Pool des assos

2023-03-14T11:10:12Z

EmilienMarchet : /* Acquisition du matériel */

Le [[CVA]] a constitué au fil des années un pool de matériel destiné à être partagé par toutes les [[Obligations Association INSA|assos INSA]].

Celui-ci est financé à 100% par le budget du [[CVA]] puis mis en gestion dans une [[Obligations Association INSA|association INSA]] qui doit l'assurer, l'entretenir et en gérer les prêts et locations.

== Cadre règlementaire ==
Le POOL de la vie associative est régie par un règlement signé par le BDE et accepté par les gestionnaire du matériel. Ce règlement est accessible [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/03eb18a3-794a-4aeb-9f22-02702933d4c3/ ici].

== Acquisition du matériel ==
Une enveloppe est destinée chaque année à l'achat et l'entretien du matériel du pool des assos.

Le matériel est acheté par le '''BDE''' sur proposition * du CVA ou d'une association INSA le tout avec l'accord du CVA.

Privilégiez des demande lors des [[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA|Appel à Projet du S1 & S2]]. Mais vous pouvez suggérer un achat, il faut envoyer un mail à [mailto:pool@asso-insa-lyon.fr pool@asso-insa-lyon.fr] avec un lien vers le produit à acheter et une explication pour expliquer à quelle autre association INSA il pourrait être utile.

Les '''frais de livraisons''' sont aussi payés par le CVA, alors incluez-les dans votre budget !

== Devenir Gestionnaire ==
Pour devenir gestionnaire de matériel, le plus simple est de vous-même faire une proposition d'achat de matériel (dans un de vos dossier d'[[Subventions CVA - Appel À Projets du CVA|appel à projet]]) dans 99% des cas l'asso qui fait la proposition d'achat se retrouve à devenir le gestionnaire par la suite.

Sauf exception vous ne pouvez demander à devenir gestionnaire de matériel déjà en gestion chez une autre association.

== Les obligations et droits des gestionnaires ==

=== Être gestionnaire de matériel vous ouvre certains droits : ===

* Disposer du matériel en tout temps (le BdE doit passer par la même procédure que les autres association)
* Gérer les prêts de matériel (droit de dire non, dans la limite de l'acceptable, les associations pourront se retourner vers le CVA en cas de refus)
* Droit de louer le matériel en dehors des associations INSA (gratuit)
* Demander l'intervention au CVA en cas de litige concernant l’utilisation du matériel entre l'association gestionnaire et/ou une autre association de l'INSA Lyon.
* Demander au BdE d'assumer, via le budget du CVA, les coûts d’entretien du matériel dus à l’usure et non à la casse (qui est payée par les parties responsables).

=== Être gestionnaire de matériel vous oblige sur certains points : ===

* Prêter le matériel gracieusement aux associations INSA :
** Priorité aux assos INSA jusqu'à 10 jours ouvrés avant la date d'emprunt
** Demander un chèque de dépôt de garantie à valeur d'achat du matériel prêté même pour un emprunt gracieux
*Annoncer que du matériel du pool sera prêté à l'extérieur des associations INSA et non disponible à des dates données à l'adresse [mailto:pool@asso-insa-lyon.fr pool@asso-insa-lyon.fr]
**Permet d'avoir une trace de l'usage à l'extérieur en cas de plainte d'une association ne pouvant emprunter le matériel
* Rédaction et signature d'une [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/ea7abdeb-08bc-4e2d-8a30-7953122a3327/ convention de prêt] ([https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/d5b6c3a3-7ed0-43e5-8a44-282ab712af9c/ version excel - 2 pages - à télécharger])
* Demander un chèque de dépôt de garantie à valeur d'achat du matériel prêté
* Entretenir le matériel et avertir le CVA en cas de dégradation à [mailto:pool@bde-insa-lyon.fr pool@bde-insa-lyon.fr]
* S'occuper de la facturation des détériorations commises par les emprunteurs du matériel
* Fournir un [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3a7f99d3-0729-43e4-9234-f4828b1fdd43/ bilan annuel de la gestion de ce matériel] ([https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/167f28de-3d41-4dab-8e2e-3557581891c7/ version excel téléchargeable]) le 31 mars de chaque année (nombre de prêt, bénéfices éventuel de location, gestion de l'entretient)
**Verser 50% des bénéfices retirés des locations (rentrées d'argent moins entretien validé par le CVA) au fond du CVA
* Assurer le matériel

Tous ces droits et devoir sont récapitulé dans le [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/d23dc412-447e-4796-bcf3-18f8cf2629bb/ Convention de Cession de la Gestion de Matériel (CCGM)] signé annuellement entre le BdE et l'association gestionnaire.

==Conditions de prêt ==
Si ton association est inscrite dans la liste officielle des [[Obligations Association INSA|assos INSA]], tu peux en bénéficier aussi mais attention, bien que l'emprunt soit gratuit, il faut respecter certaines règles :

*Réserver à l'avance sans surestimer ses besoins (les associations INSA sont prioritaires jusqu'à 10 jours ouvrés avant la date d'emprunt)
*Signer une [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/ea7abdeb-08bc-4e2d-8a30-7953122a3327/ convention avec l'association gestionnaire]
*Laisser un chèque de caution à l'ordre de l'association gestionnaire égale au montant d'achat du matériel emprunté
*Prendre soin du matériel lors du transport ou de son utilisation
*Rendre le matériel propre et à la date demandée (pendant les horaires de permanence)

C'est un service d'entraide inter-asso qui repose sur la confiance donc si il y a des choses cassées ou manquantes merci de le signaler, vous serez amené à participer à leur remplacement ou à leur réparation.

==Liste du matériel existant au pool==
La liste est maintenant sur la page dédiée : [[matériel à emprunter]]

Wiki VA - Contributions [fr]

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