Wiki VA - Contributions [fr]

Local cuisine

2025-09-22T19:15:39Z

Kdorel2 : MAJ de comment réserver

Le local cuisine est financé par le CVA et géré par le Culinarium.

Le local n'est pas très grand et l'équipement n'est pas optimal pour cuisiner a plus de 8 personnes en même temps mais le matériel mis à disposition permet de cuisiner et de mettre au frais de la nourriture pour un grand nombre de personnes.

== Procédure d'emprunt ==
L'utilisation du local cool est régit par [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/aaf8cebc-85a1-4049-9671-1b0d24b97f65/ la charte du local cuisine] à lire absolument avant tout occupation du local. Pour faire une demande il faut passer par ce site (sur PC ou en version PC) https://culinarium-resa.asso-insa-lyon.fr/

Les consignes générales sont :

*Faire une demande de réservation minimum 15 jours avant
*Venir à l'état des lieux avec un chèque de 400€ à l'ordre du Culinarium
*Si l'état des lieux de rendu n'est pas conforme ou si du matériel est cassé l'association pourra être facturée du montant

== Matériel==
Le local cook dispose de 2 fours, 1 gaziniere, 1 frigo, des ustensiles de cuisine pro (couteaux, plats, planches...).

==Petits tips==
Il est aussi possible d'emprunter le matériel de cuisine du Karnaval Humanitaire, qui possède beaucoup d'ustensiles pour la cuisine collective (grands bacs gastro, grandes marmites, brûleurs etc). Pour les emprunts, il faut s'adresser à cette adresse mail : logistique@karnaval.fr

Le Karna met également à disposition, dans sa bibliothèque partagée, le livre "Cantines", un peu une bible de la cuisine collective, avec dedans plein de conseils de recettes. L'asso a aussi un tableur de gestion de quantités pour les menus. Vous pouvez leur demander ces documents a tout moment !

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2025-08-12T11:10:53Z

Kdorel2 : Changement des dates + attention 33%

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à financer les activités des associations INSA. Chaque année, environ 80 000€ sont distribués à une cinquantaine d’associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2025-2026.

=== Sommaire ===

* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#R%C3%A9partition|1Répartition]]
* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#Pr%C3%A9requis%20pour%20toute%20demande|2Prérequis pour toute demande]]
* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#Crit%C3%A8res%20%C3%A9tudi%C3%A9s%20pour%20toute%20demande%20de%20subvention|3Critères étudiés pour toute demande de subvention]]

* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#Introduction|3.1Introduction]]
* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#Pr%C3%A9sentation%20des%20projets|3.2Présentation des projets]]
* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#En%20annexe|3.3En annexe]]
* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#Crit%C3%A8res|3.4Critères]]
* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#Projets%20non%20subventionn%C3%A9s|3.5Projets non subventionnés]]
* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#Seuil%20maximal%20d'attribution|3.6Seuil maximal d'attribution]]

* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#Cas%20particuliers|3.6.1Cas particuliers]]

* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#Le%20budget%20pr%C3%A9visionnel|3.7Le budget prévisionnel]]

* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#Attribution|4Attribution]]
* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#Engagement|5Engagement]]
* [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA#R%C3%A9sultats%20ann%C3%A9es%20pr%C3%A9c%C3%A9dentes|6Résultats années précédentes]]

== Répartition ==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de cartes VA  ainsi que de la Fondation INSA qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1re vague (deadline de dépôt des demandes : 09/11/2025)

* 2e vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Si votre projet a lieu juste avant une attribution, vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis  :  

* Dépôt du dossier à temps (le plus tard le : 09/11/2025)
* Rubrique Vue Générale à jour sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)
* Rubrique Mandat à jour
* Attestation d’assurance déposée sur Portail VA
* Statuts de l’association à jour et déposés
* Chartes VA, Communication et Enviro signées et déposées sur PortailVA
* RIB à jour et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2024-2025 déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande de subvention.

Normalement tout cela doit être déjà en ligne et il ne vous reste plus qu'une chose à faire pour candidater :

*Téléverser votre dossier de subvention dans le dossier Subventions CVA/Session 2024-2025 - 1ère vague (ou 2ème vague pour les demandes du second semestre)

===Dossier de subvention===
Si la forme générale du dossier demeure libre (format PDF), il est indispensable que certains éléments soient présents :

Introduction

*Une page  de garde avec nom de l'asso, logo, auteur·ices, date de dernière édition du document

*Une page de table des matières, idéalement avec liens cliquables
*Une introduction en  5-10 lignes max qui résume la demande avec un tableau (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
*Courte présentation de l’association (But de l’asso, conditions d’adhésion, évènements majeurs, actions enviro, tarifs VA)
*Présentation du fonctionnement interne (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
*Explication du statut de membre et quelques stats sur vos adhérent·es (combien de membres, INSA/hors-INSA, éventuellement départements etc.)
*Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos des événements de votre asso.

====='''Présentation des projets'''=====
Nous vous demandons de présenter

- rapidement, vos autres activités principales sur l’année

- en détail, chacun des projets pour lesquels vous demander une subvention

Lors de la présentation de chacun de vos projets subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :  

*Présentation générale du projet : qu’est-ce que le projet ? qui pourra en profiter (nombre de personnes, adhérent·es ou tout le monde sur le campus...) ? S’est-il déjà fait les années précédentes ?
*Combien vous demandez au CVA, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
*Un budget prévisionnel détaillé de l’événement doit être fourni. (Vous pouvez vous aider du [[Tenir une trésorerie|modèle]] disponible sur le WikiVA)

Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple). Une demande sans justificatif sera refusée (sauf cas spécial discuté avec le CVA). En cas d’achat d’occasion, vous pouvez rédiger un document comme celui-ci (modele_attestation_de_vente.pdf).

Mettez bien ces justificatifs à la suite de la présentation du projet correspondant (s’ils sont trop longs, vous pouvez éventuellement en mettre une partie seulement et les laisser entiers en annexe).

*Impact environnemental  : le but n’est pas de prouver que vous êtes parfait·es, mais simplement de montrer que vous vous rendez compte de l’impact écologique de votre projet. Bien sûr, les actions et idées pour le réduire seront valorisées.
*Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations, il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

====='''Annexes'''=====
ll est impératif de fournir un budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier (En mettant les subventions au niveau des projets en question).  Ce bilan doit être à l’équilibre : dépenses = recettes, plus de détails ci-dessous.

Oral de subvention (27/29/30 novembre 2025)

Tous les membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour éviter les conflits d’intérêt. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a  jusqu’à 30 minutes pour présenter son projet avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. Si vous n’avez pas besoin des 30 minutes, n’hésitez pas à faire plus court tant que les informations nécessaires sont présentes.

===Critères===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :  

*Nombre de membres actif·ves et  adhérent·es
*Nombre de personnes touchées par les activités de l’association
*Dynamisme de l’association (activités et présence sur l’année)
*Pérennité  de l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
*Un tarif différencié VA est obligatoire (sauf cas particulier expliqué)

L'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement des subventions.

*Ouverture sociale INSA : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) ne sont pas prioritaires ;
*Viabilité du projet et  rigueur  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications. Notre but est de vous aider, et l’honnêteté est toujours appréciée. Une entourloupe serait notée dans vos dossier CVA et ce serait dommage que votre asso en pâtisse.

===Projets non subventionnés===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA ne subventionne pas :  

*Les frais de communication de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, etc... (Pensez que vous pouvez passer par [[Instances de l'INSA|l'imprimerie de l'INSA]])
*Les frais alimentaires (si c’est l’objet même du projet (ex : Le Culinarium), c’est à discuter en amont avec le CVA);
*Les événements trop bénéficiaires organisés pour récolter des fonds,

*Les projets usuels ou hors campus des associations de département ou de filière : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles
*Les voyages d'assos (si le but même de l’association dépend de ce voyage, et qu’il y aura des retombées sur le campus, alors à discuter en amont avec le CVA)
*Les transports à fort impact carbone. Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble
*Les goodies, en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique
*Les frais de fonctionnement et teambuildings de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet qui respectent les critères ci-dessus. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

===Seuil maximal d'attribution===
On définit le seuil maximum d’attribution SAM comme étant la somme maximale qu’une association peut demander à une vague de subvention. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts subventionnables sur les deux vagues de subvention, selon les règles suivantes (vous trouverez un tableau d’exemples ci-dessous, n’hésitez pas à contacter votre réf VA en cas de doute) :

Pour le S1 :

*Si la demande est <750€, vous pouvez demander 100% du montant subventionnable
*Si la demande est >750€, vous pouvez demander maximum 33% du montant subventionnable

Pour le S2 (sans demande de subvention effectuée au S1) :

*Si la demande est <750€, vous pouvez demander 100% du montant subventionnable
*Si la demande est >750€, vous pouvez demander maximum 33% du montant subventionnable

Pour le S2 (avec demande de subvention effectuée au S1) :

*Si la somme des demandes S1+S2 est <750€, vous pouvez demander 100% du montant subventionnable du S2
*Si la somme des demandes S1+S2 est >750€ : le CVA subventionne 33% du S1+S2

Soyez malin·es : ne demandez jamais un total S1+S2 entre 750€ et 2250€ ! Il est plus rentable alors de plafonner votre demande à 750€ pour pouvoir en demander 100% plutôt que de devoir appliquer un facteur 33% ! Vous en avez parfaitement le droit.

Attention 33% n'est pas 1/3 (exemple 33% de 1000€ = 330€ et non 333€). C'est une erreur assez courante.

Le SAM est défini de telle manière que l’association soit incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

Cas particuliers

Vous pouvez demander une subvention supérieure au seuil maximal d’attribution pour un projet si :

*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une subvention de démarrage (ne pas confondre avec fonds de roulement)
*Il s’agit d’une demande pour le [[pool des assos]], du matériel utile à toutes les assos financé par le CVA à 100% (voir la page du pool). Les frais de livraison sont aussi payés par le CVA, alors présentez-les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Votre association souhaite nous présenter un projet nouveau, inédit. Celui-ci rentre dans la catégorie de notre financement tremplin : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

'''Tableau d’exemples du seuil d’attribution maximal :'''
{| class="wikitable"
|Montant subventionnable demandé - vague 1

(Somme de tous les projets subventionnés)
|Seuil maximal d’attribution – vague 1

|Montant subventionnable demandé - vague 2

|Seuil maximal d’attribution – vague 2

|-
|400

|400 <750 donc 400

|200

|400+200=600 <750 donc 600

|-
|600

|600 <750 donc 600

|200

|600+200=800 >750

Le CVA subventionne maximum 33% de 800€ sur l’année.

Donc 264€. Or 600€ ont déjà été donnés donc 0.
|-
|200

|200 <750 donc 200

|600

|600+200=800 >750

Le CVA subventionne maximum 33% de 800€ sur l’année.

Donc 264€. 200€ ont déjà été donnés donc 64.
|-
|1000

|1000 >750 donc 33% de 1000 = 330

|2000

|2000 >750 donc 33% de 2000 = 660.

|-
|3000

|3000 >750 donc 33% de 3000 = 990

|300

|3000+300=3300 >750

33% de 3300=1089

1089-990=99.
|-
|300

|300 <750 donc 300

|3000

|3000+300=3300 >750

33% de 3300=1089

Le CVA subventionne maximum 1089€ sur l’année.

1089-300=789.
|-
|1000

|1000 >750 donc 33% de 1000 = 330

|200

|1000+200=1200 >750

33% de 1200 = 400

Le CVA subventionne maximum 400€ sur l’année.

400-330=70€.

Donc 70.

3
|-
|200

|200 <750 donc 200

|1000

|1000+200=1200 >750

33% de 1200 = 400

Le CVA subventionne maximum 400€ sur l’année.

400-200=200

|}

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposez le BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL à jour. Celui-ci vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement avec des sous-catégories qui ont du sens pour le projet/événement

*Ce qui n’est pas subventionnable doit apparaître dans une sous-catégorie séparée (par exemple communication, alimentaire...)
*La somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total subventionnable du projet/événement.

Remarque 1 : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

Remarque 2 : si votre demande concerne la seconde vague, merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel originel.

Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro pile en cas normal. Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors plusieurs cas de figure :

*Soit vous êtes en négatif et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
*Soit vous êtes en négatif et c'est involontaire. Ce n'est pas normal et votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en positif et c'est involontaire. Vérifier que vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention aussi importante.
*Soit vous êtes en positif et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA. Ou alors, vous avez besoin de reconstituer un matelas financier, par exemple parce que vous venez de créer l’asso ou que vous avez encaissé un fort négatif imprévu les années précédentes. Dans tous les cas, c’est à justifier lors de votre demande.

Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.  

===Attribution===
Lorsque toutes les auditions sont passées, le CVA se réunit en plénière pour évaluer chaque demande. Les personnes qui ont auditionné les associations présentent les projets et leur avis. Une délibération plus ou moins longue s’ensuit. L’attribution est validée à la majorité -1 votes pour. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre, de la même façon qu’iel n’a pas pu auditionner l’association. Etre membre d’une association est bien sûr un conflit d’intérêt par défaut.

Le CVA dépose une fiche retour sur PortailVA qui permet à l’association de s’améliorer pour l’année suivante.

===Appel===
A l’annonce des résultats (paragraphe suivant), le CVA présente également la procédure d’appel. Généralement, l’association doit faire sa demande d’appel par mail à [[Mailto:resp.va@asso-insa-lyon.fr|resp.va@asso-insa-lyon.fr]] sous 2 semaines. Un nouvel oral est organisé, avec le maximum de membres du CVA possible. L’association est encouragée à apporter de nouveaux justificatifs et prendre en compte les remarques faites au premier oral.

===Engagement===
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos|AG V]]A suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour signer le protocole de versement des subventions (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut demander le versement immédiat d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa communication (logo). N’hésitez pas à remercier la VA dans vos discours, ça fait toujours plaisir.

==Résultats des années précédentes==

=====Résultat première vague 2024-25=====
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
!Association
!Demandé
!Accordé
|-
|24h de l'INSA

| 26 647,01 €

| 26 647,01 €

|-
|ARGIL

| 1 511,60 €

| 1 511,60 €

|-
|Art-Scène

| 1 616,57 €

| 1 616,57 €

|-
|AS Cyclisme

| 5 250,00 €

| 5 250,00 €

|-
|AVI

| 676,04 €

| 669,84 €

|-
|BASIC

| 3 900,00 €

| 3 900,00 €

|-
|CGR

| 226,31 €

| 226,31 €

|-
|CIA

| 200,00 €

| 200,00 €

|-
|Ciné la mouette

| 727,16 €

| 156,74 €

|-
|CLES-FACIL

| 753,70 €

| 587,26 €

|-
|Club BD Manga

| 330,00 €

| 330,00 €

|-
|Club Montagne

| 750,00 €

| 660,66 €

|-
|Clubelek

| 2 853,79 €

| 2 833,65 €

|-
|CLUJI

| 1 175,00 €

| 1 069,86 €

|-
|Doua Vert

| 580,51 €

| 580,51 €

|-
|Exit

| 800,00 €

| - €

|-
|Gatsun

| 468,00 €

| 468,00 €

|-
|Graines d'Images

| 750,00 €

| 744,11 €

|-
|H24 à Roller

| 750,00 €

| 395,00 €

|-
|Harmonie

| 800,00 €

| 800,00 €

|-
|IACES

| 5 689,00 €

| - €

|-
|InciDanse

| 608,17 €

| 128,88 €

|-
|INSA Esport

| 344,66 €

| 279,89 €

|-
|ISC

| 750,00 €

| 264,00 €

|-
|Insaquatic

| 800,00 €

| 774,88 €

|-
|Karna

| 4 000,00 €

| 4 000,00 €

|-
|KLS

| 317,70 €

| 317,70 €

|-
|Kwanza'a

| 640,00 €

| 343,20 €

|-
|La Semaine Asiatique

| 560,00 €

| - €

|-
|Le Culinarium

| 575,10 €

| 424,08 €

|-
|Lézarts

| 322,07 €

| 124,47 €

|-
|Mecasport

| 11 420,75 €

| 1 989,96 €

|-
|Proto INSA Club

| 1 500,00 €

| 1 500,00 €

|-
|RAGDA

| 750,00 €

| 750,00 €

|-
|Raid Dahu

| 1 505,00 €

| 1 505,00 €

|-
|Ski Club

| 4 000,00 €

| 4 000,00 €

|-
|TTI

| 1 070,00 €

| 1 070,00 €

|}

=====Achat pool des assos première session 2024-25=====
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|'''Pool des associations'''
|2221,13 €
|-
|K-Le-Soundboks + Réparation enceintes (KLS)
|459,84 €
|-
|Percolateur + Tente 4x3 noir (BdE)
|610,74 €
|-
|Smash Bros (INSA E-Sport)
|69,99 €
|-
|Tente 5x10m + Réparation Tente 6x14m (Karna)
|1080,56 €
|}

=====Résultat deuxième vague 2023-24=====
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 410,92 €
|10 410,92 €
|
|
|-
|AMI
| 1 317,25 €
| 1 317,25 €
|
|
|-
|ARGIL
| 1 309 €
|764 €
|
|
|-
|AVI
|805,60 €
|35 €

|
|
|-
|BASIC
| 3 642,37 €
| 1 515,46 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|774,69 €

|774,69 €
|
|
|-
|Clés-facil
|646,43 €
|646,43 €
|
|
|-
|Clubelek
|410,37 €
|410,37 €
|
|
|-
|EVI
|149,43 €
|149,43 €

|
|
|-
|EXIT
| 1 407,65 €
| 1 407,65 €
|
|
|-
|Incidanse
|740,04 €
|740,04 €
|
|
|-
|ISC
|643,09 €
|643,09 €
|
|
|-
|Karna
| 6 455,40 €
| 6 455,40 €
|
|
|-
|KLS
|750 €
|750 €
|
|
|-
|L'art scène
|234 €
| 0 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|218,47 €
|218,47 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
| 2 950 €
| 2 950 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 528 €
| 1 005,95 €
|
|
|-
|Un Doua De Jazz
| 4 500 €
|4 500 €
|
|
|}

=====Achats pool des assos deuxième session 2023-24=====
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|'''Pool des associations'''
|3 091,95 €
|-
|Boîtier Sony Alpha (Ciné La Mouette)
| 2 049 €
|-
|Matériel de cuisine (Le Culinarium)
|99,60 €

|-
|Friteuse double, tente 3x6 et 6 lestes
|943,35 €
|}

=====Résultat première vague 2023-24=====
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|26 564,22 €
|19 335,70 €

|
|
|-
|7a+
|711 €
| 0 €
|
|
|-
|AMI
| 1 668,35 €
|1 011,10 €
|
|
|-
|ARGIL
|820 €
|201,30 €
|
|
|-
|AVI
|516,40 €
| 0 €
|
|
|-
|BASIC
| 4 149,38 €
|3 319,50 €

|
|
|-
|BEST Lyon
|900 €
| 0 €
|
|
|-
|Bob'INSA
|436,71 €
|349,37 €
|
|
|-
|CGR
| 7 306,25 €
| 5 159,24 €
|
|
|-
|CIA

|485 €
|313,92 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|719,28 €
|508,24 €
|
|
|-
|Clés-facil
| 2 120,77 €
|669,86 €
|
|
|-
|Club BD manga
|685 €
|372 €
|
|
|-
|Club Montagne
|1 006,76 €

|679,58 €
|
|
|-
|Club Oeno
|649,63 €
|346,90 €
|
|
|-
|Club Rock

|400 €
| 0 €
|
|
|-
|Clubelek
| 1 932,79 €
|1 442,74 €
|
|
|-
|CLUJI
|900 €
|641,52 €

|
|
|-
|Conexao
|500 €
|0 €
|
|
|-
|EXIT
| 1 362,34 €
|112,16 €
|
|
|-
|Graines d'images
| 2 017,39 €
| 1 561,24 €
|
|
|-
|Harmonie
|1800 €
|800 €

|
|
|-
|Incidanse
|750 €
|220,10 €
|
|
|-
|INSAquatic
|970,28 €
|776,22 €

|
|
|-
|ISC
|596,50 €
|414,40 €
|
|
|-
|Karna
| 4 776,66 €
| 3 821,33 €
|
|
|-
|Kwanza'a
|510 €
|360 €
|
|
|-
|La semaine asiatique
|631,05 €
|224,84 €
|
|
|-
|L'art scène

| 2 163,23 €
|1 430,92 €

|
|
|-
|Le Culinarium
|620 €
|448 €
|
|
|-
|Le Doua vert
|280,17 €
|224,14 €
|
|
|-
|lézarts
|471,57 €

|377,26 €
|
|
|-
|Lorelei
|600 €
|249,92 €
|
|
|-
|Mecasport
| 5 184,31 €
| 3 866,34 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
| 1 000 €
|800 €
|
|
|-
|RAGDA
|650 €
|520 €
|
|
|-
|Raid Dahu
|1800 €

|1440 €
|
|
|-
|RIC
|205 €
|162,64 €

|
|
|-
|Ski Club
|5 500 €

| 4 133,60 €
|
|
|-
|Solidaction

|750 €
|176 €
|
|
|-
|TTI
| 1 380 €
|828 €
|
|
|}

=====Achats pool des assos première session 2023-24=====
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|'''Pool des associations'''
|'''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)

|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)

|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

=====Résultat seconde vague 2022-23 (après appel et second versement)=====
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''

|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|4355 €
|0 €

|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|137,65 €
| - €
|-
|BASIC
| 2 787,88 €
|2787,88 €
|2786,88 €
| - €
|-
|CGR

| 3 305,28 €
|3305,28 €

|3305,28 €
| - €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|369,24 €

|369,23 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|266,93 €
|266,93 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €

|140 €
| - €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|141,45 €
|141,45 €
|-
|Exit

|1 113,97 €

|1564,63 €
|782,32 €
|634,58 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €

|750 €

|375 €
|375 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|260 €
| - €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|220,80 €
| - €
|-
|Karna
| 5 800,00 €
|5800 €
|2900 €
|2900 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|106,50 €
| - €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|375 €
| 0 €
|-
|PIC
| 1 242,00 €
|1242 €
|621 €
|621 €
|-
|Raid Dahu
| 2 270,28 €
|1971 €
|985,50 €
|985,50 €
|-
|Ski Club
| 2 705,00 €
|2705 €
|1352,50 €
|1352,50 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|197,30 €
|197,30 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
| 4 500,00 €
|4500 €
|2250 €
|957,74 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|225 €
|225 €
|-
|KLS
| 1 100,00 €
|333 €
|166,50 €
| 0 €
|}

=====Achats pool des assos deuxième session 2022-23=====
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|'''Pool des associations'''
|'''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|78 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|107,10 €
|-
|ARGIL (console son)
|3877 €
|}

=====Résultat première vague 2022-23 (après appel et second versement)=====
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|11 220 €
| 0 €
|-
|7A+
|734,20 €
|367,10 €
|367,10€
|-
|Art-scène
| 1 037,47 €
|518,74 €
| - 280,79€
|-
|Band'As
|374,00 €
|187 €
|187 €
|-
|Basic
| 5 415,00 €
|5415 €
| -2900 €
|-
|BEST
|250,00 €
|125 €
|125 €
|-
|CGR
| 3 736,52 €
| 3 736,52 €
| - €
|-
|CIA
|700,00 €
|350 €
|350 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|160 €
|160 €
|-
|Clubelek
| 1 847,44 €
|923,72 €
|791,21 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|391,50 €
|391,50 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|223,50 €
|223,50 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|300 €
| 0 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|441,38 €
|441,37 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|221 €
|221 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|250 €
| - €
|-
|Exit
|77,22 €
|77,22 €
| - €
|-
|Graines d'images
| 2 193,90 €
|1096,95 €
|1096,95 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|325 €
| -325 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
| - €
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|80 €
|80 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
| - €
| - €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|296,01 €
|296,01 €
|-
|INSAquatic
| - €
| - €
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|241,50 €
| 0 €
|-
|ISF
|400,00 €
|200 €
| 0 €
|-
|Karnaval Humanitaire
| 2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|KLS
|698,56 €
|349,28 €
| 0 €
|-
|Ciné-La Mouette
| 1 504,90 €
|752,43 €
|752,43 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|65 €
|65 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|883 €
| - €
|-
|Mecasport
| 4 453,90 €
|3256,53 €
|1196,97 €
|-
|Proto Insa Club
| 1 000,00 €
|500 €
|500 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|265 €
|265 €
|-
|Raid Dahu
| 1 150,00 €
|575 €
|575 €
|-
|RIC
|180,00 €
|90 €
|90 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|93,90 €
|93,90 €
|-
|Ski Club
| 2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|TTI
| 1 250,00 €
|625 €
|625 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|750 €
| - €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|100,85 €
| 0 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|182,71 €
|182,71 €
|}

=====Achats pool des assos première session 2022-23=====
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|'''Pool des associations'''
|'''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

Local cuisine

2025-08-12T11:18:42Z

Kdorel2 : Enlever le liens vers le doc du karna qui ne marche pas. Faudrait aussi mettre a jour le liens vers le local cuisine

Le local cuisine est financé par le CVA et géré par le Culinarium.

Le local n'est pas très grand et l'équipement n'est pas optimal pour cuisiner a plus de 8 personnes en même temps mais le matériel mis à disposition permet de cuisiner et de mettre au frais de la nourriture pour un grand nombre de personnes.

== Procédure d'emprunt ==
L'utilisation du local cool est régit par [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/aaf8cebc-85a1-4049-9671-1b0d24b97f65/ la charte du local cuisine] à lire absolument avant tout occupation du local.

Les consignes générales sont :

* Faire une demande de réservation minimum 10 jours avant à l'adresse culinarium@asso-insa-lyon.fr
* Venir à l'état des lieux avec un chèque de 400€ à l'ordre de BdE INSA Lyon
* Si l'état des lieux de rendu n'est pas conforme ou si du matériel est cassé l'association pourra être facturée du montant

== Matériel ==
Le local cook dispose de 2 fours, 1 gaziniere, 1 frigo, des ustensiles de cuisine pro (couteaux, plats, planches...).

== Petits tips ==
Il est aussi possible d'emprunter le matériel de cuisine du Karnaval Humanitaire, qui possède beaucoup d'ustensiles pour la cuisine collective (grands bacs gastro, grandes marmites, brûleurs etc). Pour les emprunts, il faut s'adresser à cette adresse mail : logistique@karnaval.fr

Le Karna met également à disposition, dans sa bibliothèque partagée, le livre "Cantines", un peu une bible de la cuisine collective, avec dedans plein de conseils de recettes. L'asso a aussi un tableur de gestion de quantités pour les menus. Vous pouvez leur demander ces documents a tout moment !

AG des assos

2025-08-12T11:15:05Z

Kdorel2 : AG obligatoire (même si dans les faits on ne sanctionne pas)

Les '''assemblées générales des associations INSA''' ont lieu régulièrement et rassemblent les responsables de toutes les assos. L'AG est un moment d'échange, de diffusion d'informations et de débats.

Pour garder un taux de présence élevé, les AG durent souvent moins d'une heure et ont lieu un soir différent chaque mois. Elles sont obligatoires et au moins un membre du bureau doit être présent pour représenter son asso.

==Convocation==
L’AG de la VA peut être convoquée sur demande :

*Du [[CVA]] ;
*Du [[CVA#Le Resp VA|responsable Vie Associative]] du Bureau des Élèves ;
*Du président d’une association « INSA Lyon ».
*Du président d’une association faisant appel du refus du CVA de l’inscrire sur la liste des association de l’INSA Lyon.

==But==
Les AG permettent d''''annoncer les informations importantes''' qui concernent les associations INSA, c'est également un moment pour faire avancer les projets inter-asso et '''susciter les échanges''' entre les responsables de clubs.

L'assemblée est souveraine pour élire et dissoudre le [[CVA]], ou prendre des décisions importantes sur l'avenir de la VA.

==Votes==

*Chaque association « INSA Lyon » dispose d’une voix.
*Les votes se font à main levée, ou à bulletin secret sur demande d’une association.
*Les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés.

Comment organiser une soirée safe

2025-08-12T11:04:31Z

Kdorel2 : Réécriture car illisible avant

=== Comment organiser une soirée safe ? ===

Pour organiser vos soirées dans de bonnes conditions, vous pouvez vous appuyer sur de nombreux sites, associations et organismes spécialisés.

Avant même de vous plonger dans l’organisation, il est fortement recommandé de sensibiliser vos membres aux violences sexistes et sexuelles (VSS). Cela vous aidera à identifier des bénévoles prêts à s’investir dans cette mission, et le soir même, les autres seront plus aptes à réagir et à vous aider en cas de problème. Une communication fluide et une bonne coordination peuvent parfois faire toute la différence. Parmi les nombreuses ressources existantes, nous vous recommandons particulièrement les formations proposées par NousToutes. Elles sont accessibles en ligne, soit en direct sur Zoom (avec possibilité de poser vos questions), soit en vidéo enregistrée. Toutes les informations sont disponibles sur leur site. Comptez environ une heure.

La première étape que nous conseillons est de consulter le site montetasoiree.com. Que vous soyez débutant·e·s ou déjà expérimenté·e·s, vous y trouverez des idées et des outils adaptés à différents niveaux. Communication, organisation concrète, prévention… C’est la référence incontournable. Et la bonne nouvelle, c’est que la prévention ne se limite pas aux VSS : le site traite aussi des risques liés à la consommation de substances, à la sécurité routière, aux nuisances sonores, ou encore des gestes écoresponsables.

Une fois le site exploré, voici quelques conseils supplémentaires :

- Affichage de prévention : Il existe de nombreux visuels prêts à imprimer, comme ceux proposés par Consentys.

- Stand de prévention : Si vous attendez un public important, vous pouvez installer un espace dédié. Certaines associations, comme AvenirSanté, peuvent intervenir gratuitement si elles sont contactées suffisamment tôt.

- Matériel de prévention : Vous pouvez obtenir gratuitement des capotes de verre, préservatifs, bouchons d’oreille… en contactant pausediabolo@mas-asso.fr.

Avant de dire que vous êtes prêts à accueillir des victimes, il est important de poser un cadre clair : signalez aux personnes au comportement problématique qu’elles ne sont pas les bienvenues à votre événement. La prévention est essentielle, mais elle ne suffit pas toujours. Il faut aussi être prêt à gérer les situations difficiles. C’est le rôle de la safe zone. Avant minuit, vous y verrez surtout des personnes venues se renseigner ou ayant trop consommé d’alcool. Après minuit, il est recommandé d’avoir des personnes compétentes sur place. À titre indicatif, la présence d’un·e psychologue coûte environ 2000 € pour 4 heures. Si vous ne souhaitez pas faire appel à un organisme extérieur, vous pouvez former vos équipes avec des associations comme KeepSmiling, spécialisées dans la gestion des VSS en milieu festif. Attention cependant : ces formations sont coûteuses, souvent complètes, et il faut prévoir un nombre suffisant de bénévoles formés pour assurer un roulement. La charge mentale peut être importante. Nous conseillons aussi de constituer une équipe mixte. Une autre option est de se former aux Premiers Secours en Santé Mentale (PSSM). Cette formation, sur deux jours, vous permettra de gérer des crises d’angoisse, mais elle n’est pas spécifiquement orientée sur les VSS.

Il n’y a pas de solution miracle pour le moment, mais vous êtes déjà en train de vous renseigner sur cette page pour faire mieux et pour cela, on vous remercie !
=== Merci aux Sang-Culottes pour cet article <3 ===

Communication

2025-08-12T10:20:48Z

Kdorel2 : Clés pour les panneaux à la MDE

Différents moyens de communication sont possibles sur le campus :

===Affiches===
Vous pouvez poser vos '''affiches''' sur les emplacements prévus à cet effet sur le campus. Attention, l'affichage sauvage est interdit. Sur les panneaux réservés aux associations INSA, le format maximal est le A3 (voir la [[Obligations INSA#Chartes VA et Com|charte de communication]]).

Vous devez obligatoirement faire figurer le logo VA, une date d'événement ou une date de pose de l'affiche. Celle-ci pourra être retirée par les autres associations ou le CVA à partir du moment où l'événement est dépassé ou 1 mois après la date de pose de l'affichage.

Vous pouvez les faire imprimer gratuitement par le service d'impression de l'INSA. Pour cela, commandez-les en ligne : https://imp-cervoprint.insa-lyon.fr/#!/shop?categoryId=1052 (avec VPN de l'INSA) puis allez les chercher (bâtiment de la direction, porte plus à gauche que l'entrée principale).

Un [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3f6b2f50-e18e-40fc-b7e2-5653aa4ffeb8/ plan avec l'emplacement des panneaux d'affichage sur le campus] est disponible ! Depuis peu et pour limiter les affichages abusifs, des nouveaux panneaux ont été mise en place avec une vitre de protection. Pour les ouvrir il faut une clé que tu peux aller demander gratuitement à la MdE.

===Affichage dynamique===
Créez facilement un compte pour vous ou pour votre asso sur le site [https://affichage.bde-insa-lyon.fr affichage.bde-insa-lyon.fr] Vous pouvez ensuite poster des '''visuels''' (au format paysage, 16/9) qui seront affichés sur toutes les écrans des restaurants et du BDE après modération.

Attention les visuels doivent faire exactement 1920*1080 pixel et l'affichage est autorisé uniquement une semaine par événement.

Attention, la case "veut être affiché sur Affichage dynamique" à cocher lorsque l'on crée un événement sur PortailVA ne fonctionne pas, il faut bien le faire depuis affichage dynamique.

===Insatiable===
https://insatiable.info/la-redac/.

L'Insatiable a été fermé en 2024 ! N'hésitez pas si vous souhaitez reprendre l'association à contacter le CVA.

===Facebook ===
Vous pouvez créez des événements qui envoient automatiquement des notifications aux gens intéressés.

Vos post sur les groupes de promos et discussions Messenger de promo sont limités à 1 par semaine. C'est pour éviter des abus, il peut y avoir des exceptions si par exemple tous vos événements de l'année sont la même semaine. Essayez quand même de grouper vos infos au maximum !

===Listes de diffusion===
Il est interdit aux associations d'utiliser les listes de diffusion scolaires de l'INSA pour éviter le spam. En contrepartie, '''la missive VA''' est envoyée à tous les étudiants.

Pour apparaître dans la missive VA, il suffit '''d'ajouter son événement sur portail VA.''' N'hésitez pas à mettre tous vos événements de l'année en avance pour apparaître dans le calendrier des assos et leurs permettre de choisir judicieusement leurs dates d'événements.

Il est recommandé d'utiliser le service de la DSI [https://led.insa-lyon.fr/ listes.insa-lyon.fr] configuré en mode "newsletter" pour envoyer des mails groupés au participants de votre événement. Les adresses restent invisibles aux autres participants et ça évite des "reply all" involontaires.

Vous avez le droit de collecter les adresses mail des participants pour les recontacter la fois suivante. Afin de respecter le Règlement de Gestion et de Protection des Données européen RGPD, il faut faire cocher une case à l'inscription ou faire signer la personne pour qu'elle accepte de recevoir des news après l'événement. Il faut lui indiquer pour quelle période de temps vous allez conserver son adresse mail. Il faut également mettre ne place une possibilité de désabonnement (le plus simple est de mettre un petit message à la fin "répondez à ce mail si vous voulez vous désabonner").

Passation administrative

2025-08-12T09:59:56Z

Kdorel2 :

'''[L'article est en cours de rédaction]'''

C'est la fin de votre mandat et un nouveau bureau doit être élu et prendre ses fonctions ? Tu te poses plein de questions sur comment tu dois t'occuper de ça administrativement ? Cet article s'adresse à des bureaux sortants comme à des entrants.

Voilà donc les étapes et quelques conseils sur comment faire.

===1. Organiser l'Assemblée Générale Ordinaire===
L'assemblée générale ordinaire (AG) est une assemblée souvent annuelle qui est définie dans vos statuts. Durant cette AG, l'ancien bureau présente à tous ses membres ses bilans annuels, c'est à dire son [[bilan moral et financier]] qui rend compte de l'état de l'association. Un nouveau bureau est ensuite élu mais on y reviendra en détail. Dans tous les cas, tous les membres doivent être convoqués à cette assemblée, en général deux semaines avant la date donnée et par mail (à voir dans vos statuts pour le délai et la manière de convocation évidemment). A cette convocation un Ordre du Jour (ODJ) doit être attaché. Cet ODJ statuera de tous les points qui seront abordés durant votre AG (présentation et vote des bilans, élection du nouveau bureau...). Certains points sont obligatoires (comme la présentation et le vote des bilans), et d'autres sont mentionnés dans [[Créer une association INSA|vos statuts et votre règlement intérieur]]. Voilà, vous avez maintenant une idée de comment préparer et organiser une AG ordinaire. N'oubliez pas de prévoir un endroit où la faire (amphi, local, salle de cours...). Cette démarche est bien obligatoire et vous permettra de préparer votre AG au mieux.

Dans le cas où cela ne pourrait pas se tenir en présentiel, une assemblée en ligne peut se tenir, que ce soit autorisé ou non spécifié dans vos statuts.

===2. Prévoir les votes et les procurations===
Pour finir de préparer votre assemblée, il va falloir que vous vous intéressiez à la façon de voter de votre association et à son quorum car c'est ce qui va définir la validation des décisions prises pendant votre assemblée. En effet les statuts de votre association peuvent imposer que certains votes soient à main levée ou à bulletin secret. De plus, le quorum impose à votre association un nombre de présence minimale à votre assemblée pour qu'une décision puisse être valide. Il faut donc bien insister pour que vos membres soient présents ou représentés.

En effet un membre peut-être représenté par procuration, c'est à dire qu'en cas d'absence ce dernier, son vote peut être donné à un autre membre de l'association. La procuration doit être définie dans vos statuts ou votre règlement intérieur pour qu'elle puisse être valide. C'est un document qui doit souvent être remis à votre Secrétaire Générale, il doit être conservé car c'est la preuve que la personne peut voter deux fois (une fois pour elle, une fois pour la personne qu'elle représente). En général une personne ne peut en représentée qu'une seule (voir vos statuts).

Revenons sur les votes. Si tout se fait en présentiel, il vous suffit de prévoir des feuilles et des stylos, et d'effectuer un dépouillement. Rien de complexe. Cependant si cela se fait en ligne, comme tout à l'heure il faut que cela soit spécifié ou (DEMANDER A PY POUR L'AUTORISATION DES VOTES EN LIGNES) il faudra que vous prévoyez par exemple des Googles forms, des Lime surveys... tout formulaire vous permettant de faire voter vos membres à distance. Faites attention vos formulaires de votes doivent pouvoir empêcher les membres de voter plusieurs fois et permettre à ceux qui ont une procuration de voter 2 fois. Les exports Excel de vos votes sont à conserver car ils sont une preuve des résultats.

Voilà normalement tout est prêt administrativement pour faire votre AG.

===3. Rédiger le Procès Verbal (PV) et faire le changement de bureau===
Un article explique déjà bien ce que doit contenir un procès verbal ([[Préfecture|lien]]). C'est un document qui est obligatoire et qui est un peu comme "un compte-rendu" de l'assemblée. Il doit statuer de votre ordre du jour et faire la liste des membres présents, absents, représentés. Il doit également lister les décisions votées pendant votre AG et leur résultat. Il est important que ce document soit signé par au moins deux membres du bureau sortant qui attestent donc de sa validité. Vous pouvez aussi le faire signer par le bureau entrant (Je ne sais pas si cela est obligatoire) : je le recommande car comme ça vous avez l'accord des deux bureaux et que le document est bien conforme. Ce document est la preuve officielle des décisions prises dans l'association. Il doit être rédigé dans le cas d'un changement de bureau mais aussi à n'importe quel moment de l'année si par exemple vous devez faire changer vos statuts.

Voilà votre assemblée est finie et tout c'est bien passé. Rédigez donc bien votre Procès verbal, faites le relire et signer par les concernés. Maintenant il faut que cette décision soit établie et acceptée en préfecture. Pour cela je vous renvoie au même lien que précédemment, il y a déjà quelques informations. Je rajouterais que la démarche peut se faire entièrement en ligne si vous avez un espace pour votre association. Lancez la démarche qui se trouve sur ce [https://psl.service-public.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification lien] (concerne tout changement dans votre association, pas forcément le bureau). Il vous faudra les coordonnées de tous les nouveaux membres de votre bureau et il vous faudra mettre en ligne votre PV. Une fois la démarche terminée (normalement rien de sorcier cela se fait assez facilement, hésite pas à contacter un membre du CVA ou de l'ancien bureau en cas de soucis). Il faut attendre que la préfecture revienne vers vous. S'il y a un problème, il faudra refaire la démarche. Sinon tout sera bon et tu auras alors dans la section "Document", le Récépissé de Préfecture attestant la validation de vos décisions par la préfecture. C'est la preuve officielle qu'il faudra donner avec votre procès verbal à plusieurs instances (banque, CVA, assurance parfois...). Pensez donc bien à archiver ce PV pour ne pas le perdre.

===4. Changement de Responsable Légal===
Après cela, le plus dur est fait. Il ne vous reste plus qu'à contacter les différentes instances qui ont besoin de connaître les changements de bureau.

Tout d'abord le plus urgent c'est la banque. En effet, elle va avoir besoin des nouvelles coordonnées des membres du bureau qui seront signataires du compte (en général, Président.e et Trésorier/ère). Elle aura aussi besoin du PV, voir du récépissé. Dans tous les cas, la banque vous indiquera les documents à fournir et vous demandera de venir les rencontrer directement. Cela vous permettra donc pour la suite de pouvoir engager des dépenses pour l'association mais aussi de libérer l'ancien bureau de la charge légale du compte bancaire. <blockquote>La préfecture mets parfois plus d'un mois à envoyer le récépissé. Il arrive qu'ils acceptent de changer le dépositaire du compte avec uniquement le PV de changement de bureau mais pour cela il faut insister et connaitre le banquier. </blockquote>Contactez ensuite votre assurance. Premièrement, vous devez vérifier que le contrat correspond bien à ce que vous vouliez et qu'il couvre votre local (si vous en avez un) et vos membres. Deuxièmement, cela permet de leur faire part du changement de bureau. Comme pour la banque, des documents pour prouver le changement de bureau vous seront potentiellement demandés. Globalement rien de plus de ce côté là, c'est assez rapide.

Il vous reste ensuite à mettre à jour tous les sites où votre association est inscrite pour renseigner le nouveau responsable Légal (le/la Président.e). Cela dépend donc de votre association mais je vous conseille de faire une liste des sites que vous utilisez et de vérifier que l'ancien bureau n'y est plus inscrit.

Evidemment parmi ces sites, il y a Portail VA, le site qui rassemble toutes les associations de l'INSA de Lyon. Il faudra y mettre tous les documents demandés et mettre fin au mandat du précédent bureau pour mettre le nouveau. Parmi les documents demandés, il y a le PV et le récépissé, le contrat de votre assurance [A COMPLÉTER ?]. Il faudra aussi que l'ancien bureau y dépose le [[bilan moral et financier]] qui est une obligation légale d'une part auprès de tous les acteurs avec qui vous travaillez mais aussi d'autre part pour le CVA qui ne vous versera la deuxième partie de la subvention qu'après étude de ces bilans.

*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
*Comptabiliser les votes et rédiger un Procès Verbal officiel.
*Envoyer les documents de passation à la [[préfecture]] (voir l'article dédié);
*Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
*Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
*Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA notamment la composition du bureau;
*Le bureau sortant doit rédiger son [[bilan moral et financier]]

Agenda de l'année

2025-08-12T10:09:15Z

Kdorel2 : MAJ des liens vers les chartes, dépot des BMF avant le 31 juillet dans tous les cas, Description de "la parole aux assos", ajout d'une date pour le TB VA

Check-list des échéances associatives au cours de l'année :

==Changement de bureau==
Voir l'article dédié : [[Passation administrative]]

En résumé, quelque soit le moment de l'année il faudra réaliser certaines taches lors du changement de bureau :

*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
*Comptabiliser les votes et rédiger un [https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1SQF3FB9PYPvuSBOq1LWapq2ZQQbVfNZU Procès Verbal] officiel.
*Envoyer les documents de passation à la [[préfecture]] (voir l'article dédié);
*Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
*Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
*Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA, notamment la composition du bureau;
*Le bureau sortant doit rédiger son [[bilan moral et financier]]

==Rentrée==
Les documents à signer auprès de la direction via le CVA:

*L'autorisation d''''occupation de local''' (AOT) (si vous avez la chance d'avoir un local)
*La '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/e0e2e078-36e0-480b-870b-b3516cdf154f/ Charte VA]'''
*La '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/a3017bcc-f67c-42e8-a8e4-f848901dae60/ Charte Enviro]'''

Auprès du BdE :

*La '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/ec8ffa36-a53e-4730-9ca4-7abde72e9e08/ charte de communication]''' des associations

Les '''[[Bilan moral et financier|bilans moraux et financiers]]''' du mandat terminé pendant l'année scolaire sont à déposer sur portail VA avant le '''31 Juillet.'''

==Forum des Assos==
Le '''Forum des Assos''' est un rassemblement de toutes les associations du campus qui souhaitent y participer. Il est organisé par le [[CVA]], vous serez informés par mail, et lors de la première AG des Assos des dates et des formalités. Il se tient en début d'année, souvent début octobre.

Traditionnellement, le forum se tient à la MdE ou au RI mais depuis quelques années il se déroule sur la pelouse des humanités. Les associations disposent d'un emplacement (avec tables, chaises et tonnelle), qui leur permet de présenter au mieux leurs activités.

Le Forum des Assos est l'occasion de recruter de nouveaux membres, ou simplement de se faire voir et de parler de son association auprès des étudiants et des badaux qui passent par là (bon ok, surtout auprès des étudiants).

Petite ou grande asso, c'est le rendez-vous de tous pour mieux comprendre ce que représente la Vie Associative de l'INSA de Lyon.

==AFA's==
En début d'année, le [[CVA]] organisait un week-end de formation pour les associations INSA (WEFAI). Le format a été revu en 2022 afin de raccourcir les formations et surtout d'alléger la quantité d'informations transmises. Désormais, des '''Après-midi de Formation pour les Associations''' sont mises en place. De grosses formations sont faîtes en octobre, notamment sur la gestion d'assos, la trésorerie, les assurances, les subventions, le sponsoring, la [[communication]] etc mais d'autres formations sont également faîtes plus tard dans l'année (comme une formation élec ou logistique).

Un goûter est servi dans les salles de formations, l'occasion pour tout le monde d'échanger avec des professionnels (assureurs, experts comptables) et des associations.

==Formations==
La direction administrative de la vie étudiante et associative demande aux associations de suivre certaines '''formations''' pour obtenir les autorisations d'événements : Prévention Alcool, Bizutage, VSS, Formation extincteur et peut-être bientôt formation hygiène alimentaire ou tri des déchets...

Les formations alcool ont souvent lieu en fin d'année pour les étudiants qui organisent l'intégration de leur département ou en début d'année pour les autres assos.

==AG des Assos==
Cf article détaillé : [[AG des assos]]

Les '''Assemblée Générales des Assos''' se tiennent tous les mois pour faire un point sur l'état de la Vie Associative.

Le [[CVA|Resp' VA]] commence par dérouler l'ordre du jour, et pose des questions à l'assemblée sur certains points qui demandent une approbation générale. C'est très important qu'au minimum une personne de chaque bureau soit présente et que les CR soient lus avec attention car des '''informations importantes''' y sont données.

Une AG des Assos est une réunion d'échange entre le [[CVA]] et toutes les associations INSA, qu'elles soient sportives, culturelles, festives ou de départ'. Elle permet à chacun de donner son avis et de faire part de ses idées sur les projets en cours. C'est pour quoi, à la fin de chaque AG, un temps dédié à la communication est mise en place. Appelé "La Parole aux Assos", il permet à toute personne le souhaitant de partager des informations ou de poser une question à toutes les assos présentes lors de l'AG.

C'est également pendant une [[AG des assos]] que sont remis les résultats des délibérations pour les demandes de [[subventions]].

==Election du CVA==
L'élection des 7 membres élus du [[CVA]] a lieu lors de l'[[AG des assos|AG]] de printemps. Chaque association a un vote et peut présenter deux candidats.

==Autres dates==

*Novembre : dépôt des dossiers de [[subventions CVA]] - 1ère vague
*Décembre : auditions CVA
*Janvier : Team Building de la VA
*Vacances de février : dépôt des dossiers de [[subventions CVA]] - 2ème vague
*Mars : auditions CVA

==Contacts utiles==
Responsable VA du BdE : [mailto:resp.va@asso-insa-lyon.fr resp.va@asso-insa-lyon.fr]

Conseil de la Vie Associative : [mailto:cva@listes.insa-lyon.fr cva@listes.insa-lyon.fr]

Joachim Revez (Adjoint au DGS chargé de la Vie Étudiante et Associative) : [mailto:joachim.revez@insa-lyon.fr joachim.revez@insa-lyon.fr]

Marielle De Pasqua (Assistante à la Direction Administrative de la Vie Etudiante et Associative) : [mailto:marielle.de-pasqua@insa-lyon.fr marielle.de-pasqua@insa-lyon.fr]

Liste de diffusion des responsables associatifs insaliens : [mailto:associations@listes.insa-lyon.fr associations@listes.insa-lyon.fr]

Obligations Association INSA

2025-08-12T09:55:38Z

Kdorel2 : Mise a jour des liens des chartes et suppression de la charte pull a patcher

Pour faire partie de la Vie Associative de l'INSA de Lyon, il faut satisfaire plusieurs obligations.

==Chartes VA, Com et Enviro==
Les chartes VA, de communication et d'engagement écologique vous seront transmises au début de chaque année, elles sont '''à signer et respecter''' impérativement pour être en règle vis-à-vis de la direction et du CVA. Elles sont obligatoires mêmes si vous ne demandez pas de subventions. Les associations sont une annexe à notre formation d'ingénieurs et à ce titre, l'INSA engage sa responsabilité d'école en mettant à disposition des moyens publics pour nous. Toute demande de subvention (qu'elle soit CVA ou d'un service de l'INSA) sera rejetée automatiquement si l'association n'est pas à jour à ce niveau.

*La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/e0e2e078-36e0-480b-870b-b3516cdf154f/ charte de la Vie Associative] définit la place des associations dans la formation INSA, engage l'INSA dans les avantages qu'il vous accorde pour mener à bien vos projets et les contreparties que vous devez lui fournir.
*La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/ec8ffa36-a53e-4730-9ca4-7abde72e9e08/ charte de communication] est une annexe à la charte VA, elle définit les devoirs d'une association dans sa communication sur le campus. Elle est signée avec le BdE car c'est lui qui est responsable des avantages venant en contrepartie de la signature de cette charte.
*La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/a3017bcc-f67c-42e8-a8e4-f848901dae60/ charte d'engagement écologique] est signée avec le CVA. Elle engage les associations à respecter des directives écologiques. La charte est régulièrement réécrite en parcours des référent.es enviro.
Pour signer les chartes&AOT, sur portail VA :

# Vous vous connectez au compte de votre association
# Puis mon association > Fichiers > Ressources > Administratif - Chartes & AOT > Charte_environnement
# Une fois signée, vous la déposez sur Fichiers > Administratif > Chartes signées > Chartes 2X-2X
==Informations de contact==
Le CVA et la direction doivent avoir un interlocuteur dans chaque association. A chaque changement de bureau il faut ajouter les contacts des nouveaux membres du bureau sur portail VA. L'ajout d'un nouveau mandat peut être fait dès la passation effective mais les justificatifs de la préfecture devront être impérativement uploadé ultérieurement.

==Bilans==
En fin de mandat quel que soit la période de l'année, '''le bureau sortant''' doit établir un bilan de son année. Celui ci doit être uploadé dans le dossier dédié sur portail VA pour archivage et qu'il soit accessible par le CVA et la direction.

Voir l'article détaillé : [[Bilan moral et financier]]

===Bilan moral===
Très important, le Bilan moral d'un mandat permet de garder une '''trace '''de ce qui a été fait, et surtout de ce qu'il reste à faire !

Il résume l'année en partant des différents projets prévus en début de mandat, puis explicite leurs déroulements et les difficultés rencontrées, et enfin finit sur ce qui n'a pas pu être fait, et les points à améliorer. Ces derniers peuvent porter sur les projets mêmes, mais également sur l'association en général ; l'ambiance, le mode de recrutement, la communication... Il vous sert en interne à laisser une passation à vos successeurs, et pour la direction et le CVA à comprendre vos difficultés pour pouvoir mieux vous accompagner.

===Bilan financier===
Il reprend le budget prévisionnel de l'association, à la différence que les chiffres cette fois sont les vrais. Comme le bilan moral, il est essentiel pour vos passations (le budget prévisionnel de l'année suivante se basera dessus) et pour permettre à la direction et au CVA de vous accompagner. Pas besoin de falsifier un bénéfice ou un déficit, tous les organismes qui vous suivent sont à même de comprendre un résultat exceptionnel s'il est explicité, alors que la falsification peut être désastreuse sur la confiance en vos successeurs et l'avenir de l'asso.

Matériel à emprunter

2025-08-12T11:20:03Z

Kdorel2 : pas d'emoji poule

Listing partiellement mis à jour en octobre 2023, n'hésitez pas à rajouter des éléments ou à préciser certaines infos par rapport à votre association ! (modification ouverte à tous, la création d'un compte WikiVA prend 30 sec et ne nécessite pas la validation d'un administrateur).

Tous les éléments cité ci-dessous sont au [[Pool des assos|pool des associations]]. Leur emprunt gratuit est donc facilité pour les associations INSA.

==Matériel du [[Pool des assos]]==
Toute la liste du matériel suivant est réservé à l'emprunt aux asso INSA jusqu'à 10 jours ouvré avant la date de votre emprunt et est en gestion dans les associations suivantes :
{| class="wikitable sortable" style="text-align:center; width:100%;"
|+Matériel disponible au pool des assos
!ASSO
!NOM
!QUANTITE
|-
|BOB'INSA
|Brodeuse
|1
|-
|CINE LA MOUETTE
|Caméra Sony
|2
|-
|CINE LA MOUETTE
|Objectif Sony 50mm f1.8
|1
|-
|CINE LA MOUETTE
|Objectif Sony 28-70mm f3.5-5.6
|1
|-
|CINE LA MOUETTE
|Lampe Mandarine
|1
|-
|CINE LA MOUETTE
|Micro DSLR Rode
|1
|-
|CLUBELEK
|Défonceuse
|1
|-
|CLUBELEK
|Coffret fraises défonceuse
|1
|-
|CLUBELEK
|CNC bois
|1
|-
|EXIT
|Casque anti-bruit
|5
|-
|EXIT
|Projecteur Halo+ avec le trepied
|1
|-
|INSA ESPORT
|Nitendo switch
|1
|-
|INSA ESPORT
|Manette supplémentaire switch
|4
|-
|KLS
|Cable d'alimentation
|52
|-
|KLS
|Boule à facette
+ Moteur
|1
|-
|KLS
|Câbles XLR-XLR
|39
|-
|KLS
|Caisson de basse
|2
|-
|KLS
|Crochet classique
|10
|-
|KLS
|Elingues
|20
|-
|KLS
|Enceinte active large bande (avec housses)
|12
|-
|KLS
|Enrouleur 25m
|1
|-
|KLS
|Enrouleur 40m
|1
|-
|KLS
|Laser bleu
|1
|-
|KLS
|Laser rouge
|2
|-
|KLS
|Lyres avec crochet
|2
|-
|KLS
|Machine à fumée
|1
|-
|KLS
| Micro filaire t.bone
|2
|-
|KLS
|Micro sans fil
+accessoires
|1
|-
|KLS
|Mini stage PAR
|3
|-
|KLS
|Mixette
|7
|-
|KLS
|Pack de 2 pieds d'enceinte avec housse
|4
|-
|KLS
|Projecteur PAR56
|4
|-
|KLS
|Projecteur PAR64
|8
|-
| KLS
|Pied Son / Lights
|8
|-
|KLS
|Pont Light
|1
|-
|KLS
|Récepteur Bluetooth
|2
|-
|KLS
|Régie lumière
|1
|-
|KLS
|Soundboks
|1
|-
|KLS
|Soundsystem
|1
|-
|KLS
|Spot LED DMX
|4
|-
|KLS
|Support + Pied micro
|1
|-
|KLS
|T Lights
|1
|-
|KLS
|Tout-en-un Lights
|2
|-
|KLS
|Stroboscope
|1
|-
|LES LEZARTS
|Tablettes graphiques Wacom One Medium
|9
|-
|RAGDA
|Machine à coudre
|1
|-
|BDE
|Gilets jaunes
|23
|-
|BDE
|Machine à Churros
|1
|-
|BDE
|Machine à PopCorn
|1
|-
|BDE
|Multiprises
|4
|-
|BDE
|Percolateurs
|2
|-
|BDE
|Pince Leatherman
|3
|-
|BDE
|Plaque à induction
|2
|-
|BDE
|Plonge mobile
|1
|-
|BDE
|Poele
|2
|-
|BDE
|Prolongateur 5m
|2
|-
|BDE
|Tente 3x3 blanche
|4
|-
|BDE
|TPE Izettle
|3
|-
|BDE
|TPE SumUp
|5
|-
|BDE
|Transpalette
|1
|-
|BDE
|VidéoProj
|1
|-
|BDE
|Bassine
|5
|-
|BDE
|Bidon 20L
|8
|-
|BDE
|Bouilloire
|3
|-
|BDE
|Caisse de monnaie
|8
|-
|BDE
|Casserole
|3
|-
|BDE
|Crépiéres
|3
|-
|BDE
|Diable
|2
|-
|BDE
|EcoAssiettes
|320
|-
|BDE
|EcoCups VA
|100
|-
|BDE
|Enrouleurs 25m
|3
|-
|BDE
|Enrouleurs 40m
|1
|-
|BDE
|Bac gastro avec couvercle
|5
|-
|BDE
|Table pliante
|5
|-
|BDE
|Pince alimentaire
|2
|-
|BDE
|Friteuse double
|1
|-
|BDE
|Tente 6*3
|1
|-
|BDE
|Leste en fonte
|6
|-
|BDE
|Friteuse
|1
|-
|24H
|Bacs gastro (plusieurs tailles) avec couvercles
|12
|-
|24H
|Bain-Marie
|1
|-
|24H
|Coffret électrique caoutchouc 32A IP44
|1
|-
|24H
|Etabli pliant avec butée de fraisage
|1
|-
|24H
|Gouttière de tente (3m/4m/6m)
|8
|-
|24H
|Guirlande guiguette 50m + 140 ampoules
|1
|-
|24H
|Percolateur 15L
|3
|-
|24H
|Percolateur 6,8L
|2
|-
|24H
|Poids de lestage tente - 15KG
|24
|-
|24H
|Projecteur hallogène
|10
|-
|24H
|Projecteur LED 50W IP66
|28
|-
|24H
|Prolongateur 16A 3G2.5 10m H07RNF
|10
|-
|24H
|Prolongateur 16A 3G2.5 20m H07RNF
|2
|-
|24H
|Prolongateur 16A 3G2.5 3m H07RNF
|10
|-
|24H
|Prolongateur 16A 3G2.5 5m H07RNF
|16
|-
|24H
|Prolongateur 32A 5G6 20m H07RNF
|1
|-
|24H
|Prolongateur 32A 5G6 30m H07RNF
|2
|-
|24H
|Raboteuse dégauchisseuse
|1
|-
|24H
|Rubalise réutilisable 60m
|8
|-
|24H
|Tente tubulaire 5x8m
|1
|-
|LE DOUA VERT
|Croc de jardin (sans manche)
|1
|-
|LE DOUA VERT
|Sefouette (sans manche)
|1
|-
|LE DOUA VERT
|Faux à brousaille
|1
|-
|LE DOUA VERT
|Fourche bêche
|1
|-
|LE DOUA VERT
|Grelinette
|1
|-
|LE DOUA VERT
|Dévidoir sur roues
|1
|-
|24H
|Tuyau d'arrosage 50m
|1
|-
|LA 25E HEURE
|Pics à brochette INOX
|50
|-
|CLUB MONTAGNE
|Slackline15m
|2
|-
|CLUB MONTAGNE
|Slackline 30m
|2
|-
|CLUB MONTAGNE
|Slackline 100m
|1
|-
|CLUB MONTAGNE
|Elingue 2m
|4
|-
|CLUB MONTAGNE
|Elingue 3m
|4
|-
|CLUB MONTAGNE
|Elingue 4m
|2
|-
|MECASPORT
|Sableuse
|1
|-
|MECASPORT
|Chalumeau
|1
|-
|MECASPORT
|Jeu clé à douilles
|1
|-
|MECASPORT
|Meuleuse outil multifonction
|1
|-
|MECASPORT
|Perceuse électrique
|1
|-
|KARNAVAL
|Détendeur de gaz
|3
|-
|KARNAVAL
| Friteuse Gaz 46L sur coffre
|1
|-
|KARNAVAL
|Barnum 6x3m
|1
|-
|KARNAVAL
|Couvercle à Paëlla alu D70cm
|2
|-
|KARNAVAL
|Couvercle de bacs gastro inox
|5
|-
|KARNAVAL
|Leste en fonte
|14
|-
|KARNAVAL
|Réchaud à gaz
|3
|-
|KARNAVAL
|Tente 6x14m
| 1
|-
|KARNAVAL
|Découpe frite
|1
|-
|LE CULINARIUM
|Four
|2
|-
| LE CULINARIUM
|Micro-ondes
|3
|-
|LE CULINARIUM
|Bouilloire
|2
|-
|LE CULINARIUM
|Casserole
|11
|-
| LE CULINARIUM
|Moule silicone
|13
|-
|LE CULINARIUM
|Moule à cake
|2
|-
|LE CULINARIUM
|Plat
|6
|-
|LE CULINARIUM
|Poële
|5
|-
|LE CULINARIUM
|Plaque chauffante
|3
|-
|LE CULINARIUM
|Bilig
|1
|-
|LE CULINARIUM
| Fouchettes/Couteaux/Cuillères
|30
|-
|LE CULINARIUM
|Econome
|2
|-
|LE CULINARIUM
|Assiette
|25
|-
|LE CULINARIUM
|Bol
|5
|-
|LE CULINARIUM
|Louche
|6
|-
|LE CULINARIUM
|Fouet
|4
|-
|LE CULINARIUM
|Passoire
|3
|-
|LE CULINARIUM
| Rouleau
|2
|-
|LE CULINARIUM
|Casse-noix
|1
|-
| LE CULINARIUM
|Hachoir
|2
|-
|LE CULINARIUM
|Ciseaux multi lames
|1
|-
|LE CULINARIUM
|Mandoline
| 1
|-
|LE CULINARIUM
|Rappe
|1
|-
|LE CULINARIUM
|Ouvre-boîte
|1
|-
|LE CULINARIUM
|Verre doseur
| 6
|-
|LE CULINARIUM

|Balance
|2
|-
|LE CULINARIUM
| Planche à découper
|3
|-
| CGR
|Lyres Martin by Harman RUSH MH 5 Profile
|2
|-
|CGR
|Fresnel LED
+ Volet 4 faces
+Fiche Male
+ Crochet pour perche
+ Elingue de protection
|1
|-
|BDE
|Talkies-Walkies Motorola
|12
|-
|BDE
|Talkies-Walkies - Malette de transport
|3
|-
|BDE
|Talkies-Walkies - Oreillettes type D-Shape
|5
|-
|BDE
|Talkies-Walkies - Casque-micro
| 2
|-
| CGR
|Découpe 1kw RJ614SX
+ PF metal
+ support gobo
|2
|-
|CGR
|PC500 ADB + PF metal
|2
|-
| CGR
| PF Métal 180x180
|2
|-
|CGR
|retour amplifié DB + housse
|3
|-
|CGR
|Clip Micro Batterie KM
|4
|-
|CGR
|Raccord XLR3 F/F
|2
|-
|CGR
|Micro Grosse Caisse D550 AKG
| 1
|-
|CGR
|Micro statique directif C1000S
|1
|-
|CGR
|Micro percussion à pince D440 AKG
|3
|-
|CGR
|Micro à pince pour vents C419

|1
|-
|24H
|Lampes frontales rechargeables
|15
|}
==Matériel mis à disposition par des assos INSA n'appartenant pas au pool==
{| class="wikitable mw-collapsible"
|+
Club des 24 heures de l'INSA
!Quantité
!Nom
|-
|1
|Bloc elec 32A 14,4KW
|-
|2
|Tente pliante 3x3m noire
|-
|1
|Tente pliante 4,5x3m noire
|-
|2
|Tente pliante 3x3m blanche
|-
|1
|Tente pliante 4x4m blanche
|-
|2
|Tente pliante 6x3m blanche
|-
|1
|Tente pliante 6x4m blanche
|-
|17
|Passe-câble
|}
__AUCUNSOMMAIRE__

Composition

2025-08-12T11:35:53Z

Kdorel2 : Ajout du resp enviro et distinction VP/resp

Ce chapitre a pour but de faire le point sur les différentes instances des associations. Cependant, les statuts peuvent différer d'une asso à une autre ; il faudra donc s'y référer, et ce qui sera dit plus loin peut ne pas correspondre exactement au fonctionnement de ton asso.

==L'Assemblée Générale==
L'Assemblée Générale est, sauf mention explicite contraire dans les statuts, l'organe souverain d'une association. Elle est constituée de tous les membres adhérents, et se réunit régulièrement.

Lors d'une AG, les grands points et la politique de l'association sont discutés, puis votés si nécessaire.

Dans les faits, une AG est légitime pour :

*Changer les statuts de l'association
*Élire un nouveau Bureau
*Approuver les comptes en début de mandat
*Parler de l'orientation de l'association en général

Une AG peut se réunir régulièrement (AG ordinaire) ou de manière exceptionnelle (AG exceptionnelle). La tenue habituelle de l'AG est indiquée par les statuts.

==Le Conseil d'Administration==
Le Conseil d'Administration consiste en un comité de membres de l'association qui se réunit pour délibérer de sa gestion quotidienne.

Le CA est composé du Bureau, et de membres dont la sélection est imposée par les statuts (désignation, élection, nommé d'office, ...).

Dans les faits, le Conseil d'Administration agit souvent comme un “bureau élargi” qui pourra aborder des points précis plus longuement qu'en Assemblée Générale.

Le CA n'est pas obligatoire, cela dépend des statuts. De même, ses prérogatives peuvent varier d'une asso à une autre.

Toute décision du Conseil d'Administration peut être remise en cause par l'Assemblée Générale, qui reste souveraine au sein de l'asso.

======Cas particulier des assos sportives======
Une association à objet sportif (comme indiqué dans les statuts) a l'obligation d'élire un CA pour une durée limitée.

En cas de doute sur le CA de ton asso, n'hésite pas à te renseigner sur https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F1120

==Le Bureau de l'association==
Le Bureau gère les affaires courantes de l'association. C'est lui qui, durant son mandat, est responsable de la viabilité de l'association. En bref, il fait en sorte que l'asso tienne un an de plus.

De plus, c'est au Bureau de veiller à ce que les décisions prises en AG et/ou en CA soit appliquées. C'est l'exécutif de l'association.

Toute décision du Bureau peut être remise en cause par l'Assemblée Générale, qui reste souveraine au sein de l'asso. Dura lex, sed lex !

===Président===
Le Président est en principe le responsable légal de l'association, selon ses statuts. Il s'assure de la pérennité de l'association, en gérant la régularisation administrative (cf. section Obligations administratives). C'est lui qui anime les réunions, qui met en place l'ordre du jour, et qui règle les questions en cas de litige. Cela ne fait pas de lui le seul décideur de l'association, et il doit veiller à ce que le vote des membres lors des AGs soit respecté. Le Président est au courant de tous les projets, même s'il ne participe pas activement à chacun d'entre eux, et il les suit régulièrement. Selon l'organisation de l'association, il pourra également se charger des relations avec les autres associations du campus ou extérieures. C'est idéalement le Président, accompagné du Trésorier, qui s'occupe de trouver des fonds pour l'association, et c'est également lui qui rédige le [[Bilan moral et financier|Bilan Moral]] de son mandat en fin d'année.

===Secrétaire Général===
Le Secrétaire Général s'occupe de la communication interne de l'association. Il prend des notes pendant les réunions, rédige et envoie le compte rendu. Il retire également le courrier de l'association à la MdE (cf. section Courrier), et aide le président à assurer la régularisation administrative.

===Trésorier===
Le Trésorier est le délégué aux finances de l'association. Il peut, ou pas, avoir un accès direct aux comptes, sans avoir à passer par le Président. Il s'occupe de dresser [[Bilan moral et financier|le bilan financier]] et tient les comptes. Il dépose les éventuels chèques reçus à la banque, et peut, selon les statuts, signer des chèques au nom de l'association. Conjointement au Président, il cherche des moyens de financer l'association. Il participe donc à la rédaction des dossiers de subvention (cf. section Dates importantes). Pour travailler, le trésorier peut utiliser [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/04bbd7de-0030-4b2b-b15e-517905ee1a6a/ Compt'Assoc], un tableur Excel prêt à l'emploi préparé par le CVA !

===Vices-présidents et Responsables===
Les Vices-présidents et les Resp sont des délégués à certaines fonctions du Président de l'association, lorsque c'est nécessaire. Ils travaillent en lien avec lui et sont complémentaires. Selon l'organisation de l'association, il peut y avoir un Vice-président, plusieurs ou pas du tout et de même pour les resp.

On trouve ainsi dans certains bureaux un resp com, un VP chargé des relations extérieures ou du sponsoring. Les relations extérieures sont un sujet potentiellement très important car c'est ce qui permet de faire connaître l'association au-delà de l'INSA, sur d'autres campus, de faire du réseau avec d'autres associations similaires ou tout simplement de s'informer sur les dizaines d'évènements intéressants à Lyon qui peuvent intéresser les membres de votre association.

===Responsable environnement===
Le responsable environnement a pour mission de veiller à ce que l’association prenne en compte les enjeux écologiques dans sa gestion et ses activités. Il est notamment chargé de faire appliquer la [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/a3017bcc-f67c-42e8-a8e4-f848901dae60/ charte d’engagement écologique]. Au cours de l’année, il participe à deux réunions regroupant les responsables environnement des différentes associations. Ces rencontres permettent de présenter les actions menées, de partager les bonnes pratiques et d’échanger autour des questions écologiques.

Ce rôle est obligatoire, mais il est souvent cumulé avec une autre fonction au sein du bureau (par exemple, le trésorier peut également assurer cette mission). Il est toutefois important de rappeler que, même si un poste spécifique existe, la prise en compte de l’environnement est l’affaire de toute l’équipe, et chaque membre du bureau doit y être sensibilisé et agir en ce sens.

===Équipes===
Le reste des membres actifs de l'association s'organise en équipes qui ont chacune des responsables. Selon l'organisation que vous préférez, vous pouvez organiser des réunions avec le bureau et les responsables d'équipe et/ou des réunions avec toute l'association. Il est néanmoins essentiel de faire des réunions avec le plus grand nombre, pour donner à l'association une cohésion et une bonne ambiance, et être plus efficace lors de l'organisation d'événements.

Pool des assos

2025-08-12T09:36:09Z

Kdorel2 : rajout du lien pour aller voir la liste du matériel en haut de la page pour que l'accès soit simplifié

Le [[CVA]] a constitué au fil des années un pool de matériel destiné à être partagé par toutes les [[Obligations Association INSA|assos INSA]].

Celui-ci est financé à 100% par le budget du [[CVA]] puis mis en gestion dans une [[Obligations Association INSA|association INSA]] qui doit l'assurer, l'entretenir et en gérer les prêts et locations.

Accès rapide au matériel à emprunter : [[matériel à emprunter]]

== Cadre règlementaire==
Le POOL de la vie associative est régie par un règlement signé par le BDE et accepté par les gestionnaire du matériel. Ce règlement est accessible [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/03eb18a3-794a-4aeb-9f22-02702933d4c3/ ici].

==Acquisition du matériel==
Une enveloppe est destinée chaque année à l'achat et l'entretien du matériel du pool des assos.

Le matériel est acheté par le '''BDE''' sur proposition du CVA ou d'une association INSA le tout avec l'accord du CVA.

Privilégiez des demande lors des [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA|Appel à Projet du S1 & S2]]. Mais vous pouvez suggérer un achat, il faut envoyer un mail à [mailto:pool@asso-insa-lyon.fr pool@asso-insa-lyon.fr] avec un lien vers le produit à acheter et une explication pour expliquer à quelle autre association INSA il pourrait être utile.

Les '''frais de livraisons''' sont aussi payés par le CVA, alors incluez-les dans votre budget !

== Devenir Gestionnaire==
Pour devenir gestionnaire de matériel, le plus simple est de vous-même faire une proposition d'achat de matériel (dans un de vos dossier d'[[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA|appel à projet]]) dans 99% des cas l'asso qui fait la proposition d'achat se retrouve à devenir le gestionnaire par la suite.

Sauf exception vous ne pouvez demander à devenir gestionnaire de matériel déjà en gestion chez une autre association.

==Les obligations et droits des gestionnaires==

===Être gestionnaire de matériel vous ouvre certains droits :===

*Disposer du matériel en tout temps (le BdE doit passer par la même procédure que les autres association)
*Gérer les prêts de matériel (droit de dire non, dans la limite de l'acceptable, les associations pourront se retourner vers le CVA en cas de refus)
*Droit de louer le matériel en dehors des associations INSA (gratuit)
*Demander l'intervention au CVA en cas de litige concernant l’utilisation du matériel entre l'association gestionnaire et/ou une autre association de l'INSA Lyon.
*Demander au BdE d'assumer, via le budget du CVA, les coûts d’entretien du matériel dus à l’usure et non à la casse (qui est payée par les parties responsables).

===Être gestionnaire de matériel vous oblige sur certains points :===

* Prêter le matériel gracieusement aux associations INSA :
**Priorité aux assos INSA jusqu'à 10 jours ouvrés avant la date d'emprunt
**Demander un chèque de dépôt de garantie à valeur d'achat du matériel prêté même pour un emprunt gracieux
*Annoncer que du matériel du pool sera prêté à l'extérieur des associations INSA et non disponible à des dates données à l'adresse [mailto:pool@asso-insa-lyon.fr pool@asso-insa-lyon.fr]
**Permet d'avoir une trace de l'usage à l'extérieur en cas de plainte d'une association ne pouvant emprunter le matériel
*Rédaction et signature d'une [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/ea7abdeb-08bc-4e2d-8a30-7953122a3327/ convention de prêt] ([https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/d5b6c3a3-7ed0-43e5-8a44-282ab712af9c/ version excel - 2 pages - à télécharger])
*Demander un chèque de dépôt de garantie à valeur d'achat du matériel prêté
*Entretenir le matériel et avertir le CVA en cas de dégradation à [mailto:pool@bde-insa-lyon.fr pool@bde-insa-lyon.fr]
*S'occuper de la facturation des détériorations commises par les emprunteurs du matériel
*Fournir un [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3a7f99d3-0729-43e4-9234-f4828b1fdd43/ bilan annuel de la gestion de ce matériel] ([https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/167f28de-3d41-4dab-8e2e-3557581891c7/ version excel téléchargeable]) le 31 mars de chaque année (nombre de prêt, bénéfices éventuel de location, gestion de l'entretient)
**Verser 50% des bénéfices retirés des locations (rentrées d'argent moins entretien validé par le CVA) au fond du CVA
* Assurer le matériel

Tous ces droits et devoir sont récapitulé dans le [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/d23dc412-447e-4796-bcf3-18f8cf2629bb/ Convention de Cession de la Gestion de Matériel (CCGM)] signé annuellement entre le BdE et l'association gestionnaire.

==Conditions de prêt==
Si ton association est inscrite dans la liste officielle des [[Obligations Association INSA|assos INSA]], tu peux en bénéficier aussi mais attention, bien que l'emprunt soit gratuit, il faut respecter certaines règles :

* Réserver à l'avance sans surestimer ses besoins (les associations INSA sont prioritaires jusqu'à 10 jours ouvrés avant la date d'emprunt)
*Signer une [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/ea7abdeb-08bc-4e2d-8a30-7953122a3327/ convention avec l'association gestionnaire]
*Laisser un chèque de caution à l'ordre de l'association gestionnaire égale au montant d'achat du matériel emprunté
*Prendre soin du matériel lors du transport ou de son utilisation
* Rendre le matériel propre et à la date demandée (pendant les horaires de permanence)

C'est un service d'entraide inter-asso qui repose sur la confiance donc si il y a des choses cassées ou manquantes merci de le signaler, vous serez amené à participer à leur remplacement ou à leur réparation.

==Liste du matériel existant au pool==
La liste est maintenant sur la page dédiée : [[matériel à emprunter]]