission à l’association ('''ouverture''' à tous les étudiants de l’INSA Lyon adhérents ou non à la VA). Notamment, une '''association de département/filière/section''' ne pourra demander un soutien financier '''que''' pour ses projets incluant aussi les étudiants qui sont étrangers au département/filière/section (exemple : soirée de projection d’un documentaire) ;
*'''Dynamisme''' de l’association (activités et présence sur l’année) ;
*'''Pérennité''' de l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA ;
*Viabilité du projet et '''rigueur''' du dossier ;
*Existence d'un '''tarif VA''' (en cas impossibilité une justification doit être apporté) ;
*'''L’impact écologique''' du projet. Le CVA prend en compte l’impact écologique du projet en lui-même mais aussi '''les réflexions et actions de l’association pour limiter cet impact'''. Un malus sera appliqué à tout projet n’étant pas éco-responsable et/ou ne contenant ni réflexion/action pour limiter cet impact.

Remarque : '''nous regardons l'ensemble du projet et des activités de l'association''', même le cœur d'activité d'une association (qui pourrait s'apparenter à des frais de fonctionnement) peut être subventionné si de vrais projets sont présentés.

=== Seuil maximum d’attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.'''
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors incluez-les dans le budget !
*<big>Si votre '''association présente un projet jamais réalisé sur le campus''', et ce de manière rigoureuse, le CVA pourra décider de subventionner à plus de 33% pour encourager ces prises d'initiative exceptionnelle !</big>

== Dossier de subvention ==
Ne vous appuyez pas trop sur ce qui a été fait par vos prédécesseurs, vérifiez dans tous les cas que ça correspond aux consignes suivantes. Vous pouvez retrouver '''les commentaires du CVA''' de l'année précédente dans le dossier de dépôt sur Portail VA.

===La demande===
Le document de demande de subvention doit avoir des pages numérotés et être construit de la façon suivante :

*'''Une page''' de garde avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
*'''Une page''' de table des matières, idéalement avec liens cliquables
*Une introduction en '''5-10 lignes max.''' Nous demandons à ce que vous insériez un résumé de la '''demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
*'''Une ou deux page max''' de présentation de l'asso avec :
**rappel des buts et objectifs de l'association (peut se faire en 3 lignes !)
**présentation du fonctionnement interne (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
**explication du statut de membre et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
**Merci de '''ne pas mettre la liste de vos membres ou du bureau''', par contre n'hésitez pas à mettre des photos.
*Détail par projet/événement (vous pouvez les regrouper selon une hiérarchie qui a du sens pour votre association): '''2 pages par projet'''
**Si vous avez qu'un seul projet ou qu'il est central à votre association (24heures, BEST...) vous pouvez détailler le projet en plus que deux pages pour aborder tous les points avec plus de précision.
**'''Un budget prévisionnel détaillé par événement est demandé''', au moins pour les projets/events pour lesquels vous sollicitez des subventions. Détaillez autant que possible vos coûts (et éventuelles recettes), en les '''justifiant''' au moins avec des liens vers les sites fournisseurs ou des devis à mettre en annexe.
**Toutes vos activités ou vos projets même non subventionnés peuvent être mis en avant.
*Nous demandons à ce que vous incluez dans votre dossier de subvention une section expliquant ce que votre association fait pour se diriger vers une '''démarche écologique''' et ce qu'elle compte faire de plus cette année.
*'''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel ne rentre pas dans votre budget.

===Bonnes pratiques===
Au delà des précédents critères fixés dans les statuts du [[CVA]], nous attachons une importance à certains points (non obligatoires) mais qui peuvent vous donner une idée du type de projets qu'on aime soutenir :

*Il favorise la '''mixité''' et pousse des insaliens à côtoyer d'autres milieux (handicap, pauvreté, étudiants non-scientifiques, diplômés...) ;
*Il permet aux participants (ou aux membres de l'asso) d’acquérir des compétences et/ou des '''savoirs techniques''' ;
*Il touche les étudiants Erasmus et les '''étrangers''' qui vivent sur le campus ;
*Le projet est '''nouveau''' ou novateur par rapport aux éditions précédentes.

===Les projets non subventionnables ===
Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

*Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
*Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
*Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
*Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
*'''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
*'''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
*Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
*'''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
*Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et à proposer des '''tarifs VA''' dans la mesure du possible.

== Résultats de la première vague 2021-22 (après appels) ==
Somme totale demandée : 89 432 €

Somme totale accordée : 54 220 €

Nombre de projets soutenus : 113

Investissement total pour le Pool (excepté la Wishlist) : 2 019 €
{| class="wikitable"
|+Résultats de la première vague de subventions après appel
|'''Association'''
|'''Demande'''
|'''Attribution'''
|-
|7A+
|880 €
|500 €
|-
|ARGIL
|495 €
|495 €
|-
|Art de la Scène
|1 288 €
|1 288 €
|-
|AsTech
|838 €
|505 €
|-
|AVI
|535 €
|408 €
|-
|BEST
|2000 €
|750 €
|-
|Bob’INSA
|700 €
|500 €
|-
|Ciné - La Mouette
|2 943 €
|2 796 €
|-
|CLES-FACIL
|804 €
|400 €
|-
|Club BD-Manga
|200 €
|100 €
|-
|Club des 24h
|19 982 €
|19 043 €
|-
|CIA
|800 €
|800 €
|-
|Club Montagne
|750 €
|743 €
|-
|Club Oenologie
|458 €
|458 €
|-
|Clubelek
|1 849 €
|1 849 €
|-
|Cluji
|700 €
|547 €
|-
|CUID
|3 342 €
|250 €
|-
|EVI
|193 €
|175 €
|-
|EXIT
|341 €
|229 €
|-
|FLIC
|242 €
|242 €
|-
|GATSUN
|1 289 €
|1 268 €
|-
|Harmonie
|650 €
|632 €
|-
|Incidanse
|275 €
|270 €
|-
|ISF
|800 €
|526 €
|-
|ISC
|3 140 €
|2 241 €
|-
|INSA TALKS
|1 100 €
|1 045 €
|-
|INSAquatic
|1 100 €
|300 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|650 €
|486 €
|-
|Kryptosphère
|982 €
|800 €
|-
|La 25ème heure
|1 499 €
|325 €
|-
|La Peña Insalienne
|85 €
|85 €
|-
|La Semaine Asiatique
|810 €
|810 €
|-
|Le Doua Vert
|512 €
|512 €
|-
|Les Sang-Culottes
|184 €
|184 €
|-
|Lorelei
|1 000 €
|250 €
|-
|Mécasport
|27 363 €
|3 339 €
|-
|Proto INSA Club
|1 516 €
|1 516 €
|-
|RAGDA
|524 €
|524 €
|-
|Raid Dahu
|1 600 €
|1 600 €
|-
|RIC
|284 €
|284 €
|-
|SkiClub
|3 000 €
|2 000 €
|-
|Solid’action
|507 €
|407 €
|-
|TTI
|400 €
|400 €
|-
|UDDJ
|822 €
|822 €
|}

Réserver un lieu

2022-10-18T18:01:42Z

PaulPoissonnet :

Dans cette partie, on va s'intéresser aux différents lieux possibles pour votre événement sur le campus.
==La Rotonde==
Pour organiser un spectacle à la Rotonde, il faut la '''réserver en fin d'année''' scolaire lors de l'Assemblée Générale de la CGR ([[Commission de Gestion de la Rotonde]], une association INSA).

Vous pouvez consulter le planning et les modalités de réservation sur leur site web https://rotonde.asso-insa-lyon.fr/reservation/. La réservation est '''payante''' et permet à la CGR d'entretenir le bâtiment. Le tarif est d'environ 40€ par soir auquel il faut ajouter le salaire de l'agent de sécurité SSIAP d'environ 175€.

Pour faire un beau spectacle il faut aussi des lumières et du sons, la CGR loue le matériel mais ne s’occupe pas des prestations techniques (lumière, son, vidéo…), pour ces dernières, il faut contacter l'étudiant '''responsable technique-études''' (coord-teck@insa-lyon.fr) qui évaluera vos besoins et recrutera des Teckos pour votre événement.

==Agora & René Char==
Il est possible de réserver les salles de la Rotonde telles que l'Agora ou René Char auprès du '''secrétariat des humas''' (resa.humas@insa-lyon.fr). Envoyez une demande et passez voir la secrétaire (Letizia Munzone) dont le bureau donne sur la salle d'exposition à coté du hall du bâtiment.

'''Attention les sections sont prioritaires''' pour les réservations et si vous avez la possibilité de réserver via un prof vous pouvez avoir une réponse plus rapide.

==Amphithéâtres==
Si vous avez besoin d'un amphi, vous devez '''passer au BDE''' pour effectuer la réservation qui se charge ensuite de faire le lien avec la direction de l'INSA. La réservation doit se faire '''au moins cinq jours ouvrés avant l'événement'''.

Le jour de l'événement il faudra appeler le poste de sécurité pour ouvrir et '''fermer l'amphi''' 04 72 43 85 85 si c'est après

Quelques spécificités selon les amphis :

*'''Laura Bassi''' : Amphi rénové et fonctionnel, c'est le seul amphi avec des prises électriques sous toutes les tables.
*'''Berger''' : RAS
*'''Capelle''' : indisponible jusqu'à nouvel ordre pour cause d'incendie.
*'''Freyssinet''' : RAS
*'''Seguin''' : Amphi pas encore rénové mais encore fonctionnel, attention pas de port HDMI et le système audio est inutilisable sans la clef à emprunter au secrétariat de GM.

Le département TC prête aussi parfois l'amphithéâtre '''Chappe''', à voir directement avec le secrétariat TC.

==BMC==
'''Les salles au deuxième étage''' et l'amphi de la bibliothèque sont facilement réservables pour des événements en tout genre le soir ou en journée. Il faut juste s'y prendre en avance sur https://bibliotheque.insa-lyon.fr/cms/articleview/id/4845

'''L’amphithéâtre''' de 134 places est confortable et très adapté pour projeter un film mais il faut le libérer avant 22h ou payer un agent de sécurité. Attention il est conseillé de venir en avance pour prendre en main le système son qui est géré par un écran tactile pas très intuitif. Pensez à bloquer ouvert la porte de l'amphi car elle se claque et les retardataires ne peuvent plus rentrer.

==MdE==
Il est possible d'emprunter les '''salles de réunion''' de la MdE à l'accueil du BDE (Wallace : 10 places, Gromit : 15 places, Hibiscus : 19 places).

Pour le hall de la MdE, il est aussi possible de l'emprunter en passant par l'accueil du BdE et en signant une convention avec le responsable sécurité du bâtiment (secu.resp@bde-insa-lyon.fr). Attention, '''pour les stands de préventes''' etc, '''il est obligatoire de réserver à l'accueil du BdE''' et de vous signaler en arrivant. Maximum 2 associations en même temps.

==Restaurants==
Il est possible de réserver le Grillon et l'Olivier pour des événements auprès de la direction des restaurants, mais attention les restaurants facturent souvent des '''frais de ménages''' (autour de 220€ par restaurants). La location d'un restaurant à la journée est de 450€.

Dans les faits, les assos musicales répètent gratuitement dans le grillon et la gratuité peut se négocier en fonction de l'utilisation. N'hésitez pas à aller les voir directement à l'étage en rentrant à l'accueil des restaurants sur le côté du RI.

==Salles de départements==
En général, les salles de départements peuvent être réservées pour certains événements mais c'est à '''négocier avec les secrétariats''' et ça se joue actuellement à la confiance et au copinage.

D'expérience voici quelques informations pour certains départements :

* '''FIMI'''

Pour la réservation de salles hors horaire (c'est à dire hors 8h-18h en semaine) la gestion de salles n'est plus de leur ressort. C'est à l'accueil de la direction que vous pouvez faire une réservation. En théorie ils n'ont pas leur mot à dire sur les réservations, mais ils peuvent vous donner quelques instructions. Ensuite c'est validé (ou pas) par la DVE (direction vie étudiante = Joachim Revez) et c'est bon !

==Salle d'exposition des humanités==
Peu utilisée par les assos, vous pouvez demander au service culturel si vous comptez un événement qui s'y prête bien.

== Local cuisine ==
Une cuisine est mise à disposition des assos pour préparer la nourriture dans de bonnes conditions lors de leurs événements. Ce local situé au rez de chaussée de la résidence H est géré par le culinarium et toutes les informations sont sur [[Local cuisine|l'article dédié.]]

==Locaux associatifs==
Si vous ne trouvez pas de salle appropriée vous pouvez toujours essayer de demander à des assos de vous prêter exceptionnellement leur local. Ils leurs sont mis à disposition gracieusement par l'INSA et les associations n'en sont pas propriétaires. Tout emprunt se fera de façon concertée entre les deux assos sur le principe de l'entraide inter-asso. Certains événements ont ainsi pu avoir lieu dans le local de danse du club rock, à la kfet ou encore dans une salle d'étude appartenant à un club.

Communication

2022-10-18T17:51:17Z

PaulPoissonnet : /* Listes de diffusion */

Différents moyens de communication sont possibles sur le campus :

===Affiches===
Vous pouvez poser vos '''affiches''' sur les emplacements prévus à cet effet sur le campus. Attention, l'affichage sauvage est interdit. Sur les panneaux réservés aux associations INSA, le format maximal est le A3 (voir la [[Obligations INSA#Chartes VA et Com|charte de communication]]).

===Affichage dynamique===
Créez facilement un compte pour vous ou pour votre asso sur le site [https://affichage.bde-insa-lyon.fr affichage.bde-insa-lyon.fr] Vous pouvez ensuite poster des '''visuels''' (au format paysage, 16/9) qui seront affichés sur toutes les écrans des restaurants et du BDE après modération.

Attention les visuels doivent faire exactement 1920*1080 pixel et l'affichage est autorisé uniquement une semaine par événement.

===Insatiable===
N'hésitez pas à envoyer un mail à l'Insatiable pour profiter d'un '''article''' présentant votre association et/ou votre événement ! La dernière double page est réservée aux assos.

Envoyer un mail à l'adresse indiquée sur leur site https://insatiable.info/la-redac/

===Facebook===
Facebook est devenu indispensable pour communiquer sur ses événements, notamment en créant des événements qui envoient automatiquement des notifications aux gens intéressés.

Envoyez votre événement à '''la page Facebook "Vie Associative"''' pour que le [[CVA]] le partage. Les partages sur les groupes de promotions sont limités à 1 par semaine par Asso.

===Listes de diffusion===
Il est désormais interdit aux associations d'utiliser les listes de diffusion scolaires de l'INSA pour éviter le spam. En contrepartie, '''la newsletter VA''' est envoyée à tous les étudiants.

Pour apparaître dans la newsletter VA, il suffit '''d'ajouter son événement sur portail VA.''' N'hésitez pas à mettre tous vos événements de l'année en avance pour apparaître dans le calendrier des assos et leurs permettre de choisir judicieusement leurs dates d'événements.

Il est recommandé d'utiliser le service de la DSI [https://led.insa-lyon.fr/ listes.insa-lyon.fr] configuré en mode "newsletter" pour envoyer des mails groupés au participants de votre événement. Les adresses restent invisibles aux autres participants et ça évite des "reply all" involontaires.
Vous avez le droit de collecter les adresses mail des participants pour les recontacter la fois suivante. Mais il faut faire cocher une case à l'inscription ou faire signer la personne pour qu'elle accepte de recevoir des news après l'événement.

Bons plans fournisseurs

2022-10-18T17:50:41Z

PaulPoissonnet : /* Matériel */

Pour organiser des événements et faire tourner ton asso tu vas devoir trouver des fournisseurs que ce soit pour de la nourriture ou du matériel car tout n'est pas dispo au magasin du coin au meilleur prix.

Cette page est dédiée au partage de bons plans et de retours d'expériences par rapport à des fournisseurs. N'hésitez pas à y contribuer !

== Nourriture ==

=== Grossiste ===

* METRO :

Un magasin à Vaux en Velin, l'asso doit obligatoirement avoir une carte et un abonnement. Voiture indispensable. Achats en gros volumes mais tarifs pas toujours significativement moins chers qu'en grande surface.

* Promocash :

Un magasin à Gerland, l'asso doit obligatoirement avoir une carte et un abonnement. Solution privilégiée par d'avantage d'associations INSA.

* Carrefour Gratte-Ciel : Avec certaines assos (hors INSA), Carrefour a déjà mis en place la reprise des denrées non entamées. Il faut leur demander si cela est possible avant de s'approvisionner chez eux. Ils ont parfois des bonnes promo mais rarement de grandes quantités. Aussi, munissez-vous d'une carte Carrefour.
* Day By Day : Magasin de vrac bio à Lyon 6. On a des réductions spéciales pour toutes les assos INSA : une réduction de 10 % sur toutes les denrées alimentaires aux étudiants ainsi qu’aux associations de l’INSA LYON. La réduction s’élève à 15% si le produit est dans son conditionnement d’origine.

=== Boulangerie ===
Jusqu'en 2019 la plupart des associations passaient par K2B, un boulanger industriel à Villeurbanne qui permettait de prendre des grosses commandes de pain ou de viennoiseries à moindre coût. Mais ce fournisseur a fermé, si vous connaissez des nouvelles adresses n'hésitez pas à les partager

* Fournil De Croix Luizet

Boulangerie classique avenue Roger Salengro qui accepte des commandes importantes de pain. Prix négocié de la baguette ... ???

* La Miecyclette

Boulangerie Bio produisant des gros pains traditionnels de 1Kg. Prix unitaire négocié 4€40.

* ARICI : C'est une grosse boulangerie sur l'Avenue Roger Salengro qui peuvent faire des prix de gros si leur stock leur permet ainsi que la livraison offerte. C'est à voir au cas par cas selon les besoins de l'asso.

=== Boissons ===
Pour les commandes de bière, d'alcool et de softs pour de gros événements, certains prestataires peuvent faire des prix intéressants et prêter des tireuses pour l'événement.

* France boisson (voir avec la Kfet)
* Murgier : Désormais, toutes les commandes de bières Ninkasi passent par le fournisseur Murgier, même si les tarifs avantageux sont maintenus. L'avantage, c'est qu'ils livrent jusqu'à 2 jours avant et reprennent les fûts non percutés.

== Matériel ==

=== Prêt et location ===

* Villeurbanne

La ville prête beaucoup de gros matériel (Barrières, scène, tentes...). Contacts et infos : [[Subventions#Villeurbanne]]

* Mingat

Plus gros loueur de véhicules sur Lyon. Tarifs négociés pour les assos INSA.

* CarGo : ??
* KV EVENTS : ce sont des loueurs d'animations qui ont l'habitude d'offrir certaines réductions.
* METRO : ??
* Bureau des Élèves [https://resa.bde-insa-lyon.fr/book/resource-category/1 le lien pour réserver]
*Eco-Loc : ils prêtent très souvent du matériel en contrepartie de communication sur les réseaux sociaux (poufs, tapis, tabouret, lumières, ustensiles de cuisine...). Utiliser contact@eco-loc.com.

=== Achat ===

* Minéka : réutilisation de matériaux de construction (182 rue de la Poudrette – 69100 – Villeurbanne) bois, porte, fenêtre/vitrage, gros œuvre, finition intérieure et extérieure, scénographie et autres (équipement sanitaire, luminaires ...) Adhésion obligatoire de 50€/an pour les assos, pas d'assos adhérente à l'INSA pour l'instant mais Art-Scène intéressée avec possibilité de mutualiser cette adhésion.

*

Pool des assos

2022-10-18T17:49:19Z

PaulPoissonnet : /* Être gestionnaire de matériel vous oblige sur certains points : */

Le [[CVA]] a constitué au fil des années un pool de matériel destiné à être partagé par toutes les [[Obligations Association INSA|assos INSA]].

Celui-ci est financé à 100% par le budget du [[CVA]] puis mis en gestion dans une [[Obligations Association INSA|association INSA]] qui doit l'assurer, l'entretenir et en gérer les prêts et locations.

== Acquisition du matériel ==
Une enveloppe est destinée chaque année à l'achat et l'entretient du matériel du pool des assos.

Le matériel est acheté par le '''BDE''' sur proposition * du CVA ou d'une association INSA le tout avec l'accord du CVA.

Privilégiez des demande lors des [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA|Appel à Projet du S1 & S2]]. Mais vous pouvez suggérer un achat, il faut envoyer un mail à [mailto:pool@asso-insa-lyon.fr pool@asso-insa-lyon.fr] avec un lien vers le produit à acheter et une explication pour expliquer à quelle autre association INSA il pourrait être utile.

Les '''frais de livraisons''' sont aussi payés par le CVA, alors incluez-les dans votre budget !

== Devenir Gestionnaire ==
Pour devenir gestionnaire de matériel, le plus simple est de vous-même faire une proposition d'achat de matériel (dans un de vos dossier d'[[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA|appel à projet]]) dans 99% des cas l'asso qui fait la proposition d'achat se retrouve à devenir le gestionnaire par la suite.

Sauf exception vous ne pouvez demander à devenir gestionnaire de matériel déjà en gestion chez une autre association.

== Les obligations et droits des gestionnaires ==

=== Être gestionnaire de matériel vous ouvre certains droits : ===

* Disposer du matériel en tout temps (le BdE doit passer par la même procédure que les autres association)
* Gérer les prêts de matériel (droit de dire non, dans la limite de l'acceptable, les associations pourront se retourner vers le CVA en cas de refus)
* Droit de louer le matériel en dehors des associations INSA (gratuit)
* Demander l'intervention au CVA en cas de litige concernant l’utilisation du matériel entre l'association gestionnaire et/ou une autre association de l'INSA Lyon.
* Demander au BdE d'assumer, via le budget du CVA, les coûts d’entretien du matériel dus à l’usure et non à la casse (qui est payée par les parties responsables).

=== Être gestionnaire de matériel vous oblige sur certains points : ===

* Prêter le matériel gracieusement aux associations INSA :
** Priorité aux assos INSA jusqu'à 10 jours ouvrés avant la date d'emprunt
** Demander un chèque de dépôt de garantie à valeur d'achat du matériel prêté même pour un emprunt gracieux
*Annoncer que du matériel du pool sera prêté à l'extérieur des associations INSA et non disponible à des dates données à l'adresse [mailto:pool@asso-insa-lyon.fr pool@asso-insa-lyon.fr]
**Permet d'avoir une trace de l'usage à l'extérieur en cas de plainte d'une association ne pouvant emprunter le matériel
* Rédaction et signature d'une [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/ea7abdeb-08bc-4e2d-8a30-7953122a3327/ convention de prêt] ([https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/d5b6c3a3-7ed0-43e5-8a44-282ab712af9c/ version excel - 2 pages - à télécharger])
* Demander un chèque de dépôt de garantie à valeur d'achat du matériel prêté
* Entretenir le matériel et avertir le CVA en cas de dégradation à [mailto:pool@bde-insa-lyon.fr pool@bde-insa-lyon.fr]
* S'occuper de la facturation des détériorations commises par les emprunteurs du matériel
* Fournir un [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3a7f99d3-0729-43e4-9234-f4828b1fdd43/ bilan annuel de la gestion de ce matériel] ([https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/167f28de-3d41-4dab-8e2e-3557581891c7/ version excel téléchargeable]) le 31 mars de chaque année (nombre de prêt, bénéfices éventuel de location, gestion de l'entretient)
**Verser 50% des bénéfices retirés des locations (rentrées d'argent moins entretien validé par le CVA) au fond du CVA
* Assurer le matériel

Tous ces droits et devoir sont récapitulé dans le [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/f6c7f34f-0a86-4651-b825-cad4f7300391/ Mandat de gestion] signé annuellement entre le BdE et l'association gestionnaire.

==Conditions de prêt ==
Si ton association est inscrite dans la liste officielle des [[Obligations Association INSA|assos INSA]], tu peux en bénéficier aussi mais attention, bien que l'emprunt soit gratuit, il faut respecter certaines règles :

*Réserver à l'avance sans surestimer ses besoins (les associations INSA sont prioritaires jusqu'à 10 jours ouvrés avant la date d'emprunt)
*Signer une [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/ea7abdeb-08bc-4e2d-8a30-7953122a3327/ convention avec l'association gestionnaire]
*Laisser un chèque de caution à l'ordre de l'association gestionnaire égale au montant d'achat du matériel emprunté
*Prendre soin du matériel lors du transport ou de son utilisation
*Rendre le matériel propre et à la date demandée (pendant les horaires de permanence)

C'est un service d'entraide inter-asso qui repose sur la confiance donc si il y a des choses cassées ou manquantes merci de le signaler, vous serez amené à participer à leur remplacement ou à leur réparation.

==Liste du matériel existant au pool==
La liste est maintenant sur la page dédiée : [[matériel à emprunter]]

Demandes d'autorisations

2022-10-18T17:42:09Z

PaulPoissonnet : /* Événement à l’intérieur du campus en extérieur */

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur de la vie étudiante]]. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ==
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/35d358e0-9c7c-4937-a1ef-365f46a0c5fa/ disponible ici]. Ce formulaire sera ensuite retransmis par la DVE à tous les services concernés qui pourront alors proposer des améliorations au premier jet proposé.

== Événement à l’extérieur du campus ==
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/36720a27-26c1-4523-9c67-7279710875c2/ disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Freyssinet. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool. '''''Enfin, un seul pot par département et par an est autorisé.'''''

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4059c1cf-d838-42b6-8666-c8349341b628/ cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA sur portail VA : https://portail.asso-insa-lyon.fr/resources/28

Subventions

2022-10-18T17:38:51Z

PaulPoissonnet : /* INSA */

Au delà des ventes et des entrées d'argents usuelles, les associations INSA se financent généralement grâce à des partenariats et du sponsoring d'entreprises privées; et de subventions de différents acteurs.

= Calendrier 2022-2023 =
Un calendrier des principales sources de financement pour les associations INSA Lyon :

<s>28 Octobre 2020 : Fonds d'Initiatives Étudiantes (Automne) - Université de Lyon → https://www.universite-lyon.fr/vie-des-campus/bien-vivre-dans-nos-campus/engagement-etudiants/fonds-d-initiative-etudiante-les-candidatures-sont-ouvertes-pour-la-commission-d-automne-179876.kjsp?RH=1487584835254</s>

(sûrement plus à jour)

'''Septembre-Mi Octobre : FSDIE - Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes''' : https://etu.univ-lyon1.fr/guide-pratique/financer-son-projet-fsdie/financer-votre-projet

'''12 septembre au 28 octobre 2022 : Grand Lyon APIE''' → https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

'''06 Novembre 2022 CVA S1→''' Voir ci-dessous :

'''Novembre 2022 FIEC (fond d'initiatives eco-citoyennes, par la Cellule DDRS INSA les dates ne sont pas encore mises à jour)'''→ https://intranet.insa-lyon.fr/content/comment-ca-marche

'''Plusieurs commissions tout au long de l'année : CROUS''' https://www.crous-lyon.fr/viedecampus/culture-actions/appel-a-projet-cvec/

'''Janvier 2022 : Subventions INSA DVE''' → Voir ci-dessous

'''Mars 2023 : CVA S2''' → Voir ci-dessous

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet La Métropole de Lyon :''' https://www.grandlyon.com/services/demande-de-subvention.html

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet Mairie de Villeurbanne''' https://www.villeurbanne.fr/demarches#demarche-477

Pour Alumni, la Fondation INSA et Villeurbanne, il faudra prendre rendez-vous avec les instances concernées au plus tôt.

=CVA=
Le CVA distribue chaque année 75 000€ aux associations, cette enveloppe gérée par les étudiants du CVA sert à acheter du matériel pour le pool des clubs mais aussi pour financer directement toute la vie du campus au travers de [[subventions CVA]] (voir l'article dédié)

=INSA=
L'INSA donne aussi des subventions, anciennement de façon séparée, (chaque département, [[Instances de l'INSA#La DIRCOM|la DIRCOM]], [[Instances de l'INSA#Le service culturel|le service culturel]]) mais maintenant ils essayent de rassembler les demandes en un guichet unique organisé par Joachim Revez à la [[Instances de l'INSA#La DVE|direction de la vie étudiante]] (DVE). Ces subventions ont pu être appelé subventions DGS ou PAE et mais c'est plus simple de les appeler subventions INSA. Elle permet de redistribuer une partie des frais de CVEC qui sont reversés à l'INSA.

En 2018-2019 près de 40 000€ ont été distribués en une après midi par Caroline Vachal et Joachim Revez.

Théoriquement si ce système est entièrement mis en place, seules les assos de département pourront continuer à demander de l'argent à leur département de même avec les assos sportives et le centre des sports ou même les assos artistiques et leur filière.

Tous ces versements attribués par des instances de l'INSA sont versés par le service comptable et ils apparaissent souvent dans le relevé de compte comme émanent de la direction régionale des finances publiques.

=Alumni=
10000€ versés chaque années aux assos :

critères :

* Promouvoir le métier d’ingénieur et ses différentes facettes,
* Favoriser les échanges intergénérationnels entre élèves ingénieurs, diplômés et entreprises,
* Faire rayonner l’INSA Lyon ses valeurs et la qualité de sa formation

=Cellule développement durable INSA=
15 000€ à distribuer sous forme d'appel à projet pour l'écologie sur le campus, même pour des tous petits projets sans structure. Pour plus d'informations, consulter l'intranet : https://intranet.insa-lyon.fr/content/fonds-dinitiatives-eco-citoyennes

Contact : [fonds.iec@insa-lyon.fr]

=Villeurbanne=
La ville apporte une aide logistique importante aux assos INSA (prêt de scène, de tables, de bancs, de barrières...) Mais peut aussi donner des aides financières. Une des conditions importantes est que votre événement ait lieu à Villeurbanne ou alors qu'il fasse venir des habitants sur le campus. A vous de prendre contact avec Emilie Simonin du BIJ (bureau information jeunesse) si jamais vous souhaitez être aidé par la Mairie.

Contact : emilie.simonin@mairie-villeurbanne.fr

https://www.villeurbanne.fr/mon-quotidien/jeunes-a-villeurbanne/emploi-aides-et-projets/les-aides-financieres#ancre-4

=Fondation INSA=
Donne au CVA pour ne pas avoir à gérer les demandes des assos individuellement.

Peut donner directement pour des projets exceptionnels.

https://lacooperative.groupe-insa.fr/

=Grand Lyon=
Subventions aux assos étudiantes ainsi que pleins de services à la maison de l'étudiant :

https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

=Université de Lyon (FIE)=

Le projet doit s’adresser à l’ensemble des étudiants de l’INSA ou de Lyon 1 et doit avoir une dimension inter-établissements. La subvention peut aller jusqu’à 9000 €.

Toutes les infos sont sur : www.universite-lyon.fr/fie

= Crous =
Le crous verse des subventions de 1000€ maximum pour les projets qui rentrent dans les thématiques suivantes : Action culturelle Engagement et solidarité, Jeune talent, Scientifique et technique

Toutes les infos sont sur : https://www.crous-lyon.fr/culture/culture-actions/

= Autres subventions =
Il existes des dizaines et des dizaines d'organismes qui peuvent financer vos projets, n'hésitez pas à déposer des dossiers auprès d'autres instances !

Un liste assez complète d'institutions auprès desquels vous pouvez demander des subventions : https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

Tenir une trésorerie

2022-10-18T17:37:16Z

PaulPoissonnet : /* Introduction */

== Introduction ==
Si tu es arrivé sur cette page, c'est que tu dois sûrement avoir une trésorerie à gérer. Mais c'est quoi, gérer une trésorerie au fait ? Commençons donc par ça ! Voici tes principales missions :

'''Au quotidien :'''

* Effectuer et superviser les dépenses nécessaires
* Enregistrer ses mouvements dans la comptabilité
* Surveiller sa situation bancaire
* Faire un “état de rapprochement bancaire” et un comptage de caisse
* Gérer le liquide (si besoin)
* Gestion de la facturation et des notes de frais

'''En prévision :'''

* Etablir le budget
* Suivi du budget afin de prévoir pour les dépenses à venir
* Etablir le bilan financier en fin d’année

Dans cet article on va se concentrer sur tes deux tâches les plus importantes, à savoir établir un budget et tenir une bonne comptabilité. Allez c'est parti !

== Etablir un budget prévisionnel ==
Ta première tâche à faire en tant que gérant de la trésorerie est d’établir ton budget '''pour la durée de ton exercice comptable''' (ton exercice comptable correspond très sûrement aux dates de ton mandat). [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/04bbd7de-0030-4b2b-b15e-517905ee1a6a/ En cliquant ici tu peux récupérer un template de fiche budget & comptabilité que tu peux réutiliser pour ton association.]

Comme tu peux le voir dans l'onglet "Budget", pour établir un budget clair et efficace il faut que tu divises tes dépenses '''selon tes différents projets, puis en sous catégories.''' Il est également séparé en deux parties : "Prévisionnel" et "réalisé". Au début de ton exercice tu essayes t'anticiper les dépenses, tu ne rempliras donc que la première partie. La seconde se remplira au fur et à mesure de l'année lorsque les dépenses et recettes se valideront !

Pour commencer à compléter ton budget prévisionnel, le mieux est de te munir du '''bilan financier de l’année dernière''' qui détaille les différences entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé pendant le mandat précédent. Sers-toi en pour définir les dépenses que tu prévoies pour ton mandat, et n’hésite pas à récupérer des devis si tu as de nouveaux projets.

''Exemple : Si l’année dernière pour un événement l’association a prévu 200€ de nourriture mais au final n’a dépensé que 100€ et que cela a suffi, peut-être pour le même événement il serait pertinent de ne prévoir que 100€. Il est important que ce budget prévisionnel soit équilibré : la différence entre les dépenses est recettes doit être de 0€ !''

== Tenir une comptabilité ==
Une fois que ce budget est fait vous savez vers où se dirige votre trésorerie. Il est maintenant important d’en faire le suivi, pour assurer le suivi de tous vos mouvements d’argent, pour la pérennité de l’asso, et pour que vous puissiez rendre compte à vos membres de vos transactions. En effet chaque membre de votre association a un droit de regard sur votre comptabilité, mais aussi les autorités ou services juridiques autorisés.

=== Utiliser son fichier de comptabilité ===
Votre compta, c’est un tableur qui va permettre de relier chaque mouvement d’argent de votre asso à une pièce comptable (facture, note de frais, feuille de vente, …) d’une certaine période (dates d’exercice comptable). [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/04bbd7de-0030-4b2b-b15e-517905ee1a6a/ Sur le même fichier que tout à l'heure vous en avez un template dans l'onglet "suivi"].

'''Comment l’utiliser ?''' Dans l’onglet Configuration, vous pouvez tout d’abord renseigner votre nom d’association et vos dates d’exercice comptable. Ensuite vous pouvez renseigner dans l’onglet résultat votre solde bancaire (ce qu'il y a sur votre compte) au début de votre exercice.

Une fois que tout est paramétré, dès que vous dépensez ou recevez de l’argent, pensez à d'abord compléter votre budget coté "Réalisé" puis remplissez bien une ligne du tableur en associant le mouvement d’argent à un numéro et un type de pièce comptable.

Dans un dossier en parallèle, '''vous devez avoir cette même pièce comptable qui porte dans son nom ce même numéro.''' Mais c'est quoi au juste, une pièce comptable ?

=== Les pièces comptables ===

==== Facture reçue ====
C'est la pièce comptable que vous croiserez '''le plus souvent''' : quand vous faites '''une dépense,''' achat à Carrefour ou dans n'importe quel magasin c'est cette pièce qui justifiera la transaction. une facture doit absolument contenir le nom de l'entreprise vendeuse, son adresse, son SIRET, la date, la liste des produits achetés, le montant TTC, le nom de ton asso et son adresse (20 avenue Albert EInstein pour les assos insa). '''ATTENTION, UN TICKET DE CAISSE N'EST PAS UNE FACTURE.''' Quand vous allez en magasin, il vous faut demander '''EXPLICITEMENT''' la facture au nom de votre association ! Le ou la caissière sera dans l'obligation de vous en fournir une.

==== Note de frais ====
Il peut arriver qu'un membre fasse une dépense pour l'association et '''demande à se faire rembourser'''. Pour ce faire, il faut impérativement qu'il ait une '''facture''' au nom de l'asso pour justifier l'achat ! Une note de frais est toujours rattachée à une facture, si votre membre revient avec un ticket de caisse il vous sera impossible de le rembourser ! Si c'est le cas vous pouvez compléter votre note de frais ([https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/0f4cab1f-0ed7-4bff-9a31-f126176e81c2/ un template est disponible ici]) et le faire signer par les parties prenantes. '''Elle devra être stockée AVEC la facture''' dans un dossier portant le numéro indiqué dans la ligne correspondant au remboursement dans la fiche de comptabilité.

==== Facture émise ====
Lorsque vous effectuez une '''prestation''' pour un tiers et qu'il doit vous reverser de l'argent, alors c'est à vous d'éditer une facture correcte et de la transmettre à celui-ci. [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/658ca180-f16c-4a2b-bebc-1c15d1c0309f/ Un template de facture émise se trouve ici.]

==== Feuille de vente/caisse ====
Lorsque vous effectuez une vente (de crêpes par exemple), vous n'allez évidemment pas créer une facture pour chaque personne vous achetant un produit. Vous devez alors [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/406c480d-d03d-426e-9b51-16fd6772a9b8/ éditer une feuille de vente dont un template se trouve ici], '''qui renseigne tous les produits que vous vendez et leur prix à l'unité'''. Cette feuille doit être remplie rigoureusement au fur et à mesure de la vente en indiquant bien dans les cases si le paiement s'est effectué en carte ou en espèce.

<blockquote>RAPPEL : CHAQUE LIGNE DU TABLEUR DE COMPTA DOIT ETRE RELIEE A UNE PIECE COMPTABLE FACILEMENT, ELLE DOIT DONC ETRE TRIEE ET RETROUVABLE GRACE AU NUMERO.</blockquote>

Agenda de l'année

2022-10-18T17:30:40Z

PaulPoissonnet : /* Contacts utiles */

Check-list des échéances associatives au cours de l'année :

==Changement de bureau==
Voir l'article dédié : [[Passation administrative]]

En résumé, quelque soit le moment de l'année il faudra réaliser certaines taches lors du changement de bureau :

*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
*Comptabiliser les votes et rédiger un [https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1SQF3FB9PYPvuSBOq1LWapq2ZQQbVfNZU Procès Verbal] officiel.
*Envoyer les documents de passation à la [[préfecture]] (voir l'article dédié);
*Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
*Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
*Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA notamment la composition du bureau;
*Le bureau sortant doit rédiger son [[bilan moral et financier]]

==Rentrée==
Les documents à faire/signer auprès de la direction (Pascale Canivet) :

*L'autorisation d''''occupation de local''' signée (si vous avez la chance d'avoir un local)
*La '''Charte VA''' signée

Auprès du BdE :

*La '''charte de communication''' des associations (peut maintenant être signée avec Pascale aussi)

Les '''[[Bilan moral et financier|bilans moraux et financiers]]''' du mandat terminé pendant l'année scolaire sont à déposer sur portail VA :

*Avant le 31 Juillet si l'association a obtenu des subventions CVA l'année scolaire précédente.
*Avant le 30 septembre sinon.

==Forum des Assos==
Le '''Forum des Assos''' est un rassemblement de toutes les associations du campus qui souhaitent y participer. Il est organisé par le [[CVA]], vous serez informés par mail, et lors de la première AG des Assos des dates et des formalités. Il se tient en début d'année, souvent début octobre.

Traditionnellement, le forum se tient à la MdE ou au RI. Les associations disposent d'un emplacement (avec tables et grilles d'affichage si besoin), qui leur permet de présenter au mieux leurs activités.

Le Forum des Assos est l'occasion de recruter de nouveaux membres, ou simplement de se faire voir et de parler de son association auprès des étudiants et des badaux qui passent par là (bon ok, surtout auprès des étudiants).

Petite ou grande asso, c'est le rendez-vous de tous pour mieux comprendre ce que représente la Vie Associative de l'INSA de Lyon.

==WEFAI==
En début d'année, le [[CVA]] organise un '''week-end de formation''' pour les associations INSA (WEFAI). Vous y trouverez des formations en gestion d'assos, en trésorerie, en assurances, en subventions, en sponsoring, en [[communication]]...

Le midi, un repas est servi au BdE. C'est l'occasion s'échanger avec des professionnels (assureurs, experts comptables) et les autres associations !

==Formations==
La direction de la vie étudiante demande aux associations de suivre certaines '''formations''' pour obtenir les autorisations d'événements : Prévention Alcool, Formation extincteur et peut-être bientôt formation hygiène alimentaire ou tri des déchets...

Les formations alcool ont souvent lieu en fin d'année pour les étudiants qui organisent l'intégration de leur département ou en début d'année pour les autres assos.

==AG des Assos==
Cf article détaillé : [[AG des assos]]

Les '''Assemblée Générales des Assos''' se tiennent environ tous les mois, pour faire un point sur l'état de la Vie Associative.

Le [[CVA|Resp' VA]] commence par dérouler l'ordre du jour, et pose des questions à l'assemblée sur certains points qui demandent une approbation générale. C'est très important qu'au minimum une personne de chaque bureau soit présente et que les CR soient lus avec attention car des '''informations importantes''' y sont données.

Une AG des Assos est une réunion d'échange entre le [[CVA]] et toutes les associations INSA, qu'elles soient sportives, culturelles, festives ou de départ'. Elle permet à chacun de donner son avis et de faire part de ses idées sur les projets en cours.

C'est également pendant une [[AG des assos]] que sont remis les résultats des délibérations pour les demandes de [[subventions]].

==Election du CVA==
L'élection des 7 membres élus du [[CVA]] a lieu lors de l'[[AG des assos|AG]] de printemps. Chaque association a un vote et peut présenter deux candidats.

==Autres dates==

*Vacances de la Toussaint : dépôt des dossiers de [[subventions CVA]] - 1ère vague
*Novembre : auditions CVA
*Décembre/janiver : deadline subventions INSA
*Vacances de février : dépôt des dossiers de [[subventions CVA]] - 2ème vague
*Mars : auditions CVA

==Contacts utiles==
Responsable VA du BdE : [mailto:resp.va@asso-insa-lyon.fr resp.va@asso-insa-lyon.fr]

Conseil de la Vie Associative : [mailto:cva@listes.insa-lyon.fr cva@listes.insa-lyon.fr]

Joachim Revez (Adjoint au DGS chargé de la Vie Étudiante) : [mailto:joachim.revez@insa-lyon.fr joachim.revez@insa-lyon.fr]

Aude Baudoux (Chargée de soutien à la Vie Associative) : [mailto:aude.baudoux@insa-lyon.fr aude.baudoux@insa-lyon.fr]

Liste de diffusion des responsables associatifs insaliens : [mailto:associations@listes.insa-lyon.fr associations@listes.insa-lyon.fr]

Créer une association INSA

2022-10-18T17:28:00Z

PaulPoissonnet :

Dans ce document, vous trouverez toutes les modalités pour créer une association INSA.

<h1 id="pourquoi-créer-une-association">Pourquoi créer une association ?</h1>

Tu veux organiser des événements, promouvoir une activité ou rassembler des gens qui partagent la même passion : l’association est la structure juridique qui va te permettre de réaliser tes projets. Une association est une personne morale, qui survit au passage éphémère des étudiants. Elle permet d’ouvrir un compte en banque, de générer des [[Editer une facture pour un organisme publique (ex: Insa)|factures]], et de structurer l’organisation. A l’INSA, l’administration ne traite qu’avec les associations INSA, si tu veux louer du matériel, demander une autorisation pour un événement, tu ne peux pas le faire personnellement ou au nom de ton groupe d’ami; de nombreuses personnes décident donc de monter une association.

Mais comme tu vas le voir ci-dessous, ce n’est pas si simple que ça et malheureusement beaucoup d’associations meurent au bout de 2 ans. C’est pour cela que le [[CVA|Conseil de la Vie Associative]] et la Direction de la Vie Étudiante accompagnent les créations d’asso et les valident.

Il faut d’abord vérifier que l’association que vous souhaitez créer n’est pas similaire à un club déjà existant à l’INSA. En effet, l’INSA n’autorise pas d’associations ayant les mêmes buts statutaires en son sein, il n’existera donc jamais deux BdE ou deux junior-entreprises. Il ne faut pas non plus multiplier la création de petites assos similaires qui pourraient en réalité être des équipes séparées au sein d’une plus grosse association qui aura moins de mal à recruter d’année en année et permettra de mutualiser les moyens.<h1 id="les-conditions">Les conditions</h1>

Pour créer une association il faut remplir les conditions suivantes :
<ul>
<li>Être étudiant à l’INSA Lyon;</li>
<li>Être au moins deux, pour pouvoir s’inscrire en [[préfecture]];</li>
<li>Avoir un projet ouvert à tous les étudiants de l’INSA;</li>
<li>Faire valoir les valeurs de l’INSA;</li>
<li>Ne pas être défendre des idées trop partisanes et rester politiquement neutre;</li>
<li>L’association ne peut pas être à but exclusivement religieux (La laïcité de l’INSA entraîne l’interdiction de lieux de cultes et d’évènements religieux sur le Campus)</li>
<li>Buts de l’association innovant et non existant dans d’autres associations</li>
<li>Respect total du [https://intranet.insa-lyon.fr/sites/intranet.insa-lyon.fr/files/reglement_interieur_-_adopte_par_le_ca_21_juin_2018.pdf règlement intérieur] de l’INSA</li>
</ul>
<h1 id="les-statuts">Les Statuts</h1>

Une fois ces éléments vérifiés il faut, dans un premier temps rédiger les statuts de votre association. Il est important de rédiger correctement vos statuts, car c’est eux qui définiront comment fonctionne votre association. Il est conseillé de rédiger en parallèle un règlement intérieur, ça peut paraître trop d’embarras pour une petite asso pas encore crée, mais c’est beaucoup plus simple d’y mettre toutes les règles courantes (montant de la cotisation, nombre de postes au bureau, lesquels ont le droit d’utiliser la carte bancaire...). Ainsi vous pourrez faire évoluer ces points avec un simple vote du bureau (ou du CA) sans avoir à organiser une assemblée générale et à déclarer les nouveaux statuts en préfecture.

Pour rédiger vos statuts appuyez vous sur ceux d’une association similaire et surtout sur les statuts types du CVA dans lequel des conseils pour les assos INSA sont détaillés à chaque article. Ce pdf est disponible ici et la source éditable est téléchargeable [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/54bc2359-8b37-40fb-8c6d-1b48922d612f/ ici] ou bien [https://www.associations.gouv.fr/IMG/doc/exemple_de_statuts_d_association.doc là].

<h2 id="nom">Nom</h2>
Vous êtes libre de choisir n’importe quel nom, mais pour des questions de visibilité n’hésitez pas à mettre "INSA" dans votre nom d’association. Si vous comptez utiliser souvent le sigle mettez le entre parenthèse pour qu'il soit aussi reconnu légalement.
Exemple : " Pétanque INSA Club (PIC)"

<h2 id="buts" class="unnumbered">Buts</h2>
Il est important de rester assez vague sur les buts de l’association, ce qui permettra de la faire évoluer sans pour autant sortir de vos buts statutaires.
Exemple : "Promotion des jeux de boules et de son esprit aux étudiants et personnels de l’INSA de Lyon"

<h2 id="domiciliation">Domiciliation</h2>
La Domiciliation de votre association doit se faire à l’adresse suivante:
AssociationXXX 
Bureau des élèves de l’INSA Lyon 
Bat 608 Le Thélème 
20 Avenue Albert Einstein 
69621 Villeurbanne Cedex

<h2 id="les-membres">Les Membres</h2>
Il est important d’expliciter clairement qui est membre de votre association et comment on peut devenir membre (paiement d’une cotisation, même si elle est symbolique reste le meilleur moyen de définir qui est membre de l’association de qui ne l’est pas).
Les motifs de radiations des membres de l’association sont aussi importants. En effet cela permet de mettre à jour rapidement la liste des membres pour convoquer une assemblée générale et effectuer le changement de Bureau.

<h2 id="assemblées-générales">Assemblées générales</h2>
L’article sur les [[Composition#L'Assemblée Générale|assemblées générales]] doit être bien pensé. Il faut faire attention à tout corum de membres pour le vote des bilans et autre. Evitez au plus possible de mettre de pourcentages de membres adhérents, et privilégiez plutôt les pourcentages de membres présents lors de l’AG. Ainsi les passations entre les bureaux seront plus faciles.

<h2 id="dissolution">Dissolution</h2>
L’article sur la dissolution est très important. Il permettra au [[CVA#Le Resp VA|responsable VA]] le cas échéant de fermer l’association si elle est endormie depuis trop longtemps.
Dans cet article il faut ajouter la phrase suivante :
"En cas de dissolution, l’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’association. Elle attribue l’actif net au Bureau des Elèves de l’INSA de Lyon via pour le Conseil de la Vie associative"
<h1 id="la-validation">La Validation</h1>

Toutes nouvelles associations doivent suivre la procédure suivante avant de [[Préfecture|se déclarer en préfecture]] :
<ul>
<li>Venir au BdE et faire vérifier et valider leurs statuts par le [[CVA#Le Resp VA|responsable VA]]</li>
<li>Déposer les statuts et la feuille d’autorisation de domiciliation du BdE à la [[Instances de l'INSA#La DVE|direction de la vie étudiante]]</li>
<li>Attendre la Validation du Conseil d’administration de l’INSA (5 fois par ans)</li>
</ul>
Le déroulé de toutes les étapes de la procédure est détaillé dans le document suivant : [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/0bf3111e-d262-46b2-a766-9b3f6bcd6d34/ procédure d’autorisation DVE]
Une fois la création validée vous recevrez vos identifiants portail VA le site des assos INSA qui permet de poster vos événements et d’apparaître dans le botinsa. C’est sur ce site que vous devrez aussi fournir les coordonnées du bureau et les documents constitutifs de votre association. Une mail en @asso-insa-lyon.fr pourra aussi être créée pour votre asso avec le compte google entreprise du BDE.
<h1 id="assemblée-générale-constitutive-et-dépôt-en-préfecture">Assemblée générale constitutive et dépôt en préfecture</h1>

Une fois votre association validée par l’INSA et le BdE vous pouvez faire l’assemblée générale constitutive qui validera vos statuts au sein de votre association. Lors de cette AG vous déciderez du nouveau [[Composition#Le Bureau de l'association|bureau]] (ou [[Composition#Le Conseil d'Administration|conseil d’administration]]) de votre association.
Un procès-verbal comme [http://www.assoligue.org/base/images/stories/docs/vie_statutaire/pv_creation.odt cet exemple] devra être rédigé avec les votes pour le Bureau. Il faudra alors se rendre sur [https://www.service-public.fr/associations service-public.fr] afin de formuler la demander de création de l’association (tout est expliqué sur le site).
La demande de création terminée sur ce site, vous recevrez une facture de 44€ pour la publication dans le journal officiel. Cette somme vous sera remboursée par la VA ou vous pouvez même envoyer la facture au CVA pour qu’il la règle directement.
D’une manière générale, restez en contact avec [[CVA#Le Resp VA|le Resp VA]] tout au long de la démarche et pensez à consulter [https://www.service-public.fr/associations le site du service public] qui est vraiment complet et bien fait.

Tenir une trésorerie

2022-10-18T11:47:44Z

PaulPoissonnet : /* Feuille de vente/caisse */

== Introduction ==
Si tu es arrivé sur cette page, c'est que tu dois sûrement avoir une trésorerie à gérer. Mais c'est quoi, gérer une trésorerie au fait ? Commençons donc par ça ! Voici tes principales missions :

'''Au quotidien :'''

* Effectuer et superviser les dépenses nécessaires
* Enregistrer ses mouvements dans la comptabilité
* Surveiller sa situation bancaire
* Faire un “état de rapprochement bancaire” et un comptage de caisse
* Gérer le liquide (si besoin)
* Gestion de la facturation et des notes de frais

'''En prévision :'''

* Etablir le budget
* Suivi du budget afin de prévoir pour les dépenses à venir
* Etablir le bilan financier en fin d’année

Dans cet article on va se concentrer sur tes deux tâches les plus importantes, à savoir établir un budget et tenir une bonne comptabilité. Allez c'est parti !

== Etablir un budget prévisionnel ==
Ta première tâche à faire en tant que gérant de la trésorerie est d’établir ton budget '''pour la durée de ton exercice comptable''' (ton exercice comptable correspond très sûrement aux dates de ton mandat). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je En cliquant ici tu peux récupérer un template de fiche budget & comptabilité que tu peux réutiliser pour ton association.]

Comme tu peux le voir dans l'onglet "Budget", pour établir un budget clair et efficace il faut que tu divises tes dépenses '''selon tes différents projets, puis en sous catégories.''' Il est également séparé en deux parties : "Prévisionnel" et "réalisé". Au début de ton exercice tu essayes t'anticiper les dépenses, tu ne rempliras donc que la première partie. La seconde se remplira au fur et à mesure de l'année lorsque les dépenses et recettes se valideront !

Pour commencer à compléter ton budget prévisionnel, le mieux est de te munir du '''bilan financier de l’année dernière''' qui détaille les différences entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé pendant le mandat précédent. Sers-toi en pour définir les dépenses que tu prévoies pour ton mandat, et n’hésite pas à récupérer des devis si tu as de nouveaux projets.

''Exemple : Si l’année dernière pour un événement l’association a prévu 200€ de nourriture mais au final n’a dépensé que 100€ et que cela a suffi, peut-être pour le même événement il serait pertinent de ne prévoir que 100€. Il est important que ce budget prévisionnel soit équilibré : la différence entre les dépenses est recettes doit être de 0€ !''

== Tenir une comptabilité ==
Une fois que ce budget est fait vous savez vers où se dirige votre trésorerie. Il est maintenant important d’en faire le suivi, pour assurer le suivi de tous vos mouvements d’argent, pour la pérennité de l’asso, et pour que vous puissiez rendre compte à vos membres de vos transactions. En effet chaque membre de votre association a un droit de regard sur votre comptabilité, mais aussi les autorités ou services juridiques autorisés.

=== Utiliser son fichier de comptabilité ===
Votre compta, c’est un tableur qui va permettre de relier chaque mouvement d’argent de votre asso à une pièce comptable (facture, note de frais, feuille de vente, …) d’une certaine période (dates d’exercice comptable). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je Sur le même fichier que tout à l'heure vous en avez un template dans l'onglet "suivi"].

'''Comment l’utiliser ?''' Dans l’onglet Configuration, vous pouvez tout d’abord renseigner votre nom d’association et vos dates d’exercice comptable. Ensuite vous pouvez renseigner dans l’onglet résultat votre solde bancaire (ce qu'il y a sur votre compte) au début de votre exercice.

Une fois que tout est paramétré, dès que vous dépensez ou recevez de l’argent, pensez à d'abord compléter votre budget coté "Réalisé" puis remplissez bien une ligne du tableur en associant le mouvement d’argent à un numéro et un type de pièce comptable.

Dans un dossier en parallèle, '''vous devez avoir cette même pièce comptable qui porte dans son nom ce même numéro.''' Mais c'est quoi au juste, une pièce comptable ?

=== Les pièces comptables ===

==== Facture reçue ====
C'est la pièce comptable que vous croiserez '''le plus souvent''' : quand vous faites '''une dépense,''' achat à Carrefour ou dans n'importe quel magasin c'est cette pièce qui justifiera la transaction. une facture doit absolument contenir le nom de l'entreprise vendeuse, son adresse, son SIRET, la date, la liste des produits achetés, le montant TTC, le nom de ton asso et son adresse (20 avenue Albert EInstein pour les assos insa). '''ATTENTION, UN TICKET DE CAISSE N'EST PAS UNE FACTURE.''' Quand vous allez en magasin, il vous faut demander '''EXPLICITEMENT''' la facture au nom de votre association ! Le ou la caissière sera dans l'obligation de vous en fournir une.

==== Note de frais ====
Il peut arriver qu'un membre fasse une dépense pour l'association et '''demande à se faire rembourser'''. Pour ce faire, il faut impérativement qu'il ait une '''facture''' au nom de l'asso pour justifier l'achat ! Une note de frais est toujours rattachée à une facture, si votre membre revient avec un ticket de caisse il vous sera impossible de le rembourser ! Si c'est le cas vous pouvez compléter votre note de frais ([https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EVdnBr31oD1DqlximLtcMhwBELU6grOcQdbXKN4A4JB3Ww?e=Xy0pbf un template est disponible ici]) et le faire signer par les parties prenantes. '''Elle devra être stockée AVEC la facture''' dans un dossier portant le numéro indiqué dans la ligne correspondant au remboursement dans la fiche de comptabilité.

==== Facture émise ====
Lorsque vous effectuez une '''prestation''' pour un tiers et qu'il doit vous reverser de l'argent, alors c'est à vous d'éditer une facture correcte et de la transmettre à celui-ci. [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EQBGvJC1qEpDhi_-hv8p15cBgkxV9wMj9hfyicIqOGBtlg?e=45Lx77 Un template de facture émise se trouve ici.]

==== Feuille de vente/caisse ====
Lorsque vous effectuez une vente (de crêpes par exemple), vous n'allez évidemment pas créer une facture pour chaque personne vous achetant un produit. Vous devez alors [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EfQZabmEjPdHtF3D7D4YX-wBnuyhQo_l0lTyVrTDo_7zGw?e=eFpj0O éditer une feuille de vente dont un template se trouve ici], '''qui renseigne tous les produits que vous vendez et leur prix à l'unité'''. Cette feuille doit être remplie rigoureusement au fur et à mesure de la vente en indiquant bien dans les cases si le paiement s'est effectué en carte ou en espèce.

<blockquote>RAPPEL : CHAQUE LIGNE DU TABLEUR DE COMPTA DOIT ETRE RELIEE A UNE PIECE COMPTABLE FACILEMENT, ELLE DOIT DONC ETRE TRIEE ET RETROUVABLE GRACE AU NUMERO.</blockquote>

Tenir une trésorerie

2022-10-10T15:00:48Z

PaulPoissonnet :

== Introduction ==
Si tu es arrivé sur cette page, c'est que tu dois sûrement avoir une trésorerie à gérer. Mais c'est quoi, gérer une trésorerie au fait ? Commençons donc par ça ! Voici tes principales missions :

'''Au quotidien :'''

* Effectuer et superviser les dépenses nécessaires
* Enregistrer ses mouvements dans la comptabilité
* Surveiller sa situation bancaire
* Faire un “état de rapprochement bancaire” et un comptage de caisse
* Gérer le liquide (si besoin)
* Gestion de la facturation et des notes de frais

'''En prévision :'''

* Etablir le budget
* Suivi du budget afin de prévoir pour les dépenses à venir
* Etablir le bilan financier en fin d’année

Dans cet article on va se concentrer sur tes deux tâches les plus importantes, à savoir établir un budget et tenir une bonne comptabilité. Allez c'est parti !

== Etablir un budget prévisionnel ==
Ta première tâche à faire en tant que gérant de la trésorerie est d’établir ton budget '''pour la durée de ton exercice comptable''' (ton exercice comptable correspond très sûrement aux dates de ton mandat). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je En cliquant ici tu peux récupérer un template de fiche budget & comptabilité que tu peux réutiliser pour ton association.]

Comme tu peux le voir dans l'onglet "Budget", pour établir un budget clair et efficace il faut que tu divises tes dépenses '''selon tes différents projets, puis en sous catégories.''' Il est également séparé en deux parties : "Prévisionnel" et "réalisé". Au début de ton exercice tu essayes t'anticiper les dépenses, tu ne rempliras donc que la première partie. La seconde se remplira au fur et à mesure de l'année lorsque les dépenses et recettes se valideront !

Pour commencer à compléter ton budget prévisionnel, le mieux est de te munir du '''bilan financier de l’année dernière''' qui détaille les différences entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé pendant le mandat précédent. Sers-toi en pour définir les dépenses que tu prévoies pour ton mandat, et n’hésite pas à récupérer des devis si tu as de nouveaux projets.

''Exemple : Si l’année dernière pour un événement l’association a prévu 200€ de nourriture mais au final n’a dépensé que 100€ et que cela a suffi, peut-être pour le même événement il serait pertinent de ne prévoir que 100€. Il est important que ce budget prévisionnel soit équilibré : la différence entre les dépenses est recettes doit être de 0€ !''

== Tenir une comptabilité ==
Une fois que ce budget est fait vous savez vers où se dirige votre trésorerie. Il est maintenant important d’en faire le suivi, pour assurer le suivi de tous vos mouvements d’argent, pour la pérennité de l’asso, et pour que vous puissiez rendre compte à vos membres de vos transactions. En effet chaque membre de votre association a un droit de regard sur votre comptabilité, mais aussi les autorités ou services juridiques autorisés.

=== Utiliser son fichier de comptabilité ===
Votre compta, c’est un tableur qui va permettre de relier chaque mouvement d’argent de votre asso à une pièce comptable (facture, note de frais, feuille de vente, …) d’une certaine période (dates d’exercice comptable). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je Sur le même fichier que tout à l'heure vous en avez un template dans l'onglet "suivi"].

'''Comment l’utiliser ?''' Dans l’onglet Configuration, vous pouvez tout d’abord renseigner votre nom d’association et vos dates d’exercice comptable. Ensuite vous pouvez renseigner dans l’onglet résultat votre solde bancaire (ce qu'il y a sur votre compte) au début de votre exercice.

Une fois que tout est paramétré, dès que vous dépensez ou recevez de l’argent, pensez à d'abord compléter votre budget coté "Réalisé" puis remplissez bien une ligne du tableur en associant le mouvement d’argent à un numéro et un type de pièce comptable.

Dans un dossier en parallèle, '''vous devez avoir cette même pièce comptable qui porte dans son nom ce même numéro.''' Mais c'est quoi au juste, une pièce comptable ?

=== Les pièces comptables ===

==== Facture reçue ====
C'est la pièce comptable que vous croiserez '''le plus souvent''' : quand vous faites '''une dépense,''' achat à Carrefour ou dans n'importe quel magasin c'est cette pièce qui justifiera la transaction. une facture doit absolument contenir le nom de l'entreprise vendeuse, son adresse, son SIRET, la date, la liste des produits achetés, le montant TTC, le nom de ton asso et son adresse (20 avenue Albert EInstein pour les assos insa). '''ATTENTION, UN TICKET DE CAISSE N'EST PAS UNE FACTURE.''' Quand vous allez en magasin, il vous faut demander '''EXPLICITEMENT''' la facture au nom de votre association ! Le ou la caissière sera dans l'obligation de vous en fournir une.

==== Note de frais ====
Il peut arriver qu'un membre fasse une dépense pour l'association et '''demande à se faire rembourser'''. Pour ce faire, il faut impérativement qu'il ait une '''facture''' au nom de l'asso pour justifier l'achat ! Une note de frais est toujours rattachée à une facture, si votre membre revient avec un ticket de caisse il vous sera impossible de le rembourser ! Si c'est le cas vous pouvez compléter votre note de frais ([https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EVdnBr31oD1DqlximLtcMhwBELU6grOcQdbXKN4A4JB3Ww?e=Xy0pbf un template est disponible ici]) et le faire signer par les parties prenantes. '''Elle devra être stockée AVEC la facture''' dans un dossier portant le numéro indiqué dans la ligne correspondant au remboursement dans la fiche de comptabilité.

==== Facture émise ====
Lorsque vous effectuez une '''prestation''' pour un tiers et qu'il doit vous reverser de l'argent, alors c'est à vous d'éditer une facture correcte et de la transmettre à celui-ci. [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EQBGvJC1qEpDhi_-hv8p15cBgkxV9wMj9hfyicIqOGBtlg?e=45Lx77 Un template de facture émise se trouve ici.]

==== Feuille de vente/caisse ====
Lorsque vous effectuez une vente (de crêpes par exemple), vous n'allez évidemment pas créer une facture pour chaque personne vous achetant un produit. Vous devez alors [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/Edhq87WTlKRNi_avMVGp1DkBhAseUo1RhEREtw4HUDj1zw?e=eRr3dD éditer une feuille de vente dont un template se trouve ici], '''qui renseigne tous les produits que vous vendez et leur prix à l'unité'''. Cette feuille doit être remplie rigoureusement au fur et à mesure de la vente en indiquant bien dans les cases si le paiement s'est effectué en carte ou en espèce.

<blockquote>RAPPEL : CHAQUE LIGNE DU TABLEUR DE COMPTA DOIT ETRE RELIEE A UNE PIECE COMPTABLE FACILEMENT, ELLE DOIT DONC ETRE TRIEE ET RETROUVABLE GRACE AU NUMERO.</blockquote>

Tenir une trésorerie

2022-10-02T14:54:02Z

PaulPoissonnet :

== Introduction ==
Si tu es arrivé sur cette page, c'est que tu dois sûrement avoir une trésorerie à gérer. Mais c'est quoi, gérer une trésorerie au fait ? Commençons donc par ça ! Voici tes principales missions :

'''Au quotidien :'''

* Effectuer et superviser les dépenses nécessaires
* Enregistrer ses mouvements dans la comptabilité
* Surveiller sa situation bancaire
* Faire un “état de rapprochement bancaire” et un comptage de caisse
* Gérer le liquide (si besoin)
* Gestion de la facturation et des notes de frais

'''En prévision :'''

* Etablir le budget
* Suivi du budget afin de prévoir pour les dépenses à venir
* Etablir le bilan financier en fin d’année

Dans cet article on va se concentrer sur tes deux tâches les plus importantes, à savoir établir un budget et tenir une bonne comptabilité. Allez c'est parti !

== Etablir un budget prévisionnel ==
Ta première tâche à faire en tant que gérant de la trésorerie est d’établir ton budget '''pour la durée de ton exercice comptable''' (ton exercice comptable correspond très sûrement aux dates de ton mandat). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je En cliquant ici tu peux récupérer un template de fiche budget & comptabilité que tu peux réutiliser pour ton association.]

Comme tu peux le voir dans l'onglet "Budget", pour établir un budget clair et efficace il faut que tu divises tes dépenses '''selon tes différents projets, puis en sous catégories.''' Il est également séparé en deux parties : "Prévisionnel" et "réalisé". Au début de ton exercice tu essayes t'anticiper les dépenses, tu ne rempliras donc que la première partie. La seconde se remplira au fur et à mesure de l'année lorsque les dépenses et recettes se valideront !

Pour commencer à compléter ton budget prévisionnel, le mieux est de te munir du '''bilan financier de l’année dernière''' qui détaille les différences entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé pendant le mandat précédent. Sers-toi en pour définir les dépenses que tu prévoies pour ton mandat, et n’hésite pas à récupérer des devis si tu as de nouveaux projets.

''Exemple : Si l’année dernière pour un événement l’association a prévu 200€ de nourriture mais au final n’a dépensé que 100€ et que cela a suffi, peut-être pour le même événement il serait pertinent de ne prévoir que 100€. Il est important que ce budget prévisionnel soit équilibré : la différence entre les dépenses est recettes doit être de 0€ !''

== Tenir une comptabilité ==
Une fois que ce budget est fait vous savez vers où se dirige votre trésorerie. Il est maintenant important d’en faire le suivi, pour assurer le suivi de tous vos mouvements d’argent, pour la pérennité de l’asso, et pour que vous puissiez rendre compte à vos membres de vos transactions. En effet chaque membre de votre association a un droit de regard sur votre comptabilité, mais aussi les autorités ou services juridiques autorisés.

=== Utiliser son fichier de comptabilité ===
Votre compta, c’est un tableur qui va permettre de relier chaque mouvement d’argent de votre asso à une pièce comptable (facture, note de frais, feuille de vente, …) d’une certaine période (dates d’exercice comptable). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je Sur le même fichier que tout à l'heure vous en avez un template dans l'onglet "suivi"].

'''Comment l’utiliser ?''' Dans l’onglet Configuration, vous pouvez tout d’abord renseigner votre nom d’association, dates d’exercice comptable et vos différents pôles & projets pour catégoriser vos dépenses. Ensuite vous pouvez renseigner dans l’onglet résultat votre solde bancaire (ce qu'il y a sur votre compte) au début de votre exercice.

Une fois que tout est paramétré, dès que vous dépensez ou recevez de l’argent, pensez à d'abord compléter votre budget coté "Réalisé" puis remplissez bien une ligne du tableur en associant le mouvement d’argent à un numéro et un type de pièce comptable.

Dans un dossier en parallèle, '''vous devez avoir cette même pièce comptable qui porte dans son nom ce même numéro.''' Mais c'est quoi au juste, une pièce comptable ?

=== Les pièces comptables ===

==== Facture reçue ====
C'est la pièce comptable que vous croiserez '''le plus souvent''' : quand vous faites '''une dépense,''' achat à Carrefour ou dans n'importe quel magasin c'est cette pièce qui justifiera la transaction. une facture doit absolument contenir le nom de l'entreprise vendeuse, son adresse, son SIRET, la date, la liste des produits achetés, le montant TTC, le nom de ton asso et son adresse (20 avenue Albert EInstein pour les assos insa). '''ATTENTION, UN TICKET DE CAISSE N'EST PAS UNE FACTURE.''' Quand vous allez en magasin, il vous faut demander '''EXPLICITEMENT''' la facture au nom de votre association ! Le ou la caissière sera dans l'obligation de vous en fournir une.

==== Note de frais ====
Il peut arriver qu'un membre fasse une dépense pour l'association et '''demande à se faire rembourser'''. Pour ce faire, il faut impérativement qu'il ait une '''facture''' au nom de l'asso pour justifier l'achat ! Une note de frais est toujours rattachée à une facture, si votre membre revient avec un ticket de caisse il vous sera impossible de le rembourser ! Si c'est le cas vous pouvez compléter votre note de frais ([https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EVdnBr31oD1DqlximLtcMhwBELU6grOcQdbXKN4A4JB3Ww?e=Xy0pbf un template est disponible ici]) et le faire signer par les parties prenantes. '''Elle devra être stockée AVEC la facture''' dans un dossier portant le numéro indiqué dans la ligne correspondant au remboursement dans la fiche de comptabilité.

==== Facture émise ====
Lorsque vous effectuez une '''prestation''' pour un tiers et qu'il doit vous reverser de l'argent, alors c'est à vous d'éditer une facture correcte et de la transmettre à celui-ci. [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EQBGvJC1qEpDhi_-hv8p15cBgkxV9wMj9hfyicIqOGBtlg?e=45Lx77 Un template de facture émise se trouve ici.]

==== Feuille de vente/caisse ====
Lorsque vous effectuez une vente (de crêpes par exemple), vous n'allez évidemment pas créer une facture pour chaque personne vous achetant un produit. Vous devez alors [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/Edhq87WTlKRNi_avMVGp1DkBhAseUo1RhEREtw4HUDj1zw?e=eRr3dD éditer une feuille de vente dont un template se trouve ici], '''qui renseigne tous les produits que vous vendez et leur prix à l'unité'''. Cette feuille doit être remplie rigoureusement au fur et à mesure de la vente en indiquant bien dans les cases si le paiement s'est effectué en carte ou en espèce.

<blockquote>RAPPEL : CHAQUE LIGNE DU TABLEUR DE COMPTA DOIT ETRE RELIEE A UNE PIECE COMPTABLE FACILEMENT, ELLE DOIT DONC ETRE TRIEE ET RETROUVABLE GRACE AU NUMERO.</blockquote>

Tenir une trésorerie

2022-09-29T11:14:20Z

PaulPoissonnet :

== Introduction ==
Si tu es arrivé sur cette page, c'est que tu dois sûrement avoir une trésorerie à gérer. Mais c'est quoi, gérer une trésorerie au fait ? Commençons donc par ça ! Voici tes principales missions :

'''Au quotidien :'''

* Effectuer et superviser les dépenses nécessaires
* Enregistrer ses mouvements dans la comptabilité
* Surveiller sa situation bancaire
* Faire un “état de rapprochement bancaire” et un comptage de caisse
* Gérer le liquide (si besoin)
* Gestion de la facturation et des notes de frais

'''En prévision :'''

* Etablir le budget
* Suivi du budget afin de prévoir pour les dépenses à venir
* Etablir le bilan financier en fin d’année

Dans cet article on va se concentrer sur tes deux tâches les plus importantes, à savoir établir un budget et tenir une bonne comptabilité. Allez c'est parti !

== Etablir un budget prévisionnel ==
Ta première tâche à faire en tant que gérant de la trésorerie est d’établir ton budget '''pour la durée de ton exercice comptable''' (ton exercice comptable correspond très sûrement aux dates de ton mandat). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je En cliquant ici tu peux récupérer un template de fiche budget & comptabilité que tu peux réutiliser pour ton association.]

Comme tu peux le voir dans l'onglet "Budget", pour établir un budget clair et efficace il faut que tu divises tes dépenses '''selon tes différents projets, puis en sous catégories.''' Il est également séparé en deux parties : "Prévisionnel" et "réalisé". Au début de ton exercice tu essayes t'anticiper les dépenses, tu ne rempliras donc que la première partie. La seconde se remplira au fur et à mesure de l'année lorsque les dépenses et recettes se valideront !

Pour commencer à compléter ton budget prévisionnel, le mieux est de te munir du '''bilan financier de l’année dernière''' qui détaille les différences entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé pendant le mandat précédent. Sers-toi en pour définir les dépenses que tu prévoies pour ton mandat, et n’hésite pas à récupérer des devis si tu as de nouveaux projets.

''Exemple : Si l’année dernière pour un événement l’association a prévu 200€ de nourriture mais au final n’a dépensé que 100€ et que cela a suffi, peut-être pour le même événement il serait pertinent de ne prévoir que 100€. Il est important que ce budget prévisionnel soit équilibré : la différence entre les dépenses est recettes doit être de 0€ !''

== Tenir une comptabilité ==
Une fois que ce budget est fait vous savez vers où se dirige votre trésorerie. Il est maintenant important d’en faire le suivi, pour assurer le suivi de tous vos mouvements d’argent, pour la pérennité de l’asso, et pour que vous puissiez rendre compte à vos membres de vos transactions. En effet chaque membre de votre association a un droit de regard sur votre comptabilité, mais aussi les autorités ou services juridiques autorisés.

=== Utiliser son fichier de comptabilité ===
Votre compta, c’est un tableur qui va permettre de relier chaque mouvement d’argent de votre asso à une pièce comptable (facture, note de frais, feuille de vente, …) d’une certaine période (dates d’exercice comptable). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je Sur le même fichier que tout à l'heure vous en avez un template dans l'onglet "suivi"].

'''Comment l’utiliser ?''' Dans l’onglet Configuration, vous pouvez tout d’abord renseigner votre nom d’association, dates d’exercice comptable et vos différents pôles & projets pour catégoriser vos dépenses. Ensuite vous pouvez renseigner dans l’onglet résultat votre solde bancaire (ce qu'il y a sur votre compte) au début de votre exercice.

Une fois que tout est paramétré, dès que vous dépensez ou recevez de l’argent, pensez à d'abord compléter votre budget coté "Réalisé" puis remplissez bien une ligne du tableur en associant le mouvement d’argent à un numéro et un type de pièce comptable.

Dans un dossier en parallèle, '''vous devez avoir cette même pièce comptable qui porte dans son nom ce même numéro.''' Mais c'est quoi au juste, une pièce comptable ?

=== Les pièces comptables ===

==== Facture reçue ====
C'est la pièce comptable que vous croiserez '''le plus souvent''' : quand vous faites '''une dépense,''' achat à Carrefour ou dans n'importe quel magasin c'est cette pièce qui justifiera la transaction. une facture doit absolument contenir le nom de l'entreprise vendeuse, son adresse, son SIRET, la date, la liste des produits achetés, le montant TTC, le nom de ton asso et son adresse (20 avenue Albert EInstein pour les assos insa). '''ATTENTION, UN TICKET DE CAISSE N'EST PAS UNE FACTURE.''' Quand vous allez en magasin, il vous faut demander '''EXPLICITEMENT''' la facture au nom de votre association ! Le ou la caissière sera dans l'obligation de vous en fournir une.

==== Note de frais ====
Il peut arriver qu'un membre fasse une dépense pour l'association et '''demande à se faire rembourser'''. Pour ce faire, il faut impérativement qu'il ait une '''facture''' au nom de l'asso pour justifier l'achat ! Une note de frais est toujours rattachée à une facture, si votre membre revient avec un ticket de caisse il vous sera impossible de le rembourser ! Si c'est le cas vous pouvez compléter votre note de frais ([https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/Edhq87WTlKRNi_avMVGp1DkBhAseUo1RhEREtw4HUDj1zw?e=NDxMzw un template est disponible ici]) et le faire signer par les parties prenantes. '''Elle devra être stockée AVEC la facture''' dans un dossier portant le numéro indiqué dans la ligne correspondant au remboursement dans la fiche de comptabilité.

==== Facture émise ====
Lorsque vous effectuez une '''prestation''' pour un tiers et qu'il doit vous reverser de l'argent, alors c'est à vous d'éditer une facture correcte et de la transmettre à celui-ci. [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EQBGvJC1qEpDhi_-hv8p15cBgkxV9wMj9hfyicIqOGBtlg?e=45Lx77 Un template de facture émise se trouve ici.]

==== Feuille de vente/caisse ====
Lorsque vous effectuez une vente (de crêpes par exemple), vous n'allez évidemment pas créer une facture pour chaque personne vous achetant un produit. Vous devez alors [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/Edhq87WTlKRNi_avMVGp1DkBhAseUo1RhEREtw4HUDj1zw?e=eRr3dD éditer une feuille de vente dont un template se trouve ici], '''qui renseigne tous les produits que vous vendez et leur prix à l'unité'''. Cette feuille doit être remplie rigoureusement au fur et à mesure de la vente en indiquant bien dans les cases si le paiement s'est effectué en carte ou en espèce.

<blockquote>RAPPEL : CHAQUE LIGNE DU TABLEUR DE COMPTA DOIT ETRE RELIEE A UNE PIECE COMPTABLE FACILEMENT, ELLE DOIT DONC ETRE TRIEE ET RETROUVABLE GRACE AU NUMERO.</blockquote>

Accueil

2022-09-29T11:10:08Z

PaulPoissonnet :

__NOTOC__
==Bienvenue sur Wiki VA !==

Le site d'aide et d'accompagnement des bureaux d'assos INSA.

'''Rentrée 2021 :'''

* [[Mesures en prévention concernant la Covid-19 pour la rentrée 2021|Mesures de prévention Covid-19]]
* [[Vérifier un pass sanitaire]]

Pour organiser un événement tu peux t'aider de :

*[[Réserver un lieu‎‎]]
*[[Demandes d'autorisations]]
*[[Instances de l'INSA|Les instances de l'INSA]]
*[[Matériel à emprunter]]
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*[[Créer une association INSA]]
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*[[Agenda de l'année]]
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*[[Préfecture|Demandes en Préfecture]]
*[[Bilan moral et financier]]
*[[Tenir une trésorerie]]
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Pour les questions financières :

*[[Trouver des fonds‎]]
*[[Subventions]]
*[[Subventions CVA]]
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Pour améliorer la démarche environnementale de ton asso :

* [[Fiche enviro : Préambule]]
* [[Fiche enviro : Evenementiel|Fiche enviro : Evènementiel]]
*[[Fiche enviro : buffet et alimentation|Fiche enviro : Buffet et alimentation]]
* [[Fiche enviro : Déchets]]
* [[Fiche enviro : Transports]]
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*[[Fiche enviro : Energie]]
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Retrouve toutes les infos sur la VA :

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Des tutos divers :

*Comment rédiger la [[description BOT'INSA]] de son asso
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Tenir une trésorerie

2022-09-29T11:07:29Z

PaulPoissonnet :

== Introduction ==
Si tu es arrivé sur cette page, c'est que tu dois sûrement avoir une trésorerie à gérer. Mais c'est quoi, gérer une trésorerie au fait ? Commençons donc par ça ! Voici tes principales missions :

'''Au quotidien :'''

* Effectuer et superviser les dépenses nécessaires
* Enregistrer ses mouvements dans la comptabilité
* Surveiller sa situation bancaire
* Faire un “état de rapprochement bancaire” et un comptage de caisse
* Gérer le liquide (si besoin)
* Gestion de la facturation et des notes de frais

'''En prévision :'''

* Etablir le budget
* Suivi du budget afin de prévoir pour les dépenses à venir
* Etablir le bilan financier en fin d’année

Dans cet article on va se concentrer sur tes deux tâches les plus importantes, à savoir établir et suivre un budget et tenir une bonne comptabilité. Allez c'est parti !

== Etablir un budget prévisionnel ==
Ta première tâche à faire en tant que gérant de la trésorerie est d’établir ton budget '''pour la durée de ton exercice comptable''' (ton exercice comptable correspond très sûrement aux dates de ton mandat). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je En cliquant ici tu peux récupérer un template de fiche budget & comptabilité que tu peux réutiliser pour ton association.]

Comme tu peux le voir dans l'onglet "Budget", pour établir un budget clair et efficace il faut que tu divises tes dépenses '''selon tes différents projets, puis en sous catégories.''' Il est également séparé en deux parties : "Prévisionnel" et "réalisé". Au début de ton exercice tu essayes t'anticiper les dépenses, tu ne rempliras donc que la première partie. La seconde se remplira au fur et à mesure de l'année lorsque les dépenses et recettes se valideront !

Pour commencer à compléter ton budget prévisionnel, le mieux est de te munir du '''bilan financier de l’année dernière''' qui détaille les différences entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé pendant le mandat précédent. Sers-toi en pour définir les dépenses que tu prévoies pour ton mandat, et n’hésite pas à récupérer des devis si tu as de nouveaux projets.

''Exemple : Si l’année dernière pour un événement l’association a prévu 200€ de nourriture mais au final n’a dépensé que 100€ et que cela a suffi, peut-être pour le même événement il serait pertinent de ne prévoir que 100€. Il est important que ce budget prévisionnel soit équilibré : la différence entre les dépenses est recettes doit être de 0€ !''

== Tenir une comptabilité ==
Une fois que ce budget est fait vous savez vers où se dirige votre trésorerie. Il est maintenant important d’en faire le suivi, pour assurer le suivi de tous vos mouvements d’argent, pour la pérennité de l’asso, et pour que vous puissiez rendre compte à vos membres de vos transactions. En effet chaque membre de votre association a un droit de regard sur votre comptabilité, mais aussi les autorités ou services juridiques autorisés.

=== Utiliser son fichier de comptabilité ===
Votre compta, c’est un tableur qui va permettre de relier chaque mouvement d’argent de votre asso à une pièce comptable (facture, note de frais, feuille de vente, …) d’une certaine période (dates d’exercice comptable). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je Sur le même fichier que tout à l'heure vous en avez un template dans l'onglet "suivi"].

'''Comment l’utiliser ?''' Dans l’onglet Configuration, vous pouvez tout d’abord renseigner votre nom d’association, dates d’exercice comptable et vos différents pôles & projets pour catégoriser vos dépenses. Ensuite vous pouvez renseigner dans l’onglet résultat votre solde bancaire (ce qu'il y a sur votre compte) au début de votre exercice.

Une fois que tout est paramétré, dès que vous dépensez ou recevez de l’argent, pensez à d'abord compléter votre budget coté "Réalisé" puis remplissez bien une ligne du tableur en associant le mouvement d’argent à un numéro et un type de pièce comptable.

Dans un dossier en parallèle, '''vous devez avoir cette même pièce comptable qui porte dans son nom ce même numéro.''' Mais c'est quoi au juste, une pièce comptable ?

=== Les pièces comptables ===

==== Facture reçue ====
C'est la pièce comptable que vous croiserez '''le plus souvent''' : quand vous faites '''une dépense,''' achat à Carrefour ou dans n'importe quel magasin c'est cette pièce qui justifiera la transaction. une facture doit absolument contenir le nom de l'entreprise vendeuse, son adresse, son SIRET, la date, la liste des produits achetés, le montant TTC, le nom de ton asso et son adresse (20 avenue Albert EInstein pour les assos insa). '''ATTENTION, UN TICKET DE CAISSE N'EST PAS UNE FACTURE.''' Quand vous allez en magasin, il vous faut demander '''EXPLICITEMENT''' la facture au nom de votre association ! Le ou la caissière sera dans l'obligation de vous en fournir une.

==== Note de frais ====
Il peut arriver qu'un membre fasse une dépense pour l'association et '''demande à se faire rembourser'''. Pour ce faire, il faut impérativement qu'il ait une '''facture''' au nom de l'asso pour justifier l'achat ! Une note de frais est toujours rattachée à une facture, si votre membre revient avec un ticket de caisse il vous sera impossible de le rembourser ! Si c'est le cas vous pouvez compléter votre note de frais ([https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/Edhq87WTlKRNi_avMVGp1DkBhAseUo1RhEREtw4HUDj1zw?e=NDxMzw un template est disponible ici]) et le faire signer par les parties prenantes. '''Elle devra être stockée AVEC la facture''' dans un dossier portant le numéro indiqué dans la ligne correspondant au remboursement dans la fiche de comptabilité.

==== Facture émise ====
Lorsque vous effectuez une '''prestation''' pour un tiers et qu'il doit vous reverser de l'argent, alors c'est à vous d'éditer une facture correcte et de la transmettre à celui-ci. [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EQBGvJC1qEpDhi_-hv8p15cBgkxV9wMj9hfyicIqOGBtlg?e=45Lx77 Un template de facture émise se trouve ici.]

==== Feuille de vente/caisse ====
Lorsque vous effectuez une vente (de crêpes par exemple), vous n'allez évidemment pas créer une facture pour chaque personne vous achetant un produit. Vous devez alors [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/Edhq87WTlKRNi_avMVGp1DkBhAseUo1RhEREtw4HUDj1zw?e=eRr3dD éditer une feuille de vente dont un template se trouve ici], '''qui renseigne tous les produits que vous vendez et leur prix à l'unité'''. Cette feuille doit être remplie rigoureusement au fur et à mesure de la vente en indiquant bien dans les cases si le paiement s'est effectué en carte ou en espèce.

<blockquote>RAPPEL : CHAQUE LIGNE DU TABLEUR DE COMPTA DOIT ETRE RELIEE A UNE PIECE COMPTABLE FACILEMENT, ELLE DOIT DONC ETRE TRIEE ET RETROUVABLE GRACE AU NUMERO.</blockquote>

Tenir une trésorerie

2022-09-28T16:25:30Z

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== Introduction ==
Si tu es arrivé sur cette page, c'est que tu dois sûrement avoir une trésorerie à gérer. Mais c'est quoi, gérer une trésorerie au fait ? Commençons donc par ça ! Voici tes principales missions :

'''Au quotidien :'''

* Effectuer et superviser les dépenses nécessaires
* Enregistrer ses mouvements dans la comptabilité
* Surveiller sa situation bancaire
* Faire un “état de rapprochement bancaire” et un comptage de caisse
* Gérer le liquide (si besoin)
* Gestion de la facturation et des notes de frais

'''En prévision :'''

* Etablir le budget
* Suivi du budget afin de prévoir pour les dépenses à venir
* Etablir le bilan financier en fin d’année

Dans cet article on va se concentrer sur tes deux tâches les plus importantes, à savoir établir et suivre un budget et tenir une bonne comptabilité. Allez c'est parti !

== Etablir un budget prévisionnel ==
Ta première tâche à faire en tant que gérant de la trésorerie est d’établir ton budget '''pour la durée de ton exercice comptable''' (ton exercice comptable correspond très sûrement aux dates de ton mandat). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je En cliquant ici tu peux récupérer un template de fiche budget & comptabilité que tu peux réutiliser pour ton association.]

Comme tu peux le voir dans l'onglet "Budget", pour établir un budget clair et efficace il faut que tu divises tes dépenses '''selon tes différents projets, puis en sous catégories.''' Il est également séparé en deux parties : "Prévisionnel" et "réalisé". Au début de ton exercice tu essayes t'anticiper les dépenses, tu ne rempliras donc que la première partie. La seconde se remplira au fur et à mesure de l'année lorsque les dépenses et recettes se valideront !

Pour commencer à compléter ton budget prévisionnel, le mieux est de te munir du '''bilan financier de l’année dernière''' qui détaille les différences entre ce qui était prévu et ce qui a été réalisé pendant le mandat précédent. Sers-toi en pour définir les dépenses que tu prévoies pour ton mandat, et n’hésite pas à récupérer des devis si tu as de nouveaux projets.

''Exemple : Si l’année dernière pour un événement l’association a prévu 200€ de nourriture mais au final n’a dépensé que 100€ et que cela a suffi, peut-être pour le même événement il serait pertinent de ne prévoir que 100€. Il est important que ce budget prévisionnel soit équilibré : la différence entre les dépenses est recettes doit être de 0€ !''

== Tenir une comptabilité ==
Une fois que ce budget est fait vous savez vers où se dirige votre trésorerie. Il est maintenant important d’en faire le suivi, pour assurer le suivi de tous vos mouvements d’argent, pour la pérennité de l’asso, et pour que vous puissiez rendre compte à vos membres de vos transactions. En effet chaque membre de votre association a un droit de regard sur votre comptabilité, mais aussi les autorités ou services juridiques autorisés.

=== Utiliser son fichier de comptabilité ===
Votre compta, c’est un tableur qui va permettre de relier chaque mouvement d’argent de votre asso à une pièce comptable (facture, note de frais, feuille de vente, …) d’une certaine période (dates d’exercice comptable). [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:x:/t/va/ressources/EbTyb5y-j6pLlRM2UcljsNgB77jhOac_XsnBidQMOOhpDw?e=vOy0Je Sur le même fichier que tout à l'heure vous en avez un template dans l'onglet "suivi"].

'''Comment l’utiliser ?''' Dans l’onglet Configuration, vous pouvez tout d’abord renseigner votre nom d’association, dates d’exercice comptable et vos différents pôles & projets pour catégoriser vos dépenses. Ensuite vous pouvez renseigner dans l’onglet résultat votre solde bancaire (ce qu'il y a sur votre compte) au début de votre exercice.

Une fois que tout est paramétré, dès que vous dépensez ou recevez de l’argent, pensez à d'abord compléter votre budget coté "Réalisé" puis remplissez bien une ligne du tableur en associant le mouvement d’argent à un numéro et un type de pièce comptable.

Dans un dossier en parallèle, '''vous devez avoir cette même pièce comptable qui porte dans son nom ce même numéro.''' Mais c'est quoi au juste, une pièce comptable ?

=== Les pièces comptables ===

==== Factures émises ====
C'est la pièce comptable que vous croiserez le plus souvent : quand vous faites une dépense, achat à Carrefour ou dans n'importe quel magasin c'est cette pièce qui justifiera la transaction. une facture doit absolument contenir le nom de l'entreprise vendeuse, son adresse, son SIRET, la date, la liste des produits achetés, le montant TTC, le nom de ton asso et son adresse (20 avenue Albert EInstein pour les assos insa). ATTENTION, UN TICKET DE CAISSE N'EST PAS UNE FACTURE. Quand vous allez en magasin, il vous faut demander EXPLICITEMENT la facture au nom de votre association ! Le ou la caissière sera dans l'obligation de vous en fournir une.

==== Note de frais ====
Il peut arriver qu'un membre fasse une dépense pour l'association et demande à se faire rembourser. Pour ce faire, il faut impérativement qu'il ait une facture au nom de l'asso pour justifier l'achat ! Une note de frais est toujours rattachée à une facture, si votre membre revient avec un ticket de caisse il vous sera impossible de le rembourser ! Si c'est le cas vous pouvez compléter votre note de frais (un template est disponible ici) et le faire signer par les parties prenantes. Elle devra être stockée AVEC la facture dans un dossier portant le numéro indiqué dans la ligne correspondant au remboursement dans la fiche de comptabilité.

==== Facture émise ====
Lorsque vous effectuez une prestation pour un tiers et qu'il doit vous reverser de l'argent, alors c'est à vous d'éditer une facture correcte et de la transmettre à celui-ci. Un template de facture émise se trouve ici.

==== Feuille de vente/caisse ====
Lorsque vous effectuez une vente (de crêpes par exemple), vous n'allez évidemment pas créer une facture pour chaque personne vous achetant un produit. Vous devez alors éditer une feuille de vente dont un template se trouve ici, qui renseigne tous les produits que vous vendez et leur prix. Cette feuille doit être remplie rigoureusement au fur et à mesure de la vente en indiquant bien dans les cases si le paiement s'est effectué en carte ou en espèce.

<blockquote>RAPPEL : CHAQUE LIGNE DU TABLEUR DE COMPTA DOIT ETRE RELIEE A UNE PIECE COMPTABLE FACILEMENT, ELLE DOIT DONC ETRE TRIEE ET RETROUVABLE GRACE AU NUMERO.</blockquote>

Demandes d'autorisations

2022-09-26T18:17:20Z

PaulPoissonnet : /* Pots de départements */

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur de la vie étudiante]]. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ==
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/ERt_DVUAOkhAq626CLrLoH4BL5JTfzOKlKS42bLBCggDhw?e=5sykQa disponible ici]. Ce formulaire sera ensuite retransmis par la DVE à tous les services concernés qui pourront alors proposer des améliorations au premier jet proposé.

== Événement à l’extérieur du campus ==
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EQOGd5C5xxlCpEONVsIZEG8BNVXGpLf43CaD6tBJkIcqpQ?e=OamkdG disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Freyssinet. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool. '''''Enfin, un seul pot par département et par an est autorisé.'''''

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:b:/t/va/ressources/EWmmzfQWK_lIgFFnGuglDJoB2unR4kqNT09ssCFxVzzWhw?e=nnGl8c cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA : https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:f:/t/va/ressources/EukQrxQz-LtEneletFW1bc4B4WBjppzpfXYUl6yxF2lO7A?e=cDJYWc

Obligations Association INSA

2022-09-20T08:45:11Z

PaulPoissonnet : /* Chartes VA et Com */

Pour faire partie de la Vie Associative de l'INSA de Lyon, il faut satisfaire plusieurs obligations.

==Chartes VA et Com==
Les chartes VA et de communication vous seront transmises au début de chaque année, elles sont '''à signer et respecter''' impérativement pour être en règle vis à vis de la direction et du CVA. Elles sont obligatoires mêmes si vous ne demandez pas de subventions car les associations sont une annexe à notre formation d'ingénieurs et à ce titre l'INSA engage sa responsabilité d'école en mettant à disposition des moyens publics pour nous. Toute demande de subvention (qu'elle soit CVA ou d'un service de l'INSA) sera rejetée automatiquement si l'association n'est pas à jour à ce niveau.

*La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/f02a5144-e8d4-4aad-8aed-0af0a2004a6e/ charte de la Vie Associative] définit la place des associations dans la formation INSA, engage l'INSA dans les avantages qu'il vous accorde pour mener à bien vos projets et les contreparties que vous devez lui fournir.
*La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/b9d4d7b0-f208-44ef-892c-9b481ec3b80c/ charte de communication] est une annexe à la charte VA, elle définit les devoirs d'une association dans sa communication sur le campus. Elle est signée avec le BdE car c'est lui qui est responsable des avantages venant en contrepartie de la signature de cette charte.

==Informations de contact==
Le CVA et la direction doivent avoir un interlocuteur dans chaque association. A chaque changement de bureau il faut ajouter les contacts des nouveaux membres du bureau sur portail VA. L'ajout d'un nouveau mandat peut être fait dès la passation effective mais les justificatifs de la préfecture devront être impérativement uploadé ultérieurement.

==Bilans==
En fin de mandat quel que soit la période de l'année, '''le bureau sortant''' doit établir un bilan de son année. Celui ci doit être uploadé dans le dossier dédié sur portail VA pour archivage et qu'il soit accessible par le CVA et la direction.

Voir l'article détaillé : [[Bilan moral et financier]]

===Bilan moral===
Très important, le Bilan moral d'un mandat permet de garder une '''trace '''de ce qui a été fait, et surtout de ce qu'il reste à faire !

Il résume l'année en partant des différents projets prévus en début de mandat, puis explicite leurs déroulements et les difficultés rencontrées, et enfin finit sur ce qui n'a pas pu être fait, et les points à améliorer. Ces derniers peuvent porter sur les projets mêmes, mais également sur l'association en général ; l'ambiance, le mode de recrutement, la communication... Il vous sert en interne à laisser une passation à vos successeurs, et pour la direction et le CVA à comprendre vos difficultés pour pouvoir mieux vous accompagner.

===Bilan financier===
Il reprend le budget prévisionnel de l'association, à la différence que les chiffres cette fois sont les vrais. Comme le bilan moral, il est essentiel pour vos passations (le budget prévisionnel de l'année suivante se basera dessus) et pour permettre à la direction et au CVA de vous accompagner. Pas besoin de falsifier un bénéfice ou un déficit, tous les organismes qui vous suivent sont à même de comprendre un résultat exceptionnel s'il est explicité, alors que la falsification peut avoir désastreuse sur la confiance en vos successeurs et l'avenir de l'asso.

== AJOUTER LA LISTE OFFICIELLE DES ASSOS INSA DE L'ANNE EN COURS ! ==

Instances de l'INSA

2022-09-09T09:09:16Z

PaulPoissonnet : /* La direction des résidences */

L'administration de l'INSA est un système pas évident à saisir et maîtriser mais une fois que tu as compris quels sont tes interlocuteurs et comment les contacter, développer un projet devient plus aisé. Tu vas découvrir que de nombreux acteurs à l'INSA cherchent justement à travailler avec les étudiants et peuvent donner à ton asso de belles opportunités.

==Les outils pour s'y retrouver==
Les outils essentiels que tu dois garder à porté de main sont : '''l'intranet''' et '''l'annuaire'''.

===L'intranet INSA===
En supplément des intranets de chaque département, il existe un intranet général peu utilisé accessible à l'adresse https://intranet.insa-lyon.fr/. Tu peux y trouver :

*L’organigramme des services et de leurs responsables;
*Un Excel général "Who's who?" plus détaillé;
*Les CR de G6 et des autres instances;
*Le calendrier des études, les règlements officiels.

Il y a ÉNORMÉMENT de ressources intéressantes sur l'intranet (la section vie associative n'est plus mise à jour par contre)

A noter aussi la section "campus durable" qui concerne pas mal les associations avec notamment les dispositifs de tri de la DPI.

===L'annuaire INSA===
L'annuaire est consultable partiellement dans zimbra, sur inkk ou même sur l'intranet mais il y a plus d'informations disponibles lorsque l'on fait la recherche à partir de '''Planete dans la section "bureau virtuel"'''.

Il suffit de chercher un nom de responsable pour connaître son adresse mail, son numéro de téléphone et même l'emplacement de son bureau. C'est toujours pratique de pouvoir relancer les gens en allant les voir directement ou en passant un coup de fil pour avoir une réponse plus rapide.

Tu peux aussi chercher par service, les personnels affichés avec les informations les plus complètes (numéro de téléphone bureau) sont souvent les responsables. C'est souvent pratique de contacter directement l'employé qui s'occupe de ce qu'on a besoin spécifiquement pour avoir une réponse plus rapide ou même s’épargner un circuit d'approbations et d'autorisations de la hiérarchie pour des choses qui n'en nécessitent pas forcément.

===ADE - les réservations de salles===
Depuis 2019, une seule plateforme rassemble les disponibilités des salles du campus ainsi que les emplois du temps des profs et des étudiants. Pour vérifier si une salle est libre avant de demander de l'emprunter à un secrétariat il suffit de vérifier sur : [https://ade2-web.insa-lyon.fr/direct/ https://ade.insa-lyon.fr/direct/].

Conseils d'utilisations :

*Il faut être connecté depuis le réseau insa pour y accéder pour cela tu peux installer [https://helpdesk.insa-lyon.fr/front/knowbaseitem.form.php?id=1121 le VPN de l'INSA] sur ton ordinateur
*L'affichage par défaut s'arrête à 18h mais pour les créneaux qui nous intéresse il faut changer la vue en cliquant sur sur la baguette magique en bas à gauche et visualiser les plages horaires étendues.
*Les réservations hors-horaire des grands amphis ne sont pas encore reportées dans cet outil par contre tu peux y retrouver les disponibilités des salles des humas (agora, salle René Char...)
*Lit l'article dédié sur [[Réserver un lieu|les réservations de lieux sur le campus]].

==La DVE==
La direction de la vie étudiante est le service chargé de la relation avec les associations. Il gère les demandes [[Demandes d'autorisations|autorisations d'événements extérieurs]], formations (alcool, premiers secours...) et la répartition de la CVEC.

Ce service est composé de deux personnes : '''Joachim Revez''' le directeur et '''Aude Baudoux''' son assistante. Privilégie l'adresse dve@insa-lyon.fr si ta demande peut les concerner tous les deux.

Le bureau d''''Aude Baudoux''' est au rez de chaussée de la résidence J, il est ouvert tous les mercredis et jeudis. Toutes [[Demandes d'autorisations|les demandes]] sont à faire au-près d'elle pour qu'elles soient signées par Joachim Revez et les autres services compétents.

==La Direction Vie de Campus==
Depuis 2019 une direction transversale a été crée pour gérer l'accueil des étudiants, elle est dirigée par '''Carole Brunie'''.

===La direction des restaurants===
L'administration des restaurants est située au premier étage du RI accessible depuis l'entrée EST du bâtiment. Ils sont bienveillants avec les activités des assos et il faut être respectueux lorsque tu prends une table pour établir un stand. Les contacts privilégiés sont '''Matthias Kaluszynski''' (chef de ligne au RI), '''Robert Roux''' (responsable hygiène et sécurité) et '''Nathalie Habouzit''' (directrice).

*Si tu organises un événement qui peut provoquer une baisse d'affluence aux restaurants il faut absolument prévenir Mathias ou Nathalie avec une estimation du nombre de repas en moins pour éviter le gaspillage.
*Si tu veux [[Réserver un lieu|organiser un événement]] ou exposer des choses dans le hall du restaurant demande à Robert et Nathalie.
*Pour organiser un repas à thème (type semaine asiatique) contacte Matthias pour élaborer le menu et participer à la préparation des plats spéciaux.
*Pour louer une salle d'un restaurant pour un événement envoie un maill à Nathalie en mettant en copie Carole Brunie pour la tenir au courant.
*Pour tenir un stand de prévente il suffit de déposer sa carte à la caisse de la ligne de droite et de ranger à la fin du service.

===La direction des résidences===
L’administration des résidence est située au pied de la résidence J, face à l'infirmerie. Les associations peuvent louer des chambres ponctuellement à un tarif réduit (≈50€ par nuit pour une chambre de 2). Les draps sont fournis mais tout doit être géré et rendu par les étudiants responsables. Tu peux contacter la direction directement mais privilégie l'adresse de contact : ddr@insa-lyon.fr en mettant en copie Carole Brunie (ça ne coute rien). Les 24h et BEST le font chaque année donc tu peux leurs demander plus d'infos.

==La DRI==
La direction des relations internationales est située au 3ème étage du bâtiment Perriand (entre GCU et les humas). Ils organisent des événements d'accueils d'étudiants étrangers ou de partenaires institutionnels lors desquels des associations peuvent être amenées à intervenir. N'hésite pas à les contacter pour les rencontrer et peut-être collaborer avec eux. 
==La DIRCOM==
La direction de la communication est située au sous-sol de la direction à coté de l'imprimerie. Leurs portes sont toujours ouvertes mais c'est important de prendre rdv par mail préalablement.

C'est un acteur important du campus qui aimerait accompagner beaucoup plus les associations dans la communication de leurs événements. N'hésite pas à prendre rdv avec eux très en amont pour les impliquer et qu'ils intègrent vos événement dans la communication générale de l'école. Ils pourront ensuite mettre en avant ton association à travers des articles, des interviews sur les projets menés dans le cadre de vos activités.

Utilise l'adresse de contact dircom@insa-lyon.fr ou contacte la directrice ('''Ophélie Tambuzzo''') directement. Pense aussi à remplir le mini formulaire d'ajout d'événement sur le site de l'INSA pour qu'il soit ajouté au calendrier de l'école : https://www.insa-lyon.fr/fr/proposer-un-evenement/

==Le service culturel==
Le service culturel est situé au RDC du batiment des humanité et leurs bureaux donnent sur la salle d’exposition qui leur est dédié.

'''Cécile Beaugiraud''', la responsable arrivée en 2019 veut travailler un maximum avec les étudiants. Elle aimerait que toutes les associations culturelles prennent rdv avec elle en début d'année pour pouvoir collaborer et potentiellement organiser des événements croisés.

N'hésite pas à la contacter pour avoir des entrée dans le monde de la culture lyonnais pour ton asso (entrée gratuites à des expos ou bon plans dans les théâtres).

==La DPI==
La direction du patrimoine immobilier est chargé de la gestion du mobilier et de l'immobilier du campus. En tant qu'associations nous avons surtout l’occasion de traiter avec les employés chargés de la '''maintenance''' ou du '''développement durable'''. Il existe aussi d'autres branches qui s'occupent de la gestion de chantiers, de la rénovation du campus, de la gestion du magasin ou même des contrats avec les bailleurs propriétaires des résidences.

===Maintenance et gestion des installations===
Le premier réflexe pour faire n'importe quelle demande est de faire un ticket sur plateforme de support (accessible via planete). Même pour certaines demandes qui ne sont pas bien répertoriées dans cet outil hors d'age (qui doit être remplacé prochainement) il faut d'abord faire une demande sous forme de ticket en expliquant en commentaire ce que tu as besoin :

*Emprunt et livraison de grilles d'expositions, de barrières, de signalisation... (si le ticket ne suffit pas, ne pas hésiter à contacter directement '''Stéphane Maréchal''').
*Remplacement des lumières ou d'autres dispositifs dans ton local
*Demandes de petits aménagements : installation électrique, plomberie, ventilation, [[Clés et accès au local|changement de serrure...]]

Ils sont alors assignés à un employé responsable dans ce domaine et tu peux relancer cette personne par mail si le travail n'est pas effectué. Si ça ne suffit pas ou si tu as une demande exceptionnelle tu peux contacter un responsable tel que '''Bernard Andrieux''' ou '''Philippe Clarisse''' (notamment pour les dispositifs d'ouverture)

En cas d'urgence (fuite de gaz, d’eau, panne de courant) tu peux appeler le technicien d'astreinte au 04 72 43 72 72

===Développement durable===
Les responsables de la cellule développement durable sur le campus sont '''Mathieu Bouyer''' et '''Emilie Gaillard''', tu peux aussi contacter '''Alexandre Zanoni''' qui travaille beaucoup avec les associations. Si tu cherche une solution pour les déchets de ton événement ou si tu souhaites soumettre un projet pour leur [[Subventions|bourse "insa campus durable"]] n'hésite pas à les contacter ! 

==Le SIDD==
Le Service Interuniversitaire du Domaine de La Doua est chargé de l'entretien des espaces extérieurs. Ce service commun avec l'université entretient l'ensemble des espaces verts et se charge des projets d'aménagements de la voirie ou des espaces publiques.

La directrice est '''Loïs Guillot''' et le numéro de téléphone public fourni est 04 72 43 70 91. Ils ne disposent pas de plateforme de demande d'intervention et le secrétariat est débordé donc il faut les contacter par mail à l'adresse ''sidd@insa-lyon.fr''. Toutes les demandes d'autorisations d'organisations d'événements extérieurs importants faites à la DVE sont transmis au SIDD pour approbation.

==Le service sûreté et sécurité incendie (3SI)==
Non, ce n'est plus l'entreprise SECURITAS qui est mandaté sur le campus, cette mission est principalement gérée en interne. L'équipe de sécurité est divisée en deux groupes : une chargée de la protection incendie et l'autre chargée de la sécurité générale.

C'est une compétence gérée de façon séparée par rapport à Lyon 1 même si il y a une volonté politique de fusionner les deux postes de sécurité. Ils n'ont pas les prérogatives de la police municipale alors que le campus est en dehors de la zone d'intervention de cette dernière donc leurs possibilités restent limitées.

Le responsable de la sécurité sur campus est '''Heidi Badaoui''', il aussi consulté dans le processus d'approbation des demandes d'autorisation d'événements extérieurs faites à la DVE. Tu peux le contacter directement en amont pour évaluer le dispositif de sécurité d'un événement que tu comptes organiser.

Les bureaux de la sécu sont au rdc de la résidence I (entrée centrale). Attention la sonnette est à l'extérieur du batiment les bureaux du 3SI sont derrière la porte sombre en face. Tu peux aussi aller au poste de sécurité pour toute demande variée, pour récupérer un extincteur ou des clefs que tu as pu réserver préalablement. Le numéro du poste de sécurité est le : '''04 72 43 85 85.'''

Pour toute [[Réserver un lieu|réservation d'amphi]] ou de salle en dehors des horaires habituels, il faut '''toujours appeler ce numéro''' avant et après l'utilisation pour que les agents viennent ouvrir et fermer.

Tu peux renseigner tes demandes ou déclarer un incident sur la plateforme dédiée accessible depuis le réseau insa (ou [https://helpdesk.insa-lyon.fr/front/knowbaseitem.form.php?id=1121 le VPN]) : https://glpi.insa-lyon.fr/front/helpdesk.public.php

==L'imprimerie==
L'INSA ne soutraite pas encore l'impression de ses documents à imprimeur externe. Les associations peuvent en profiter notamment pour [[Communication|imprimer leurs flyers et affiches]]. Toutes les demandes sont à faire sur la plateforme https://imp-cervoprint.insa-lyon.fr/ accessible depuis le réseau insa (ou utiliser [https://helpdesk.insa-lyon.fr/front/knowbaseitem.form.php?id=1121 le VPN])

Les impressions sont ensuite théoriquement facturées à l'asso par l'agence comptable et il est impossible d'avoir un devis chiffré pour estimer le prix de la commande (même lors de la réception des documents). De nombreuses assos y impriment leurs affiches et leurs supports de com depuis des années sans jamais se faire facturer.

L'imprimerie se trouve au sous sol de la direction (entrée à gauche par l'extérieur).

== Direction des affaires juridiques ==
Davy Lila-Helmer [[Mailto:daj@insa-lyon.fr|daj@insa-lyon.fr]] est le juriste de l'école. En tant qu'association INSA vous pouvez lui demander des conseils par rapport à des documents administratifs (contrats, statuts....). N'hésitez pas à le contacter son bureau est à l'étage de la direction.

==La fondation INSA==
Les bureaux de la fondation sont situés au 3ème étage du bâtiment des humanités, contacte '''Élodie Tavernier''' ou directement '''Alexis Méténier''' le directeur.

La fondation est un organisme dédié au mécénat qui rassemble des fonds au près de partenaires privés pour accompagner le développement de l'école, promouvoir l’image de marque et renforcer les liens avec le monde socio-économique. Ils permettent de financer de nombreuses chaires, d'améliorer les conditions d’apprentissage et de financer des programmes qui défendent les valeurs de l'INSA.

La fondation organise parfois des événements avec des entreprises ou elle fait appelle au talent des associations. Elle peut aussi te permettre de nouer des liens avec des entreprises qui sont intéressées par vos activités.

==Le Centre Gaston Berger==
L'CGB est soutenu par la fondation, il finance un programme de bourses, des initiatives d'inclusion sociales , un observatoire pour penser l'ingénieur de demain et globalement défendre les particularités du modèle INSA. Ils aiment beaucoup collaborer avec les associations étudiantes pour travailler sur des projets à dimension sociale.

Pour les opérations sur le sexisme pensez à contacter '''Clémence Abry-Durand'''.

==L'association des Alumnis INSA Lyon==
L'AIL est une association complètement indépendante de l'INSA. Elle existe depuis que la toute première promotion fut diplômée et a été un acteur de l'histoire de l'école. L'AIL dispose d'un site internet très complet assimilable à un réseau social des diplômés qui peut te permettre d'organiser un événement avec des anciens de ton asso ainsi que de récolter des contacts dans des entreprises qui pourraient t'aider.

Les bureaux de l'AIL donnent sur le Boulevard du 11 novembre à la sortie du C et D. Les contacts à privilégier est '''Patrice Heyde'''.

Instances de l'INSA

2022-09-09T08:46:27Z

PaulPoissonnet : /* ADE - les réservations de salles */

L'administration de l'INSA est un système pas évident à saisir et maîtriser mais une fois que tu as compris quels sont tes interlocuteurs et comment les contacter, développer un projet devient plus aisé. Tu vas découvrir que de nombreux acteurs à l'INSA cherchent justement à travailler avec les étudiants et peuvent donner à ton asso de belles opportunités.

==Les outils pour s'y retrouver==
Les outils essentiels que tu dois garder à porté de main sont : '''l'intranet''' et '''l'annuaire'''.

===L'intranet INSA===
En supplément des intranets de chaque département, il existe un intranet général peu utilisé accessible à l'adresse https://intranet.insa-lyon.fr/. Tu peux y trouver :

*L’organigramme des services et de leurs responsables;
*Un Excel général "Who's who?" plus détaillé;
*Les CR de G6 et des autres instances;
*Le calendrier des études, les règlements officiels.

Il y a ÉNORMÉMENT de ressources intéressantes sur l'intranet (la section vie associative n'est plus mise à jour par contre)

A noter aussi la section "campus durable" qui concerne pas mal les associations avec notamment les dispositifs de tri de la DPI.

===L'annuaire INSA===
L'annuaire est consultable partiellement dans zimbra, sur inkk ou même sur l'intranet mais il y a plus d'informations disponibles lorsque l'on fait la recherche à partir de '''Planete dans la section "bureau virtuel"'''.

Il suffit de chercher un nom de responsable pour connaître son adresse mail, son numéro de téléphone et même l'emplacement de son bureau. C'est toujours pratique de pouvoir relancer les gens en allant les voir directement ou en passant un coup de fil pour avoir une réponse plus rapide.

Tu peux aussi chercher par service, les personnels affichés avec les informations les plus complètes (numéro de téléphone bureau) sont souvent les responsables. C'est souvent pratique de contacter directement l'employé qui s'occupe de ce qu'on a besoin spécifiquement pour avoir une réponse plus rapide ou même s’épargner un circuit d'approbations et d'autorisations de la hiérarchie pour des choses qui n'en nécessitent pas forcément.

===ADE - les réservations de salles===
Depuis 2019, une seule plateforme rassemble les disponibilités des salles du campus ainsi que les emplois du temps des profs et des étudiants. Pour vérifier si une salle est libre avant de demander de l'emprunter à un secrétariat il suffit de vérifier sur : [https://ade2-web.insa-lyon.fr/direct/ https://ade.insa-lyon.fr/direct/].

Conseils d'utilisations :

*Il faut être connecté depuis le réseau insa pour y accéder pour cela tu peux installer [https://helpdesk.insa-lyon.fr/front/knowbaseitem.form.php?id=1121 le VPN de l'INSA] sur ton ordinateur
*L'affichage par défaut s'arrête à 18h mais pour les créneaux qui nous intéresse il faut changer la vue en cliquant sur sur la baguette magique en bas à gauche et visualiser les plages horaires étendues.
*Les réservations hors-horaire des grands amphis ne sont pas encore reportées dans cet outil par contre tu peux y retrouver les disponibilités des salles des humas (agora, salle René Char...)
*Lit l'article dédié sur [[Réserver un lieu|les réservations de lieux sur le campus]].

==La DVE==
La direction de la vie étudiante est le service chargé de la relation avec les associations. Il gère les demandes [[Demandes d'autorisations|autorisations d'événements extérieurs]], formations (alcool, premiers secours...) et la répartition de la CVEC.

Ce service est composé de deux personnes : '''Joachim Revez''' le directeur et '''Aude Baudoux''' son assistante. Privilégie l'adresse dve@insa-lyon.fr si ta demande peut les concerner tous les deux.

Le bureau d''''Aude Baudoux''' est au rez de chaussée de la résidence J, il est ouvert tous les mercredis et jeudis. Toutes [[Demandes d'autorisations|les demandes]] sont à faire au-près d'elle pour qu'elles soient signées par Joachim Revez et les autres services compétents.

==La Direction Vie de Campus==
Depuis 2019 une direction transversale a été crée pour gérer l'accueil des étudiants, elle est dirigée par '''Carole Brunie'''.

===La direction des restaurants===
L'administration des restaurants est située au premier étage du RI accessible depuis l'entrée EST du bâtiment. Ils sont bienveillants avec les activités des assos et il faut être respectueux lorsque tu prends une table pour établir un stand. Les contacts privilégiés sont '''Matthias Kaluszynski''' (chef de ligne au RI), '''Robert Roux''' (responsable hygiène et sécurité) et '''Nathalie Habouzit''' (directrice).

*Si tu organises un événement qui peut provoquer une baisse d'affluence aux restaurants il faut absolument prévenir Mathias ou Nathalie avec une estimation du nombre de repas en moins pour éviter le gaspillage.
*Si tu veux [[Réserver un lieu|organiser un événement]] ou exposer des choses dans le hall du restaurant demande à Robert et Nathalie.
*Pour organiser un repas à thème (type semaine asiatique) contacte Matthias pour élaborer le menu et participer à la préparation des plats spéciaux.
*Pour louer une salle d'un restaurant pour un événement envoie un maill à Nathalie en mettant en copie Carole Brunie pour la tenir au courant.
*Pour tenir un stand de prévente il suffit de déposer sa carte à la caisse de la ligne de droite et de ranger à la fin du service.

===La direction des résidences===
L’administration des résidence est située au pied de la résidence J, face à l'infirmerie. Les associations peuvent louer des chambres ponctuellement à un tarif réduit (≈16€ par personne et par nuit en chambre de 2). Les draps sont fournis mais tout doit être géré et rendu par les étudiants responsables. Tu peux contacter la direction directement mais privilégie l'adresse de contact : ddr@insa-lyon.fr en mettant en copie Carole Brunie (ça ne coute rien). Les 24h et BEST le font chaque année donc tu peux leurs demander plus d'infos.

==La DRI==
La direction des relations internationales est située au 3ème étage du bâtiment Perriand (entre GCU et les humas). Ils organisent des événements d'accueils d'étudiants étrangers ou de partenaires institutionnels lors desquels des associations peuvent être amenées à intervenir. N'hésite pas à les contacter pour les rencontrer et peut-être collaborer avec eux. 
==La DIRCOM==
La direction de la communication est située au sous-sol de la direction à coté de l'imprimerie. Leurs portes sont toujours ouvertes mais c'est important de prendre rdv par mail préalablement.

C'est un acteur important du campus qui aimerait accompagner beaucoup plus les associations dans la communication de leurs événements. N'hésite pas à prendre rdv avec eux très en amont pour les impliquer et qu'ils intègrent vos événement dans la communication générale de l'école. Ils pourront ensuite mettre en avant ton association à travers des articles, des interviews sur les projets menés dans le cadre de vos activités.

Utilise l'adresse de contact dircom@insa-lyon.fr ou contacte la directrice ('''Ophélie Tambuzzo''') directement. Pense aussi à remplir le mini formulaire d'ajout d'événement sur le site de l'INSA pour qu'il soit ajouté au calendrier de l'école : https://www.insa-lyon.fr/fr/proposer-un-evenement/

==Le service culturel==
Le service culturel est situé au RDC du batiment des humanité et leurs bureaux donnent sur la salle d’exposition qui leur est dédié.

'''Cécile Beaugiraud''', la responsable arrivée en 2019 veut travailler un maximum avec les étudiants. Elle aimerait que toutes les associations culturelles prennent rdv avec elle en début d'année pour pouvoir collaborer et potentiellement organiser des événements croisés.

N'hésite pas à la contacter pour avoir des entrée dans le monde de la culture lyonnais pour ton asso (entrée gratuites à des expos ou bon plans dans les théâtres).

==La DPI==
La direction du patrimoine immobilier est chargé de la gestion du mobilier et de l'immobilier du campus. En tant qu'associations nous avons surtout l’occasion de traiter avec les employés chargés de la '''maintenance''' ou du '''développement durable'''. Il existe aussi d'autres branches qui s'occupent de la gestion de chantiers, de la rénovation du campus, de la gestion du magasin ou même des contrats avec les bailleurs propriétaires des résidences.

===Maintenance et gestion des installations===
Le premier réflexe pour faire n'importe quelle demande est de faire un ticket sur plateforme de support (accessible via planete). Même pour certaines demandes qui ne sont pas bien répertoriées dans cet outil hors d'age (qui doit être remplacé prochainement) il faut d'abord faire une demande sous forme de ticket en expliquant en commentaire ce que tu as besoin :

*Emprunt et livraison de grilles d'expositions, de barrières, de signalisation... (si le ticket ne suffit pas, ne pas hésiter à contacter directement '''Stéphane Maréchal''').
*Remplacement des lumières ou d'autres dispositifs dans ton local
*Demandes de petits aménagements : installation électrique, plomberie, ventilation, [[Clés et accès au local|changement de serrure...]]

Ils sont alors assignés à un employé responsable dans ce domaine et tu peux relancer cette personne par mail si le travail n'est pas effectué. Si ça ne suffit pas ou si tu as une demande exceptionnelle tu peux contacter un responsable tel que '''Bernard Andrieux''' ou '''Philippe Clarisse''' (notamment pour les dispositifs d'ouverture)

En cas d'urgence (fuite de gaz, d’eau, panne de courant) tu peux appeler le technicien d'astreinte au 04 72 43 72 72

===Développement durable===
Les responsables de la cellule développement durable sur le campus sont '''Mathieu Bouyer''' et '''Emilie Gaillard''', tu peux aussi contacter '''Alexandre Zanoni''' qui travaille beaucoup avec les associations. Si tu cherche une solution pour les déchets de ton événement ou si tu souhaites soumettre un projet pour leur [[Subventions|bourse "insa campus durable"]] n'hésite pas à les contacter ! 

==Le SIDD==
Le Service Interuniversitaire du Domaine de La Doua est chargé de l'entretien des espaces extérieurs. Ce service commun avec l'université entretient l'ensemble des espaces verts et se charge des projets d'aménagements de la voirie ou des espaces publiques.

La directrice est '''Loïs Guillot''' et le numéro de téléphone public fourni est 04 72 43 70 91. Ils ne disposent pas de plateforme de demande d'intervention et le secrétariat est débordé donc il faut les contacter par mail à l'adresse ''sidd@insa-lyon.fr''. Toutes les demandes d'autorisations d'organisations d'événements extérieurs importants faites à la DVE sont transmis au SIDD pour approbation.

==Le service sûreté et sécurité incendie (3SI)==
Non, ce n'est plus l'entreprise SECURITAS qui est mandaté sur le campus, cette mission est principalement gérée en interne. L'équipe de sécurité est divisée en deux groupes : une chargée de la protection incendie et l'autre chargée de la sécurité générale.

C'est une compétence gérée de façon séparée par rapport à Lyon 1 même si il y a une volonté politique de fusionner les deux postes de sécurité. Ils n'ont pas les prérogatives de la police municipale alors que le campus est en dehors de la zone d'intervention de cette dernière donc leurs possibilités restent limitées.

Le responsable de la sécurité sur campus est '''Heidi Badaoui''', il aussi consulté dans le processus d'approbation des demandes d'autorisation d'événements extérieurs faites à la DVE. Tu peux le contacter directement en amont pour évaluer le dispositif de sécurité d'un événement que tu comptes organiser.

Les bureaux de la sécu sont au rdc de la résidence I (entrée centrale). Attention la sonnette est à l'extérieur du batiment les bureaux du 3SI sont derrière la porte sombre en face. Tu peux aussi aller au poste de sécurité pour toute demande variée, pour récupérer un extincteur ou des clefs que tu as pu réserver préalablement. Le numéro du poste de sécurité est le : '''04 72 43 85 85.'''

Pour toute [[Réserver un lieu|réservation d'amphi]] ou de salle en dehors des horaires habituels, il faut '''toujours appeler ce numéro''' avant et après l'utilisation pour que les agents viennent ouvrir et fermer.

Tu peux renseigner tes demandes ou déclarer un incident sur la plateforme dédiée accessible depuis le réseau insa (ou [https://helpdesk.insa-lyon.fr/front/knowbaseitem.form.php?id=1121 le VPN]) : https://glpi.insa-lyon.fr/front/helpdesk.public.php

==L'imprimerie==
L'INSA ne soutraite pas encore l'impression de ses documents à imprimeur externe. Les associations peuvent en profiter notamment pour [[Communication|imprimer leurs flyers et affiches]]. Toutes les demandes sont à faire sur la plateforme https://imp-cervoprint.insa-lyon.fr/ accessible depuis le réseau insa (ou utiliser [https://helpdesk.insa-lyon.fr/front/knowbaseitem.form.php?id=1121 le VPN])

Les impressions sont ensuite théoriquement facturées à l'asso par l'agence comptable et il est impossible d'avoir un devis chiffré pour estimer le prix de la commande (même lors de la réception des documents). De nombreuses assos y impriment leurs affiches et leurs supports de com depuis des années sans jamais se faire facturer.

L'imprimerie se trouve au sous sol de la direction (entrée à gauche par l'extérieur).

== Direction des affaires juridiques ==
Davy Lila-Helmer [[Mailto:daj@insa-lyon.fr|daj@insa-lyon.fr]] est le juriste de l'école. En tant qu'association INSA vous pouvez lui demander des conseils par rapport à des documents administratifs (contrats, statuts....). N'hésitez pas à le contacter son bureau est à l'étage de la direction.

==La fondation INSA==
Les bureaux de la fondation sont situés au 3ème étage du bâtiment des humanités, contacte '''Élodie Tavernier''' ou directement '''Alexis Méténier''' le directeur.

La fondation est un organisme dédié au mécénat qui rassemble des fonds au près de partenaires privés pour accompagner le développement de l'école, promouvoir l’image de marque et renforcer les liens avec le monde socio-économique. Ils permettent de financer de nombreuses chaires, d'améliorer les conditions d’apprentissage et de financer des programmes qui défendent les valeurs de l'INSA.

La fondation organise parfois des événements avec des entreprises ou elle fait appelle au talent des associations. Elle peut aussi te permettre de nouer des liens avec des entreprises qui sont intéressées par vos activités.

==Le Centre Gaston Berger==
L'CGB est soutenu par la fondation, il finance un programme de bourses, des initiatives d'inclusion sociales , un observatoire pour penser l'ingénieur de demain et globalement défendre les particularités du modèle INSA. Ils aiment beaucoup collaborer avec les associations étudiantes pour travailler sur des projets à dimension sociale.

Pour les opérations sur le sexisme pensez à contacter '''Clémence Abry-Durand'''.

==L'association des Alumnis INSA Lyon==
L'AIL est une association complètement indépendante de l'INSA. Elle existe depuis que la toute première promotion fut diplômée et a été un acteur de l'histoire de l'école. L'AIL dispose d'un site internet très complet assimilable à un réseau social des diplômés qui peut te permettre d'organiser un événement avec des anciens de ton asso ainsi que de récolter des contacts dans des entreprises qui pourraient t'aider.

Les bureaux de l'AIL donnent sur le Boulevard du 11 novembre à la sortie du C et D. Les contacts à privilégier est '''Patrice Heyde'''.

Demandes d'autorisations

2022-09-09T08:28:39Z

PaulPoissonnet : /* Événement à l’intérieur du campus en extérieur */

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur de la vie étudiante]]. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ==
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/ERt_DVUAOkhAq626CLrLoH4BL5JTfzOKlKS42bLBCggDhw?e=5sykQa disponible ici]. Ce formulaire sera ensuite retransmis par la DVE à tous les services concernés qui pourront alors proposer des améliorations au premier jet proposé.

== Événement à l’extérieur du campus ==
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EQOGd5C5xxlCpEONVsIZEG8BNVXGpLf43CaD6tBJkIcqpQ?e=OamkdG disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Freyssinet. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool.

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:b:/t/va/ressources/EWmmzfQWK_lIgFFnGuglDJoB2unR4kqNT09ssCFxVzzWhw?e=nnGl8c cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA : https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:f:/t/va/ressources/EukQrxQz-LtEneletFW1bc4B4WBjppzpfXYUl6yxF2lO7A?e=cDJYWc

Demandes d'autorisations

2022-09-09T08:27:12Z

PaulPoissonnet : /* Demandes d'autorisation */

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur de la vie étudiante]]. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ==
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/ERt_DVUAOkhAq626CLrLoH4BL5JTfzOKlKS42bLBCggDhw?e=5sykQa disponible ici]. Ce formulaire sert de dialogue entre l’asso et la direction, qui pourra proposer des améliorations au premier jet proposé.

== Événement à l’extérieur du campus ==
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EQOGd5C5xxlCpEONVsIZEG8BNVXGpLf43CaD6tBJkIcqpQ?e=OamkdG disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Freyssinet. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool.

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:b:/t/va/ressources/EWmmzfQWK_lIgFFnGuglDJoB2unR4kqNT09ssCFxVzzWhw?e=nnGl8c cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA : https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:f:/t/va/ressources/EukQrxQz-LtEneletFW1bc4B4WBjppzpfXYUl6yxF2lO7A?e=cDJYWc

Demandes d'autorisations

2022-09-09T08:26:32Z

PaulPoissonnet : /* Particularités en temps de crise sanitaire */

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur de la vie étudiante]]. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Demandes d'autorisation ==

=== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ===
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/ERt_DVUAOkhAq626CLrLoH4BL5JTfzOKlKS42bLBCggDhw?e=5sykQa disponible ici]. Ce formulaire sert de dialogue entre l’asso et la direction, qui pourra proposer des améliorations au premier jet proposé.

=== Événement à l’extérieur du campus ===
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EQOGd5C5xxlCpEONVsIZEG8BNVXGpLf43CaD6tBJkIcqpQ?e=OamkdG disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Freyssinet. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool.

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:b:/t/va/ressources/EWmmzfQWK_lIgFFnGuglDJoB2unR4kqNT09ssCFxVzzWhw?e=nnGl8c cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA : https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:f:/t/va/ressources/EukQrxQz-LtEneletFW1bc4B4WBjppzpfXYUl6yxF2lO7A?e=cDJYWc

CVA

2022-09-06T08:05:46Z

PaulPoissonnet : /* Le rôle du CVA */

{{DISPLAYTITLE:Conseil de la Vie Associative}}

Le '''Conseil de la Vie Associative''' (CVA) est un ensemble de responsables associatifs d'horizons variés chargés de coordonner et de d'organiser l'écosystème associatif du campus.

Contact : ''cva@listes.insa-lyon.fr''

==Composition==

Pour aller plus dans le détail, le Conseil de la Vie Associative est un comité de 9 étudiants.

Sur ces 9 membres :

*7 sont '''élus par les responsables des associations''' de l'INSA Lyon. L'élection se fait courant Mars lors d'une [[AG des assos]], et donne mandat pour un an à ces membres.

*2 sont '''élus par l'ensemble des adhérents VA''' lors de l’élection du bureau du BdE. Il s'agit du '''Responsable Vie Associative''', et du '''Président''' du BdE.

Les membres du CVA sont idéalement des étudiants ayant déjà participé “activement” à la Vie Associative et qui connaissent bien les associations. Souvent anciens membres de bureaux, les profils des membres doivent être assez variés.

Activement ne veut pas dire ''"qui a fait parti des 15 bureaux des plus grosses assos du campus"''. Si le CVA ne se compose que de membres qui viennent des mêmes associations, il perdra beaucoup en intérêt et en capacité de conseiller les assos sur des problèmes variés.

Si par contre la diversité est respectée, les membres du CVA pourront apporter leurs points de vue bien spécifiques et toucher toutes les associations.

N'hésitez pas à candidater !

==Le rôle du CVA==
Le CVA est chargé de soutenir la richesse associative de notre campus.

Le but du CVA, c'est d''''accompagner les associations''' en communiquant sur leurs droits d'une part, mais aussi en proposant des idées et en mettant en '''lien '''les associations et les organismes qui pourraient faire de belles choses ensembles.

C'est aussi le CVA qui organise des événements pour la VA, comme le '''Forum des Assos''', ou les '''formations VA'''. Il cherche à améliorer la visibilité des assos sur le campus en éditant le '''Bot'INSA''' et en diffusant la '''newsletter VA.'''

En cas de conflit, intra ou inter association, le CVA est chargé de jouer le rôle de '''médiateur''' et doit chercher à trouver un compromis raisonnable et impartial.

Le CVA a aussi un rôle de '''représentation''' pour défendre les associations devant les services et instances de l'INSA. Il dispose de 3 sièges au '''G6''', la réunion mensuelle entre la direction et les représentants étudiants.

La mission la plus connue du CVA est de distribuer les '''subventions''' aux assos INSA. Voir l'article dédié : [[Subventions CVA]]

==Le Resp VA==
Le nœud central de toute cette organisation est le responsable VA, il dispose des droits de diffusions aux mailings étudiantes ou associatives, il entretient une relation privilégiée avec la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et convoque les [[AG des assos]].

L'adresse à privilégier pour le contacter est resp.va@asso-insa-lyon.fr mais si il n'y a rien de personnel n'hésitez pas à envoyer directement à cva@listes.insa-lyon.fr, vous aurez sûrement une réponse plus rapide et l'ensemble du CVA sera tenu au courant.

==Budget==

Le CVA dispose également d'une enveloppe d'environ 75 000€, qui sert à financer

*Les associations, via des '''subventions '''(environ 70k)
*Le '''Pool des Assos''' (environ 5k, voir un peu plus loin)

Cette enveloppe est à moitié composée des sous de '''la carte VA'''. Si tu te demandais à quoi elle sert, et bien c'est en grande partie à ça !

Instances de l'INSA

2022-09-03T16:06:27Z

PaulPoissonnet : MàJ des contacts de responsables et des noms d'instances

L'administration de l'INSA est un système pas évident à saisir et maîtriser mais une fois que tu as compris quels sont tes interlocuteurs et comment les contacter, développer un projet devient plus aisé. Tu vas découvrir que de nombreux acteurs à l'INSA cherchent justement à travailler avec les étudiants et peuvent donner à ton asso de belles opportunités.

==Les outils pour s'y retrouver==
Les outils essentiels que tu dois garder à porté de main sont : '''l'intranet''' et '''l'annuaire'''.

===L'intranet INSA===
En supplément des intranets de chaque département, il existe un intranet général peu utilisé accessible à l'adresse https://intranet.insa-lyon.fr/. Tu peux y trouver :

*L’organigramme des services et de leurs responsables;
*Un Excel général "Who's who?" plus détaillé;
*Les CR de G6 et des autres instances;
*Le calendrier des études, les règlements officiels.

Il y a ÉNORMÉMENT de ressources intéressantes sur l'intranet (la section vie associative n'est plus mise à jour par contre)

A noter aussi la section "campus durable" qui concerne pas mal les associations avec notamment les dispositifs de tri de la DPI.

===L'annuaire INSA===
L'annuaire est consultable partiellement dans zimbra, sur inkk ou même sur l'intranet mais il y a plus d'informations disponibles lorsque l'on fait la recherche à partir de '''Planete dans la section "bureau virtuel"'''.

Il suffit de chercher un nom de responsable pour connaître son adresse mail, son numéro de téléphone et même l'emplacement de son bureau. C'est toujours pratique de pouvoir relancer les gens en allant les voir directement ou en passant un coup de fil pour avoir une réponse plus rapide.

Tu peux aussi chercher par service, les personnels affichés avec les informations les plus complètes (numéro de téléphone bureau) sont souvent les responsables. C'est souvent pratique de contacter directement l'employé qui s'occupe de ce qu'on a besoin spécifiquement pour avoir une réponse plus rapide ou même s’épargner un circuit d'approbations et d'autorisations de la hiérarchie pour des choses qui n'en nécessitent pas forcément.

===ADE - les réservations de salles===
Depuis 2019, une seule plateforme rassemble les disponibilités des salles du campus ainsi que les emplois du temps des profs et des étudiants. Pour vérifier si une salle est libre avant de demander de l'emprunter à un secrétariat il suffit de vérifier sur : https://ade.insa-lyon.fr/direct/.

Conseils d'utilisations :

*Il faut être connecté depuis le réseau insa pour y accéder pour cela tu peux installer [https://helpdesk.insa-lyon.fr/front/knowbaseitem.form.php?id=1121 le VPN de l'INSA] sur ton ordinateur
*L'affichage par défaut s'arrête à 18h mais pour les créneaux qui nous intéresse il faut changer la vue en cliquant sur sur la baguette magique en bas à gauche et visualiser les plages horaires étendues.
*Les réservations hors-horaire des grands amphis ne sont pas encore reportées dans cet outil par contre tu peux y retrouver les disponibilités des salles des humas (agora, salle René Char...)
*Lit l'article dédié sur [[Réserver un lieu|les réservations de lieux sur le campus]].

==La DVE==
La direction de la vie étudiante est le service chargé de la relation avec les associations. Il gère les demandes [[Demandes d'autorisations|autorisations d'événements extérieurs]], formations (alcool, premiers secours...) et la répartition de la CVEC.

Ce service est composé de deux personnes : '''Joachim Revez''' le directeur et '''Pascale Canivet''' son assistante. Privilégie l'adresse dve@insa-lyon.fr si ta demande peut les concerner tous les deux.

Le bureau de '''Pascale Canivet''' est au rez de chaussée de la résidence J, il est ouvert tous les mercredis et jeudis. Toutes [[Demandes d'autorisations|les demandes]] sont à faire au-près d'elle pour qu'elles soient signées par Joachim Revez et les autres services compétents.

==La Direction Vie de Campus==
Depuis 2019 une direction transversale a été crée pour gérer l'accueil des étudiants, elle est dirigée par '''Carole Brunie'''.

===La direction des restaurants===
L'administration des restaurants est située au premier étage du RI accessible depuis l'entrée EST du bâtiment. Ils sont bienveillants avec les activités des assos et il faut être respectueux lorsque tu prends une table pour établir un stand. Les contacts privilégiés sont '''Matthias Kaluszynski''' (chef de ligne au RI), '''Robert Roux''' (responsable hygiène et sécurité) et '''Nathalie Habouzit''' (directrice).

*Si tu organises un événement qui peut provoquer une baisse d'affluence aux restaurants il faut absolument prévenir Mathias ou Nathalie avec une estimation du nombre de repas en moins pour éviter le gaspillage.
*Si tu veux [[Réserver un lieu|organiser un événement]] ou exposer des choses dans le hall du restaurant demande à Robert et Nathalie.
*Pour organiser un repas à thème (type semaine asiatique) contacte Matthias pour élaborer le menu et participer à la préparation des plats spéciaux.
*Pour louer une salle d'un restaurant pour un événement envoie un maill à Nathalie en mettant en copie Carole Brunie pour la tenir au courant.
*Pour tenir un stand de prévente il suffit de déposer sa carte à la caisse de la ligne de droite et de ranger à la fin du service.

===La direction des résidences===
L’administration des résidence est située au pied de la résidence J, face à l'infirmerie. Les associations peuvent louer des chambres ponctuellement à un tarif réduit (≈16€ par personne et par nuit en chambre de 2). Les draps sont fournis mais tout doit être géré et rendu par les étudiants responsables. Tu peux contacter la direction directement mais privilégie l'adresse de contact : ddr@insa-lyon.fr en mettant en copie Carole Brunie (ça ne coute rien). Les 24h et BEST le font chaque année donc tu peux leurs demander plus d'infos.

==La DRI==
La direction des relations internationales est située au 3ème étage du bâtiment Perriand (entre GCU et les humas). Ils organisent des événements d'accueils d'étudiants étrangers ou de partenaires institutionnels lors desquels des associations peuvent être amenées à intervenir. N'hésite pas à les contacter pour les rencontrer et peut-être collaborer avec eux. 
==La DIRCOM==
La direction de la communication est située au sous-sol de la direction à coté de l'imprimerie. Leurs portes sont toujours ouvertes mais c'est important de prendre rdv par mail préalablement.

C'est un acteur important du campus qui aimerait accompagner beaucoup plus les associations dans la communication de leurs événements. N'hésite pas à prendre rdv avec eux très en amont pour les impliquer et qu'ils intègrent vos événement dans la communication générale de l'école. Ils pourront ensuite mettre en avant ton association à travers des articles, des interviews sur les projets menés dans le cadre de vos activités.

Utilise l'adresse de contact dircom@insa-lyon.fr ou contacte la directrice ('''Ophélie Tambuzzo''') directement. Pense aussi à remplir le mini formulaire d'ajout d'événement sur le site de l'INSA pour qu'il soit ajouté au calendrier de l'école : https://www.insa-lyon.fr/fr/proposer-un-evenement/

==Le service culturel==
Le service culturel est situé au RDC du batiment des humanité et leurs bureaux donnent sur la salle d’exposition qui leur est dédié.

'''Cécile Beaugiraud''', la responsable arrivée en 2019 veut travailler un maximum avec les étudiants. Elle aimerait que toutes les associations culturelles prennent rdv avec elle en début d'année pour pouvoir collaborer et potentiellement organiser des événements croisés.

N'hésite pas à la contacter pour avoir des entrée dans le monde de la culture lyonnais pour ton asso (entrée gratuites à des expos ou bon plans dans les théâtres).

==La DPI==
La direction du patrimoine immobilier est chargé de la gestion du mobilier et de l'immobilier du campus. En tant qu'associations nous avons surtout l’occasion de traiter avec les employés chargés de la '''maintenance''' ou du '''développement durable'''. Il existe aussi d'autres branches qui s'occupent de la gestion de chantiers, de la rénovation du campus, de la gestion du magasin ou même des contrats avec les bailleurs propriétaires des résidences.

===Maintenance et gestion des installations===
Le premier réflexe pour faire n'importe quelle demande est de faire un ticket sur plateforme de support (accessible via planete). Même pour certaines demandes qui ne sont pas bien répertoriées dans cet outil hors d'age (qui doit être remplacé prochainement) il faut d'abord faire une demande sous forme de ticket en expliquant en commentaire ce que tu as besoin :

*Emprunt et livraison de grilles d'expositions, de barrières, de signalisation... (si le ticket ne suffit pas, ne pas hésiter à contacter directement '''Stéphane Maréchal''').
*Remplacement des lumières ou d'autres dispositifs dans ton local
*Demandes de petits aménagements : installation électrique, plomberie, ventilation, [[Clés et accès au local|changement de serrure...]]

Ils sont alors assignés à un employé responsable dans ce domaine et tu peux relancer cette personne par mail si le travail n'est pas effectué. Si ça ne suffit pas ou si tu as une demande exceptionnelle tu peux contacter un responsable tel que '''Bernard Andrieux''' ou '''Philippe Clarisse''' (notamment pour les dispositifs d'ouverture)

En cas d'urgence (fuite de gaz, d’eau, panne de courant) tu peux appeler le technicien d'astreinte au 04 72 43 72 72

===Développement durable===
Les responsables de la cellule développement durable sur le campus sont '''Mathieu Bouyer''' et '''Emilie Gaillard''', tu peux aussi contacter '''Alexandre Zanoni''' qui travaille beaucoup avec les associations. Si tu cherche une solution pour les déchets de ton événement ou si tu souhaites soumettre un projet pour leur [[Subventions|bourse "insa campus durable"]] n'hésite pas à les contacter ! 

==Le SIDD==
Le Service Interuniversitaire du Domaine de La Doua est chargé de l'entretien des espaces extérieurs. Ce service commun avec l'université entretient l'ensemble des espaces verts et se charge des projets d'aménagements de la voirie ou des espaces publiques.

La directrice est '''Loïs Guillot''' et le numéro de téléphone public fourni est 04 72 43 70 91. Ils ne disposent pas de plateforme de demande d'intervention et le secrétariat est débordé donc il faut les contacter par mail à l'adresse ''sidd@insa-lyon.fr''. Toutes les demandes d'autorisations d'organisations d'événements extérieurs importants faites à la DVE sont transmis au SIDD pour approbation.

==Le service sûreté et sécurité incendie (3SI)==
Non, ce n'est plus l'entreprise SECURITAS qui est mandaté sur le campus, cette mission est principalement gérée en interne. L'équipe de sécurité est divisée en deux groupes : une chargée de la protection incendie et l'autre chargée de la sécurité générale.

C'est une compétence gérée de façon séparée par rapport à Lyon 1 même si il y a une volonté politique de fusionner les deux postes de sécurité. Ils n'ont pas les prérogatives de la police municipale alors que le campus est en dehors de la zone d'intervention de cette dernière donc leurs possibilités restent limitées.

Le responsable de la sécurité sur campus est '''Heidi Badaoui''', il aussi consulté dans le processus d'approbation des demandes d'autorisation d'événements extérieurs faites à la DVE. Tu peux le contacter directement en amont pour évaluer le dispositif de sécurité d'un événement que tu comptes organiser.

Les bureaux de la sécu sont au rdc de la résidence I (entrée centrale). Attention la sonnette est à l'extérieur du batiment les bureaux du 3SI sont derrière la porte sombre en face. Tu peux aussi aller au poste de sécurité pour toute demande variée, pour récupérer un extincteur ou des clefs que tu as pu réserver préalablement. Le numéro du poste de sécurité est le : '''04 72 43 85 85.'''

Pour toute [[Réserver un lieu|réservation d'amphi]] ou de salle en dehors des horaires habituels, il faut '''toujours appeler ce numéro''' avant et après l'utilisation pour que les agents viennent ouvrir et fermer.

Tu peux renseigner tes demandes ou déclarer un incident sur la plateforme dédiée accessible depuis le réseau insa (ou [https://helpdesk.insa-lyon.fr/front/knowbaseitem.form.php?id=1121 le VPN]) : https://glpi.insa-lyon.fr/front/helpdesk.public.php

==L'imprimerie==
L'INSA ne soutraite pas encore l'impression de ses documents à imprimeur externe. Les associations peuvent en profiter notamment pour [[Communication|imprimer leurs flyers et affiches]]. Toutes les demandes sont à faire sur la plateforme https://imp-cervoprint.insa-lyon.fr/ accessible depuis le réseau insa (ou utiliser [https://helpdesk.insa-lyon.fr/front/knowbaseitem.form.php?id=1121 le VPN])

Les impressions sont ensuite théoriquement facturées à l'asso par l'agence comptable et il est impossible d'avoir un devis chiffré pour estimer le prix de la commande (même lors de la réception des documents). De nombreuses assos y impriment leurs affiches et leurs supports de com depuis des années sans jamais se faire facturer.

L'imprimerie se trouve au sous sol de la direction (entrée à gauche par l'extérieur).

== Direction des affaires juridiques ==
Davy Lila-Helmer [[Mailto:daj@insa-lyon.fr|daj@insa-lyon.fr]] est le juriste de l'école. En tant qu'association INSA vous pouvez lui demander des conseils par rapport à des documents administratifs (contrats, statuts....). N'hésitez pas à le contacter son bureau est à l'étage de la direction.

==La fondation INSA==
Les bureaux de la fondation sont situés au 3ème étage du bâtiment des humanités, contacte '''Élodie Tavernier''' ou directement '''Alexis Méténier''' le directeur.

La fondation est un organisme dédié au mécénat qui rassemble des fonds au près de partenaires privés pour accompagner le développement de l'école, promouvoir l’image de marque et renforcer les liens avec le monde socio-économique. Ils permettent de financer de nombreuses chaires, d'améliorer les conditions d’apprentissage et de financer des programmes qui défendent les valeurs de l'INSA.

La fondation organise parfois des événements avec des entreprises ou elle fait appelle au talent des associations. Elle peut aussi te permettre de nouer des liens avec des entreprises qui sont intéressées par vos activités.

==Le Centre Gaston Berger==
L'CGB est soutenu par la fondation, il finance un programme de bourses, des initiatives d'inclusion sociales , un observatoire pour penser l'ingénieur de demain et globalement défendre les particularités du modèle INSA. Ils aiment beaucoup collaborer avec les associations étudiantes pour travailler sur des projets à dimension sociale.

Pour les opérations sur le sexisme pensez à contacter '''Clémence Abry-Durand'''.

==L'association des Alumnis INSA Lyon==
L'AIL est une association complètement indépendante de l'INSA. Elle existe depuis que la toute première promotion fut diplômée et a été un acteur de l'histoire de l'école. L'AIL dispose d'un site internet très complet assimilable à un réseau social des diplômés qui peut te permettre d'organiser un événement avec des anciens de ton asso ainsi que de récolter des contacts dans des entreprises qui pourraient t'aider.

Les bureaux de l'AIL donnent sur le Boulevard du 11 novembre à la sortie du C et D. Les contacts à privilégier est '''Patrice Heyde'''.

Demandes d'autorisations

2022-09-03T15:21:44Z

PaulPoissonnet : Modification et MàJ des liens vers le sharepoint, modification des informations relatives à la DVE

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur de la vie étudiante]]. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Particularités en temps de crise sanitaire ==

=== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ===
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la . Il est [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/ERt_DVUAOkhAq626CLrLoH4BL5JTfzOKlKS42bLBCggDhw?e=5sykQa disponible ici]. Ce formulaire sert de dialogue entre l’asso et la direction, qui pourra proposer des améliorations au premier jet proposé.

=== Événement à l’extérieur du campus ===
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:w:/t/va/ressources/EQOGd5C5xxlCpEONVsIZEG8BNVXGpLf43CaD6tBJkIcqpQ?e=OamkdG disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Freyssinet. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool.

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:b:/t/va/ressources/EWmmzfQWK_lIgFFnGuglDJoB2unR4kqNT09ssCFxVzzWhw?e=nnGl8c cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA : https://bdeinsalyon.sharepoint.com/:f:/t/va/ressources/EukQrxQz-LtEneletFW1bc4B4WBjppzpfXYUl6yxF2lO7A?e=cDJYWc