Wiki VA - Contributions [fr]

Communication

2024-09-25T13:10:15Z

ALefebvre : Ajout d'un plan des panneaux d'affichage du campus. Léa

Différents moyens de communication sont possibles sur le campus :

===Affiches===
Vous pouvez poser vos '''affiches''' sur les emplacements prévus à cet effet sur le campus. Attention, l'affichage sauvage est interdit. Sur les panneaux réservés aux associations INSA, le format maximal est le A3 (voir la [[Obligations INSA#Chartes VA et Com|charte de communication]]).

Vous devez obligatoirement faire figurer le logo VA, une date d'événement ou une date de pose de l'affiche. Celle-ci pourra être retirée par les autres associations ou le CVA à partir du moment où l'événement est dépassé ou 1 mois après la date de pose de l'affichage.

Vous pouvez les faire imprimer gratuitement par le service d'impression de l'INSA. Pour cela, commandez-les en ligne : https://imp-cervoprint.insa-lyon.fr/#!/shop?categoryId=1052 (avec VPN de l'INSA) puis allez les chercher (bâtiment de la direction, porte plus à gauche que l'entrée principale).

Un [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3f6b2f50-e18e-40fc-b7e2-5653aa4ffeb8/ plan avec l'emplacement des panneaux d'affichage sur le campus] est disponible !

===Affichage dynamique===
Créez facilement un compte pour vous ou pour votre asso sur le site [https://affichage.bde-insa-lyon.fr affichage.bde-insa-lyon.fr] Vous pouvez ensuite poster des '''visuels''' (au format paysage, 16/9) qui seront affichés sur toutes les écrans des restaurants et du BDE après modération.

Attention les visuels doivent faire exactement 1920*1080 pixel et l'affichage est autorisé uniquement une semaine par événement.

Attention, la case "veut être affiché sur Affichage dynamique" à cocher lorsque l'on crée un événement sur PortailVA ne fonctionne pas, il faut bien le faire depuis affichage dynamique.

===Insatiable===
https://insatiable.info/la-redac/.

L'Insatiable a été fermé en 2024 ! N'hésitez pas si vous souhaitez reprendre l'association à contacter le CVA.

===Facebook ===
Vous pouvez créez des événements qui envoient automatiquement des notifications aux gens intéressés.

Vos post sur les groupes de promos et discussions Messenger de promo sont limités à 1 par semaine. C'est pour éviter des abus, il peut y avoir des exceptions si par exemple tous vos événements de l'année sont la même semaine. Essayez quand même de grouper vos infos au maximum !

===Listes de diffusion===
Il est interdit aux associations d'utiliser les listes de diffusion scolaires de l'INSA pour éviter le spam. En contrepartie, '''la missive VA''' est envoyée à tous les étudiants.

Pour apparaître dans la missive VA, il suffit '''d'ajouter son événement sur portail VA.''' N'hésitez pas à mettre tous vos événements de l'année en avance pour apparaître dans le calendrier des assos et leurs permettre de choisir judicieusement leurs dates d'événements.

Il est recommandé d'utiliser le service de la DSI [https://led.insa-lyon.fr/ listes.insa-lyon.fr] configuré en mode "newsletter" pour envoyer des mails groupés au participants de votre événement. Les adresses restent invisibles aux autres participants et ça évite des "reply all" involontaires.

Vous avez le droit de collecter les adresses mail des participants pour les recontacter la fois suivante. Afin de respecter le Règlement de Gestion et de Protection des Données européen RGPD, il faut faire cocher une case à l'inscription ou faire signer la personne pour qu'elle accepte de recevoir des news après l'événement. Il faut lui indiquer pour quelle période de temps vous allez conserver son adresse mail. Il faut également mettre ne place une possibilité de désabonnement (le plus simple est de mettre un petit message à la fin "répondez à ce mail si vous voulez vous désabonner").

Réserver un lieu

2024-09-04T17:19:39Z

ALefebvre : Mise à jour des documents

Dans cette partie, on va s'intéresser aux différents lieux possibles pour votre événement sur le campus.
==La Rotonde==
Pour organiser un spectacle à la Rotonde, il faut la '''réserver en fin d'année''' scolaire lors de l'Assemblée Générale de la CGR ([[Commission de Gestion de la Rotonde]], une association INSA).

Vous pouvez consulter le planning et les modalités de réservation sur leur site web https://rotonde.asso-insa-lyon.fr/reservation/. La réservation est '''payante''' et permet à la CGR d'entretenir le bâtiment. Le tarif est d'environ 40€ par soir auquel il faut ajouter le salaire de l'agent de sécurité SSIAP d'environ 175€.

Pour faire un beau spectacle il faut aussi des lumières et du sons, la CGR loue le matériel mais ne s’occupe pas des prestations techniques (lumière, son, vidéo…), pour ces dernières, il faut contacter l'étudiant '''responsable technique-études''' (coord-teck@insa-lyon.fr) qui évaluera vos besoins et recrutera des Teckos pour votre événement.

==Agora & René Char==
Il est possible de réserver les salles de la Rotonde telles que l'Agora ou René Char auprès du '''secrétariat des humas''' (resa.humas@insa-lyon.fr). Envoyez une demande et passez voir la secrétaire (Letizia Munzone) dont le bureau donne sur la salle d'exposition à coté du hall du bâtiment.

'''Attention les sections sont prioritaires''' pour les réservations et si vous avez la possibilité de réserver via un prof vous pouvez avoir une réponse plus rapide.

==Amphithéâtres==
Si vous avez besoin d'un amphi, vous devez remplir '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/1ed22281-59c3-401f-8167-38f553194bf4/ ce document]''', également disponible sur PortailVA, puis envoyer le document complété à la DAVEA en utilisant l'adresse : '''[mailto:davea@insa-lyon.fr davea@insa-lyon.fr]'''. La réservation doit se faire '''au moins cinq jours ouvrés avant l'événement'''. La procédure en cas d'horaires d'ouverture non-habituels (où vous n'avez pas l'accès avec votre carte étudiante) est décrite sur le document.

Quelques spécificités selon les amphis :

*'''Laura Bassi''' : Amphi rénové et fonctionnel, c'est le seul amphi avec des prises électriques sous toutes les tables. Le vidéo proj peut bugger avec les macs, souvent des lumières clignotent.
*'''Berger''' : RAS, des canapés sympas
*'''Capelle''' : très grand
*'''Freyssinet''' : RAS
*'''Seguin''' : RAS

Le département TC prête aussi parfois l'amphithéâtre '''Chappe''', à voir directement avec le secrétariat TC. Voir la section BMC pour l'amphi de la BMC.

==BMC==
'''Les salles au deuxième étage''' et l'amphi de la bibliothèque sont facilement réservables pour des événements en tout genre le soir ou en journée. Il faut juste s'y prendre en avance sur https://bibliotheque.insa-lyon.fr/cms/articleview/id/4845

'''L’amphithéâtre''' de 134 places est confortable et très adapté pour projeter un film mais il faut le libérer avant 22h ou payer un agent de sécurité. Attention il est conseillé de venir en avance pour prendre en main le système son qui est géré par un écran tactile pas très intuitif. Pensez à bloquer ouvert la porte de l'amphi car elle se claque et les retardataires ne peuvent plus rentrer.

==MdE==
Il est possible d'emprunter les '''salles de réunion''' de la MdE à l'accueil du BDE (Wallace : 10 places, Gromit : 15 places, Hibiscus : 19 places).

Pour le hall de la MdE, il est aussi possible de l'emprunter en passant par l'accueil du BdE et en signant une convention avec le responsable sécurité du bâtiment (secu.resp@bde-insa-lyon.fr). Attention, '''pour les stands de préventes''' etc, '''il est obligatoire de réserver à l'accueil du BdE''' et de vous signaler en arrivant. Maximum 2 associations en même temps.

==Restaurants==
Il est possible de réserver le Grillon et l'Olivier pour des événements auprès de la direction des restaurants, mais attention les restaurants facturent souvent des '''frais de ménages''' (autour de 220€ par restaurants). La location d'un restaurant à la journée est de 450€.

Dans les faits, les assos musicales répètent gratuitement dans le grillon et la gratuité peut se négocier en fonction de l'utilisation. N'hésitez pas à aller les voir directement à l'étage en rentrant à l'accueil des restaurants sur le côté du RI.

==Salles de départements==
En général, les salles de départements peuvent être réservées pour certains événements mais c'est à '''négocier avec les secrétariats''' et ça se joue actuellement à la confiance et au copinage.

D'expérience voici quelques informations pour certains départements :

* '''FIMI'''

Pour la réservation de salles hors horaire (c'est à dire hors 8h-18h en semaine) la gestion de salles n'est plus de leur ressort. C'est à l'accueil de la direction que vous pouvez faire une réservation. En théorie ils n'ont pas leur mot à dire sur les réservations, mais ils peuvent vous donner quelques instructions. Ensuite c'est validé (ou pas) par la DAVEA (direction vie étudiante = Joachim Revez) et c'est bon !

Si vous organisez un pot ou un cocktail dans la salle, il faut alors envoyer à la DAVEA [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/f10ba205-62c8-43e7-ad59-175f50abf5a7/ ce document].

==Salle d'exposition des humanités==
Peu utilisée par les assos, vous pouvez demander au service culturel si vous comptez un événement qui s'y prête bien.

== Local cuisine ==
Une cuisine est mise à disposition des assos pour préparer la nourriture dans de bonnes conditions lors de leurs événements. Ce local situé au rez de chaussée de la résidence H est géré par le culinarium et toutes les informations sont sur [[Local cuisine|l'article dédié.]]

==Locaux associatifs==
Si vous ne trouvez pas de salle appropriée vous pouvez toujours essayer de demander à des assos de vous prêter exceptionnellement leur local. Ils leurs sont mis à disposition gracieusement par l'INSA et les associations n'en sont pas propriétaires. Tout emprunt se fera de façon concertée entre les deux assos sur le principe de l'entraide inter-asso. Certains événements ont ainsi pu avoir lieu dans le local de danse du club rock, à la kfet ou encore dans une salle d'étude appartenant à un club.

Demandes d'autorisations

2024-09-04T17:14:49Z

ALefebvre : MAJ des docs event inte et exte

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur administrative de la vie étudiante et associative]]. Pour cela, allez voir la DAVEA au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (davea@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ==
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/1d4d92d3-5fb3-4260-8187-56ee427af04b/ disponible ici]. Ce formulaire sera ensuite retransmis par la DVE à tous les services concernés qui pourront alors proposer des améliorations au premier jet proposé.

== Événement à l’extérieur du campus ==
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/45aef083-b578-4a2c-a01f-91b836c5009f/ disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/72c0d53f-1f82-4b27-beb3-3dbb77a7baf6/ formulaire] de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont désormais autorisés devant le bâtiment Charlotte Perriand sur la pelouse des humanités. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool. '''''Enfin, un seul pot par département et par an est autorisé.'''''

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4059c1cf-d838-42b6-8666-c8349341b628/ cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA sur portail VA : https://portail.asso-insa-lyon.fr/resources/28

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2024-03-13T18:05:22Z

ALefebvre : /* Résultats années précédentes */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA, Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur.rices, date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérent.es (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquez pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actif.ves et  adhérent.es'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet),
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds,'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année,
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* '''Les goodies''', en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique,
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fonds de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez-les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau'''. Celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2e remarque : si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifiez si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats années précédentes ==

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat deuxième vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 410,92 €
|10 410,92 €
|
|
|-
|AMI
|1 317,25 €
|1 317,25 €
|
|
|-
|ARGIL
|1 309 €
|764 €
|
|
|-
|AVI
|805,60 €
|35 €
|
|
|-
|BASIC
|3 642,37 €
|1 515,46 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|774,69 €
|774,69 €
|
|
|-
|Clés-facil
|646,43 €
|646,43 €
|
|
|-
|Clubelek
|410,37 €
|410,37 €
|
|
|-
|EVI
|149,43 €
|149,43 €
|
|
|-
|EXIT
|1 407,65 €
|1 407,65 €
|
|
|-
|Incidanse
|740,04 €
|740,04 €
|
|
|-
|ISC
|643,09 €
|643,09 €
|
|
|-
|Karna
|6 455,40 €
|6 455,40 €
|
|
|-
|KLS
|750 €
|750 €
|
|
|-
|L'art scène
|234 €
|0 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|218,47 €
|218,47 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
|2 950 €
|2 950 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 528 €
|1 005,95 €
|
|
|-
|Un Doua De Jazz
|4 500 €
|4 500 €
|
|
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos deuxième session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| 3 091,95 €
|-
|Boîtier Sony Alpha (Ciné La Mouette)
|2 049 €
|-
|Matériel de cuisine (Le Culinarium)
|99,60 €
|-
|Friteuse double, tente 3x6 et 6 lestes
|943,35 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|26 564,22 €
|19 335,70 €
|
|
|-
|7a+
|711 €
|0 €
|
|
|-
|AMI
|1 668,35 €
|1 011,10 €
|
|
|-
|ARGIL
|820 €
|201,30 €
|
|
|-
|AVI
|516,40 €
|0 €
|
|
|-
|BASIC
|4 149,38 €
|3 319,50 €
|
|
|-
|BEST Lyon
|900 €
|0 €
|
|
|-
|Bob'INSA
|436,71 €
|349,37 €
|
|
|-
|CGR
|7 306,25 €
|5 159,24 €
|
|
|-
|CIA
|485 €
|313,92 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|719,28 €
|508,24 €
|
|
|-
|Clés-facil
|2 120,77 €
|669,86 €
|
|
|-
|Club BD manga
|685 €
|372 €
|
|
|-
|Club Montagne
|1 006,76 €
|679,58 €
|
|
|-
|Club Oeno
|649,63 €
|346,90 €
|
|
|-
|Club Rock
|400 €
|0 €
|
|
|-
|Clubelek
|1 932,79 €
|1 442,74 €
|
|
|-
|CLUJI
|900 €
|641,52 €
|
|
|-
|Conexao
|500 €
|0 €
|
|
|-
|EXIT
|1 362,34 €
|112,16 €
|
|
|-
|Graines d'images
|2 017,39 €
|1 561,24 €
|
|
|-
|Harmonie
|1800 €
|800 €
|
|
|-
|Incidanse
|750 €
|220,10 €
|
|
|-
|INSAquatic
|970,28 €
|776,22 €
|
|
|-
|ISC
|596,50 €
|414,40 €
|
|
|-
|Karna
|4 776,66 €
|3 821,33 €
|
|
|-
|Kwanza'a
|510 €
|360 €
|
|
|-
|La semaine asiatique
|631,05 €
|224,84 €
|
|
|-
|L'art scène
|2 163,23 €
|1 430,92 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|620 €
|448 €
|
|
|-
|Le Doua vert
|280,17 €
|224,14 €
|
|
|-
|lézarts
|471,57 €
|377,26 €
|
|
|-
|Lorelei
|600 €
|249,92 €
|
|
|-
|Mecasport
|5 184,31 €
|3 866,34 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
|1 000 €
|800 €
|
|
|-
|RAGDA
|650 €
|520 €
|
|
|-
|Raid Dahu
|1800 €
|1440 €
|
|
|-
|RIC
|205 €
|162,64 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 500 €
|4 133,60 €
|
|
|-
|Solidaction
|750 €
|176 €
|
|
|-
|TTI
|1 380 €
|828 €
|
|
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat seconde vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|4355 €
|0 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|137,65 €
| - €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|2786,88 €
| - €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|3305,28 €
| - €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|369,24 €
|369,23 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|266,93 €
|266,93 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|140 €
| - €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|141,45 €
|141,45 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|782,32 €
|634,58 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|375 €
|375 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|260 €
| - €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|220,80 €
| - €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|2900 €
|2900 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|106,50 €
| - €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|375 €
|0 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|1242 €
|621 €
|621 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|985,50 €
|985,50 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|1352,50 €
|1352,50 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|197,30 €
|197,30 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|2250 €
|957,74 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|225 €
|225 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|166,50 €
|0 €
|}
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos deuxième session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|78 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|107,10 €
|-
|ARGIL (console son)
|3877 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|11 220 €
|0 €
|-
|7A+
|734,20 €
|367,10 €
|367,10€
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|518,74 €
| - 280,79€
|-
|Band'As
|374,00 €
|187 €
|187 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|5415 €
| -2900 €
|-
|BEST
|250,00 €
|125 €
|125 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|3 736,52 €
| - €
|-
|CIA
|700,00 €
|350 €
|350 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|160 €
|160 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|923,72 €
|791,21 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|391,50 €
|391,50 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|223,50 €
|223,50 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|300 €
|0 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|441,38 €
|441,37 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|221 €
|221 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|250 €
| - €
|-
|Exit
|77,22 €
|77,22 €
| - €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|1096,95 €
|1096,95 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|325 €
| -325 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
| - €
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|80 €
|80 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
| - €
| - €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|296,01 €
|296,01 €
|-
|INSAquatic
| - €
| - €
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|241,50 €
|0 €
|-
|ISF
|400,00 €
|200 €
|0 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|KLS
|698,56 €
|349,28 €
|0 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|752,43 €
|752,43 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|65 €
|65 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|883 €
| - €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|3256,53 €
|1196,97 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|500 €
|500 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|265 €
|265 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|575 €
|575 €
|-
|RIC
|180,00 €
|90 €
|90 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|93,90 €
|93,90 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|625 €
|625 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|750 €
| - €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|100,85 €
|0 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|182,71 €
|182,71 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2024-03-13T18:04:56Z

ALefebvre : /* Résultats années précédentes */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA, Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur.rices, date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérent.es (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquez pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actif.ves et  adhérent.es'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet),
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds,'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année,
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* '''Les goodies''', en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique,
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fonds de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez-les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau'''. Celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2e remarque : si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifiez si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats années précédentes ==

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 410,92 €
|10 410,92 €
|
|
|-
|AMI
|1 317,25 €
|1 317,25 €
|
|
|-
|ARGIL
|1 309 €
|764 €
|
|
|-
|AVI
|805,60 €
|35 €
|
|
|-
|BASIC
|3 642,37 €
|1 515,46 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|774,69 €
|774,69 €
|
|
|-
|Clés-facil
|646,43 €
|646,43 €
|
|
|-
|Clubelek
|410,37 €
|410,37 €
|
|
|-
|EVI
|149,43 €
|149,43 €
|
|
|-
|EXIT
|1 407,65 €
|1 407,65 €
|
|
|-
|Incidanse
|740,04 €
|740,04 €
|
|
|-
|ISC
|643,09 €
|643,09 €
|
|
|-
|Karna
|6 455,40 €
|6 455,40 €
|
|
|-
|KLS
|750 €
|750 €
|
|
|-
|L'art scène
|234 €
|0 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|218,47 €
|218,47 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
|2 950 €
|2 950 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 528 €
|1 005,95 €
|
|
|-
|Un Doua De Jazz
|4 500 €
|4 500 €
|
|
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| 3 091,95 €
|-
|Boîtier Sony Alpha (Ciné La Mouette)
|2 049 €
|-
|Matériel de cuisine (Le Culinarium)
|99,60 €
|-
|Friteuse double, tente 3x6 et 6 lestes
|943,35 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|26 564,22 €
|19 335,70 €
|
|
|-
|7a+
|711 €
|0 €
|
|
|-
|AMI
|1 668,35 €
|1 011,10 €
|
|
|-
|ARGIL
|820 €
|201,30 €
|
|
|-
|AVI
|516,40 €
|0 €
|
|
|-
|BASIC
|4 149,38 €
|3 319,50 €
|
|
|-
|BEST Lyon
|900 €
|0 €
|
|
|-
|Bob'INSA
|436,71 €
|349,37 €
|
|
|-
|CGR
|7 306,25 €
|5 159,24 €
|
|
|-
|CIA
|485 €
|313,92 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|719,28 €
|508,24 €
|
|
|-
|Clés-facil
|2 120,77 €
|669,86 €
|
|
|-
|Club BD manga
|685 €
|372 €
|
|
|-
|Club Montagne
|1 006,76 €
|679,58 €
|
|
|-
|Club Oeno
|649,63 €
|346,90 €
|
|
|-
|Club Rock
|400 €
|0 €
|
|
|-
|Clubelek
|1 932,79 €
|1 442,74 €
|
|
|-
|CLUJI
|900 €
|641,52 €
|
|
|-
|Conexao
|500 €
|0 €
|
|
|-
|EXIT
|1 362,34 €
|112,16 €
|
|
|-
|Graines d'images
|2 017,39 €
|1 561,24 €
|
|
|-
|Harmonie
|1800 €
|800 €
|
|
|-
|Incidanse
|750 €
|220,10 €
|
|
|-
|INSAquatic
|970,28 €
|776,22 €
|
|
|-
|ISC
|596,50 €
|414,40 €
|
|
|-
|Karna
|4 776,66 €
|3 821,33 €
|
|
|-
|Kwanza'a
|510 €
|360 €
|
|
|-
|La semaine asiatique
|631,05 €
|224,84 €
|
|
|-
|L'art scène
|2 163,23 €
|1 430,92 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|620 €
|448 €
|
|
|-
|Le Doua vert
|280,17 €
|224,14 €
|
|
|-
|lézarts
|471,57 €
|377,26 €
|
|
|-
|Lorelei
|600 €
|249,92 €
|
|
|-
|Mecasport
|5 184,31 €
|3 866,34 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
|1 000 €
|800 €
|
|
|-
|RAGDA
|650 €
|520 €
|
|
|-
|Raid Dahu
|1800 €
|1440 €
|
|
|-
|RIC
|205 €
|162,64 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 500 €
|4 133,60 €
|
|
|-
|Solidaction
|750 €
|176 €
|
|
|-
|TTI
|1 380 €
|828 €
|
|
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat seconde vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|4355 €
|0 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|137,65 €
| - €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|2786,88 €
| - €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|3305,28 €
| - €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|369,24 €
|369,23 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|266,93 €
|266,93 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|140 €
| - €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|141,45 €
|141,45 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|782,32 €
|634,58 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|375 €
|375 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|260 €
| - €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|220,80 €
| - €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|2900 €
|2900 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|106,50 €
| - €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|375 €
|0 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|1242 €
|621 €
|621 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|985,50 €
|985,50 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|1352,50 €
|1352,50 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|197,30 €
|197,30 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|2250 €
|957,74 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|225 €
|225 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|166,50 €
|0 €
|}
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos deuxième session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|78 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|107,10 €
|-
|ARGIL (console son)
|3877 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|11 220 €
|0 €
|-
|7A+
|734,20 €
|367,10 €
|367,10€
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|518,74 €
| - 280,79€
|-
|Band'As
|374,00 €
|187 €
|187 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|5415 €
| -2900 €
|-
|BEST
|250,00 €
|125 €
|125 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|3 736,52 €
| - €
|-
|CIA
|700,00 €
|350 €
|350 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|160 €
|160 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|923,72 €
|791,21 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|391,50 €
|391,50 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|223,50 €
|223,50 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|300 €
|0 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|441,38 €
|441,37 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|221 €
|221 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|250 €
| - €
|-
|Exit
|77,22 €
|77,22 €
| - €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|1096,95 €
|1096,95 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|325 €
| -325 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
| - €
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|80 €
|80 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
| - €
| - €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|296,01 €
|296,01 €
|-
|INSAquatic
| - €
| - €
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|241,50 €
|0 €
|-
|ISF
|400,00 €
|200 €
|0 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|KLS
|698,56 €
|349,28 €
|0 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|752,43 €
|752,43 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|65 €
|65 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|883 €
| - €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|3256,53 €
|1196,97 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|500 €
|500 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|265 €
|265 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|575 €
|575 €
|-
|RIC
|180,00 €
|90 €
|90 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|93,90 €
|93,90 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|625 €
|625 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|750 €
| - €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|100,85 €
|0 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|182,71 €
|182,71 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2024-03-13T18:04:04Z

ALefebvre : /* Résultats années précédentes */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA, Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur.rices, date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérent.es (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquez pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actif.ves et  adhérent.es'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet),
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds,'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année,
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* '''Les goodies''', en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique,
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fonds de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez-les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau'''. Celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2e remarque : si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifiez si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats années précédentes ==

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 410,92 €
|10 410,92 €
|
|
|-
|AMI
|1 317,25 €
|1 317,25 €
|
|
|-
|ARGIL
|1 309 €
|764 €
|
|
|-
|AVI
|805,60 €
|35 €
|
|
|-
|BASIC
|3 642,37 €
|1 515,46 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|774,69 €
|774,69 €
|
|
|-
|Clés-facil
|646,43 €
|646,43 €
|
|
|-
|Clubelek
|410,37 €
|410,37 €
|
|
|-
|EVI
|149,43 €
|149,43 €
|
|
|-
|EXIT
|1 407,65 €
|1 407,65 €
|
|
|-
|Incidanse
|740,04 €
|740,04 €
|
|
|-
|ISC
|643,09 €
|643,09 €
|
|
|-
|Karna
|6 455,40 €
|6 455,40 €
|
|
|-
|KLS
|750 €
|750 €
|
|
|-
|L'art scène
|234 €
|0 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|218,47 €
|218,47 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
|2 950 €
|2 950 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 528 €
|1 005,95 €
|
|
|-
|Un Doua De Jazz
|4 500 €
|4 500 €
|
|
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| 3 091,95 €
|-
|Boîtier Sony Alpha (Ciné La Mouette)
|2 049 €
|-
|Matériel de cuisine (Le Culinarium)
|99,60 €
|-
|Friteuse double, tente 3x6 et 6 lestes
|943,35 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|26 564,22 €
|19 335,70 €
|
|
|-
|7a+
|711 €
|0 €
|
|
|-
|AMI
|1 668,35 €
|1 011,10 €
|
|
|-
|ARGIL
|820 €
|201,30 €
|
|
|-
|AVI
|516,40 €
|0 €
|
|
|-
|BASIC
|4 149,38 €
|3 319,50 €
|
|
|-
|BEST Lyon
|900 €
|0 €
|
|
|-
|Bob'INSA
|436,71 €
|349,37 €
|
|
|-
|CGR
|7 306,25 €
|5 159,24 €
|
|
|-
|CIA
|485 €
|313,92 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|719,28 €
|508,24 €
|
|
|-
|Clés-facil
|2 120,77 €
|669,86 €
|
|
|-
|Club BD manga
|685 €
|372 €
|
|
|-
|Club Montagne
|1 006,76 €
|679,58 €
|
|
|-
|Club Oeno
|649,63 €
|346,90 €
|
|
|-
|Club Rock
|400 €
|0 €
|
|
|-
|Clubelek
|1 932,79 €
|1 442,74 €
|
|
|-
|CLUJI
|900 €
|641,52 €
|
|
|-
|Conexao
|500 €
|0 €
|
|
|-
|EXIT
|1 362,34 €
|112,16 €
|
|
|-
|Graines d'images
|2 017,39 €
|1 561,24 €
|
|
|-
|Harmonie
|1800 €
|800 €
|
|
|-
|Incidanse
|750 €
|220,10 €
|
|
|-
|INSAquatic
|970,28 €
|776,22 €
|
|
|-
|ISC
|596,50 €
|414,40 €
|
|
|-
|Karna
|4 776,66 €
|3 821,33 €
|
|
|-
|Kwanza'a
|510 €
|360 €
|
|
|-
|La semaine asiatique
|631,05 €
|224,84 €
|
|
|-
|L'art scène
|2 163,23 €
|1 430,92 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|620 €
|448 €
|
|
|-
|Le Doua vert
|280,17 €
|224,14 €
|
|
|-
|lézarts
|471,57 €
|377,26 €
|
|
|-
|Lorelei
|600 €
|249,92 €
|
|
|-
|Mecasport
|5 184,31 €
|3 866,34 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
|1 000 €
|800 €
|
|
|-
|RAGDA
|650 €
|520 €
|
|
|-
|Raid Dahu
|1800 €
|1440 €
|
|
|-
|RIC
|205 €
|162,64 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 500 €
|4 133,60 €
|
|
|-
|Solidaction
|750 €
|176 €
|
|
|-
|TTI
|1 380 €
|828 €
|
|
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat seconde vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|4355 €
|0 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|137,65 €
| - €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|2786,88 €
| - €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|3305,28 €
| - €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|369,24 €
|369,23 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|266,93 €
|266,93 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|140 €
| - €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|141,45 €
|141,45 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|782,32 €
|634,58 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|375 €
|375 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|260 €
| - €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|220,80 €
| - €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|2900 €
|2900 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|106,50 €
| - €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|375 €
|0 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|1242 €
|621 €
|621 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|985,50 €
|985,50 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|1352,50 €
|1352,50 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|197,30 €
|197,30 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|2250 €
|957,74 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|225 €
|225 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|166,50 €
|0 €
|}
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos deuxième session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|78 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|107,10 €
|-
|ARGIL (console son)
|3877 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|11 220 €
|0 €
|-
|7A+
|734,20 €
|367,10 €
|367,10€
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|518,74 €
| - 280,79€
|-
|Band'As
|374,00 €
|187 €
|187 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|5415 €
| -2900 €
|-
|BEST
|250,00 €
|125 €
|125 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|3 736,52 €
| - €
|-
|CIA
|700,00 €
|350 €
|350 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|160 €
|160 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|923,72 €
|791,21 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|391,50 €
|391,50 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|223,50 €
|223,50 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|300 €
|0 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|441,38 €
|441,37 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|221 €
|221 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|250 €
| - €
|-
|Exit
|77,22 €
|77,22 €
| - €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|1096,95 €
|1096,95 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|325 €
| -325 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
| - €
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|80 €
|80 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
| - €
| - €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|296,01 €
|296,01 €
|-
|INSAquatic
| - €
| - €
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|241,50 €
|0 €
|-
|ISF
|400,00 €
|200 €
|0 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|KLS
|698,56 €
|349,28 €
|0 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|752,43 €
|752,43 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|65 €
|65 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|883 €
| - €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|3256,53 €
|1196,97 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|500 €
|500 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|265 €
|265 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|575 €
|575 €
|-
|RIC
|180,00 €
|90 €
|90 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|93,90 €
|93,90 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|625 €
|625 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|750 €
| - €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|100,85 €
|0 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|182,71 €
|182,71 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2024-03-13T17:52:21Z

ALefebvre :

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA, Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur.rices, date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérent.es (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquez pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actif.ves et  adhérent.es'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet),
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds,'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année,
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* '''Les goodies''', en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique,
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fonds de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez-les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau'''. Celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2e remarque : si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifiez si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats années précédentes ==

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|26 564,22 €
|19 335,70 €
|
|
|-
|7a+
|711 €
|0 €
|
|
|-
|AMI
|1 668,35 €
|1 011,10 €
|
|
|-
|ARGIL
|820 €
|201,30 €
|
|
|-
|AVI
|516,40 €
|0 €
|
|
|-
|BASIC
|4 149,38 €
|3 319,50 €
|
|
|-
|BEST Lyon
|900 €
|0 €
|
|
|-
|Bob'INSA
|436,71 €
|349,37 €
|
|
|-
|CGR
|7 306,25 €
|5 159,24 €
|
|
|-
|CIA
|485 €
|313,92 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|719,28 €
|508,24 €
|
|
|-
|Clés-facil
|2 120,77 €
|669,86 €
|
|
|-
|Club BD manga
|685 €
|372 €
|
|
|-
|Club Montagne
|1 006,76 €
|679,58 €
|
|
|-
|Club Oeno
|649,63 €
|346,90 €
|
|
|-
|Club Rock
|400 €
|0 €
|
|
|-
|Clubelek
|1 932,79 €
|1 442,74 €
|
|
|-
|CLUJI
|900 €
|641,52 €
|
|
|-
|Conexao
|500 €
|0 €
|
|
|-
|EXIT
|1 362,34 €
|112,16 €
|
|
|-
|Graines d'images
|2 017,39 €
|1 561,24 €
|
|
|-
|Harmonie
|1800 €
|800 €
|
|
|-
|Incidanse
|750 €
|220,10 €
|
|
|-
|INSAquatic
|970,28 €
|776,22 €
|
|
|-
|ISC
|596,50 €
|414,40 €
|
|
|-
|Karna
|4 776,66 €
|3 821,33 €
|
|
|-
|Kwanza'a
|510 €
|360 €
|
|
|-
|La semaine asiatique
|631,05 €
|224,84 €
|
|
|-
|L'art scène
|2 163,23 €
|1 430,92 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|620 €
|448 €
|
|
|-
|Le Doua vert
|280,17 €
|224,14 €
|
|
|-
|lézarts
|471,57 €
|377,26 €
|
|
|-
|Lorelei
|600 €
|249,92 €
|
|
|-
|Mecasport
|5 184,31 €
|3 866,34 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
|1 000 €
|800 €
|
|
|-
|RAGDA
|650 €
|520 €
|
|
|-
|Raid Dahu
|1800 €
|1440 €
|
|
|-
|RIC
|205 €
|162,64 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 500 €
|4 133,60 €
|
|
|-
|Solidaction
|750 €
|176 €
|
|
|-
|TTI
|1 380 €
|828 €
|
|
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|26 564,22 €
|19 335,70 €
|
|
|-
|7a+
|711 €
|0 €
|
|
|-
|AMI
|1 668,35 €
|1 011,10 €
|
|
|-
|ARGIL
|820 €
|201,30 €
|
|
|-
|AVI
|516,40 €
|0 €
|
|
|-
|BASIC
|4 149,38 €
|3 319,50 €
|
|
|-
|BEST Lyon
|900 €
|0 €
|
|
|-
|Bob'INSA
|436,71 €
|349,37 €
|
|
|-
|CGR
|7 306,25 €
|5 159,24 €
|
|
|-
|CIA
|485 €
|313,92 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|719,28 €
|508,24 €
|
|
|-
|Clés-facil
|2 120,77 €
|669,86 €
|
|
|-
|Club BD manga
|685 €
|372 €
|
|
|-
|Club Montagne
|1 006,76 €
|679,58 €
|
|
|-
|Club Oeno
|649,63 €
|346,90 €
|
|
|-
|Club Rock
|400 €
|0 €
|
|
|-
|Clubelek
|1 932,79 €
|1 442,74 €
|
|
|-
|CLUJI
|900 €
|641,52 €
|
|
|-
|Conexao
|500 €
|0 €
|
|
|-
|EXIT
|1 362,34 €
|112,16 €
|
|
|-
|Graines d'images
|2 017,39 €
|1 561,24 €
|
|
|-
|Harmonie
|1800 €
|800 €
|
|
|-
|Incidanse
|750 €
|220,10 €
|
|
|-
|INSAquatic
|970,28 €
|776,22 €
|
|
|-
|ISC
|596,50 €
|414,40 €
|
|
|-
|Karna
|4 776,66 €
|3 821,33 €
|
|
|-
|Kwanza'a
|510 €
|360 €
|
|
|-
|La semaine asiatique
|631,05 €
|224,84 €
|
|
|-
|L'art scène
|2 163,23 €
|1 430,92 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|620 €
|448 €
|
|
|-
|Le Doua vert
|280,17 €
|224,14 €
|
|
|-
|lézarts
|471,57 €
|377,26 €
|
|
|-
|Lorelei
|600 €
|249,92 €
|
|
|-
|Mecasport
|5 184,31 €
|3 866,34 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
|1 000 €
|800 €
|
|
|-
|RAGDA
|650 €
|520 €
|
|
|-
|Raid Dahu
|1800 €
|1440 €
|
|
|-
|RIC
|205 €
|162,64 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 500 €
|4 133,60 €
|
|
|-
|Solidaction
|750 €
|176 €
|
|
|-
|TTI
|1 380 €
|828 €
|
|
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat seconde vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|4355 €
|0 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|137,65 €
| - €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|2786,88 €
| - €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|3305,28 €
| - €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|369,24 €
|369,23 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|266,93 €
|266,93 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|140 €
| - €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|141,45 €
|141,45 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|782,32 €
|634,58 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|375 €
|375 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|260 €
| - €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|220,80 €
| - €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|2900 €
|2900 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|106,50 €
| - €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|375 €
|0 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|1242 €
|621 €
|621 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|985,50 €
|985,50 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|1352,50 €
|1352,50 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|197,30 €
|197,30 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|2250 €
|957,74 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|225 €
|225 €
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|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|166,50 €
|0 €
|}
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos deuxième session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|78 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|107,10 €
|-
|ARGIL (console son)
|3877 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|11 220 €
|0 €
|-
|7A+
|734,20 €
|367,10 €
|367,10€
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|518,74 €
| - 280,79€
|-
|Band'As
|374,00 €
|187 €
|187 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|5415 €
| -2900 €
|-
|BEST
|250,00 €
|125 €
|125 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|3 736,52 €
| - €
|-
|CIA
|700,00 €
|350 €
|350 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|160 €
|160 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|923,72 €
|791,21 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|391,50 €
|391,50 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|223,50 €
|223,50 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|300 €
|0 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|441,38 €
|441,37 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|221 €
|221 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|250 €
| - €
|-
|Exit
|77,22 €
|77,22 €
| - €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|1096,95 €
|1096,95 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|325 €
| -325 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
| - €
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|80 €
|80 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
| - €
| - €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|296,01 €
|296,01 €
|-
|INSAquatic
| - €
| - €
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|241,50 €
|0 €
|-
|ISF
|400,00 €
|200 €
|0 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|KLS
|698,56 €
|349,28 €
|0 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|752,43 €
|752,43 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|65 €
|65 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|883 €
| - €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|3256,53 €
|1196,97 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|500 €
|500 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|265 €
|265 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|575 €
|575 €
|-
|RIC
|180,00 €
|90 €
|90 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|93,90 €
|93,90 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|625 €
|625 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|750 €
| - €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|100,85 €
|0 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|182,71 €
|182,71 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-12-19T17:40:20Z

ALefebvre : /* Résultats années précédentes */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA, Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur.rices, date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérent.es (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquez pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actif.ves et  adhérent.es'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet),
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds,'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année,
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* '''Les goodies''', en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique,
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fonds de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez-les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau'''. Celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2e remarque : si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifiez si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats années précédentes ==

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|26 564,22 €
|19 335,70 €
|
|
|-
|7a+
|711 €
|0 €
|
|
|-
|AMI
|1 668,35 €
|1 011,10 €
|
|
|-
|ARGIL
|820 €
|201,30 €
|
|
|-
|AVI
|516,40 €
|0 €
|
|
|-
|BASIC
|4 149,38 €
|3 319,50 €
|
|
|-
|BEST Lyon
|900 €
|0 €
|
|
|-
|Bob'INSA
|436,71 €
|349,37 €
|
|
|-
|CGR
|7 306,25 €
|5 159,24 €
|
|
|-
|CIA
|485 €
|313,92 €
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|719,28 €
|508,24 €
|
|
|-
|Clés-facil
|2 120,77 €
|669,86 €
|
|
|-
|Club BD manga
|685 €
|372 €
|
|
|-
|Club Montagne
|1 006,76 €
|679,58 €
|
|
|-
|Club Oeno
|649,63 €
|346,90 €
|
|
|-
|Club Rock
|400 €
|0 €
|
|
|-
|Clubelek
|1 932,79 €
|1 442,74 €
|
|
|-
|CLUJI
|900 €
|641,52 €
|
|
|-
|Conexao
|500 €
|0 €
|
|
|-
|EXIT
|1 362,34 €
|112,16 €
|
|
|-
|Graines d'images
|2 017,39 €
|1 561,24 €
|
|
|-
|Harmonie
|1800 €
|800 €
|
|
|-
|Incidanse
|750 €
|220,10 €
|
|
|-
|INSAquatic
|970,28 €
|776,22 €
|
|
|-
|ISC
|596,50 €
|414,40 €
|
|
|-
|Karna
|4 776,66 €
|3 821,33 €
|
|
|-
|Kwanza'a
|510 €
|360 €
|
|
|-
|La semaine asiatique
|631,05 €
|224,84 €
|
|
|-
|L'art scène
|2 163,23 €
|1 430,92 €
|
|
|-
|Le Culinarium
|620 €
|448 €
|
|
|-
|Le Doua vert
|280,17 €
|224,14 €
|
|
|-
|lézarts
|471,57 €
|377,26 €
|
|
|-
|Lorelei
|600 €
|249,92 €
|
|
|-
|Mecasport
|5 184,31 €
|3 866,34 €
|
|
|-
|Proto Insa Club
|1 000 €
|800 €
|
|
|-
|RAGDA
|650 €
|520 €
|
|
|-
|Raid Dahu
|1800 €
|1440 €
|
|
|-
|RIC
|205 €
|162,64 €
|
|
|-
|Ski Club
|5 500 €
|4 133,60 €
|
|
|-
|Solidaction
|750 €
|176 €
|
|
|-
|TTI
|1 380 €
|828 €
|
|
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat seconde vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|4355 €
|0 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|137,65 €
| - €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|2786,88 €
| - €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|3305,28 €
| - €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|369,24 €
|369,23 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|266,93 €
|266,93 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|140 €
| - €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|141,45 €
|141,45 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|782,32 €
|634,58 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|375 €
|375 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|260 €
| - €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|220,80 €
| - €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|2900 €
|2900 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|106,50 €
| - €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|375 €
|0 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|1242 €
|621 €
|621 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|985,50 €
|985,50 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|1352,50 €
|1352,50 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|197,30 €
|197,30 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|2250 €
|957,74 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|225 €
|225 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|166,50 €
|0 €
|}
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos deuxième session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|78 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|107,10 €
|-
|ARGIL (console son)
|3877 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|11 220 €
|0 €
|-
|7A+
|734,20 €
|367,10 €
|367,10€
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|518,74 €
| - 280,79€
|-
|Band'As
|374,00 €
|187 €
|187 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|5415 €
| -2900 €
|-
|BEST
|250,00 €
|125 €
|125 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|3 736,52 €
| - €
|-
|CIA
|700,00 €
|350 €
|350 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|160 €
|160 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|923,72 €
|791,21 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|391,50 €
|391,50 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|223,50 €
|223,50 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|300 €
|0 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|441,38 €
|441,37 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|221 €
|221 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|250 €
| - €
|-
|Exit
|77,22 €
|77,22 €
| - €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|1096,95 €
|1096,95 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|325 €
| -325 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
| - €
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|80 €
|80 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
| - €
| - €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|296,01 €
|296,01 €
|-
|INSAquatic
| - €
| - €
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|241,50 €
|0 €
|-
|ISF
|400,00 €
|200 €
|0 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|KLS
|698,56 €
|349,28 €
|0 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|752,43 €
|752,43 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|65 €
|65 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|883 €
| - €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|3256,53 €
|1196,97 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|500 €
|500 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|265 €
|265 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|575 €
|575 €
|-
|RIC
|180,00 €
|90 €
|90 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|93,90 €
|93,90 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|625 €
|625 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|750 €
| - €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|100,85 €
|0 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|182,71 €
|182,71 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-12-19T17:35:21Z

ALefebvre : /* Résultats années précédentes */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA, Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur.rices, date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérent.es (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquez pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actif.ves et  adhérent.es'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet),
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds,'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année,
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* '''Les goodies''', en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique,
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fonds de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez-les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau'''. Celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2e remarque : si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifiez si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats années précédentes ==

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2023-24
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|26564,22
|19335,70
|
|
|-
|7a+
|711,00
|0,00
|
|
|-
|AMI
|1668,35
|1011,10
|
|
|-
|ARGIL
|820,00
|201,30
|
|
|-
|AVI
|516,40
|0,00
|
|
|-
|BASIC
|4149,38
|3319,50
|
|
|-
|BEST Lyon
|900,00
|0,00
|
|
|-
|Bob'INSA
|436,71
|349,37
|
|
|-
|CGR
|7306,25
|5159,24
|
|
|-
|CIA
|485,00
|313,92
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|719,28
|508,24
|
|
|-
|Clés-facil
|2120,77
|669,86
|
|
|-
|Club BD manga
|685,00
|372,00
|
|
|-
|Club Montagne
|1006,76
|679,58
|
|
|-
|Club Oeno
|649,63
|346,90
|
|
|-
|Club Rock
|400,00
|0,00
|
|
|-
|Clubelek
|1932,79
|1442,74
|
|
|-
|CLUJI
|900,00
|641,52
|
|
|-
|Conexao
|500,00
|0,00
|
|
|-
|EXIT
|1362,34
|112,16
|
|
|-
|Graines d'images
|2017,39
|1561,24
|
|
|-
|Harmonie
|1800,00
|800,00
|
|
|-
|Incidanse
|750,00
|220,10
|
|
|-
|INSAquatic
|970,28
|776,22
|
|
|-
|ISC
|596,50
|414,40
|
|
|-
|Karna
|4776,66
|3821,33
|
|
|-
|Kwanza'a
|510,00
|360,00
|
|
|-
|La semaine asiatique
|631,05
|224,84
|
|
|-
|L'art scène
|2163,23
|1430,92
|
|
|-
|Le Culinarium
|620,00
|448,00
|
|
|-
|Le Doua vert
|280,17
|224,14
|
|
|-
|lézarts
|471,57
|377,26
|
|
|-
|Lorelei
|600,00
|249,92
|
|
|-
|Mecasport
|5184,31
|3866,34
|
|
|-
|Proto Insa Club
|1000,00
|800,00
|
|
|-
|RAGDA
|650,00
|520,00
|
|
|-
|Raid Dahu
|1800,00
|1440,00
|
|
|-
|RIC
|205,00
|162,64
|
|
|-
|Ski Club
|5500,00
|4133,60
|
|
|-
|Solidaction
|750,00
|176,00
|
|
|-
|TTI
|1380,00
|828,00
|
|
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2023-24
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat seconde vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|4355 €
|0 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|137,65 €
| - €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|2786,88 €
| - €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|3305,28 €
| - €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|369,24 €
|369,23 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|266,93 €
|266,93 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|140 €
| - €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|141,45 €
|141,45 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|782,32 €
|634,58 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|375 €
|375 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|260 €
| - €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|220,80 €
| - €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|2900 €
|2900 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|106,50 €
| - €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|375 €
|0 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|1242 €
|621 €
|621 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|985,50 €
|985,50 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|1352,50 €
|1352,50 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|197,30 €
|197,30 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|2250 €
|957,74 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|225 €
|225 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|166,50 €
|0 €
|}
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos deuxième session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|78 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|107,10 €
|-
|ARGIL (console son)
|3877 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|11 220 €
|0 €
|-
|7A+
|734,20 €
|367,10 €
|367,10€
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|518,74 €
| - 280,79€
|-
|Band'As
|374,00 €
|187 €
|187 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|5415 €
| -2900 €
|-
|BEST
|250,00 €
|125 €
|125 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|3 736,52 €
| - €
|-
|CIA
|700,00 €
|350 €
|350 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|160 €
|160 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|923,72 €
|791,21 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|391,50 €
|391,50 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|223,50 €
|223,50 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|300 €
|0 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|441,38 €
|441,37 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|221 €
|221 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|250 €
| - €
|-
|Exit
|77,22 €
|77,22 €
| - €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|1096,95 €
|1096,95 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|325 €
| -325 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
| - €
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|80 €
|80 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
| - €
| - €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|296,01 €
|296,01 €
|-
|INSAquatic
| - €
| - €
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|241,50 €
|0 €
|-
|ISF
|400,00 €
|200 €
|0 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|KLS
|698,56 €
|349,28 €
|0 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|752,43 €
|752,43 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|65 €
|65 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|883 €
| - €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|3256,53 €
|1196,97 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|500 €
|500 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|265 €
|265 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|575 €
|575 €
|-
|RIC
|180,00 €
|90 €
|90 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|93,90 €
|93,90 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|625 €
|625 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|750 €
| - €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|100,85 €
|0 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|182,71 €
|182,71 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-12-19T17:29:49Z

ALefebvre : /* Résultats années précédentes */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA, Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur.rices, date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérent.es (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquez pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actif.ves et  adhérent.es'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet),
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds,'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année,
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* '''Les goodies''', en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique,
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fonds de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez-les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau'''. Celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2e remarque : si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifiez si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats années précédentes ==
Résultat première vague 2023-24
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|26564,22
|19335,70
|
|
|-
|7a+
|711,00
|0,00
|
|
|-
|AMI
|1668,35
|1011,10
|
|
|-
|ARGIL
|820,00
|201,30
|
|
|-
|AVI
|516,40
|0,00
|
|
|-
|BASIC
|4149,38
|3319,50
|
|
|-
|BEST Lyon
|900,00
|0,00
|
|
|-
|Bob'INSA
|436,71
|349,37
|
|
|-
|CGR
|7306,25
|5159,24
|
|
|-
|CIA
|485,00
|313,92
|
|
|-
|Ciné La Mouette
|719,28
|508,24
|
|
|-
|Clés-facil
|2120,77
|669,86
|
|
|-
|Club BD manga
|685,00
|372,00
|
|
|-
|Club Montagne
|1006,76
|679,58
|
|
|-
|Club Oeno
|649,63
|346,90
|
|
|-
|Club Rock
|400,00
|0,00
|
|
|-
|Clubelek
|1932,79
|1442,74
|
|
|-
|CLUJI
|900,00
|641,52
|
|
|-
|Conexao
|500,00
|0,00
|
|
|-
|EXIT
|1362,34
|112,16
|
|
|-
|Graines d'images
|2017,39
|1561,24
|
|
|-
|Harmonie
|1800,00
|800,00
|
|
|-
|Incidanse
|750,00
|220,10
|
|
|-
|INSAquatic
|970,28
|776,22
|
|
|-
|ISC
|596,50
|414,40
|
|
|-
|Karna
|4776,66
|3821,33
|
|
|-
|Kwanza'a
|510,00
|360,00
|
|
|-
|La semaine asiatique
|631,05
|224,84
|
|
|-
|L'art scène
|2163,23
|1430,92
|
|
|-
|Le Culinarium
|620,00
|448,00
|
|
|-
|Le Doua vert
|280,17
|224,14
|
|
|-
|lézarts
|471,57
|377,26
|
|
|-
|Lorelei
|600,00
|249,92
|
|
|-
|Mecasport
|5184,31
|3866,34
|
|
|-
|Proto Insa Club
|1000,00
|800,00
|
|
|-
|RAGDA
|650,00
|520,00
|
|
|-
|Raid Dahu
|1800,00
|1440,00
|
|
|-
|RIC
|205,00
|162,64
|
|
|-
|Ski Club
|5500,00
|4133,60
|
|
|-
|Solidaction
|750,00
|176,00
|
|
|-
|TTI
|1380,00
|828,00
|
|
|}
Achats pool des assos première session 2023-24
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat seconde vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|4355 €
|0 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|137,65 €
| - €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|2786,88 €
| - €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|3305,28 €
| - €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|369,24 €
|369,23 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|266,93 €
|266,93 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|140 €
| - €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|141,45 €
|141,45 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|782,32 €
|634,58 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|375 €
|375 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|260 €
| - €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|220,80 €
| - €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|2900 €
|2900 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|106,50 €
| - €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|375 €
|0 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|1242 €
|621 €
|621 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|985,50 €
|985,50 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|1352,50 €
|1352,50 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|197,30 €
|197,30 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|2250 €
|957,74 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|225 €
|225 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|166,50 €
|0 €
|}
{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos deuxième session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|78 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|107,10 €
|-
|ARGIL (console son)
|3877 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Résultat première vague 2022-23 (après appel et second versement)
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|11 220 €
|0 €
|-
|7A+
|734,20 €
|367,10 €
|367,10€
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|518,74 €
| - 280,79€
|-
|Band'As
|374,00 €
|187 €
|187 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|5415 €
| -2900 €
|-
|BEST
|250,00 €
|125 €
|125 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|3 736,52 €
| - €
|-
|CIA
|700,00 €
|350 €
|350 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|160 €
|160 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|923,72 €
|791,21 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|391,50 €
|391,50 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|223,50 €
|223,50 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|300 €
|0 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|441,38 €
|441,37 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|221 €
|221 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|250 €
| - €
|-
|Exit
|77,22 €
|77,22 €
| - €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|1096,95 €
|1096,95 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|325 €
| -325 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
| - €
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|80 €
|80 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
| - €
| - €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|296,01 €
|296,01 €
|-
|INSAquatic
| - €
| - €
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|241,50 €
|0 €
|-
|ISF
|400,00 €
|200 €
|0 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|KLS
|698,56 €
|349,28 €
|0 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|752,43 €
|752,43 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|65 €
|65 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|883 €
| - €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|3256,53 €
|1196,97 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|500 €
|500 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|265 €
|265 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|575 €
|575 €
|-
|RIC
|180,00 €
|90 €
|90 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|93,90 €
|93,90 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|625 €
|625 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|750 €
| - €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|100,85 €
|0 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|182,71 €
|182,71 €
|}

{| class="wikitable mw-collapsible mw-collapsed"
|+ style="white-space:nowrap" | Achats pool des assos première session 2022-23
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

Bons plans fournisseurs

2023-11-28T22:17:03Z

ALefebvre : /* Matériel */

Pour organiser des événements et faire tourner ton asso tu vas devoir trouver des fournisseurs que ce soit pour de la nourriture ou du matériel car tout n'est pas dispo au magasin du coin au meilleur prix.

Cette page est dédiée au partage de bons plans et de retours d'expériences par rapport à des fournisseurs. N'hésitez pas à y contribuer !

== Nourriture ==

=== Grossiste ===

* METRO :

Un magasin à Vaux en Velin, l'asso doit obligatoirement avoir une carte et un abonnement. Voiture indispensable. Achats en gros volumes mais tarifs pas toujours significativement moins chers qu'en grande surface.

* Promocash :

Un magasin à Gerland, l'asso doit obligatoirement avoir une carte et un abonnement. Solution privilégiée par d'avantage d'associations INSA.

* Carrefour Gratte-Ciel : Avec certaines assos (hors INSA), Carrefour a déjà mis en place la reprise des denrées non entamées. Il faut leur demander si cela est possible avant de s'approvisionner chez eux. Ils ont parfois des bonnes promo mais rarement de grandes quantités. Aussi, munissez-vous d'une carte Carrefour.
* Day By Day : Magasin de vrac bio à Lyon 6. On a des réductions spéciales pour toutes les assos INSA : une réduction de 10 % sur toutes les denrées alimentaires aux étudiants ainsi qu’aux associations de l’INSA LYON. La réduction s’élève à 15% si le produit est dans son conditionnement d’origine.

=== Boulangerie ===
Jusqu'en 2019 la plupart des associations passaient par K2B, un boulanger industriel à Villeurbanne qui permettait de prendre des grosses commandes de pain ou de viennoiseries à moindre coût. Mais ce fournisseur a fermé, si vous connaissez des nouvelles adresses n'hésitez pas à les partager

* Fournil De Croix Luizet

Boulangerie classique avenue Roger Salengro qui accepte des commandes importantes de pain. Prix négocié de la baguette ... ???

* La Miecyclette

Boulangerie Bio produisant des gros pains traditionnels de 1Kg. Prix unitaire négocié 4€40.

* ARICI : C'est une grosse boulangerie sur l'Avenue Roger Salengro qui peuvent faire des prix de gros si leur stock leur permet ainsi que la livraison offerte. C'est à voir au cas par cas selon les besoins de l'asso.

=== Boissons ===
Pour les commandes de bière, d'alcool et de softs pour de gros événements, certains prestataires peuvent faire des prix intéressants et prêter des tireuses pour l'événement.

* France boisson (voir avec la Kfet)
* Murgier : Désormais, toutes les commandes de bières Ninkasi passent par le fournisseur Murgier, même si les tarifs avantageux sont maintenus. L'avantage, c'est qu'ils livrent jusqu'à 2 jours avant et reprennent les fûts non percutés.

== Matériel ==

=== Prêt et location ===

* Villeurbanne

La ville prête beaucoup de gros matériel (Barrières, scène, tentes...). Contacts et infos : [[Subventions#Villeurbanne]]

Précision, les barrières utilisaient sur le campus sont souvent louées à la mairie, l'insa n'en possède pas un gros stocke. Il faut demander 1 mois à l'avance pour le matos de la mairie, ne pas hésiter à demander à : [mailto:Ext@bde-insa-lyon.fr Ext@bde-insa-lyon.fr]

* Mingat

Plus gros loueur de véhicules sur Lyon. Tarifs négociés pour les assos INSA.

* CarGo : ??
* KV EVENTS : ce sont des loueurs d'animations qui ont l'habitude d'offrir certaines réductions.
* METRO : ??
* Bureau des Élèves [https://resa.bde-insa-lyon.fr/book/resource-category/1 le lien pour réserver]
*Eco-Loc : ils prêtent très souvent du matériel en contrepartie de communication sur les réseaux sociaux (poufs, tapis, tabouret, lumières, ustensiles de cuisine...). Utiliser contact@eco-loc.com.

=== Achat ===

* Minéka : réutilisation de matériaux de construction (182 rue de la Poudrette – 69100 – Villeurbanne) bois, porte, fenêtre/vitrage, gros œuvre, finition intérieure et extérieure, scénographie et autres (équipement sanitaire, luminaires ...) Adhésion obligatoire de 50€/an pour les assos, pas d'assos adhérente à l'INSA pour l'instant mais Art-Scène intéressée avec possibilité de mutualiser cette adhésion.

*

Bons plans fournisseurs

2023-11-28T21:55:16Z

ALefebvre : /* Matériel */

Pour organiser des événements et faire tourner ton asso tu vas devoir trouver des fournisseurs que ce soit pour de la nourriture ou du matériel car tout n'est pas dispo au magasin du coin au meilleur prix.

Cette page est dédiée au partage de bons plans et de retours d'expériences par rapport à des fournisseurs. N'hésitez pas à y contribuer !

== Nourriture ==

=== Grossiste ===

* METRO :

Un magasin à Vaux en Velin, l'asso doit obligatoirement avoir une carte et un abonnement. Voiture indispensable. Achats en gros volumes mais tarifs pas toujours significativement moins chers qu'en grande surface.

* Promocash :

Un magasin à Gerland, l'asso doit obligatoirement avoir une carte et un abonnement. Solution privilégiée par d'avantage d'associations INSA.

* Carrefour Gratte-Ciel : Avec certaines assos (hors INSA), Carrefour a déjà mis en place la reprise des denrées non entamées. Il faut leur demander si cela est possible avant de s'approvisionner chez eux. Ils ont parfois des bonnes promo mais rarement de grandes quantités. Aussi, munissez-vous d'une carte Carrefour.
* Day By Day : Magasin de vrac bio à Lyon 6. On a des réductions spéciales pour toutes les assos INSA : une réduction de 10 % sur toutes les denrées alimentaires aux étudiants ainsi qu’aux associations de l’INSA LYON. La réduction s’élève à 15% si le produit est dans son conditionnement d’origine.

=== Boulangerie ===
Jusqu'en 2019 la plupart des associations passaient par K2B, un boulanger industriel à Villeurbanne qui permettait de prendre des grosses commandes de pain ou de viennoiseries à moindre coût. Mais ce fournisseur a fermé, si vous connaissez des nouvelles adresses n'hésitez pas à les partager

* Fournil De Croix Luizet

Boulangerie classique avenue Roger Salengro qui accepte des commandes importantes de pain. Prix négocié de la baguette ... ???

* La Miecyclette

Boulangerie Bio produisant des gros pains traditionnels de 1Kg. Prix unitaire négocié 4€40.

* ARICI : C'est une grosse boulangerie sur l'Avenue Roger Salengro qui peuvent faire des prix de gros si leur stock leur permet ainsi que la livraison offerte. C'est à voir au cas par cas selon les besoins de l'asso.

=== Boissons ===
Pour les commandes de bière, d'alcool et de softs pour de gros événements, certains prestataires peuvent faire des prix intéressants et prêter des tireuses pour l'événement.

* France boisson (voir avec la Kfet)
* Murgier : Désormais, toutes les commandes de bières Ninkasi passent par le fournisseur Murgier, même si les tarifs avantageux sont maintenus. L'avantage, c'est qu'ils livrent jusqu'à 2 jours avant et reprennent les fûts non percutés.

== Matériel ==

=== Prêt et location ===

* Villeurbanne

La ville prête beaucoup de gros matériel (Barrières, scène, tentes...). Contacts et infos : [[Subventions#Villeurbanne]]

Précision, les barrières utilisaient sur le campus sont souvent louées à la mairie, l'insa n'en possède pas un gros stocke. Il faut demander 1 mois à l'avance pour le matos de la mairie, ne pas hésiter à demander à :

* Mingat

Plus gros loueur de véhicules sur Lyon. Tarifs négociés pour les assos INSA.

* CarGo : ??
* KV EVENTS : ce sont des loueurs d'animations qui ont l'habitude d'offrir certaines réductions.
* METRO : ??
* Bureau des Élèves [https://resa.bde-insa-lyon.fr/book/resource-category/1 le lien pour réserver]
*Eco-Loc : ils prêtent très souvent du matériel en contrepartie de communication sur les réseaux sociaux (poufs, tapis, tabouret, lumières, ustensiles de cuisine...). Utiliser contact@eco-loc.com.

=== Achat ===

* Minéka : réutilisation de matériaux de construction (182 rue de la Poudrette – 69100 – Villeurbanne) bois, porte, fenêtre/vitrage, gros œuvre, finition intérieure et extérieure, scénographie et autres (équipement sanitaire, luminaires ...) Adhésion obligatoire de 50€/an pour les assos, pas d'assos adhérente à l'INSA pour l'instant mais Art-Scène intéressée avec possibilité de mutualiser cette adhésion.

*

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-11-16T20:08:39Z

ALefebvre : /* Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA, Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur.rices, date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérent.es (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, en revanche n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquez pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (vous ne prévoyez pas d'acheter vous-même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actif.ves et  adhérent.es'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet),
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds,'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles,
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année,
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* '''Les goodies''', en raison de leur faible utilité et leur grand impact écologique,
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclus dans un projet que le CVA peut soutenir.

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fonds de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez-les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2e remarque : si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgété)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifiez si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points qui ne sont pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme/que vous puissiez justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présent.es peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont iel est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.ère) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année entre août et novembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé et revu par le CVA).

Si une asso manque de liquidités, elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la seconde vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|'''Association'''
|'''Demandé'''
|'''Accordé'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|4355 €
|0 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|137,65 €
| - €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|2786,88 €
| - €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|3305,28 €
| - €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|369,24 €
|369,23 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|266,93 €
|266,93 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|140 €
| - €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|141,45 €
|141,45 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|782,32 €
|634,58 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|375 €
|375 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|260 €
| - €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|220,80 €
| - €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|2900 €
|2900 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|106,50 €
| - €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|375 €
|0 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|1242 €
|621 €
|621 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|985,50 €
|985,50 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|1352,50 €
|1352,50 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|197,30 €
|197,30 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|2250 €
|attente BMF
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|225 €
|225 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|166,50 €
|attente BMF
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|78 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|107,10 €
|-
|ARGIL (console son)
|3877 €
|}

== Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|'''1ère partie versée'''
|'''2e partie versée'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|11 220 €
|0 €
|-
|7A+
|734,20 €
|367,10 €
|367,10€
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|518,74 €
| - 280,79€
|-
|Band'As
|374,00 €
|187 €
|187 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|5415 €
| -2900 €
|-
|BEST
|250,00 €
|125 €
|125 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|3 736,52 €
| - €
|-
|CIA
|700,00 €
|350 €
|350 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|160 €
|160 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|923,72 €
|791,21 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|391,50 €
|391,50 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|223,50 €
|223,50 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|300 €
|0 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|441,38 €
|441,37 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|221 €
|221 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|250 €
| - €
|-
|Exit
|77,22 €
|77,22 €
| - €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|1096,95 €
|1096,95 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|325 €
| -325 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
| - €
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|80 €
|80 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
| - €
| - €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|296,01 €
|296,01 €
|-
|INSAquatic
| - €
| - €
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|241,50 €
|0 €
|-
|ISF
|400,00 €
|200 €
|0 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|KLS
|698,56 €
|349,28 €
|attente BMF
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|752,43 €
|752,43 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|65 €
|65 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|883 €
| - €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|3256,53 €
|1196,97 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|500 €
|500 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|265 €
|265 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|575 €
|575 €
|-
|RIC
|180,00 €
|90 €
|90 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|93,90 €
|93,90 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|1000 €
|1000 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|625 €
|625 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|750 €
| - €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|100,85 €
|0 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|182,71 €
|182,71 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2757,11 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|114,99 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,41 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
| - €
|-
|Bloc élec triphasé 32AT (24h)
|1553,90 €
|-
|Lests de tentes 15kg (24h)
|1398,60 €
|}

Demandes d'autorisations

2023-11-09T21:14:35Z

ALefebvre :

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur administrative de la vie étudiante et associative]]. Pour cela, allez voir la DAVEA au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (davea@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ==
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/72c0d53f-1f82-4b27-beb3-3dbb77a7baf6/ disponible ici]. Ce formulaire sera ensuite retransmis par la DVE à tous les services concernés qui pourront alors proposer des améliorations au premier jet proposé.

== Événement à l’extérieur du campus ==
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/15bf2fa0-c6a2-4850-a812-0bd94d28337f/ disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/72c0d53f-1f82-4b27-beb3-3dbb77a7baf6/ formulaire] de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont désormais autorisés devant le bâtiment Charlotte Perriand sur la pelouse des humanités. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool. '''''Enfin, un seul pot par département et par an est autorisé.'''''

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4059c1cf-d838-42b6-8666-c8349341b628/ cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA sur portail VA : https://portail.asso-insa-lyon.fr/resources/28

Réserver un lieu

2023-11-09T21:13:46Z

ALefebvre : /* Amphithéâtres */

Dans cette partie, on va s'intéresser aux différents lieux possibles pour votre événement sur le campus.
==La Rotonde==
Pour organiser un spectacle à la Rotonde, il faut la '''réserver en fin d'année''' scolaire lors de l'Assemblée Générale de la CGR ([[Commission de Gestion de la Rotonde]], une association INSA).

Vous pouvez consulter le planning et les modalités de réservation sur leur site web https://rotonde.asso-insa-lyon.fr/reservation/. La réservation est '''payante''' et permet à la CGR d'entretenir le bâtiment. Le tarif est d'environ 40€ par soir auquel il faut ajouter le salaire de l'agent de sécurité SSIAP d'environ 175€.

Pour faire un beau spectacle il faut aussi des lumières et du sons, la CGR loue le matériel mais ne s’occupe pas des prestations techniques (lumière, son, vidéo…), pour ces dernières, il faut contacter l'étudiant '''responsable technique-études''' (coord-teck@insa-lyon.fr) qui évaluera vos besoins et recrutera des Teckos pour votre événement.

==Agora & René Char==
Il est possible de réserver les salles de la Rotonde telles que l'Agora ou René Char auprès du '''secrétariat des humas''' (resa.humas@insa-lyon.fr). Envoyez une demande et passez voir la secrétaire (Letizia Munzone) dont le bureau donne sur la salle d'exposition à coté du hall du bâtiment.

'''Attention les sections sont prioritaires''' pour les réservations et si vous avez la possibilité de réserver via un prof vous pouvez avoir une réponse plus rapide.

==Amphithéâtres==
Si vous avez besoin d'un amphi, vous devez remplir le document '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3a1bb159-538f-4539-9c12-14a3556e1eae/ modele_reservation_amphi_salle_2023-24.docx]''', également disponible sur PortailVA, puis envoyer le document complété à la DAVEA en utilisant l'adresse : '''[mailto:davea@insa-lyon.fr davea@insa-lyon.fr]'''. La réservation doit se faire '''au moins cinq jours ouvrés avant l'événement'''. La procédure en cas d'horaires d'ouverture non-habituels (où vous n'avez pas l'accès avec votre carte étudiante) est décrite sur le document.

Quelques spécificités selon les amphis :

*'''Laura Bassi''' : Amphi rénové et fonctionnel, c'est le seul amphi avec des prises électriques sous toutes les tables. Le vidéo proj peut bugger avec les macs, souvent des lumières clignotent.
*'''Berger''' : RAS, des canapés sympas
*'''Capelle''' : très grand
*'''Freyssinet''' : RAS
*'''Seguin''' : RAS

Le département TC prête aussi parfois l'amphithéâtre '''Chappe''', à voir directement avec le secrétariat TC. Voir la section BMC pour l'amphi de la BMC.

==BMC==
'''Les salles au deuxième étage''' et l'amphi de la bibliothèque sont facilement réservables pour des événements en tout genre le soir ou en journée. Il faut juste s'y prendre en avance sur https://bibliotheque.insa-lyon.fr/cms/articleview/id/4845

'''L’amphithéâtre''' de 134 places est confortable et très adapté pour projeter un film mais il faut le libérer avant 22h ou payer un agent de sécurité. Attention il est conseillé de venir en avance pour prendre en main le système son qui est géré par un écran tactile pas très intuitif. Pensez à bloquer ouvert la porte de l'amphi car elle se claque et les retardataires ne peuvent plus rentrer.

==MdE==
Il est possible d'emprunter les '''salles de réunion''' de la MdE à l'accueil du BDE (Wallace : 10 places, Gromit : 15 places, Hibiscus : 19 places).

Pour le hall de la MdE, il est aussi possible de l'emprunter en passant par l'accueil du BdE et en signant une convention avec le responsable sécurité du bâtiment (secu.resp@bde-insa-lyon.fr). Attention, '''pour les stands de préventes''' etc, '''il est obligatoire de réserver à l'accueil du BdE''' et de vous signaler en arrivant. Maximum 2 associations en même temps.

==Restaurants==
Il est possible de réserver le Grillon et l'Olivier pour des événements auprès de la direction des restaurants, mais attention les restaurants facturent souvent des '''frais de ménages''' (autour de 220€ par restaurants). La location d'un restaurant à la journée est de 450€.

Dans les faits, les assos musicales répètent gratuitement dans le grillon et la gratuité peut se négocier en fonction de l'utilisation. N'hésitez pas à aller les voir directement à l'étage en rentrant à l'accueil des restaurants sur le côté du RI.

==Salles de départements==
En général, les salles de départements peuvent être réservées pour certains événements mais c'est à '''négocier avec les secrétariats''' et ça se joue actuellement à la confiance et au copinage.

D'expérience voici quelques informations pour certains départements :

* '''FIMI'''

Pour la réservation de salles hors horaire (c'est à dire hors 8h-18h en semaine) la gestion de salles n'est plus de leur ressort. C'est à l'accueil de la direction que vous pouvez faire une réservation. En théorie ils n'ont pas leur mot à dire sur les réservations, mais ils peuvent vous donner quelques instructions. Ensuite c'est validé (ou pas) par la DAVEA (direction vie étudiante = Joachim Revez) et c'est bon !

==Salle d'exposition des humanités==
Peu utilisée par les assos, vous pouvez demander au service culturel si vous comptez un événement qui s'y prête bien.

== Local cuisine ==
Une cuisine est mise à disposition des assos pour préparer la nourriture dans de bonnes conditions lors de leurs événements. Ce local situé au rez de chaussée de la résidence H est géré par le culinarium et toutes les informations sont sur [[Local cuisine|l'article dédié.]]

==Locaux associatifs==
Si vous ne trouvez pas de salle appropriée vous pouvez toujours essayer de demander à des assos de vous prêter exceptionnellement leur local. Ils leurs sont mis à disposition gracieusement par l'INSA et les associations n'en sont pas propriétaires. Tout emprunt se fera de façon concertée entre les deux assos sur le principe de l'entraide inter-asso. Certains événements ont ainsi pu avoir lieu dans le local de danse du club rock, à la kfet ou encore dans une salle d'étude appartenant à un club.

Subventions

2023-11-09T20:35:07Z

ALefebvre : /* Calendrier 2023-2024 */

Au delà des ventes et des entrées d'argents usuelles, les associations INSA se financent généralement grâce à des partenariats et du sponsoring d'entreprises privées; et de subventions de différents acteurs.

= Calendrier 2023-2024 =
Un calendrier des principales sources de financement pour les associations INSA Lyon :

'''Septembre-Mi Octobre : FSDIE - Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes''' : https://etu.univ-lyon1.fr/guide-pratique/financer-son-projet-fsdie/financer-votre-projet

'''Tout au long de l'année : Grand Lyon APIE (CROUS, Universités, ...)''' → https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

'''19 Novembre 2023 : CVA S1→''' Voir ci-dessous

'''Octobre -> Rentrée des vacances d'hiver FIEC (fond d'initiatives eco-citoyennes, par la Cellule DDRS INSA)'''→ https://intranet.insa-lyon.fr/content/comment-ca-marche

'''Plusieurs commissions tout au long de l'année : CROUS''' https://www.crous-lyon.fr/viedecampus/culture-actions/appel-a-projet-cvec/

'''20 Novembre 2023 : Subventions INSA DAVEA'''

'''Mars 2023 : CVA S2''' → Voir ci-dessous

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet La Métropole de Lyon :''' https://www.grandlyon.com/services/demande-de-subvention.html

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet Mairie de Villeurbanne''' https://www.villeurbanne.fr/demarches#demarche-477

Pour Alumni, la Fondation INSA et Villeurbanne, il faudra prendre rendez-vous avec les instances concernées au plus tôt.

=CVA=
Le CVA distribue chaque année environ 75 000€ aux associations. Cette enveloppe gérée par les étudiants du CVA sert à acheter du matériel pour le pool des assos mais aussi pour financer directement toute la vie du campus au travers de [[subventions CVA]] (voir l'article dédié).

=INSA=
L'INSA donne aussi des subventions, anciennement de façon séparée, (chaque département, [[Instances de l'INSA#La DIRCOM|la DIRCOM]], [[Instances de l'INSA#Le service culturel|le service culturel]]) mais maintenant ils essayent de rassembler les demandes en un guichet unique organisé par Joachim Revez à la [[Instances de l'INSA#La DVE|direction administrative de la vie étudiante et associative]] (DAVEA). Ces subventions ont pu être appelé subventions DGS ou PAE mais c'est plus simple de les appeler subventions INSA. Elle permet de redistribuer une partie des frais de CVEC qui sont reversés à l'INSA.

En 2018-2019 près de 40 000€ ont été distribués en une après midi par Caroline Vachal et Joachim Revez.

Théoriquement si ce système est entièrement mis en place, seules les assos de département pourront continuer à demander de l'argent à leur département de même avec les assos sportives et le centre des sports ou même les assos artistiques et leur filière.

Tous ces versements attribués par des instances de l'INSA sont versés par le service comptable et ils apparaissent souvent dans le relevé de compte comme émanent de la direction régionale des finances publiques.

=Alumni=
10000€ versés chaque années aux assos :

critères :

* Promouvoir le métier d’ingénieur et ses différentes facettes,
* Favoriser les échanges intergénérationnels entre élèves ingénieurs, diplômés et entreprises,
* Faire rayonner l’INSA Lyon ses valeurs et la qualité de sa formation

=Cellule développement durable INSA=
15 000€ à distribuer sous forme d'appel à projet pour l'écologie sur le campus, même pour des tous petits projets sans structure. Pour plus d'informations, consulter l'intranet : https://intranet.insa-lyon.fr/content/fonds-dinitiatives-eco-citoyennes

Contact : [fonds.iec@insa-lyon.fr]

=Villeurbanne=
La ville apporte une aide logistique importante aux assos INSA (prêt de scène, de tables, de bancs, de barrières...) Mais peut aussi donner des aides financières. Une des conditions importantes est que votre événement ait lieu à Villeurbanne ou alors qu'il fasse venir des habitants sur le campus. A vous de prendre contact avec Emilie Simonin du BIJ (bureau information jeunesse) si jamais vous souhaitez être aidé par la Mairie.

Contact : emilie.simonin@mairie-villeurbanne.fr

https://www.villeurbanne.fr/mon-quotidien/jeunes-a-villeurbanne/emploi-aides-et-projets/les-aides-financieres#ancre-4

=Fondation INSA=
Donne au CVA pour ne pas avoir à gérer les demandes des assos individuellement.

Peut donner directement pour des projets exceptionnels.

https://lacooperative.groupe-insa.fr/

=Grand Lyon=
Subventions aux assos étudiantes ainsi que pleins de services à la maison de l'étudiant :

https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

=Université de Lyon (FIE)=

Le projet doit s’adresser à l’ensemble des étudiants de l’INSA ou de Lyon 1 et doit avoir une dimension inter-établissements. La subvention peut aller jusqu’à 9000 €.

Toutes les infos sont sur : www.universite-lyon.fr/fie

= Crous =
Le crous verse des subventions de 1000€ maximum pour les projets qui rentrent dans les thématiques suivantes : Action culturelle Engagement et solidarité, Jeune talent, Scientifique et technique

Si vous avez besoin d'une attestation certifiant que l'organisation de votre événement ne relève pas du cursus universitaire, il suffit d'en faire la demande via un mail à la davea : [mailto:davea@insa-lyon.fr davea@insa-lyon.fr]

Toutes les infos sont sur : https://www.crous-lyon.fr/culture/culture-actions/

= Autres subventions =
Il existes des dizaines et des dizaines d'organismes qui peuvent financer vos projets, n'hésitez pas à déposer des dossiers auprès d'autres instances !

Un liste assez complète d'institutions auprès desquels vous pouvez demander des subventions : https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

Trouver des fonds

2023-11-09T20:34:12Z

ALefebvre : /* Ventes de crêpes ou de frites */

Pour faire tourner votre association il faut avoir des sources de revenus. L'association ne peut pas se reposer uniquement sur les subventions et doit trouver un modèle économique.

==Cotisation==
C'est la base du financement de beaucoup d'assos, c'est une bonne chose quand ils permettent de couvrir au moins les frais de fonctionnement de l'association :

*Assurance du local et/ou des membres
*Frais bancaires de tenue de compte
*Abonnements internet et petits achats pour le local

Intérêts :

*cela engage les membres et les responsabilise
*permet de garder une trace et de bien définir le statut de membre
*paie les frais de fonctionnement
*c'est très facile d'appliquer un tarif VA (ce qui fait vivre les assos), point fort dans les demandes de sub faites au CVA

==Événements payants==
A vous de juger à quel prix vendre les places pour votre événement. C'est très fortement recommandé de faire des tarifs réduits pour les adhérent.es VA car c'est ce qui vous permet d'emprunter tout le matériel gratuitement et sûrement de financer une partie de l’événement. Plus généralement, c'est une façon de montrer votre attachement au monde associatif insalien et donc, encore une fois, faire valoir vos demandes de sub auprès du CVA.

Vous pouvez faire des préventes physiques et/ou vendre en ligne sur la plateforme helloasso (100% gratuit pour les assos).

Les événements peuvent être à l'équilibre ou rapporter du bénéfice à l'asso afin de financer d'autres projets ensuite.

Parfois faire un prix libre bien mis en avant peut rapporter autant voir plus, surtout si vous faites un buffet/événement avec des parents/profs/ancien.nes (qui lâcheront peut-être plus facilement un billet).

==Partenariats==
Votre association peut mettre en place des partenariats avec des entreprises contre une rémunération. Bien sûr, vous pouvez faire de la communication pour l'entreprise sur le campus et ainsi "vendre" les futurs ingénieur.es qui le fréquentent. Attention, si vous voulez organiser un événement avec l'entreprise, il faudra au préalable demander l'autorisation à la direction de l'INSA si c'est dans un espace public de l'INSA.

Idées de choses à leur vendre :

*Affichage de leur logo sur vos moyens de communication (site web, réseaux sociaux, flyers, affiches, …)

*Moment de discussion privilégié avec un groupe précis d’étudiant.es qui les intéresse (via un Forum, ou en positionnant un stand de l’entreprise intelligemment lors d’un événement, relecture de CV, entretiens blancs …)

*Faire passer leurs offres de stages auprès de vos réseaux, à commencer par vos membres

*Leur envoyer les CV des membres volontaires
*Le fait que les étudiant.es s’habituent à leurs outils/produits et quand iels seront ingénieur.es, ça leur rapportera gros
*Les représenter sur le campus (via des programmes d’ambassadeur.ices par exemple)

Pour trouver des partenaires, vous pouvez réaliser une plaquette de présentation de votre association, avec des chiffres-clés. Certaines entreprises peuvent aussi vous apporter du sponsoring en nature (matériel technique, nourriture...).

Attention aux entreprises que vous démarchez, si elles ont déjà un partenariat avec une autre association le but n'est pas de créer une concurrence pour tirer les prix vers le bas. :-)

Si l'entreprise propose une mission précise pour des membres de votre asso contre rémunération, il faut passer par ETIC, la junior entreprise a l'habitude de gérer ce genre de contrat et a un statut qui permet de le faire simplement et légalement.

Cela peut être des entreprises d'ingénieur.es ou des restaurants, centres de loisirs ect. qui pourront vouloir plus de visibilité auprès des étudiants.

Attention, dès que vous passez un contrat avec une entreprise, il faut faire signer une convention pour vous protéger ! [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4778ca46-630e-42f0-a544-718ac1334cdf/ Un exemple de convention peut être trouvé ici.]

==Ventes de nourriture==
Pour avoir le droit de vendre quoi que ce soit, les statuts de votre association doivent mentionner cette source de financement autorisée dans la section "Ressources". Lorsque vous cuisinez, n'oubliez pas que tout appareil électrique qui produit de la chaleur est très énergivore (2,5KW par crêpière, >3KW par friteuse), il ne faut donc jamais brancher deux appareils sur le même enrouleur et optimiser l'utilisation des secteurs électriques du local (toutes les prises ne sont pas branchées sur le même disjoncteur).

N'hésitez pas à consulter la page : [[Local cuisine]], pour apprendre la procédure de réservation du local cuisine.

===Ventes de crêpes ou de frites===
Vous pouvez emprunter des appareils pros et des tables au BdE (Cf Pool des Assos). Pour tenir un stand de crêpes en extérieur, il faut faire une demande d'autorisation à la [[Instances de l'INSA#La DVE|DAVEA]] en précisant le besoin d'électricité pour que la DIRPAT installe une armoire électrique dédiée. Pensez à détailler un minimum ce que vous comptez préparer et acheter.

===Commandes de repas dans les turnes===
Aucune autorisation particulière est nécessaire actuellement. Vous pouvez utiliser [https://www.helloasso.com/ helloasso.com] pour gérer les commandes et les paiements en lignes. Ce service permet aux associations à but non lucratif de gérer des paiements en ligne sans aucune commission sur les transactions. Le local cuisine géré par le Culinarium est également réservable gratuitement pour préparer la nourriture dans les meilleurs conditions. N'hésitez pas à consulter la page : [[Local cuisine]], pour apprendre la procédure de réservation du local cuisine.

Essayez d'indiquer un max vos ventes sur le PlanningVA pour ne pas faire doublons avec d'autres assos.

==Prestations==
Tout travail mérite salaire, et il est possible de travailler en tant qu'association !
=====Comptages=====
Chaque mois (le deuxième mardi) le Grand Lyon fait des comptages de vélos sur certains carrefours. Il est possible d'y participer via les 24h. Il y a deux créneaux : 7h30-9h30 et 17h-19h. La mission est rémunérée 10 euros de l'heure, soit 40 euros par carrefour. C'est un moyen facile de récolter de l'argent. Contact : comptages@24heures.org
=====Courses=====
Chaque année, le Run In Lyon et le Lyon Urban Trail engagent des associations pour gérer la circulation sur les carrefours de la course. C'est rémunéré 30 euros par bénévole et c'est là encore un bon moyen de gagner de l'argent facilement. Chaque bénévole n'est pas payé individuellement mais c'est à vous d'envoyer une [[Editer une facture pour un organisme publique (ex: Insa)|facture]] aux organisateur.ices, pour qu'iels puissent vous faire le virement correspondant aux nombre d'équipier.ières que vous avez fourni. Si vous êtes nombreux.ses, iels peuvent vous attribuer la responsabilité d'une section entière du parcours et un.e chef.fe de zone (chargé.e de poser la signa) sera rémunéré.e autour de 70€.
=====Autres prestations=====
Si votre activité le permet, vous pouvez vendre des prestations à des organismes extérieurs à l'INSA pour financer vos activités internes.

==Loteries et Tombolas==
En principe, les loteries sont interdites, ou fortement encadrées et taxées par l'Etat comme tout les jeux d'argent basés sur la chance. En pratique, si l'association a pour objet statutaire, la bienfaisance, l'encouragement des arts ou la pratique d'une activité sportive, elle peut demander une dérogation à la mairie en remplissant le formulaire suivant : [https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_11823.do formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_11823.do] Pour plus d'informations, toutes les infos sont sur : [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F21565 service-public.fr/associations/vosdroits/F21565]

Créer une association INSA

2023-11-09T20:32:09Z

ALefebvre :

Dans ce document, vous trouverez toutes les modalités pour créer une association INSA.

<h1 id="pourquoi-créer-une-association">Pourquoi créer une association ?</h1>

Tu veux organiser des événements, promouvoir une activité ou rassembler des gens qui partagent la même passion : l’association est la structure juridique qui va te permettre de réaliser tes projets. Une association est une personne morale, qui survit au passage éphémère des étudiants. Elle permet d’ouvrir un compte en banque, de générer des [[Editer une facture pour un organisme publique (ex: Insa)|factures]], et de structurer l’organisation. A l’INSA, l’administration ne traite qu’avec les associations INSA, si tu veux louer du matériel, demander une autorisation pour un événement, tu ne peux pas le faire personnellement ou au nom de ton groupe d’ami; de nombreuses personnes décident donc de monter une association.

Mais comme tu vas le voir ci-dessous, ce n’est pas si simple que ça et malheureusement beaucoup d’associations meurent au bout de 2 ans. C’est pour cela que le [[CVA|Conseil de la Vie Associative]] et la Direction Administrative de la Vie Étudiante et Associative accompagnent les créations d’asso et les valident.

Il faut d’abord vérifier que l’association que vous souhaitez créer n’est pas similaire à une asso déjà existante à l’INSA. En effet, l’INSA n’autorise pas d’associations ayant les mêmes buts statutaires en son sein, il n’existera donc jamais deux BdE ou deux junior-entreprises. Il ne faut pas non plus multiplier la création de petites assos similaires qui pourraient en réalité être des équipes séparées au sein d’une plus grosse association qui aura moins de mal à recruter d’année en année et permettra de mutualiser les moyens.<h1 id="les-conditions">Les conditions</h1>

Pour créer une association il faut remplir les conditions suivantes :
<ul>
<li>Être étudiant à l’INSA Lyon;</li>
<li>Être au moins deux, pour pouvoir s’inscrire en [[préfecture]];</li>
<li>Avoir un projet ouvert à tous les étudiants de l’INSA;</li>
<li>Faire valoir les valeurs de l’INSA;</li>
<li>Ne pas défendre des idées trop partisanes et rester politiquement neutre;</li>
<li>L’association ne peut pas être à but exclusivement religieux (La laïcité de l’INSA entraîne l’interdiction de lieux de cultes et d’évènements religieux sur le Campus)</li>
<li>Buts de l’association innovant et non existant dans d’autres associations</li>
<li>Respect total du [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/c9b0c421-1bf4-40ef-b3ae-dae6ab5cd1e6/ règlement intérieur] de l’INSA</li>
</ul>
<h1 id="les-statuts">Les Statuts</h1>

Une fois ces éléments vérifiés il faut dans un premier temps rédiger les statuts de votre association. Il est important de rédiger correctement vos statuts, car c’est eux qui définiront comment fonctionne votre association. Il est conseillé de rédiger en parallèle un règlement intérieur, ça peut paraître trop d’embarras pour une petite asso pas encore créée, mais c’est beaucoup plus simple d’y mettre toutes les règles courantes (montant de la cotisation, nombre de postes au bureau, lesquels ont le droit d’utiliser la carte bancaire...). Ainsi vous pourrez faire évoluer ces points avec un simple vote du bureau (ou du CA) sans avoir à organiser une assemblée générale et à déclarer les nouveaux statuts en préfecture.

Pour rédiger vos statuts appuyez vous sur ceux d’une association similaire et surtout sur les statuts types du CVA dans lequel des conseils pour les assos INSA sont détaillés à chaque article. Ce pdf est disponible [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4faec5c6-8708-4a70-af1f-3c854b0ea0fe/ ici] et la source éditable est téléchargeable [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/e9472120-05ef-4068-9714-b812bf23fa87/ ici] (Word) ou bien [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/b01e4519-cb02-44db-86b4-8e3d479a33c1/ là](Latex).

<h2 id="nom">Nom</h2>
Vous êtes libre de choisir n’importe quel nom, mais pour des questions de visibilité n’hésitez pas à mettre "INSA" dans votre nom d’association. Si vous comptez utiliser souvent le sigle mettez le entre parenthèse pour qu'il soit aussi reconnu légalement.
Exemple : " Pétanque INSA Club (PIC)"

<h2 id="buts" class="unnumbered">Buts</h2>
Il est important de rester assez vague sur les buts de l’association, ce qui permettra de la faire évoluer sans pour autant sortir de vos buts statutaires.
Exemple : "Promotion des jeux de boules et de son esprit aux étudiants et personnels de l’INSA de Lyon"

<h2 id="domiciliation">Domiciliation</h2>
La Domiciliation de votre association doit se faire à l’adresse suivante:
AssociationXXX 
Bureau des élèves de l’INSA Lyon 
Bat 608 Le Thélème 
20 Avenue Albert Einstein 
69621 Villeurbanne Cedex

<h2 id="les-membres">Les Membres</h2>
Il est important d’expliciter clairement qui est membre de votre association et comment on peut devenir membre (paiement d’une cotisation, même si elle est symbolique reste le meilleur moyen de définir qui est membre de l’association de qui ne l’est pas).
Les motifs de radiations des membres de l’association sont aussi importants. En effet cela permet de mettre à jour rapidement la liste des membres pour convoquer une assemblée générale et effectuer le changement de Bureau.

<h2 id="assemblées-générales">Assemblées générales</h2>
L’article sur les [[Composition#L'Assemblée Générale|assemblées générales]] doit être bien pensé. Il faut faire attention à tout quorum de membres pour le vote des bilans et autre. Evitez le plus possible de mettre un pourcentages de membres adhérents, et privilégiez plutôt les pourcentages de membres présents lors de l’AG. Ainsi les passations entre les bureaux seront plus faciles.

<h2 id="dissolution">Dissolution</h2>
L’article sur la dissolution est très important. Il permettra au [[CVA#Le Resp VA|responsable VA]] le cas échéant de fermer l’association si elle est endormie depuis trop longtemps.
Dans cet article il faut ajouter la phrase suivante :
"En cas de dissolution, l’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’association. Elle attribue l’actif net au Conseil de la Vie associative"
<h1 id="la-validation">La Validation</h1>

Toutes nouvelles associations doivent suivre la procédure suivante avant de [[Préfecture|se déclarer en préfecture]] :
<ul>
<li>Contacter, faire vérifier et valider leurs statuts par le [[CVA#Le Resp VA|responsable VA]]</li>
<li>Prendre contact avec Joaquim Revez, Directeur Adjoint de la Vie Etudiante et Associative</li>
<li>Déposer les statuts et la feuille d’autorisation de domiciliation du BdE à la [[Instances de l'INSA#La DVE|direction administrative de la vie étudiante et associative]]</li>
<li>Attendre la Validation du Conseil d’administration de l’INSA (5 fois par ans)</li>
</ul>
Le déroulé de toutes les étapes de la procédure est détaillé dans le document suivant : [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/0bf3111e-d262-46b2-a766-9b3f6bcd6d34/ procédure d’autorisation DAVEA]
Une fois la création validée vous recevrez vos identifiants portail VA, soit le site des assos INSA qui permet de poster vos événements et d’apparaître dans le botinsa. C’est sur ce site que vous devrez aussi fournir les coordonnées du bureau et les documents constitutifs de votre association. Un mail en @asso-insa-lyon.fr pourra aussi être créée pour votre asso avec le compte google entreprise du BDE.
<h1 id="assemblée-générale-constitutive-et-dépôt-en-préfecture">Assemblée générale constitutive et dépôt en préfecture</h1>

Une fois votre association validée par l’INSA et le BdE vous pouvez faire l’assemblée générale constitutive qui validera vos statuts au sein de votre association. Lors de cette AG vous déciderez du nouveau [[Composition#Le Bureau de l'association|bureau]] (ou [[Composition#Le Conseil d'Administration|conseil d’administration]]) de votre association.
Un procès-verbal comme [http://www.assoligue.org/base/images/stories/docs/vie_statutaire/pv_creation.odt cet exemple] devra être rédigé avec les votes pour le Bureau. Il faudra alors se rendre sur [https://www.service-public.fr/associations service-public.fr] afin de formuler la demander de création de l’association (tout est expliqué sur le site).
La demande de création terminée sur ce site, vous recevrez une facture de 44€ pour la publication dans le journal officiel. Cette somme vous sera remboursée par la VA ou vous pouvez même envoyer la facture au CVA pour qu’il la règle directement.
D’une manière générale, restez en contact avec [[CVA#Le Resp VA|le Resp VA]] tout au long de la démarche et pensez à consulter [https://www.service-public.fr/associations le site du service public] qui est vraiment complet et bien fait.

Subventions

2023-11-09T20:31:20Z

ALefebvre : /* INSA */

Au delà des ventes et des entrées d'argents usuelles, les associations INSA se financent généralement grâce à des partenariats et du sponsoring d'entreprises privées; et de subventions de différents acteurs.

= Calendrier 2023-2024 =
Un calendrier des principales sources de financement pour les associations INSA Lyon :

'''Septembre-Mi Octobre : FSDIE - Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes''' : https://etu.univ-lyon1.fr/guide-pratique/financer-son-projet-fsdie/financer-votre-projet

'''Tout au long de l'année : Grand Lyon APIE (CROUS, Universités, ...)''' → https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

'''19 Novembre 2023 : CVA S1→''' Voir ci-dessous

'''Octobre -> Rentrée des vacances d'hiver FIEC (fond d'initiatives eco-citoyennes, par la Cellule DDRS INSA)'''→ https://intranet.insa-lyon.fr/content/comment-ca-marche

'''Plusieurs commissions tout au long de l'année : CROUS''' https://www.crous-lyon.fr/viedecampus/culture-actions/appel-a-projet-cvec/

'''20 Novembre 2023 : Subventions INSA DVE'''

'''Mars 2023 : CVA S2''' → Voir ci-dessous

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet La Métropole de Lyon :''' https://www.grandlyon.com/services/demande-de-subvention.html

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet Mairie de Villeurbanne''' https://www.villeurbanne.fr/demarches#demarche-477

Pour Alumni, la Fondation INSA et Villeurbanne, il faudra prendre rendez-vous avec les instances concernées au plus tôt.

=CVA=
Le CVA distribue chaque année environ 75 000€ aux associations. Cette enveloppe gérée par les étudiants du CVA sert à acheter du matériel pour le pool des assos mais aussi pour financer directement toute la vie du campus au travers de [[subventions CVA]] (voir l'article dédié).

=INSA=
L'INSA donne aussi des subventions, anciennement de façon séparée, (chaque département, [[Instances de l'INSA#La DIRCOM|la DIRCOM]], [[Instances de l'INSA#Le service culturel|le service culturel]]) mais maintenant ils essayent de rassembler les demandes en un guichet unique organisé par Joachim Revez à la [[Instances de l'INSA#La DVE|direction administrative de la vie étudiante et associative]] (DAVEA). Ces subventions ont pu être appelé subventions DGS ou PAE mais c'est plus simple de les appeler subventions INSA. Elle permet de redistribuer une partie des frais de CVEC qui sont reversés à l'INSA.

En 2018-2019 près de 40 000€ ont été distribués en une après midi par Caroline Vachal et Joachim Revez.

Théoriquement si ce système est entièrement mis en place, seules les assos de département pourront continuer à demander de l'argent à leur département de même avec les assos sportives et le centre des sports ou même les assos artistiques et leur filière.

Tous ces versements attribués par des instances de l'INSA sont versés par le service comptable et ils apparaissent souvent dans le relevé de compte comme émanent de la direction régionale des finances publiques.

=Alumni=
10000€ versés chaque années aux assos :

critères :

* Promouvoir le métier d’ingénieur et ses différentes facettes,
* Favoriser les échanges intergénérationnels entre élèves ingénieurs, diplômés et entreprises,
* Faire rayonner l’INSA Lyon ses valeurs et la qualité de sa formation

=Cellule développement durable INSA=
15 000€ à distribuer sous forme d'appel à projet pour l'écologie sur le campus, même pour des tous petits projets sans structure. Pour plus d'informations, consulter l'intranet : https://intranet.insa-lyon.fr/content/fonds-dinitiatives-eco-citoyennes

Contact : [fonds.iec@insa-lyon.fr]

=Villeurbanne=
La ville apporte une aide logistique importante aux assos INSA (prêt de scène, de tables, de bancs, de barrières...) Mais peut aussi donner des aides financières. Une des conditions importantes est que votre événement ait lieu à Villeurbanne ou alors qu'il fasse venir des habitants sur le campus. A vous de prendre contact avec Emilie Simonin du BIJ (bureau information jeunesse) si jamais vous souhaitez être aidé par la Mairie.

Contact : emilie.simonin@mairie-villeurbanne.fr

https://www.villeurbanne.fr/mon-quotidien/jeunes-a-villeurbanne/emploi-aides-et-projets/les-aides-financieres#ancre-4

=Fondation INSA=
Donne au CVA pour ne pas avoir à gérer les demandes des assos individuellement.

Peut donner directement pour des projets exceptionnels.

https://lacooperative.groupe-insa.fr/

=Grand Lyon=
Subventions aux assos étudiantes ainsi que pleins de services à la maison de l'étudiant :

https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

=Université de Lyon (FIE)=

Le projet doit s’adresser à l’ensemble des étudiants de l’INSA ou de Lyon 1 et doit avoir une dimension inter-établissements. La subvention peut aller jusqu’à 9000 €.

Toutes les infos sont sur : www.universite-lyon.fr/fie

= Crous =
Le crous verse des subventions de 1000€ maximum pour les projets qui rentrent dans les thématiques suivantes : Action culturelle Engagement et solidarité, Jeune talent, Scientifique et technique

Si vous avez besoin d'une attestation certifiant que l'organisation de votre événement ne relève pas du cursus universitaire, il suffit d'en faire la demande via un mail à la davea : [mailto:davea@insa-lyon.fr davea@insa-lyon.fr]

Toutes les infos sont sur : https://www.crous-lyon.fr/culture/culture-actions/

= Autres subventions =
Il existes des dizaines et des dizaines d'organismes qui peuvent financer vos projets, n'hésitez pas à déposer des dossiers auprès d'autres instances !

Un liste assez complète d'institutions auprès desquels vous pouvez demander des subventions : https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

Agenda de l'année

2023-11-09T20:28:11Z

ALefebvre : /* Formations */

Check-list des échéances associatives au cours de l'année :

==Changement de bureau==
Voir l'article dédié : [[Passation administrative]]

En résumé, quelque soit le moment de l'année il faudra réaliser certaines taches lors du changement de bureau :

*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
*Comptabiliser les votes et rédiger un [https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1SQF3FB9PYPvuSBOq1LWapq2ZQQbVfNZU Procès Verbal] officiel.
*Envoyer les documents de passation à la [[préfecture]] (voir l'article dédié);
*Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
*Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
*Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA, notamment la composition du bureau;
*Le bureau sortant doit rédiger son [[bilan moral et financier]]

==Rentrée==
Les documents à signer auprès de la direction via le CVA:

*L'autorisation d''''occupation de local''' (AOT) (si vous avez la chance d'avoir un local)
*La '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3c2b96ca-41b7-4746-aa61-90354adec87f/ Charte VA]'''
*La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3753a073-5b40-499a-a40b-b8b9aa4e2e9d/ '''Charte Enviro''']

Auprès du BdE :

*La '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/f544fb9a-8453-45de-8fc6-6ac46364b3a7/ charte de communication]''' des associations

Les '''[[Bilan moral et financier|bilans moraux et financiers]]''' du mandat terminé pendant l'année scolaire sont à déposer sur portail VA :

*Avant le 31 Juillet si l'association a obtenu des subventions CVA l'année scolaire précédente.
*Avant le 30 septembre sinon.

==Forum des Assos==
Le '''Forum des Assos''' est un rassemblement de toutes les associations du campus qui souhaitent y participer. Il est organisé par le [[CVA]], vous serez informés par mail, et lors de la première AG des Assos des dates et des formalités. Il se tient en début d'année, souvent début octobre.

Traditionnellement, le forum se tient à la MdE ou au RI mais depuis quelques années il se déroule sur la pelouse des humanités. Les associations disposent d'un emplacement (avec tables, chaises et tonnelle), qui leur permet de présenter au mieux leurs activités.

Le Forum des Assos est l'occasion de recruter de nouveaux membres, ou simplement de se faire voir et de parler de son association auprès des étudiants et des badaux qui passent par là (bon ok, surtout auprès des étudiants).

Petite ou grande asso, c'est le rendez-vous de tous pour mieux comprendre ce que représente la Vie Associative de l'INSA de Lyon.

==AFA's==
En début d'année, le [[CVA]] organisait un week-end de formation pour les associations INSA (WEFAI). Le format a été revu en 2022 afin de raccourcir les formations et surtout d'alléger la quantité d'informations transmises. Désormais, des '''Après-midi de Formation pour les Associations''' sont mises en place. De grosses formations sont faîtes en octobre, notamment sur la gestion d'assos, la trésorerie, les assurances, les subventions, le sponsoring, la [[communication]] etc mais d'autres formations sont également faîtes plus tard dans l'année (comme une formation élec ou logistique).

Un goûter est servi dans les salles de formations, l'occasion pour tout le monde d'échanger avec des professionnels (assureurs, experts comptables) et des associations.

==Formations==
La direction administrative de la vie étudiante et associative demande aux associations de suivre certaines '''formations''' pour obtenir les autorisations d'événements : Prévention Alcool, Bizutage, VSS, Formation extincteur et peut-être bientôt formation hygiène alimentaire ou tri des déchets...

Les formations alcool ont souvent lieu en fin d'année pour les étudiants qui organisent l'intégration de leur département ou en début d'année pour les autres assos.

==AG des Assos==
Cf article détaillé : [[AG des assos]]

Les '''Assemblée Générales des Assos''' se tiennent tous les mois pour faire un point sur l'état de la Vie Associative.

Le [[CVA|Resp' VA]] commence par dérouler l'ordre du jour, et pose des questions à l'assemblée sur certains points qui demandent une approbation générale. C'est très important qu'au minimum une personne de chaque bureau soit présente et que les CR soient lus avec attention car des '''informations importantes''' y sont données.

Une AG des Assos est une réunion d'échange entre le [[CVA]] et toutes les associations INSA, qu'elles soient sportives, culturelles, festives ou de départ'. Elle permet à chacun de donner son avis et de faire part de ses idées sur les projets en cours.

C'est également pendant une [[AG des assos]] que sont remis les résultats des délibérations pour les demandes de [[subventions]].

==Election du CVA==
L'élection des 7 membres élus du [[CVA]] a lieu lors de l'[[AG des assos|AG]] de printemps. Chaque association a un vote et peut présenter deux candidats.

==Autres dates==

*Novembre : dépôt des dossiers de [[subventions CVA]] - 1ère vague
*Décembre : auditions CVA
*Vacances de février : dépôt des dossiers de [[subventions CVA]] - 2ème vague
*Mars : auditions CVA

==Contacts utiles==
Responsable VA du BdE : [mailto:resp.va@asso-insa-lyon.fr resp.va@asso-insa-lyon.fr]

Conseil de la Vie Associative : [mailto:cva@listes.insa-lyon.fr cva@listes.insa-lyon.fr]

Joachim Revez (Adjoint au DGS chargé de la Vie Étudiante et Associative) : [mailto:joachim.revez@insa-lyon.fr joachim.revez@insa-lyon.fr]

Marielle De Pasqua (Assistante à la Direction Administrative de la Vie Etudiante et Associative) : [mailto:marielle.de-pasqua@insa-lyon.fr marielle.de-pasqua@insa-lyon.fr]

Liste de diffusion des responsables associatifs insaliens : [mailto:associations@listes.insa-lyon.fr associations@listes.insa-lyon.fr]

Créer une association INSA

2023-11-09T20:26:14Z

ALefebvre :

Dans ce document, vous trouverez toutes les modalités pour créer une association INSA.

<h1 id="pourquoi-créer-une-association">Pourquoi créer une association ?</h1>

Tu veux organiser des événements, promouvoir une activité ou rassembler des gens qui partagent la même passion : l’association est la structure juridique qui va te permettre de réaliser tes projets. Une association est une personne morale, qui survit au passage éphémère des étudiants. Elle permet d’ouvrir un compte en banque, de générer des [[Editer une facture pour un organisme publique (ex: Insa)|factures]], et de structurer l’organisation. A l’INSA, l’administration ne traite qu’avec les associations INSA, si tu veux louer du matériel, demander une autorisation pour un événement, tu ne peux pas le faire personnellement ou au nom de ton groupe d’ami; de nombreuses personnes décident donc de monter une association.

Mais comme tu vas le voir ci-dessous, ce n’est pas si simple que ça et malheureusement beaucoup d’associations meurent au bout de 2 ans. C’est pour cela que le [[CVA|Conseil de la Vie Associative]] et la Direction Administrative de la Vie Étudiante et Associative accompagnent les créations d’asso et les valident.

Il faut d’abord vérifier que l’association que vous souhaitez créer n’est pas similaire à une asso déjà existante à l’INSA. En effet, l’INSA n’autorise pas d’associations ayant les mêmes buts statutaires en son sein, il n’existera donc jamais deux BdE ou deux junior-entreprises. Il ne faut pas non plus multiplier la création de petites assos similaires qui pourraient en réalité être des équipes séparées au sein d’une plus grosse association qui aura moins de mal à recruter d’année en année et permettra de mutualiser les moyens.<h1 id="les-conditions">Les conditions</h1>

Pour créer une association il faut remplir les conditions suivantes :
<ul>
<li>Être étudiant à l’INSA Lyon;</li>
<li>Être au moins deux, pour pouvoir s’inscrire en [[préfecture]];</li>
<li>Avoir un projet ouvert à tous les étudiants de l’INSA;</li>
<li>Faire valoir les valeurs de l’INSA;</li>
<li>Ne pas défendre des idées trop partisanes et rester politiquement neutre;</li>
<li>L’association ne peut pas être à but exclusivement religieux (La laïcité de l’INSA entraîne l’interdiction de lieux de cultes et d’évènements religieux sur le Campus)</li>
<li>Buts de l’association innovant et non existant dans d’autres associations</li>
<li>Respect total du [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/c9b0c421-1bf4-40ef-b3ae-dae6ab5cd1e6/ règlement intérieur] de l’INSA</li>
</ul>
<h1 id="les-statuts">Les Statuts</h1>

Une fois ces éléments vérifiés il faut dans un premier temps rédiger les statuts de votre association. Il est important de rédiger correctement vos statuts, car c’est eux qui définiront comment fonctionne votre association. Il est conseillé de rédiger en parallèle un règlement intérieur, ça peut paraître trop d’embarras pour une petite asso pas encore créée, mais c’est beaucoup plus simple d’y mettre toutes les règles courantes (montant de la cotisation, nombre de postes au bureau, lesquels ont le droit d’utiliser la carte bancaire...). Ainsi vous pourrez faire évoluer ces points avec un simple vote du bureau (ou du CA) sans avoir à organiser une assemblée générale et à déclarer les nouveaux statuts en préfecture.

Pour rédiger vos statuts appuyez vous sur ceux d’une association similaire et surtout sur les statuts types du CVA dans lequel des conseils pour les assos INSA sont détaillés à chaque article. Ce pdf est disponible [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4faec5c6-8708-4a70-af1f-3c854b0ea0fe/ ici] et la source éditable est téléchargeable [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/e9472120-05ef-4068-9714-b812bf23fa87/ ici] (Word) ou bien [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/b01e4519-cb02-44db-86b4-8e3d479a33c1/ là](Latex).

<h2 id="nom">Nom</h2>
Vous êtes libre de choisir n’importe quel nom, mais pour des questions de visibilité n’hésitez pas à mettre "INSA" dans votre nom d’association. Si vous comptez utiliser souvent le sigle mettez le entre parenthèse pour qu'il soit aussi reconnu légalement.
Exemple : " Pétanque INSA Club (PIC)"

<h2 id="buts" class="unnumbered">Buts</h2>
Il est important de rester assez vague sur les buts de l’association, ce qui permettra de la faire évoluer sans pour autant sortir de vos buts statutaires.
Exemple : "Promotion des jeux de boules et de son esprit aux étudiants et personnels de l’INSA de Lyon"

<h2 id="domiciliation">Domiciliation</h2>
La Domiciliation de votre association doit se faire à l’adresse suivante:
AssociationXXX 
Bureau des élèves de l’INSA Lyon 
Bat 608 Le Thélème 
20 Avenue Albert Einstein 
69621 Villeurbanne Cedex

<h2 id="les-membres">Les Membres</h2>
Il est important d’expliciter clairement qui est membre de votre association et comment on peut devenir membre (paiement d’une cotisation, même si elle est symbolique reste le meilleur moyen de définir qui est membre de l’association de qui ne l’est pas).
Les motifs de radiations des membres de l’association sont aussi importants. En effet cela permet de mettre à jour rapidement la liste des membres pour convoquer une assemblée générale et effectuer le changement de Bureau.

<h2 id="assemblées-générales">Assemblées générales</h2>
L’article sur les [[Composition#L'Assemblée Générale|assemblées générales]] doit être bien pensé. Il faut faire attention à tout quorum de membres pour le vote des bilans et autre. Evitez le plus possible de mettre un pourcentages de membres adhérents, et privilégiez plutôt les pourcentages de membres présents lors de l’AG. Ainsi les passations entre les bureaux seront plus faciles.

<h2 id="dissolution">Dissolution</h2>
L’article sur la dissolution est très important. Il permettra au [[CVA#Le Resp VA|responsable VA]] le cas échéant de fermer l’association si elle est endormie depuis trop longtemps.
Dans cet article il faut ajouter la phrase suivante :
"En cas de dissolution, l’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’association. Elle attribue l’actif net au Conseil de la Vie associative"
<h1 id="la-validation">La Validation</h1>

Toutes nouvelles associations doivent suivre la procédure suivante avant de [[Préfecture|se déclarer en préfecture]] :
<ul>
<li>Contacter, faire vérifier et valider leurs statuts par le [[CVA#Le Resp VA|responsable VA]]</li>
<li>Prendre contact avec Joaquim Revez, Directeur Adjoint de la Vie Etudiante et Associative</li>
<li>Déposer les statuts et la feuille d’autorisation de domiciliation du BdE à la [[Instances de l'INSA#La DVE|direction administrative de la vie étudiante et associative]]</li>
<li>Attendre la Validation du Conseil d’administration de l’INSA (5 fois par ans)</li>
</ul>
Le déroulé de toutes les étapes de la procédure est détaillé dans le document suivant : [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/0bf3111e-d262-46b2-a766-9b3f6bcd6d34/ procédure d’autorisation DVE]
Une fois la création validée vous recevrez vos identifiants portail VA, soit le site des assos INSA qui permet de poster vos événements et d’apparaître dans le botinsa. C’est sur ce site que vous devrez aussi fournir les coordonnées du bureau et les documents constitutifs de votre association. Un mail en @asso-insa-lyon.fr pourra aussi être créée pour votre asso avec le compte google entreprise du BDE.
<h1 id="assemblée-générale-constitutive-et-dépôt-en-préfecture">Assemblée générale constitutive et dépôt en préfecture</h1>

Une fois votre association validée par l’INSA et le BdE vous pouvez faire l’assemblée générale constitutive qui validera vos statuts au sein de votre association. Lors de cette AG vous déciderez du nouveau [[Composition#Le Bureau de l'association|bureau]] (ou [[Composition#Le Conseil d'Administration|conseil d’administration]]) de votre association.
Un procès-verbal comme [http://www.assoligue.org/base/images/stories/docs/vie_statutaire/pv_creation.odt cet exemple] devra être rédigé avec les votes pour le Bureau. Il faudra alors se rendre sur [https://www.service-public.fr/associations service-public.fr] afin de formuler la demander de création de l’association (tout est expliqué sur le site).
La demande de création terminée sur ce site, vous recevrez une facture de 44€ pour la publication dans le journal officiel. Cette somme vous sera remboursée par la VA ou vous pouvez même envoyer la facture au CVA pour qu’il la règle directement.
D’une manière générale, restez en contact avec [[CVA#Le Resp VA|le Resp VA]] tout au long de la démarche et pensez à consulter [https://www.service-public.fr/associations le site du service public] qui est vraiment complet et bien fait.

Subventions

2023-11-09T17:01:17Z

ALefebvre : /* Crous */

Au delà des ventes et des entrées d'argents usuelles, les associations INSA se financent généralement grâce à des partenariats et du sponsoring d'entreprises privées; et de subventions de différents acteurs.

= Calendrier 2023-2024 =
Un calendrier des principales sources de financement pour les associations INSA Lyon :

'''Septembre-Mi Octobre : FSDIE - Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes''' : https://etu.univ-lyon1.fr/guide-pratique/financer-son-projet-fsdie/financer-votre-projet

'''Tout au long de l'année : Grand Lyon APIE (CROUS, Universités, ...)''' → https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

'''19 Novembre 2023 : CVA S1→''' Voir ci-dessous

'''Octobre -> Rentrée des vacances d'hiver FIEC (fond d'initiatives eco-citoyennes, par la Cellule DDRS INSA)'''→ https://intranet.insa-lyon.fr/content/comment-ca-marche

'''Plusieurs commissions tout au long de l'année : CROUS''' https://www.crous-lyon.fr/viedecampus/culture-actions/appel-a-projet-cvec/

'''20 Novembre 2023 : Subventions INSA DVE'''

'''Mars 2023 : CVA S2''' → Voir ci-dessous

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet La Métropole de Lyon :''' https://www.grandlyon.com/services/demande-de-subvention.html

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet Mairie de Villeurbanne''' https://www.villeurbanne.fr/demarches#demarche-477

Pour Alumni, la Fondation INSA et Villeurbanne, il faudra prendre rendez-vous avec les instances concernées au plus tôt.

=CVA=
Le CVA distribue chaque année environ 75 000€ aux associations. Cette enveloppe gérée par les étudiants du CVA sert à acheter du matériel pour le pool des assos mais aussi pour financer directement toute la vie du campus au travers de [[subventions CVA]] (voir l'article dédié).

=INSA=
L'INSA donne aussi des subventions, anciennement de façon séparée, (chaque département, [[Instances de l'INSA#La DIRCOM|la DIRCOM]], [[Instances de l'INSA#Le service culturel|le service culturel]]) mais maintenant ils essayent de rassembler les demandes en un guichet unique organisé par Joachim Revez à la [[Instances de l'INSA#La DVE|direction de la vie étudiante]] (DVE). Ces subventions ont pu être appelé subventions DGS ou PAE mais c'est plus simple de les appeler subventions INSA. Elle permet de redistribuer une partie des frais de CVEC qui sont reversés à l'INSA.

En 2018-2019 près de 40 000€ ont été distribués en une après midi par Caroline Vachal et Joachim Revez.

Théoriquement si ce système est entièrement mis en place, seules les assos de département pourront continuer à demander de l'argent à leur département de même avec les assos sportives et le centre des sports ou même les assos artistiques et leur filière.

Tous ces versements attribués par des instances de l'INSA sont versés par le service comptable et ils apparaissent souvent dans le relevé de compte comme émanent de la direction régionale des finances publiques.

=Alumni=
10000€ versés chaque années aux assos :

critères :

* Promouvoir le métier d’ingénieur et ses différentes facettes,
* Favoriser les échanges intergénérationnels entre élèves ingénieurs, diplômés et entreprises,
* Faire rayonner l’INSA Lyon ses valeurs et la qualité de sa formation

=Cellule développement durable INSA=
15 000€ à distribuer sous forme d'appel à projet pour l'écologie sur le campus, même pour des tous petits projets sans structure. Pour plus d'informations, consulter l'intranet : https://intranet.insa-lyon.fr/content/fonds-dinitiatives-eco-citoyennes

Contact : [fonds.iec@insa-lyon.fr]

=Villeurbanne=
La ville apporte une aide logistique importante aux assos INSA (prêt de scène, de tables, de bancs, de barrières...) Mais peut aussi donner des aides financières. Une des conditions importantes est que votre événement ait lieu à Villeurbanne ou alors qu'il fasse venir des habitants sur le campus. A vous de prendre contact avec Emilie Simonin du BIJ (bureau information jeunesse) si jamais vous souhaitez être aidé par la Mairie.

Contact : emilie.simonin@mairie-villeurbanne.fr

https://www.villeurbanne.fr/mon-quotidien/jeunes-a-villeurbanne/emploi-aides-et-projets/les-aides-financieres#ancre-4

=Fondation INSA=
Donne au CVA pour ne pas avoir à gérer les demandes des assos individuellement.

Peut donner directement pour des projets exceptionnels.

https://lacooperative.groupe-insa.fr/

=Grand Lyon=
Subventions aux assos étudiantes ainsi que pleins de services à la maison de l'étudiant :

https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

=Université de Lyon (FIE)=

Le projet doit s’adresser à l’ensemble des étudiants de l’INSA ou de Lyon 1 et doit avoir une dimension inter-établissements. La subvention peut aller jusqu’à 9000 €.

Toutes les infos sont sur : www.universite-lyon.fr/fie

= Crous =
Le crous verse des subventions de 1000€ maximum pour les projets qui rentrent dans les thématiques suivantes : Action culturelle Engagement et solidarité, Jeune talent, Scientifique et technique

Si vous avez besoin d'une attestation certifiant que l'organisation de votre événement ne relève pas du cursus universitaire, il suffit d'en faire la demande via un mail à la davea : [mailto:davea@insa-lyon.fr davea@insa-lyon.fr]

Toutes les infos sont sur : https://www.crous-lyon.fr/culture/culture-actions/

= Autres subventions =
Il existes des dizaines et des dizaines d'organismes qui peuvent financer vos projets, n'hésitez pas à déposer des dossiers auprès d'autres instances !

Un liste assez complète d'institutions auprès desquels vous pouvez demander des subventions : https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

Local cuisine

2023-11-08T19:53:17Z

ALefebvre :

Le local cuisine est financé par le CVA et géré par le Culinarium.

Le local n'est pas très grand et l'équipement n'est pas optimal pour cuisiner a plus de 8 personnes en même temps mais le matériel mis à disposition permet de cuisiner et de mettre au frais de la nourriture pour un grand nombre de personnes.

== Procédure d'emprunt ==
L'utilisation du local cool est régit par [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/aaf8cebc-85a1-4049-9671-1b0d24b97f65/ la charte du local cuisine] à lire absolument avant tout occupation du local.

Les consignes générales sont :

* Faire une demande de réservation minimum 10 jours avant à l'adresse culinarium@asso-insa-lyon.fr
* Venir à l'état des lieux avec un chèque de 400€ à l'ordre de BdE INSA Lyon
* Si l'état des lieux de rendu n'est pas conforme ou si du matériel est cassé l'association pourra être facturée du montant

== Matériel ==
Le local cook dispose de 2 fours, 1 gaziniere, 1 frigo, des ustensiles de cuisine pro (couteaux, plats, planches...).

== Petits tips ==
Il est aussi possible d'emprunter le matériel de cuisine du Karnaval Humanitaire, qui possède beaucoup d'ustensiles pour la cuisine collective (grands bacs gastro, grandes marmites, brûleurs etc). Pour les emprunts, il faut s'adresser à cette adresse mail : logistique@karnaval.fr

Le Karna met également à disposition, dans sa bibliothèque partagée, le livre "Cantines", un peu une bible de la cuisine collective, avec dedans plein de conseils de recettes. Le Karna met aussi à disposition un tableur de gestion de quantités pour les menus, [https://nuage.jean-cloud.net/s/ToqzbL3PiQaxGGy à télécharger par ici.]

Fermer une asso

2023-11-08T19:25:22Z

ALefebvre :

Parfois, il n'y a pas assez d'étudiants pour reprendre une association. Dans ce cas, il faut réfléchir à la dissolution de l'association. A l'INSA, on peut aussi mettre en sommeil les associations, ce qui consiste à les laisser disponibles pour des futurs étudiants, quitte à attendre 1 ou 2 ans, qui auraient envie de s'investir dans le même type de projets sans avoir à passer par la procédure longue de création d'association INSA. Prenez contact avec le CVA pour faire la mise en sommeil, qui consiste à :

* Conserver le bureau en place "indéfiniment", donc laisser le contact du président actuel dans les archives du CVA
* Conserver les archives de l'association (notamment bilans) sur un drive asso-insa-lyon.fr
* Clôturer tous les contrats de l'association qui épuisent son compte en banque (assurance notamment)
* Mettre de côté le matériel de l'association après inventaire

Aucune association n'est morte d'un manque de fond ou de déficit trop importants, dans ce genre de situation le CVA est là pour la soutenir. Par contre régulièrement des assos meurent avec plusieurs milliers d'euros sur son compte mais manque uniquement d'étudiants pour la faire tourner donc prenez garde et n'essayez pas d'emmagasiner des sommes trop importantes sur votre compte en banque.

Composition

2023-11-07T23:20:31Z

ALefebvre : /* Trésorier */

Ce chapitre a pour but de faire le point sur les différentes instances des associations. Cependant, les statuts peuvent différer d'une asso à une autre ; il faudra donc s'y référer, et ce qui sera dit plus loin peut ne pas correspondre exactement au fonctionnement de ton asso.

==L'Assemblée Générale==
L'Assemblée Générale est, sauf mention explicite contraire dans les statuts, l'organe souverain d'une association. Elle est constituée de tous les membres adhérents, et se réunit régulièrement.

Lors d'une AG, les grands points et la politique de l'association sont discutés, puis votés si nécessaire.

Dans les faits, une AG est légitime pour :

*Changer les statuts de l'association
*Élire un nouveau Bureau
*Approuver les comptes en début de mandat
*Parler de l'orientation de l'association en général

Une AG peut se réunir régulièrement (AG ordinaire) ou de manière exceptionnelle (AG exceptionnelle). La tenue habituelle de l'AG est indiquée par les statuts.

==Le Conseil d'Administration==
Le Conseil d'Administration consiste en un comité de membres de l'association qui se réunit pour délibérer de sa gestion quotidienne.

Le CA est composé du Bureau, et de membres dont la sélection est imposée par les statuts (désignation, élection, nommé d'office, ...).

Dans les faits, le Conseil d'Administration agit souvent comme un “bureau élargi” qui pourra aborder des points précis plus longuement qu'en Assemblée Générale.

Le CA n'est pas obligatoire, cela dépend des statuts. De même, ses prérogatives peuvent varier d'une asso à une autre.

Toute décision du Conseil d'Administration peut être remise en cause par l'Assemblée Générale, qui reste souveraine au sein de l'asso.

======Cas particulier des assos sportives======
Une association à objet sportif (comme indiqué dans les statuts) a l'obligation d'élire un CA pour une durée limitée.

En cas de doute sur le CA de ton asso, n'hésite pas à te renseigner sur https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F1120

==Le Bureau de l'association==
Le Bureau gère les affaires courantes de l'association. C'est lui qui, durant son mandat, est responsable de la viabilité de l'association. En bref, il fait en sorte que l'asso tienne un an de plus.

De plus, c'est au Bureau de veiller à ce que les décisions prises en AG et/ou en CA soit appliquées. C'est l'exécutif de l'association.

Toute décision du Bureau peut être remise en cause par l'Assemblée Générale, qui reste souveraine au sein de l'asso. Dura lex, sed lex !

===Président===
Le Président est en principe le responsable légal de l'association, selon ses statuts. Il s'assure de la pérennité de l'association, en gérant la régularisation administrative (cf. section Obligations administratives). C'est lui qui anime les réunions, qui met en place l'ordre du jour, et qui règle les questions en cas de litige. Cela ne fait pas de lui le seul décideur de l'association, et il doit veiller à ce que le vote des membres lors des AGs soit respecté. Le Président est au courant de tous les projets, même s'il ne participe pas activement à chacun d'entre eux, et il les suit régulièrement. Selon l'organisation de l'association, il pourra également se charger des relations avec les autres associations du campus ou extérieures. C'est idéalement le Président, accompagné du Trésorier, qui s'occupe de trouver des fonds pour l'association, et c'est également lui qui rédige le [[Bilan moral et financier|Bilan Moral]] de son mandat en fin d'année.

===Secrétaire Général===
Le Secrétaire Général s'occupe de la communication interne de l'association. Il prend des notes pendant les réunions, rédige et envoie le compte rendu. Il retire également le courrier de l'association à la MdE (cf. section Courrier), et aide le président à assurer la régularisation administrative.

===Trésorier===
Le Trésorier est le délégué aux finances de l'association. Il peut, ou pas, avoir un accès direct aux comptes, sans avoir à passer par le Président. Il s'occupe de dresser [[Bilan moral et financier|le bilan financier]] et tient les comptes. Il dépose les éventuels chèques reçus à la banque, et peut, selon les statuts, signer des chèques au nom de l'association. Conjointement au Président, il cherche des moyens de financer l'association. Il participe donc à la rédaction des dossiers de subvention (cf. section Dates importantes). Pour travailler, le trésorier peut utiliser [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/04bbd7de-0030-4b2b-b15e-517905ee1a6a/ Compt'Assoc], un tableur Excel prêt à l'emploi préparé par le CVA !

===Vices-présidents===
Les Vices-présidents sont des délégués à certaines fonctions du Président de l'association, lorsque c'est nécessaire. Ils travaillent en lien avec lui et sont complémentaires. Selon l'organisation de l'association, il peut y avoir un Vice-président, plusieurs ou pas du tout.

On trouve ainsi dans certains bureaux un resp com, un VP chargé des relations extérieures ou du sponsoring. Les relations extérieures sont un sujet potentiellement très important car c'est ce qui permet de faire connaître l'association au-delà de l'INSA, sur d'autres campus, de faire du réseau avec d'autres associations similaires ou tout simplement de s'informer sur les dizaines d'évènements intéressants à Lyon qui peuvent intéresser les membres de votre association.

===Équipes===
Le reste des membres actifs de l'association s'organise en équipes qui ont chacune des responsables. Selon l'organisation que vous préférez, vous pouvez organiser des réunions avec le bureau et les responsables d'équipe et/ou des réunions avec toute l'association. Il est néanmoins essentiel de faire des réunions avec le plus grand nombre, pour donner à l'association une cohésion et une bonne ambiance, et être plus efficace lors de l'organisation d'événements.

Bilan moral et financier

2023-11-07T23:19:20Z

ALefebvre : /* Conseils de rédaction et de contenu */

En fin de mandat le bureau sortant doit traditionnellement '''présenter son bilan à l'ensemble des membres''' rassemblés en [[Passation administrative|assemblée générale]]. Ce bilan permet de faire un '''point annuel sur l'état et les projets de l'association'''. Il permet aussi de clôturer le budget proprement et de faire des comparaisons annuelles.

La '''transparence''' des activités d'une association et une notion très importante. Le bilan permet de justifier la '''bonne gestion''' de l'association à l'ensemble des '''partenaires''' à qui vous devez rendre des comptes, il sert aussi à garder une trace dans les '''archives''' sur lesquelles les futurs bureaux pourront s'appuyer. Attention, le bilan publique peut '''rester succin''', il est recommandé par contre de rédiger une "bible" exhaustive pour guider le bureau entrant.

==Le cas des associations INSA==
En signant la charte VA et en étant domiciliées à l'INSA, '''toutes les associations de l'école''' s'engagent à transmettre chaque année [[Obligations INSA|un bilan annuel à l'INSA]] (DAVEA) et au [[CVA]]. En réalité, l'exercice est '''très libre et peu encadré''' : toute forme de bilan est accepté. Chaque association a ses pratiques et habitudes. Certaines transmettent le bilan envoyé à leurs sponsors et partenaires (parfois très visuel, avec infographies...) d'autres transmettent le bilan adressé par le président aux membres (plus cru et privé).

--> L'important c'est de '''prendre un moment pour faire le point''', regarder en arrière sur l'année écoulée, et transmettre quelque chose au CVA et à l'INSA. (En le déposant dans le dossier portail VA dédié ! pas uniquement par mail sinon ça ne sera pas consigné !)

Certains étudiants trouvent que le CVA est particulièrement casse-pied chaque année en demandant ces bilans mais ne le faites pas que pour nous ! Envoyez le aussi à vos [[Instances de l'INSA|partenaires]] (même si ils ne l'ont pas exigé dans le cadre d'une demande de sub) ils apprécieront cette transparence, voilà quelques idées :

*l'AS ;
*le service culturel ;
*les responsables et les secrétaires de votre département ;
*la DirCom ;
*la cellule DDRS ;
*vos entreprises partenaires ;
*Villeurbanne...

==En cas de subventions du CVA :==
Les associations INSA ayant reçu une subvention CVA ont certaines contraintes supplémentaires à respecter :

*Envoyer un bilan '''avant le 31 Juillet''' --> pour permettre au CVA de lire un maximum de bilans et valider les deuxièmes versements le plus rapidement possible.
*Faire un retour plus précis sur '''les projets subventionnés''', joindre les factures les plus importantes qui justifient que la subvention a bien servi à financer des choses.

=Conseils de rédaction et de contenu=
Les bilans financiers et moraux peuvent être un seul et même document, certains envoient directement un export de leur tableur de gestion de budget, l'important est de retrouver le contenu essentiel.

===Le bilan financier===
Il reprend le budget prévisionnel de l’association, à la différence que les chiffres cette fois-ci sont ceux réellement obtenus. Ce fonctionnement est bénéfique car le budget prévisionnel de l'année suivante se basera dessus donc c'est intéressant d'avoir un document qui '''compare le prévisionnel et le réalisé.''' Un template est téléchargeable [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/e979d04e-a6a4-4070-9b0f-aab5276f1828/ ici].

Pas besoin de falsifier un bénéfice ou un déficit, tous les organismes qui vous suivent sont à même de comprendre un résultat exceptionnel si celui-ci est explicité, alors que '''la falsification peut avoir des conséquences désastreuses''' sur la confiance que le CVA ou la direction auront en vos successeurs et sur l’avenir de l’asso.

On attend dans un bilan financier :

*Coûts totaux réels de l'asso
*Recettes totales réelles de l'asso
*Coûts totaux réels par projet/événement avec, pour chaque, un sous-total des dépenses : communication, transport, alimentaire, animations, matériels...
*Recettes totales par projet/événement/subventions…

Pensez à faire une section avec les frais de fonctionnement généraux de l’asso séparée du reste avec les cotisations, les frais d’assurance, les investissements pour le local...

Un bon bilan financier n'est pas uniquement un tableau rempli de chiffres, il faut garder en tête qu'il va être consulté par des personnes extérieurs au bureau de l'asso. Ajoutez donc des commentaires ou des précisions à certaines lignes si nécessaires. Si l'écart entre un prévisionnel et un réel est important (disons, plus de 30% de différence), expliquez pourquoi.

Par exemple, si vous aviez prévu 1000€ pour un projet mais dépensé seulement 700€ parce que vous n’avez pas eu besoin d'un truc prévu initialement, il faut le préciser. C'est normal d'avoir des différences, et c'est aussi normal de savoir les expliquer. Sinon c'est qu'il y a embrouille. Si c'est la raison est plus compliquée vous pouvez renvoyer vers le bilan moral.

===Bilan moral===
Très important, le bilan moral d’un mandat permet de garder une trace de ce qui a été fait, et surtout de ce qu’il reste à faire !

Il résume l'année en partant des différents projets prévus en début de mandat, puis explicite leurs déroulements et les difficultés rencontrées.

Enfin, il finit sur ce qui n’a pas pu être fait, et les points à améliorer. Ces derniers peuvent porter sur les projets eux-mêmes, mais également sur l’association en général: l’ambiance, le mode de recrutement, la communication...

Il vous sert en interne à laisser une trace de ce que vous avez fait à vos successeurs et pour la direction et le CVA à comprendre vos difficultés pour pouvoir mieux accompagner l’association l’année suivante.

Il peut être construit ainsi :

*Une intro résumant l'activité générale de votre asso et les gros moments de l'année
*Le nombre de membres en début et fin de l'année. Vous pouvez développer un peu plus si vous voulez en donnant quelques stats sur le départ de provenance des membres, en quelle année vous avez réussi à les recruter. Vous pouvez également préciser s'ils viennent de l'extérieur de l’INSA. C'est LE moment de mettre la diversité de votre asso en avant.
*Quelques lignes pour chaque projet/événement mené, décrivant leur réussite (ou pas, ça arrive), avec le coût réel total du projet/événement (doit être le même que dans le bilan financier of course).
*Des propositions d'amélioration et recommandations pour le prochain bureau.
*Une conclusion globale qui traduit ce que vous pensez du déroulement global de l'année et éventuellement ouvrez sur ce qui est prévu l'année d'après.

Vous pouvez ajouter des détails de dépenses ou toute autre chose que vous jugez utiles.

Pas la peine d'essayer de nous entuber, n’oubliez pas que nous avons demandé des subs et rédigé des bilans avant vous, on connait les magouilles, et on apprécie d'autant plus l'honnêteté.

Si votre année était pourrie, dites le, ça nous permettra justement de trouver comment vous aider à l'avenir, et ça n'influera pas notre jugement de façon nuisible !

Bilan moral et financier

2023-11-07T23:16:18Z

ALefebvre :

En fin de mandat le bureau sortant doit traditionnellement '''présenter son bilan à l'ensemble des membres''' rassemblés en [[Passation administrative|assemblée générale]]. Ce bilan permet de faire un '''point annuel sur l'état et les projets de l'association'''. Il permet aussi de clôturer le budget proprement et de faire des comparaisons annuelles.

La '''transparence''' des activités d'une association et une notion très importante. Le bilan permet de justifier la '''bonne gestion''' de l'association à l'ensemble des '''partenaires''' à qui vous devez rendre des comptes, il sert aussi à garder une trace dans les '''archives''' sur lesquelles les futurs bureaux pourront s'appuyer. Attention, le bilan publique peut '''rester succin''', il est recommandé par contre de rédiger une "bible" exhaustive pour guider le bureau entrant.

==Le cas des associations INSA==
En signant la charte VA et en étant domiciliées à l'INSA, '''toutes les associations de l'école''' s'engagent à transmettre chaque année [[Obligations INSA|un bilan annuel à l'INSA]] (DAVEA) et au [[CVA]]. En réalité, l'exercice est '''très libre et peu encadré''' : toute forme de bilan est accepté. Chaque association a ses pratiques et habitudes. Certaines transmettent le bilan envoyé à leurs sponsors et partenaires (parfois très visuel, avec infographies...) d'autres transmettent le bilan adressé par le président aux membres (plus cru et privé).

--> L'important c'est de '''prendre un moment pour faire le point''', regarder en arrière sur l'année écoulée, et transmettre quelque chose au CVA et à l'INSA. (En le déposant dans le dossier portail VA dédié ! pas uniquement par mail sinon ça ne sera pas consigné !)

Certains étudiants trouvent que le CVA est particulièrement casse-pied chaque année en demandant ces bilans mais ne le faites pas que pour nous ! Envoyez le aussi à vos [[Instances de l'INSA|partenaires]] (même si ils ne l'ont pas exigé dans le cadre d'une demande de sub) ils apprécieront cette transparence, voilà quelques idées :

*l'AS ;
*le service culturel ;
*les responsables et les secrétaires de votre département ;
*la DirCom ;
*la cellule DDRS ;
*vos entreprises partenaires ;
*Villeurbanne...

==En cas de subventions du CVA :==
Les associations INSA ayant reçu une subvention CVA ont certaines contraintes supplémentaires à respecter :

*Envoyer un bilan '''avant le 31 Juillet''' --> pour permettre au CVA de lire un maximum de bilans et valider les deuxièmes versements le plus rapidement possible.
*Faire un retour plus précis sur '''les projets subventionnés''', joindre les factures les plus importantes qui justifient que la subvention a bien servi à financer des choses.

=Conseils de rédaction et de contenu=
Les bilans financiers et moraux peuvent être un seul et même document, certains envoient directement un export de leur tableur de gestion de budget, l'important est de retrouver le contenu essentiel.

===Le bilan financier===
Il reprend le budget prévisionnel de l’association, à la différence que les chiffres cette fois-ci sont ceux réellement obtenus. Ce fonctionnement est bénéfique car le budget prévisionnel de l'année suivante se basera dessus donc c'est intéressant d'avoir un document qui '''compare le prévisionnel et le réalisé.'''

Pas besoin de falsifier un bénéfice ou un déficit, tous les organismes qui vous suivent sont à même de comprendre un résultat exceptionnel si celui-ci est explicité, alors que '''la falsification peut avoir des conséquences désastreuses''' sur la confiance que le CVA ou la direction auront en vos successeurs et sur l’avenir de l’asso.

On attend dans un bilan financier :

*Coûts totaux réels de l'asso
*Recettes totales réelles de l'asso
*Coûts totaux réels par projet/événement avec, pour chaque, un sous-total des dépenses : communication, transport, alimentaire, animations, matériels...
*Recettes totales par projet/événement/subventions…

Pensez à faire une section avec les frais de fonctionnement généraux de l’asso séparée du reste avec les cotisations, les frais d’assurance, les investissements pour le local...

Un bon bilan financier n'est pas uniquement un tableau rempli de chiffres, il faut garder en tête qu'il va être consulté par des personnes extérieurs au bureau de l'asso. Ajoutez donc des commentaires ou des précisions à certaines lignes si nécessaires. Si l'écart entre un prévisionnel et un réel est important (disons, plus de 30% de différence), expliquez pourquoi.

Par exemple, si vous aviez prévu 1000€ pour un projet mais dépensé seulement 700€ parce que vous n’avez pas eu besoin d'un truc prévu initialement, il faut le préciser. C'est normal d'avoir des différences, et c'est aussi normal de savoir les expliquer. Sinon c'est qu'il y a embrouille. Si c'est la raison est plus compliquée vous pouvez renvoyer vers le bilan moral.

===Bilan moral===
Très important, le bilan moral d’un mandat permet de garder une trace de ce qui a été fait, et surtout de ce qu’il reste à faire !

Il résume l'année en partant des différents projets prévus en début de mandat, puis explicite leurs déroulements et les difficultés rencontrées.

Enfin, il finit sur ce qui n’a pas pu être fait, et les points à améliorer. Ces derniers peuvent porter sur les projets eux-mêmes, mais également sur l’association en général: l’ambiance, le mode de recrutement, la communication...

Il vous sert en interne à laisser une trace de ce que vous avez fait à vos successeurs et pour la direction et le CVA à comprendre vos difficultés pour pouvoir mieux accompagner l’association l’année suivante.

Il peut être construit ainsi :

*Une intro résumant l'activité générale de votre asso et les gros moments de l'année
*Le nombre de membres en début et fin de l'année. Vous pouvez développer un peu plus si vous voulez en donnant quelques stats sur le départ de provenance des membres, en quelle année vous avez réussi à les recruter. Vous pouvez également préciser s'ils viennent de l'extérieur de l’INSA. C'est LE moment de mettre la diversité de votre asso en avant.
*Quelques lignes pour chaque projet/événement mené, décrivant leur réussite (ou pas, ça arrive), avec le coût réel total du projet/événement (doit être le même que dans le bilan financier of course).
*Des propositions d'amélioration et recommandations pour le prochain bureau.
*Une conclusion globale qui traduit ce que vous pensez du déroulement global de l'année et éventuellement ouvrez sur ce qui est prévu l'année d'après.

Vous pouvez ajouter des détails de dépenses ou toute autre chose que vous jugez utiles.

Pas la peine d'essayer de nous entuber, n’oubliez pas que nous avons demandé des subs et rédigé des bilans avant vous, on connait les magouilles, et on apprécie d'autant plus l'honnêteté.

Si votre année était pourrie, dites le, ça nous permettra justement de trouver comment vous aider à l'avenir, et ça n'influera pas notre jugement de façon nuisible !

Obligations Association INSA

2023-11-07T22:47:59Z

ALefebvre : /* AJOUTER LA LISTE OFFICIELLE DES ASSOS INSA DE L'ANNE EN COURS ! */

Pour faire partie de la Vie Associative de l'INSA de Lyon, il faut satisfaire plusieurs obligations.

==Chartes VA, Com et Enviro==
Les chartes VA, de communication et d'engagement écologique vous seront transmises au début de chaque année, elles sont '''à signer et respecter''' impérativement pour être en règle vis-à-vis de la direction et du CVA. Elles sont obligatoires mêmes si vous ne demandez pas de subventions. Les associations sont une annexe à notre formation d'ingénieurs et à ce titre, l'INSA engage sa responsabilité d'école en mettant à disposition des moyens publics pour nous. Toute demande de subvention (qu'elle soit CVA ou d'un service de l'INSA) sera rejetée automatiquement si l'association n'est pas à jour à ce niveau.

*La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3c2b96ca-41b7-4746-aa61-90354adec87f/ charte de la Vie Associative] définit la place des associations dans la formation INSA, engage l'INSA dans les avantages qu'il vous accorde pour mener à bien vos projets et les contreparties que vous devez lui fournir.
*La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/f544fb9a-8453-45de-8fc6-6ac46364b3a7/ charte de communication] est une annexe à la charte VA, elle définit les devoirs d'une association dans sa communication sur le campus. Elle est signée avec le BdE car c'est lui qui est responsable des avantages venant en contrepartie de la signature de cette charte.
*La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3753a073-5b40-499a-a40b-b8b9aa4e2e9d/ charte d'engagement écologique] est signée avec le CVA. Elle engage les associations à respecter des directives écologiques. La charte est régulièrement réécrite en parcours des référent.es enviro.
Pour signer les chartes&AOT, sur portail VA :

# Vous vous connectez au compte de votre association
# Puis mon association > Fichiers > Ressources > Administratif - Chartes & AOT > Charte_environnement
# Une fois signée, vous la déposez sur Fichiers > Administratif > Chartes signées > Chartes 2X-2X
La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/115c6940-9b30-4664-b5cb-e0d5850ed81f/ charte des Pulls à Patcher] n'est pas obligatoire.

==Informations de contact==
Le CVA et la direction doivent avoir un interlocuteur dans chaque association. A chaque changement de bureau il faut ajouter les contacts des nouveaux membres du bureau sur portail VA. L'ajout d'un nouveau mandat peut être fait dès la passation effective mais les justificatifs de la préfecture devront être impérativement uploadé ultérieurement.

==Bilans==
En fin de mandat quel que soit la période de l'année, '''le bureau sortant''' doit établir un bilan de son année. Celui ci doit être uploadé dans le dossier dédié sur portail VA pour archivage et qu'il soit accessible par le CVA et la direction.

Voir l'article détaillé : [[Bilan moral et financier]]

===Bilan moral===
Très important, le Bilan moral d'un mandat permet de garder une '''trace '''de ce qui a été fait, et surtout de ce qu'il reste à faire !

Il résume l'année en partant des différents projets prévus en début de mandat, puis explicite leurs déroulements et les difficultés rencontrées, et enfin finit sur ce qui n'a pas pu être fait, et les points à améliorer. Ces derniers peuvent porter sur les projets mêmes, mais également sur l'association en général ; l'ambiance, le mode de recrutement, la communication... Il vous sert en interne à laisser une passation à vos successeurs, et pour la direction et le CVA à comprendre vos difficultés pour pouvoir mieux vous accompagner.

===Bilan financier===
Il reprend le budget prévisionnel de l'association, à la différence que les chiffres cette fois sont les vrais. Comme le bilan moral, il est essentiel pour vos passations (le budget prévisionnel de l'année suivante se basera dessus) et pour permettre à la direction et au CVA de vous accompagner. Pas besoin de falsifier un bénéfice ou un déficit, tous les organismes qui vous suivent sont à même de comprendre un résultat exceptionnel s'il est explicité, alors que la falsification peut être désastreuse sur la confiance en vos successeurs et l'avenir de l'asso.

Obligations Association INSA

2023-11-07T22:31:48Z

ALefebvre :

Agenda de l'année

2023-11-07T22:27:18Z

ALefebvre : /* Changement de bureau */

Check-list des échéances associatives au cours de l'année :

==Changement de bureau==
Voir l'article dédié : [[Passation administrative]]

En résumé, quelque soit le moment de l'année il faudra réaliser certaines taches lors du changement de bureau :

*Organiser l'Assemblée Générale selon les modalités définies dans les statuts de l'asso.
*Comptabiliser les votes et rédiger un [https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1SQF3FB9PYPvuSBOq1LWapq2ZQQbVfNZU Procès Verbal] officiel.
*Envoyer les documents de passation à la [[préfecture]] (voir l'article dédié);
*Changer les responsables du compte en banque de l'association (à voir directement avec la banque);
*Vérifier l'état de l'assurance du local ou de tout autre type d'assurance;
*Mettre à jour les informations de l'asso sur le Portail VA, notamment la composition du bureau;
*Le bureau sortant doit rédiger son [[bilan moral et financier]]

==Rentrée==
Les documents à signer auprès de la direction via le CVA:

*L'autorisation d''''occupation de local''' (AOT) (si vous avez la chance d'avoir un local)
*La '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3c2b96ca-41b7-4746-aa61-90354adec87f/ Charte VA]'''
*La [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/3753a073-5b40-499a-a40b-b8b9aa4e2e9d/ '''Charte Enviro''']

Auprès du BdE :

*La '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/f544fb9a-8453-45de-8fc6-6ac46364b3a7/ charte de communication]''' des associations

Les '''[[Bilan moral et financier|bilans moraux et financiers]]''' du mandat terminé pendant l'année scolaire sont à déposer sur portail VA :

*Avant le 31 Juillet si l'association a obtenu des subventions CVA l'année scolaire précédente.
*Avant le 30 septembre sinon.

==Forum des Assos==
Le '''Forum des Assos''' est un rassemblement de toutes les associations du campus qui souhaitent y participer. Il est organisé par le [[CVA]], vous serez informés par mail, et lors de la première AG des Assos des dates et des formalités. Il se tient en début d'année, souvent début octobre.

Traditionnellement, le forum se tient à la MdE ou au RI mais depuis quelques années il se déroule sur la pelouse des humanités. Les associations disposent d'un emplacement (avec tables, chaises et tonnelle), qui leur permet de présenter au mieux leurs activités.

Le Forum des Assos est l'occasion de recruter de nouveaux membres, ou simplement de se faire voir et de parler de son association auprès des étudiants et des badaux qui passent par là (bon ok, surtout auprès des étudiants).

Petite ou grande asso, c'est le rendez-vous de tous pour mieux comprendre ce que représente la Vie Associative de l'INSA de Lyon.

==AFA's==
En début d'année, le [[CVA]] organisait un week-end de formation pour les associations INSA (WEFAI). Le format a été revu en 2022 afin de raccourcir les formations et surtout d'alléger la quantité d'informations transmises. Désormais, des '''Après-midi de Formation pour les Associations''' sont mises en place. De grosses formations sont faîtes en octobre, notamment sur la gestion d'assos, la trésorerie, les assurances, les subventions, le sponsoring, la [[communication]] etc mais d'autres formations sont également faîtes plus tard dans l'année (comme une formation élec ou logistique).

Un goûter est servi dans les salles de formations, l'occasion pour tout le monde d'échanger avec des professionnels (assureurs, experts comptables) et des associations.

==Formations==
La direction adjointe de la vie étudiante et associative demande aux associations de suivre certaines '''formations''' pour obtenir les autorisations d'événements : Prévention Alcool, Bizutage, VSS, Formation extincteur et peut-être bientôt formation hygiène alimentaire ou tri des déchets...

Les formations alcool ont souvent lieu en fin d'année pour les étudiants qui organisent l'intégration de leur département ou en début d'année pour les autres assos.

==AG des Assos==
Cf article détaillé : [[AG des assos]]

Les '''Assemblée Générales des Assos''' se tiennent tous les mois pour faire un point sur l'état de la Vie Associative.

Le [[CVA|Resp' VA]] commence par dérouler l'ordre du jour, et pose des questions à l'assemblée sur certains points qui demandent une approbation générale. C'est très important qu'au minimum une personne de chaque bureau soit présente et que les CR soient lus avec attention car des '''informations importantes''' y sont données.

Une AG des Assos est une réunion d'échange entre le [[CVA]] et toutes les associations INSA, qu'elles soient sportives, culturelles, festives ou de départ'. Elle permet à chacun de donner son avis et de faire part de ses idées sur les projets en cours.

C'est également pendant une [[AG des assos]] que sont remis les résultats des délibérations pour les demandes de [[subventions]].

==Election du CVA==
L'élection des 7 membres élus du [[CVA]] a lieu lors de l'[[AG des assos|AG]] de printemps. Chaque association a un vote et peut présenter deux candidats.

==Autres dates==

*Novembre : dépôt des dossiers de [[subventions CVA]] - 1ère vague
*Décembre : auditions CVA
*Vacances de février : dépôt des dossiers de [[subventions CVA]] - 2ème vague
*Mars : auditions CVA

==Contacts utiles==
Responsable VA du BdE : [mailto:resp.va@asso-insa-lyon.fr resp.va@asso-insa-lyon.fr]

Conseil de la Vie Associative : [mailto:cva@listes.insa-lyon.fr cva@listes.insa-lyon.fr]

Joachim Revez (Adjoint au DGS chargé de la Vie Étudiante et Associative) : [mailto:joachim.revez@insa-lyon.fr joachim.revez@insa-lyon.fr]

Marielle De Pasqua (Assistante à la Direction Adjointe de la Vie Etudiante et Associative) : [mailto:marielle.de-pasqua@insa-lyon.fr marielle.de-pasqua@insa-lyon.fr]

Liste de diffusion des responsables associatifs insaliens : [mailto:associations@listes.insa-lyon.fr associations@listes.insa-lyon.fr]

Composition

2023-11-07T22:08:47Z

ALefebvre : /* L'Assemblée Générale */

Ce chapitre a pour but de faire le point sur les différentes instances des associations. Cependant, les statuts peuvent différer d'une asso à une autre ; il faudra donc s'y référer, et ce qui sera dit plus loin peut ne pas correspondre exactement au fonctionnement de ton asso.

==L'Assemblée Générale==
L'Assemblée Générale est, sauf mention explicite contraire dans les statuts, l'organe souverain d'une association. Elle est constituée de tous les membres adhérents, et se réunit régulièrement.

Lors d'une AG, les grands points et la politique de l'association sont discutés, puis votés si nécessaire.

Dans les faits, une AG est légitime pour :

*Changer les statuts de l'association
*Élire un nouveau Bureau
*Approuver les comptes en début de mandat
*Parler de l'orientation de l'association en général

Une AG peut se réunir régulièrement (AG ordinaire) ou de manière exceptionnelle (AG exceptionnelle). La tenue habituelle de l'AG est indiquée par les statuts.

==Le Conseil d'Administration==
Le Conseil d'Administration consiste en un comité de membres de l'association qui se réunit pour délibérer de sa gestion quotidienne.

Le CA est composé du Bureau, et de membres dont la sélection est imposée par les statuts (désignation, élection, nommé d'office, ...).

Dans les faits, le Conseil d'Administration agit souvent comme un “bureau élargi” qui pourra aborder des points précis plus longuement qu'en Assemblée Générale.

Le CA n'est pas obligatoire, cela dépend des statuts. De même, ses prérogatives peuvent varier d'une asso à une autre.

Toute décision du Conseil d'Administration peut être remise en cause par l'Assemblée Générale, qui reste souveraine au sein de l'asso.

======Cas particulier des assos sportives======
Une association à objet sportif (comme indiqué dans les statuts) a l'obligation d'élire un CA pour une durée limitée.

En cas de doute sur le CA de ton asso, n'hésite pas à te renseigner sur https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F1120

==Le Bureau de l'association==
Le Bureau gère les affaires courantes de l'association. C'est lui qui, durant son mandat, est responsable de la viabilité de l'association. En bref, il fait en sorte que l'asso tienne un an de plus.

De plus, c'est au Bureau de veiller à ce que les décisions prises en AG et/ou en CA soit appliquées. C'est l'exécutif de l'association.

Toute décision du Bureau peut être remise en cause par l'Assemblée Générale, qui reste souveraine au sein de l'asso. Dura lex, sed lex !

===Président===
Le Président est en principe le responsable légal de l'association, selon ses statuts. Il s'assure de la pérennité de l'association, en gérant la régularisation administrative (cf. section Obligations administratives). C'est lui qui anime les réunions, qui met en place l'ordre du jour, et qui règle les questions en cas de litige. Cela ne fait pas de lui le seul décideur de l'association, et il doit veiller à ce que le vote des membres lors des AGs soit respecté. Le Président est au courant de tous les projets, même s'il ne participe pas activement à chacun d'entre eux, et il les suit régulièrement. Selon l'organisation de l'association, il pourra également se charger des relations avec les autres associations du campus ou extérieures. C'est idéalement le Président, accompagné du Trésorier, qui s'occupe de trouver des fonds pour l'association, et c'est également lui qui rédige le [[Bilan moral et financier|Bilan Moral]] de son mandat en fin d'année.

===Secrétaire Général===
Le Secrétaire Général s'occupe de la communication interne de l'association. Il prend des notes pendant les réunions, rédige et envoie le compte rendu. Il retire également le courrier de l'association à la MdE (cf. section Courrier), et aide le président à assurer la régularisation administrative.

===Trésorier===
Le Trésorier est le délégué aux finances de l'association. Il peut, ou pas, avoir un accès direct aux comptes, sans avoir à passer par le Président. Il s'occupe de dresser [[Bilan moral et financier|le bilan financier]] et tient les comptes. Il dépose les éventuels chèques reçus à la banque, et peut, selon les statuts, signer des chèques au nom de l'association. Conjointement au Président, il cherche des moyens de financer l'association. Il participe donc à la rédaction des dossiers de subvention (cf. section Dates importantes). Pour travailler, le trésorier peut utiliser Compt'Assoc, un tableur Excel prêt à l'emploi préparé par le CVA !

===Vices-présidents===
Les Vices-présidents sont des délégués à certaines fonctions du Président de l'association, lorsque c'est nécessaire. Ils travaillent en lien avec lui et sont complémentaires. Selon l'organisation de l'association, il peut y avoir un Vice-président, plusieurs ou pas du tout.

On trouve ainsi dans certains bureaux un resp com, un VP chargé des relations extérieures ou du sponsoring. Les relations extérieures sont un sujet potentiellement très important car c'est ce qui permet de faire connaître l'association au-delà de l'INSA, sur d'autres campus, de faire du réseau avec d'autres associations similaires ou tout simplement de s'informer sur les dizaines d'évènements intéressants à Lyon qui peuvent intéresser les membres de votre association.

===Équipes===
Le reste des membres actifs de l'association s'organise en équipes qui ont chacune des responsables. Selon l'organisation que vous préférez, vous pouvez organiser des réunions avec le bureau et les responsables d'équipe et/ou des réunions avec toute l'association. Il est néanmoins essentiel de faire des réunions avec le plus grand nombre, pour donner à l'association une cohésion et une bonne ambiance, et être plus efficace lors de l'organisation d'événements.

Créer une association INSA

2023-11-07T22:02:48Z

ALefebvre :

Dans ce document, vous trouverez toutes les modalités pour créer une association INSA.

<h1 id="pourquoi-créer-une-association">Pourquoi créer une association ?</h1>

Tu veux organiser des événements, promouvoir une activité ou rassembler des gens qui partagent la même passion : l’association est la structure juridique qui va te permettre de réaliser tes projets. Une association est une personne morale, qui survit au passage éphémère des étudiants. Elle permet d’ouvrir un compte en banque, de générer des [[Editer une facture pour un organisme publique (ex: Insa)|factures]], et de structurer l’organisation. A l’INSA, l’administration ne traite qu’avec les associations INSA, si tu veux louer du matériel, demander une autorisation pour un événement, tu ne peux pas le faire personnellement ou au nom de ton groupe d’ami; de nombreuses personnes décident donc de monter une association.

Mais comme tu vas le voir ci-dessous, ce n’est pas si simple que ça et malheureusement beaucoup d’associations meurent au bout de 2 ans. C’est pour cela que le [[CVA|Conseil de la Vie Associative]] et la Direction Adjointe de la Vie Étudiante et Associative accompagnent les créations d’asso et les valident.

Il faut d’abord vérifier que l’association que vous souhaitez créer n’est pas similaire à une asso déjà existante à l’INSA. En effet, l’INSA n’autorise pas d’associations ayant les mêmes buts statutaires en son sein, il n’existera donc jamais deux BdE ou deux junior-entreprises. Il ne faut pas non plus multiplier la création de petites assos similaires qui pourraient en réalité être des équipes séparées au sein d’une plus grosse association qui aura moins de mal à recruter d’année en année et permettra de mutualiser les moyens.<h1 id="les-conditions">Les conditions</h1>

Pour créer une association il faut remplir les conditions suivantes :
<ul>
<li>Être étudiant à l’INSA Lyon;</li>
<li>Être au moins deux, pour pouvoir s’inscrire en [[préfecture]];</li>
<li>Avoir un projet ouvert à tous les étudiants de l’INSA;</li>
<li>Faire valoir les valeurs de l’INSA;</li>
<li>Ne pas défendre des idées trop partisanes et rester politiquement neutre;</li>
<li>L’association ne peut pas être à but exclusivement religieux (La laïcité de l’INSA entraîne l’interdiction de lieux de cultes et d’évènements religieux sur le Campus)</li>
<li>Buts de l’association innovant et non existant dans d’autres associations</li>
<li>Respect total du [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/c9b0c421-1bf4-40ef-b3ae-dae6ab5cd1e6/ règlement intérieur] de l’INSA</li>
</ul>
<h1 id="les-statuts">Les Statuts</h1>

Une fois ces éléments vérifiés il faut dans un premier temps rédiger les statuts de votre association. Il est important de rédiger correctement vos statuts, car c’est eux qui définiront comment fonctionne votre association. Il est conseillé de rédiger en parallèle un règlement intérieur, ça peut paraître trop d’embarras pour une petite asso pas encore créée, mais c’est beaucoup plus simple d’y mettre toutes les règles courantes (montant de la cotisation, nombre de postes au bureau, lesquels ont le droit d’utiliser la carte bancaire...). Ainsi vous pourrez faire évoluer ces points avec un simple vote du bureau (ou du CA) sans avoir à organiser une assemblée générale et à déclarer les nouveaux statuts en préfecture.

Pour rédiger vos statuts appuyez vous sur ceux d’une association similaire et surtout sur les statuts types du CVA dans lequel des conseils pour les assos INSA sont détaillés à chaque article. Ce pdf est disponible [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4faec5c6-8708-4a70-af1f-3c854b0ea0fe/ ici] et la source éditable est téléchargeable [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/e9472120-05ef-4068-9714-b812bf23fa87/ ici] (Word) ou bien [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/b01e4519-cb02-44db-86b4-8e3d479a33c1/ là](Latex).

<h2 id="nom">Nom</h2>
Vous êtes libre de choisir n’importe quel nom, mais pour des questions de visibilité n’hésitez pas à mettre "INSA" dans votre nom d’association. Si vous comptez utiliser souvent le sigle mettez le entre parenthèse pour qu'il soit aussi reconnu légalement.
Exemple : " Pétanque INSA Club (PIC)"

<h2 id="buts" class="unnumbered">Buts</h2>
Il est important de rester assez vague sur les buts de l’association, ce qui permettra de la faire évoluer sans pour autant sortir de vos buts statutaires.
Exemple : "Promotion des jeux de boules et de son esprit aux étudiants et personnels de l’INSA de Lyon"

<h2 id="domiciliation">Domiciliation</h2>
La Domiciliation de votre association doit se faire à l’adresse suivante:
AssociationXXX 
Bureau des élèves de l’INSA Lyon 
Bat 608 Le Thélème 
20 Avenue Albert Einstein 
69621 Villeurbanne Cedex

<h2 id="les-membres">Les Membres</h2>
Il est important d’expliciter clairement qui est membre de votre association et comment on peut devenir membre (paiement d’une cotisation, même si elle est symbolique reste le meilleur moyen de définir qui est membre de l’association de qui ne l’est pas).
Les motifs de radiations des membres de l’association sont aussi importants. En effet cela permet de mettre à jour rapidement la liste des membres pour convoquer une assemblée générale et effectuer le changement de Bureau.

<h2 id="assemblées-générales">Assemblées générales</h2>
L’article sur les [[Composition#L'Assemblée Générale|assemblées générales]] doit être bien pensé. Il faut faire attention à tout quorum de membres pour le vote des bilans et autre. Evitez le plus possible de mettre un pourcentages de membres adhérents, et privilégiez plutôt les pourcentages de membres présents lors de l’AG. Ainsi les passations entre les bureaux seront plus faciles.

<h2 id="dissolution">Dissolution</h2>
L’article sur la dissolution est très important. Il permettra au [[CVA#Le Resp VA|responsable VA]] le cas échéant de fermer l’association si elle est endormie depuis trop longtemps.
Dans cet article il faut ajouter la phrase suivante :
"En cas de dissolution, l’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’association. Elle attribue l’actif net au Conseil de la Vie associative"
<h1 id="la-validation">La Validation</h1>

Toutes nouvelles associations doivent suivre la procédure suivante avant de [[Préfecture|se déclarer en préfecture]] :
<ul>
<li>Contacter, faire vérifier et valider leurs statuts par le [[CVA#Le Resp VA|responsable VA]]</li>
<li>Prendre contact avec Joaquim Revez, Directeur Adjoint de la Vie Etudiante et Associative</li>
<li>Déposer les statuts et la feuille d’autorisation de domiciliation du BdE à la [[Instances de l'INSA#La DVE|direction adjointe de la vie étudiante et associative]]</li>
<li>Attendre la Validation du Conseil d’administration de l’INSA (5 fois par ans)</li>
</ul>
Le déroulé de toutes les étapes de la procédure est détaillé dans le document suivant : [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/0bf3111e-d262-46b2-a766-9b3f6bcd6d34/ procédure d’autorisation DVE]
Une fois la création validée vous recevrez vos identifiants portail VA, soit le site des assos INSA qui permet de poster vos événements et d’apparaître dans le botinsa. C’est sur ce site que vous devrez aussi fournir les coordonnées du bureau et les documents constitutifs de votre association. Un mail en @asso-insa-lyon.fr pourra aussi être créée pour votre asso avec le compte google entreprise du BDE.
<h1 id="assemblée-générale-constitutive-et-dépôt-en-préfecture">Assemblée générale constitutive et dépôt en préfecture</h1>

Une fois votre association validée par l’INSA et le BdE vous pouvez faire l’assemblée générale constitutive qui validera vos statuts au sein de votre association. Lors de cette AG vous déciderez du nouveau [[Composition#Le Bureau de l'association|bureau]] (ou [[Composition#Le Conseil d'Administration|conseil d’administration]]) de votre association.
Un procès-verbal comme [http://www.assoligue.org/base/images/stories/docs/vie_statutaire/pv_creation.odt cet exemple] devra être rédigé avec les votes pour le Bureau. Il faudra alors se rendre sur [https://www.service-public.fr/associations service-public.fr] afin de formuler la demander de création de l’association (tout est expliqué sur le site).
La demande de création terminée sur ce site, vous recevrez une facture de 44€ pour la publication dans le journal officiel. Cette somme vous sera remboursée par la VA ou vous pouvez même envoyer la facture au CVA pour qu’il la règle directement.
D’une manière générale, restez en contact avec [[CVA#Le Resp VA|le Resp VA]] tout au long de la démarche et pensez à consulter [https://www.service-public.fr/associations le site du service public] qui est vraiment complet et bien fait.

Préfecture

2023-11-07T21:55:35Z

ALefebvre : /* Le procès verbal */

Tout changement administratif doit être déclaré, que ce soit un changement de bureau/CA, d'adresse ou des statuts de l'association. En effet une association est une structure juridique créée pour associer un nom et un responsable aux initiatives d'un groupe de personnes. C'est l'état qui tient ces informations à jour au travers des préfectures et permet à d'autres organismes de vous faire confiance.

La déclaration de changement de bureau à la préfecture permet de recevoir '''un récépissé de changement de bureau''', document obligatoire pour toute procédure administrative (passation du compte en banque, prise d'assurance, déclaration auprès de l'INSA, du CVA, ...).

C'est une obligation LÉGALE, qui peut entraîner une amende (en plus de bloquer toute la vie administrative de l'asso).

== La démarche ==

=== service-public.fr ===

Un site national permet de centraliser la vie administrative des association. Le lien suivant pourra être utile pour tout changement de situation. https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R37933

N'oublie pas de demander les identifiants d'accès à vos prédécesseurs si ils ont oublié de vous les donner ! Tu pourras aussi te créer un compte personnel et y associer ton association.

=== Le procès verbal ===

Pour tout changement à déclarer en préfecture, il faudra fournir un PV d'AG, ce procès verbal peut s'apparenté à un compte rendu de l'assemblé général mais il n'a pas besoin de retranscrire l'ensemble des sujets discutés et doit tout de même suivre un certain formalisme :
* Le nom et l'identifiant de l'association;
* la date et le lieu de la réunion;
* l'ordre du jour ;
* nombre de membres présents ou représentés et les noms des responsables;
* le texte des résolutions soumises aux votes;
* le résultat des votes pour chaque décision;
* le nom et les fonctions des personnes ayant signé le procès-verbal ou l'ayant certifié conforme.

=== Le traitement de la demande ===

Une fois le document envoyé sur le site la demande peut être traitée en quelques jours ou en plusieurs semaines, il faut parfois essayer de les relancer en contactant la préfecture directement au 04.72.61.61.44 ou par courriel pref-associations@rhone.gouv.fr.

Chaque demande est traitée et les agents vérifient si la procédure est conforme aux statuts de votre association (quorum atteint, nécessité d'une assemblée générale ou uniquement d'un CA...) puis envoient par la poste un récépissé. Ce document est INDISPENSABLE, c'est le justificatif qui permet de justifier à la banque ou à vos partenaires la validité de vos statuts ou votre responsabilité dans le bureau.

=== L'archivage ===

La dernière étape à ne pas oublier pour garder une trace et justifier à l'INSA des derniers changements est d'uploader les documents sur votre espace Portail VA dans les dossiers dédiés. (Procès Verbal et Récépissé).

Demandes d'autorisations

2023-11-07T21:52:28Z

ALefebvre : /* Événement à l’extérieur du campus */

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur de la vie étudiante]]. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ==
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/72c0d53f-1f82-4b27-beb3-3dbb77a7baf6/ disponible ici]. Ce formulaire sera ensuite retransmis par la DVE à tous les services concernés qui pourront alors proposer des améliorations au premier jet proposé.

== Événement à l’extérieur du campus ==
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/15bf2fa0-c6a2-4850-a812-0bd94d28337f/ disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/72c0d53f-1f82-4b27-beb3-3dbb77a7baf6/ formulaire] de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont désormais autorisés devant le bâtiment Charlotte Perriand sur la pelouse des humanités. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool. '''''Enfin, un seul pot par département et par an est autorisé.'''''

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4059c1cf-d838-42b6-8666-c8349341b628/ cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA sur portail VA : https://portail.asso-insa-lyon.fr/resources/28

Créer une association INSA

2023-11-06T17:32:26Z

ALefebvre :

Dans ce document, vous trouverez toutes les modalités pour créer une association INSA.

<h1 id="pourquoi-créer-une-association">Pourquoi créer une association ?</h1>

Tu veux organiser des événements, promouvoir une activité ou rassembler des gens qui partagent la même passion : l’association est la structure juridique qui va te permettre de réaliser tes projets. Une association est une personne morale, qui survit au passage éphémère des étudiants. Elle permet d’ouvrir un compte en banque, de générer des [[Editer une facture pour un organisme publique (ex: Insa)|factures]], et de structurer l’organisation. A l’INSA, l’administration ne traite qu’avec les associations INSA, si tu veux louer du matériel, demander une autorisation pour un événement, tu ne peux pas le faire personnellement ou au nom de ton groupe d’ami; de nombreuses personnes décident donc de monter une association.

Mais comme tu vas le voir ci-dessous, ce n’est pas si simple que ça et malheureusement beaucoup d’associations meurent au bout de 2 ans. C’est pour cela que le [[CVA|Conseil de la Vie Associative]] et la Direction Adjointe de la Vie Étudiante et Associative accompagnent les créations d’asso et les valident.

Il faut d’abord vérifier que l’association que vous souhaitez créer n’est pas similaire à une asso déjà existante à l’INSA. En effet, l’INSA n’autorise pas d’associations ayant les mêmes buts statutaires en son sein, il n’existera donc jamais deux BdE ou deux junior-entreprises. Il ne faut pas non plus multiplier la création de petites assos similaires qui pourraient en réalité être des équipes séparées au sein d’une plus grosse association qui aura moins de mal à recruter d’année en année et permettra de mutualiser les moyens.<h1 id="les-conditions">Les conditions</h1>

Pour créer une association il faut remplir les conditions suivantes :
<ul>
<li>Être étudiant à l’INSA Lyon;</li>
<li>Être au moins deux, pour pouvoir s’inscrire en [[préfecture]];</li>
<li>Avoir un projet ouvert à tous les étudiants de l’INSA;</li>
<li>Faire valoir les valeurs de l’INSA;</li>
<li>Ne pas défendre des idées trop partisanes et rester politiquement neutre;</li>
<li>L’association ne peut pas être à but exclusivement religieux (La laïcité de l’INSA entraîne l’interdiction de lieux de cultes et d’évènements religieux sur le Campus)</li>
<li>Buts de l’association innovant et non existant dans d’autres associations</li>
<li>Respect total du [https://intranet.insa-lyon.fr/sites/intranet.insa-lyon.fr/files/reglement_interieur_-_adopte_par_le_ca_21_juin_2018.pdf règlement intérieur] de l’INSA</li>
</ul>
<h1 id="les-statuts">Les Statuts</h1>

Une fois ces éléments vérifiés il faut dans un premier temps rédiger les statuts de votre association. Il est important de rédiger correctement vos statuts, car c’est eux qui définiront comment fonctionne votre association. Il est conseillé de rédiger en parallèle un règlement intérieur, ça peut paraître trop d’embarras pour une petite asso pas encore créée, mais c’est beaucoup plus simple d’y mettre toutes les règles courantes (montant de la cotisation, nombre de postes au bureau, lesquels ont le droit d’utiliser la carte bancaire...). Ainsi vous pourrez faire évoluer ces points avec un simple vote du bureau (ou du CA) sans avoir à organiser une assemblée générale et à déclarer les nouveaux statuts en préfecture.

Pour rédiger vos statuts appuyez vous sur ceux d’une association similaire et surtout sur les statuts types du CVA dans lequel des conseils pour les assos INSA sont détaillés à chaque article. Ce pdf est disponible ici et la source éditable est téléchargeable [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/54bc2359-8b37-40fb-8c6d-1b48922d612f/ ici] ou bien [https://www.associations.gouv.fr/IMG/doc/exemple_de_statuts_d_association.doc là].

<h2 id="nom">Nom</h2>
Vous êtes libre de choisir n’importe quel nom, mais pour des questions de visibilité n’hésitez pas à mettre "INSA" dans votre nom d’association. Si vous comptez utiliser souvent le sigle mettez le entre parenthèse pour qu'il soit aussi reconnu légalement.
Exemple : " Pétanque INSA Club (PIC)"

<h2 id="buts" class="unnumbered">Buts</h2>
Il est important de rester assez vague sur les buts de l’association, ce qui permettra de la faire évoluer sans pour autant sortir de vos buts statutaires.
Exemple : "Promotion des jeux de boules et de son esprit aux étudiants et personnels de l’INSA de Lyon"

<h2 id="domiciliation">Domiciliation</h2>
La Domiciliation de votre association doit se faire à l’adresse suivante:
AssociationXXX 
Bureau des élèves de l’INSA Lyon 
Bat 608 Le Thélème 
20 Avenue Albert Einstein 
69621 Villeurbanne Cedex

<h2 id="les-membres">Les Membres</h2>
Il est important d’expliciter clairement qui est membre de votre association et comment on peut devenir membre (paiement d’une cotisation, même si elle est symbolique reste le meilleur moyen de définir qui est membre de l’association de qui ne l’est pas).
Les motifs de radiations des membres de l’association sont aussi importants. En effet cela permet de mettre à jour rapidement la liste des membres pour convoquer une assemblée générale et effectuer le changement de Bureau.

<h2 id="assemblées-générales">Assemblées générales</h2>
L’article sur les [[Composition#L'Assemblée Générale|assemblées générales]] doit être bien pensé. Il faut faire attention à tout quorum de membres pour le vote des bilans et autre. Evitez le plus possible de mettre un pourcentages de membres adhérents, et privilégiez plutôt les pourcentages de membres présents lors de l’AG. Ainsi les passations entre les bureaux seront plus faciles.

<h2 id="dissolution">Dissolution</h2>
L’article sur la dissolution est très important. Il permettra au [[CVA#Le Resp VA|responsable VA]] le cas échéant de fermer l’association si elle est endormie depuis trop longtemps.
Dans cet article il faut ajouter la phrase suivante :
"En cas de dissolution, l’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’association. Elle attribue l’actif net au Conseil de la Vie associative"
<h1 id="la-validation">La Validation</h1>

Toutes nouvelles associations doivent suivre la procédure suivante avant de [[Préfecture|se déclarer en préfecture]] :
<ul>
<li>Contacter, faire vérifier et valider leurs statuts par le [[CVA#Le Resp VA|responsable VA]]</li>
<li>Prendre contact avec Joaquim Revez, Directeur Adjoint de la Vie Etudiante et Associative</li>
<li>Déposer les statuts et la feuille d’autorisation de domiciliation du BdE à la [[Instances de l'INSA#La DVE|direction adjointe de la vie étudiante et associative]]</li>
<li>Attendre la Validation du Conseil d’administration de l’INSA (5 fois par ans)</li>
</ul>
Le déroulé de toutes les étapes de la procédure est détaillé dans le document suivant : [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/0bf3111e-d262-46b2-a766-9b3f6bcd6d34/ procédure d’autorisation DVE]
Une fois la création validée vous recevrez vos identifiants portail VA, soit le site des assos INSA qui permet de poster vos événements et d’apparaître dans le botinsa. C’est sur ce site que vous devrez aussi fournir les coordonnées du bureau et les documents constitutifs de votre association. Un mail en @asso-insa-lyon.fr pourra aussi être créée pour votre asso avec le compte google entreprise du BDE.
<h1 id="assemblée-générale-constitutive-et-dépôt-en-préfecture">Assemblée générale constitutive et dépôt en préfecture</h1>

Une fois votre association validée par l’INSA et le BdE vous pouvez faire l’assemblée générale constitutive qui validera vos statuts au sein de votre association. Lors de cette AG vous déciderez du nouveau [[Composition#Le Bureau de l'association|bureau]] (ou [[Composition#Le Conseil d'Administration|conseil d’administration]]) de votre association.
Un procès-verbal comme [http://www.assoligue.org/base/images/stories/docs/vie_statutaire/pv_creation.odt cet exemple] devra être rédigé avec les votes pour le Bureau. Il faudra alors se rendre sur [https://www.service-public.fr/associations service-public.fr] afin de formuler la demander de création de l’association (tout est expliqué sur le site).
La demande de création terminée sur ce site, vous recevrez une facture de 44€ pour la publication dans le journal officiel. Cette somme vous sera remboursée par la VA ou vous pouvez même envoyer la facture au CVA pour qu’il la règle directement.
D’une manière générale, restez en contact avec [[CVA#Le Resp VA|le Resp VA]] tout au long de la démarche et pensez à consulter [https://www.service-public.fr/associations le site du service public] qui est vraiment complet et bien fait.

Demandes d'autorisations

2023-11-06T17:20:04Z

ALefebvre : /* Événement à l’intérieur du campus en extérieur */

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur de la vie étudiante]]. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ==
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/72c0d53f-1f82-4b27-beb3-3dbb77a7baf6/ disponible ici]. Ce formulaire sera ensuite retransmis par la DVE à tous les services concernés qui pourront alors proposer des améliorations au premier jet proposé.

== Événement à l’extérieur du campus ==
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/association/301/resources/28/ disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Freyssinet. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool. '''''Enfin, un seul pot par département et par an est autorisé.'''''

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4059c1cf-d838-42b6-8666-c8349341b628/ cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA sur portail VA : https://portail.asso-insa-lyon.fr/resources/28

Subventions

2023-10-30T12:34:00Z

ALefebvre : /* Calendrier 2023-2024 */

Au delà des ventes et des entrées d'argents usuelles, les associations INSA se financent généralement grâce à des partenariats et du sponsoring d'entreprises privées; et de subventions de différents acteurs.

= Calendrier 2023-2024 =
Un calendrier des principales sources de financement pour les associations INSA Lyon :

'''Septembre-Mi Octobre : FSDIE - Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes''' : https://etu.univ-lyon1.fr/guide-pratique/financer-son-projet-fsdie/financer-votre-projet

'''Tout au long de l'année : Grand Lyon APIE (CROUS, Universités, ...)''' → https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

'''19 Novembre 2023 : CVA S1→''' Voir ci-dessous

'''Octobre -> Rentrée des vacances d'hiver FIEC (fond d'initiatives eco-citoyennes, par la Cellule DDRS INSA)'''→ https://intranet.insa-lyon.fr/content/comment-ca-marche

'''Plusieurs commissions tout au long de l'année : CROUS''' https://www.crous-lyon.fr/viedecampus/culture-actions/appel-a-projet-cvec/

'''20 Novembre 2023 : Subventions INSA DVE'''

'''Mars 2023 : CVA S2''' → Voir ci-dessous

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet La Métropole de Lyon :''' https://www.grandlyon.com/services/demande-de-subvention.html

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet Mairie de Villeurbanne''' https://www.villeurbanne.fr/demarches#demarche-477

Pour Alumni, la Fondation INSA et Villeurbanne, il faudra prendre rendez-vous avec les instances concernées au plus tôt.

=CVA=
Le CVA distribue chaque année environ 75 000€ aux associations. Cette enveloppe gérée par les étudiants du CVA sert à acheter du matériel pour le pool des assos mais aussi pour financer directement toute la vie du campus au travers de [[subventions CVA]] (voir l'article dédié).

=INSA=
L'INSA donne aussi des subventions, anciennement de façon séparée, (chaque département, [[Instances de l'INSA#La DIRCOM|la DIRCOM]], [[Instances de l'INSA#Le service culturel|le service culturel]]) mais maintenant ils essayent de rassembler les demandes en un guichet unique organisé par Joachim Revez à la [[Instances de l'INSA#La DVE|direction de la vie étudiante]] (DVE). Ces subventions ont pu être appelé subventions DGS ou PAE mais c'est plus simple de les appeler subventions INSA. Elle permet de redistribuer une partie des frais de CVEC qui sont reversés à l'INSA.

En 2018-2019 près de 40 000€ ont été distribués en une après midi par Caroline Vachal et Joachim Revez.

Théoriquement si ce système est entièrement mis en place, seules les assos de département pourront continuer à demander de l'argent à leur département de même avec les assos sportives et le centre des sports ou même les assos artistiques et leur filière.

Tous ces versements attribués par des instances de l'INSA sont versés par le service comptable et ils apparaissent souvent dans le relevé de compte comme émanent de la direction régionale des finances publiques.

=Alumni=
10000€ versés chaque années aux assos :

critères :

* Promouvoir le métier d’ingénieur et ses différentes facettes,
* Favoriser les échanges intergénérationnels entre élèves ingénieurs, diplômés et entreprises,
* Faire rayonner l’INSA Lyon ses valeurs et la qualité de sa formation

=Cellule développement durable INSA=
15 000€ à distribuer sous forme d'appel à projet pour l'écologie sur le campus, même pour des tous petits projets sans structure. Pour plus d'informations, consulter l'intranet : https://intranet.insa-lyon.fr/content/fonds-dinitiatives-eco-citoyennes

Contact : [fonds.iec@insa-lyon.fr]

=Villeurbanne=
La ville apporte une aide logistique importante aux assos INSA (prêt de scène, de tables, de bancs, de barrières...) Mais peut aussi donner des aides financières. Une des conditions importantes est que votre événement ait lieu à Villeurbanne ou alors qu'il fasse venir des habitants sur le campus. A vous de prendre contact avec Emilie Simonin du BIJ (bureau information jeunesse) si jamais vous souhaitez être aidé par la Mairie.

Contact : emilie.simonin@mairie-villeurbanne.fr

https://www.villeurbanne.fr/mon-quotidien/jeunes-a-villeurbanne/emploi-aides-et-projets/les-aides-financieres#ancre-4

=Fondation INSA=
Donne au CVA pour ne pas avoir à gérer les demandes des assos individuellement.

Peut donner directement pour des projets exceptionnels.

https://lacooperative.groupe-insa.fr/

=Grand Lyon=
Subventions aux assos étudiantes ainsi que pleins de services à la maison de l'étudiant :

https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

=Université de Lyon (FIE)=

Le projet doit s’adresser à l’ensemble des étudiants de l’INSA ou de Lyon 1 et doit avoir une dimension inter-établissements. La subvention peut aller jusqu’à 9000 €.

Toutes les infos sont sur : www.universite-lyon.fr/fie

= Crous =
Le crous verse des subventions de 1000€ maximum pour les projets qui rentrent dans les thématiques suivantes : Action culturelle Engagement et solidarité, Jeune talent, Scientifique et technique

Toutes les infos sont sur : https://www.crous-lyon.fr/culture/culture-actions/

= Autres subventions =
Il existes des dizaines et des dizaines d'organismes qui peuvent financer vos projets, n'hésitez pas à déposer des dossiers auprès d'autres instances !

Un liste assez complète d'institutions auprès desquels vous pouvez demander des subventions : https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

Subventions

2023-10-30T12:33:43Z

ALefebvre : /* Calendrier 2022-2023 */

Au delà des ventes et des entrées d'argents usuelles, les associations INSA se financent généralement grâce à des partenariats et du sponsoring d'entreprises privées; et de subventions de différents acteurs.

= Calendrier 2023-2024 =
Un calendrier des principales sources de financement pour les associations INSA Lyon :

'''Septembre-Mi Octobre : FSDIE - Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes''' : https://etu.univ-lyon1.fr/guide-pratique/financer-son-projet-fsdie/financer-votre-projet

'''Tout au long de l'année : Grand Lyon APIE (CROUS, Universités, ...)''' → https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

'''19 Novembre 2023 : CVA S1→''' Voir ci-dessous :

'''Octobre -> Rentrée des vacances d'hiver FIEC (fond d'initiatives eco-citoyennes, par la Cellule DDRS INSA)'''→ https://intranet.insa-lyon.fr/content/comment-ca-marche

'''Plusieurs commissions tout au long de l'année : CROUS''' https://www.crous-lyon.fr/viedecampus/culture-actions/appel-a-projet-cvec/

'''20 Novembre 2023 : Subventions INSA DVE'''

'''Mars 2023 : CVA S2''' → Voir ci-dessous

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet La Métropole de Lyon :''' https://www.grandlyon.com/services/demande-de-subvention.html

'''Plusieurs vagues selon le thème du projet Mairie de Villeurbanne''' https://www.villeurbanne.fr/demarches#demarche-477

Pour Alumni, la Fondation INSA et Villeurbanne, il faudra prendre rendez-vous avec les instances concernées au plus tôt.

=CVA=
Le CVA distribue chaque année environ 75 000€ aux associations. Cette enveloppe gérée par les étudiants du CVA sert à acheter du matériel pour le pool des assos mais aussi pour financer directement toute la vie du campus au travers de [[subventions CVA]] (voir l'article dédié).

=INSA=
L'INSA donne aussi des subventions, anciennement de façon séparée, (chaque département, [[Instances de l'INSA#La DIRCOM|la DIRCOM]], [[Instances de l'INSA#Le service culturel|le service culturel]]) mais maintenant ils essayent de rassembler les demandes en un guichet unique organisé par Joachim Revez à la [[Instances de l'INSA#La DVE|direction de la vie étudiante]] (DVE). Ces subventions ont pu être appelé subventions DGS ou PAE mais c'est plus simple de les appeler subventions INSA. Elle permet de redistribuer une partie des frais de CVEC qui sont reversés à l'INSA.

En 2018-2019 près de 40 000€ ont été distribués en une après midi par Caroline Vachal et Joachim Revez.

Théoriquement si ce système est entièrement mis en place, seules les assos de département pourront continuer à demander de l'argent à leur département de même avec les assos sportives et le centre des sports ou même les assos artistiques et leur filière.

Tous ces versements attribués par des instances de l'INSA sont versés par le service comptable et ils apparaissent souvent dans le relevé de compte comme émanent de la direction régionale des finances publiques.

=Alumni=
10000€ versés chaque années aux assos :

critères :

* Promouvoir le métier d’ingénieur et ses différentes facettes,
* Favoriser les échanges intergénérationnels entre élèves ingénieurs, diplômés et entreprises,
* Faire rayonner l’INSA Lyon ses valeurs et la qualité de sa formation

=Cellule développement durable INSA=
15 000€ à distribuer sous forme d'appel à projet pour l'écologie sur le campus, même pour des tous petits projets sans structure. Pour plus d'informations, consulter l'intranet : https://intranet.insa-lyon.fr/content/fonds-dinitiatives-eco-citoyennes

Contact : [fonds.iec@insa-lyon.fr]

=Villeurbanne=
La ville apporte une aide logistique importante aux assos INSA (prêt de scène, de tables, de bancs, de barrières...) Mais peut aussi donner des aides financières. Une des conditions importantes est que votre événement ait lieu à Villeurbanne ou alors qu'il fasse venir des habitants sur le campus. A vous de prendre contact avec Emilie Simonin du BIJ (bureau information jeunesse) si jamais vous souhaitez être aidé par la Mairie.

Contact : emilie.simonin@mairie-villeurbanne.fr

https://www.villeurbanne.fr/mon-quotidien/jeunes-a-villeurbanne/emploi-aides-et-projets/les-aides-financieres#ancre-4

=Fondation INSA=
Donne au CVA pour ne pas avoir à gérer les demandes des assos individuellement.

Peut donner directement pour des projets exceptionnels.

https://lacooperative.groupe-insa.fr/

=Grand Lyon=
Subventions aux assos étudiantes ainsi que pleins de services à la maison de l'étudiant :

https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

=Université de Lyon (FIE)=

Le projet doit s’adresser à l’ensemble des étudiants de l’INSA ou de Lyon 1 et doit avoir une dimension inter-établissements. La subvention peut aller jusqu’à 9000 €.

Toutes les infos sont sur : www.universite-lyon.fr/fie

= Crous =
Le crous verse des subventions de 1000€ maximum pour les projets qui rentrent dans les thématiques suivantes : Action culturelle Engagement et solidarité, Jeune talent, Scientifique et technique

Toutes les infos sont sur : https://www.crous-lyon.fr/culture/culture-actions/

= Autres subventions =
Il existes des dizaines et des dizaines d'organismes qui peuvent financer vos projets, n'hésitez pas à déposer des dossiers auprès d'autres instances !

Un liste assez complète d'institutions auprès desquels vous pouvez demander des subventions : https://www.lyoncampus.com/s-impliquer/les-pistes-de-financement

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-10-10T11:54:30Z

ALefebvre : /* Seuil maximal d'attribution */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA? Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (Explications : vous ne prévoyez pas d'acheter vous même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et  adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût subventionnable des projets.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2 ème remarque : Si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la seconde vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|Association
|demandé
|Accordé
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|742 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|133 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|124,7 €
|-
|ARGIL (console son)
|3653 €
|}

== Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|-
|7A+
|734,20 €
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|-
|Band'As
|374,00 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|-
|BEST
|250,00 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|-
|CIA
|700,00 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|-
|Exit
|77,22 €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|-
|INSAquatic
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|-
|ISF
|400,00 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|-
|KLS
|698,56 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|-
|RIC
|180,00 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2 839,00 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|100,00 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,99 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
|1 300,00 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-10-10T11:44:02Z

ALefebvre : /* Projets non subventionnés */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA? Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (Explications : vous ne prévoyez pas d'acheter vous même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et  adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement. Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2 ème remarque : Si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la seconde vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|Association
|demandé
|Accordé
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|742 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|133 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|124,7 €
|-
|ARGIL (console son)
|3653 €
|}

== Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|-
|7A+
|734,20 €
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|-
|Band'As
|374,00 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|-
|BEST
|250,00 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|-
|CIA
|700,00 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|-
|Exit
|77,22 €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|-
|INSAquatic
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|-
|ISF
|400,00 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|-
|KLS
|698,56 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|-
|RIC
|180,00 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2 839,00 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|100,00 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,99 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
|1 300,00 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-10-10T11:29:59Z

ALefebvre : /* Prérequis pour toute demande */

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 19 novembre 2023)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes : à venir)

Le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.11 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA? Communication et Enviro signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2022-2023''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2023-2024 - 1ère vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (Explications : vous ne prévoyez pas d'acheter vous même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et  adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement.
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2 ème remarque : Si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la seconde vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|Association
|demandé
|Accordé
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|742 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|133 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|124,7 €
|-
|ARGIL (console son)
|3653 €
|}

== Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|-
|7A+
|734,20 €
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|-
|Band'As
|374,00 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|-
|BEST
|250,00 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|-
|CIA
|700,00 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|-
|Exit
|77,22 €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|-
|INSAquatic
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|-
|ISF
|400,00 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|-
|KLS
|698,56 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|-
|RIC
|180,00 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2 839,00 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|100,00 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,99 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
|1 300,00 €
|}

Subventions CVA - Appel À Projets du CVA

2023-10-10T11:24:28Z

ALefebvre :

Les [[subventions]] CVA, sont destinées à '''financer les activités des associations INSA'''. Chaque année, près de 75 000 € ont été distribués à environ 50 associations différentes. Cet article détaille la procédure de demande pour l’année 2023-2024.

==Répartition==
Le budget du [[CVA|conseil de la vie associative]] vient principalement des ventes de '''cartes VA''' mais aussi des fonds de la '''CVEC''' ainsi que de la '''Fondation INSA''' qui donne chaque année 10 à 15K€ en soutien à la vie associative.

* 1ère vague (deadline de dépôt des demandes le 6 novembre 2022)
* 2ème vague (deadline de dépôt des demandes le 19 février 2023)

Le CVA souhaite '''promouvoir''' les prises d'initiatives et les nouveaux projets. Ainsi si votre association souhaite nous présenter un projet '''nouveau''', celui ci rentre dans la catégorie de notre '''financement tremplin''' : Si celui-ci est présenté rigoureusement et est jugé viable par le CVA '''alors il est éligible à demander plus que 33% du total subventionnable''' ! Evidemment, nous comptons sur vous pour que vos demandes restent raisonnables.

Si votre projet a lieu juste avant une attribution vous pouvez contacter le CVA et faire une demande de subvention pour l’événement qui vient de se dérouler. Si votre projet évolue ou vous planifiez un projet en cours d'année vous pouvez refaire une demande au S2.

== Prérequis pour toute demande ==
Pour qu’une demande de subvention soit étudiée, le CVA impose certains prérequis :
*Dépôt du dossier '''à temps''' (le plus tard le 19.02 à 23h59)

* Rubrique Vue Générale '''à jour''' sur Portail VA (nous contacter si vous n’avez pas accès à Portail VA)

* Rubrique Mandat '''à jour'''
* '''Attestation d’assurance''' déposée sur Portail VA
* '''Statuts''' de l’association à jour et déposés
* '''Chartes VA et Communication signées''' et déposées sur PortailVA
* '''RIB à jour''' et déposé (le cas échéant, sinon expliquer dans le dossier de subvention pourquoi l’association ne possède pas de RIB)
* '''Bilans Moraux et Financiers de l’exercice 2021-2022''' déposés sur Portail VA

Vous êtes alors éligibles pour réaliser une demande d’attribution.

'''Normalement tout cela doit être déjà en ligne''' et il ne vous reste plus qu'une chose à faire :

*Téléverser le '''dossier de subvention''' dans le dossier ''Subventions CVA/Session 2022-2023 - 2ème vague''

== Critères étudiés pour toute demande de subvention ==
Si la forme générale du dossier demeure libre, il est indispensable que certains éléments soient présents :

===Introduction===

* Une '''page  de garde''' avec nom de l'asso, logo, auteur(s), date de dernière édition du document
* Une page de '''table des matières''', idéalement avec liens cliquables
* Une introduction en 5-10 lignes max qui '''résume la demande avec un tableau''' (nom des projets, dates, coût total, montant de la demande)
* '''Courte présentation de l’association''' (But de l’asso, conditions d’adhésion et prérogatives des membres, description pertinente des évènements majeurs)
* '''Présentation du fonctionnement interne''' (bureau, CA, équipes, réunions ...) claire et concise
* '''Explication du statut de membre''' et quelques stats sur vos adhérents (qui peuvent mettre en avant la diversité de leurs profils ou l'efficacité de votre recrutement)
* Merci de ne pas mettre la liste de vos membres, par contre n'hésitez pas à mettre des photos.

=== Présentation des projets ===
Lors de la présentation de chacun de vos projets, même non subventionnés, il est essentiel d’aborder les points suivants :

* '''Présentation générale du projet''' : qu’est-ce que le projet ? Pourquoi ce projet cette année ?
* '''Un''' '''budget prévisionnel détaillé''' de l’événement doit être fourni si vous demandez à ce que celui-ci soit subventionné. Il faut également justifier toutes vos dépenses à l’aide de devis et justificatifs de prix ! (un panier sur un site commerçant fait l'affaire par exemple).
* '''Combien''' '''vous demandez au CVA''' pour ce projet le cas échéant, et combien cela représente en pourcentage du total subventionnable.
* '''Impact environnemental''' : Rédigez un paragraphe sur les '''actions RSE que vous mettez déjà en place et celles que vous comptez ajouter cette année.''' il est important de se rendre compte de l’impact écologique d’un projet, même si celui-ci est négatif (ce qui est très souvent le cas). Essayez de limiter l’impact de ce projet autant que faire se peut. Si cela n’est pas envisageable, expliquer pourquoi.
* '''Si vous souhaitez acheter du matériel pour le pool des associations''', il faut que la demande soit bien distinguée des autres projets et que le prix du matériel fasse l’objet d’un budget à part et ne rentre pas dans votre budget de l’année (Explications : vous ne prévoyez pas d'acheter vous même le matériel, donc aucune dépense n'est à prévoir dans votre budget de l'année).

=== En annexe ===
ll est impératif de fournir '''budget prévisionnel détaillé de l’exercice comptable entier''' (qui doit être à '''l’équilibre''' : dépenses = recettes). Plus de détails ci-dessous.

=== Critères ===
Certains indicateurs seront considérés lors des décisions :

* Nombre de '''membres actifs et  adhérents'''
* Nombre de '''personnes touchées''' par les activités de l’association
* '''Dynamisme  de''' l’association (activités et présence sur l’année)
* '''Pérennité  de''' l’association, elle doit être viable autant que possible sans aide du CVA 
* '''un tarif différencié VA''' est fortement apprécié (l'argent du CVA venant en grande partie de ces adhésions, ces avantages VA sont importants pour le financement de ces subventions)
* '''Ouverture sociale INSA''' : Tout le monde doit pouvoir participer, et si l’évènement est réservé aux membres, il faut pouvoir devenir membre librement et facilement.
* '''Viabilité''' du projet et  '''rigueur'''  du dossier (présence des points demandés ci-dessus)
* Présentation '''soignée'''
* '''Mise en forme''' (style, charte graphique, écriture…)

Le CVA vous recommande par ailleurs de ne pas gonfler les prix sur les devis et autres justifications ; '''l’inflation ne justifie pas l’entourloupe.'''

=== Projets non subventionnés ===
En outre, certains aspects de la Vie Associative ne seront pas subventionnés par le CVA. Le CVA '''ne subventionne pas''' ''':'''

* Les '''frais de communication''' de l’événement (on considère qu'ils font partie des frais de fonctionnement). Cela inclut les affiches, les flyers, le merchandising, etc. ;
* Les '''frais alimentaires''' (si ce n'est pas l'objet même du projet);
* Les événements trop bénéficiaires '''organisés pour récolter des fonds ;'''
* Les projets usuels ou hors campus des '''associations de département ou de filière''' : WEI, voyages … qui sont normalement déjà soutenus par le département, et par les participations individuelles;
* '''Les voyages d'assos''' s’il n’y a pas d’actions sur le campus à destination des étudiants en retour (exposition, projection d’un film, etc.) et s'il n'y a pas d'investissement de l’association dans la vie du campus le reste de l'année ;
* '''Les transports à fort impact carbone.''' Privilégiez des alternatives plus écologiques ou revoyez l'intérêt du voyage dans son ensemble.
* Les événements fermés qui sont réservés à certaines personnes (membres d'AS, d'assos ou de départements ...) peuvent être financés s'ils respectent nos critères, mais '''ne sont pas prioritaires ;'''
* '''Les goodies''' de part leur faible utilité et leur grand impact écologique ;
* Les '''frais de fonctionnement et teambuildings''' de l'association (assurance, frais bancaires, nettoyage du local, etc.). Le seul cas particulier est celui de matériel consommable lorsqu’il est inclut dans un projet, que le CVA peut soutenir ;

Le pourcentage subventionné '''ne doit prendre en compte que les dépenses réelles du projet'''. Merci de ne pas prendre en compte les dons matériels dans le calcul même si vous devez les indiquez explicitement dans votre budget.

=== Seuil maximal d'attribution ===
On définit le '''seuil maximum d’attribution''' comme étant la somme maximale qu’une association peut demander pour un projet. Ce seuil dépend de la somme totale des coûts que l’on peut soutenir, et s'exprime via un '''pourcentage.''' En règle générale, le CVA peut subventionner '''jusqu'à 33% du coût total d'un projet.'''

Ce seuil est défini de telle manière que l’association soit '''incitée à se financer autrement qu'uniquement via le CVA'''. Il est également défini pour supporter plus grandement les projets moins coûteux (souvent moins ambitieux et par conséquent, l’association a moins de moyens de trouver d’autres financements).

====Cas particuliers====
Vous pouvez demander une '''subvention supérieure à 33%''' du budget subventionnable pour un projet '''si :'''

*Le '''budget de l'ensemble des demandes d'une association est inférieur à 750€.''' Bien sûr, si votre besoin excède légèrement ce montant, rien de vous empêche de plafonner votre demande à 750€. Par exemple, si votre projet vous coûte 1000€, il est plus intéressant de demander 750€ au CVA et d'en demander 100% que de faire une demande à 33% des 1000€ !
*Votre association vient de se monter et vous avez besoin d'aide pour commencer, et vous avez besoin d’une '''subvention de démarrage''' (ne pas confondre avec fond de roulement)
*Vous avez besoin de '''matériel''' qui pourrait très probablement servir aussi à d'autres assos → achat pris en charge par le CVA à 100% pour le [[pool des assos|'''pool des assos''']]. Pour les achats du matos du pool des assos, '''les frais de livraison sont aussi payés par le CVA''', alors présentez les nous également !
*Vous souhaitez acheter du matériel qui profite à l'ensemble des associations mais qui n'a pas sa place au pool à cause d'une utilisation complexe qui l'empêche d'être loué sans prestation de votre part. Dans ce cas '''le CVA peut financer jusqu'à 50% de ce matériel'''. Exemple : les appareils photos de Graines d'Images qui permettent de faire les couvertures d'événements associatifs.
*Vous voulez profiter du '''financement tremplin''' (voir plus haut) dans le cadre du lancement d’un nouveau projet.

===Le budget prévisionnel===
En annexe, déposer le '''BUDGET PRÉVISIONNEL GLOBAL'''. Celui vient compléter les différents budgets prévisionnels par événement déjà fournis.

Nous ne pouvons pas accorder une subvention à un projet sans connaître l'état du reste de la trésorerie de l'association. Vous devez donc nous fournir un budget prévisionnel de l'exercice complet dans lequel vous estimez toutes les dépenses que vous pourriez avoir si jamais vous réalisiez tous vos projets ainsi que tous les revenus/subventions espérés.

Le minimum est un tableau avec deux colonnes principales : Dépenses et Recettes ([[Tenir une trésorerie|des templates se trouvent dans cet article]]) :

*Coûts et recettes totaux prévisionnels de l'asso
*Coûts et recettes totaux prévisionnels par projet/événement/subventions :
**avec des sous-catégories qui ont du sens pour l’event/projet,
**une sous-catégorie communication (si pertinent pour projet/event),
**une sous-catégorie alimentaire (si pertinent pour projet/event).
**la somme demandée au CVA pour ce projet avec le pourcentage que cela représente sur le budget total de l'évènement.

Remarque : Si c'est plus simple pour vous, vous pouvez aussi rassembler les frais de communication de tous vos événements dans une catégorie annuelle de frais de fonctionnement, de toute façon nous ne les prenons pas en compte pour appliquer les % du total subventionnable.

2 ème remarque : Si votre demande concerne la seconde vague, '''merci de présenter un prévisionnel mis à jour avec vos dépenses réalisées''' et d'expliquer les variations par rapport à votre prévisionnel.

'''Le budget prévisionnel de l'année doit être à zéro.''' Une fois que vous avez sommé toutes vos recettes et dépenses, s'il n'est pas équilibré il y a alors '''plusieurs cas de figure :'''

*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est volontaire. Il faut donc ajouter une ligne de recettes intitulée "fonds propres" que vous justifiez en expliquant que vous comptez réduire votre matelas ou anticiper les recettes d'un futur projet lucratif (qui ne peut pas encore être budgéter)
*Soit vous êtes en ''négatif'' et c'est involontaire. Ce n'est pas normal votre événement doit être retravaillé, vous ne pouvez pas vous permettre toutes ces dépenses ou vous devez trouver d'autres sources de financement.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est involontaire. Vous prévoyez peut-être des revenus trop ambitieux ou au contraire vérifié si vous n'avez pas oublié certaines dépenses. Si ce n'est pas le cas vous n'avez peut-être pas besoin de subvention ou vous comptez demander une somme trop importante.
*Soit vous êtes en ''positif'' et c'est volontaire. Votre événement est à but lucratif et ne nécessite pas de subvention, les fonds publics sont là pour permettre de compléter le financement pour rendre possible des projets qui ne le seraient pas autrement. Vous pouvez néanmoins justifier une comptabilité séparée entre certains événements lucratifs conçus pour financer un projet (humanitaire, culturel ou même un voyage) et d'autres dédiés à l’animation du campus qui ne seraient pas organisables sans le CVA.
Attention, le Bilan financier de l’année précédant votre mandat sera aussi étudié pour le jugement de la subvention. Si vous avez conscience que celui-ci présente des incohérences, des erreurs ou des points pas clairs, il faut absolument que vous essayiez d’améliorer sa forme et/ou de pouvoir justifier son contenu. Cela montrera qu’une mauvaise gestion financière l’année passée ne vous a pas échappé et ne déteindra pas sur votre mandat.

==Attribution==
Les 9 membres du [[CVA]] lisent un maximum de dossiers et se répartissent les auditions pour '''éviter les conflits d’intérêt'''. Chaque asso se voit attribuer une date, un horaire, et un lieu pour soutenir sa demande. Veuillez dans la mesure du possible faire en sorte de pouvoir vous libérer pour ne pas avoir à rechanger ce planning complexe.

Chaque asso a '''10 à 20 minutes pour présenter son projet''' avec un diapo si possible, puis les 2 ou 3 membres du CVA présents peuvent poser des questions sur le dossier ainsi que sur la présentation. A la fin de cet échange qui peut durer jusqu'à une heure, une attribution provisoire est décidée.

Lorsque toutes les auditions sont passées le CVA se réuni pour réévaluer chaque demande et '''harmoniser''' s'il y a trop de demandes pour la somme à distribuer. Si une attribution est conflictuelle la décision est prise à la majorité -1 votes exprimés. Chaque membre du CVA doit déclarer ses conflits d’intérêts et ne peut pas prendre part aux votes concernant les assos dont il est membre.

==Engagement==
Les attributions sont dévoilées publiquement lors de l'[[AG des assos]] suivante et un membre du bureau de chaque asso subventionné ayant procuration bancaire (habituellement président.e et trésorier.e) doit être présent pour '''protocole de versement des subventions''' (PRS) qui permettra au BDE de faire le virement.

Seule la moitié de la somme accordée est versée directement, l'autre moitié est versée en fin d'année au mois d’août ou septembre (lorsque le [[bilan moral et financier]] de l'exercice a été envoyé).

Si une asso manque de liquidités elle peut '''demander le versement immédiat''' d'une plus grande partie de la subvention.

L'asso s'engage aussi à mettre en avant la VA dans sa '''communication''' (logo) et la mise en place de '''tarifs VA''' est fortement appréciée.

== Résultats de la seconde vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|Association
|demandé
|Accordé
|-
|24h de l'INSA
|10 711,58 €
|10711,58 €
|-
|AVI
|516,00 €
|137,65 €
|-
|BASIC
|2 787,88 €
|2787,88 €
|-
|CGR
|3 305,28 €
|3305,28 €
|-
|CLES-FACIL
|738,47 €
|738,47 €
|-
|Clubelek
|592,55 €
|533,86 €
|-
|CUID
|315,00 €
|140 €
|-
|Doua Vert
|282,90 €
|282,9 €
|-
|Exit
|1 113,97 €
|1564,63 €
|-
|Gatsun Records
|750,00 €
|750 €
|-
|Harmonie
|260,00 €
|260 €
|-
|IE
|220,80 €
|220,8 €
|-
|Karna
|5 800,00 €
|5800 €
|-
|L'Art-Scène
|56,50 €
|56,5 €
|-
|La Mouette
|749,37 €
|750 €
|-
|PIC
|1 242,00 €
|742 €
|-
|Raid Dahu
|2 270,28 €
|1971 €
|-
|Ski Club
|2 705,00 €
|2705 €
|-
|Culinarium
|488,37 €
|394,6 €
|-
|UDDJ (Association du Festival Un Doua de Jazz)
|4 500,00 €
|4500 €
|-
|Conexao
|450,00 €
|450 €
|-
|KLS
|1 100,00 €
|333 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Alim Mixette, Housses Mackie Thump)
|133 €
|-
|EXIT (5 Casques anti-bruit)
|124,7 €
|-
|ARGIL (console son)
|3653 €
|}

== Résultats de la première vague 2022-23 (après appels) ==
{| class="wikitable"
|'''Association'''
|'''Attribution'''
|-
|24h de l'INSA
|22 439,17 €
|-
|7A+
|734,20 €
|-
|Art-scène
|1 037,47 €
|-
|Band'As
|374,00 €
|-
|Basic
|5 415,00 €
|-
|BEST
|250,00 €
|-
|CGR
|3 736,52 €
|-
|CIA
|700,00 €
|-
|Club BD Manga
|320,00 €
|-
|Clubelek
|1 847,44 €
|-
|Club Montagne
|783,00 €
|-
|Club Œnologie
|447,00 €
|-
|Club Rock
|600,00 €
|-
|Cluji
|882,75 €
|-
|Culinarium
|442,00 €
|-
|Elevate
|250,00 €
|-
|Exit
|77,22 €
|-
|Graines d'images
|2 193,90 €
|-
|Harmonie de l'INSA
|650,00 €
|-
|Ingénieur.e.s Engagé.é.s
| - €
|-
|Incidanse
|160,00 €
|-
|Insa On Ice
|150,00 €
|-
|Insa Talks
|641,52 €
|-
|INSAquatic
| - €
|-
|ISC
|483,00 €
|-
|ISF
|400,00 €
|-
|Karnaval Humanitaire
|2 000,00 €
|-
|KLS
|698,56 €
|-
|Ciné-La Mouette
|1 504,90 €
|-
|Lézarts
|130,00 €
|-
|Insatiable
|883,00 €
|-
|Mecasport
|4 453,90 €
|-
|Proto Insa Club
|1 000,00 €
|-
|Ragda
|530,00 €
|-
|Raid Dahu
|1 150,00 €
|-
|RIC
|180,00 €
|-
|Sang-Culottes
|187,81 €
|-
|Ski Club
|2 000,00 €
|-
|TTI
|1 250,00 €
|-
|Wing-Over
|750,00 €
|-
|Lorelei
|201,69 €
|-
|BobINSA
|365,42 €
|}
{| class="wikitable"
|'''Pool des associations'''
| '''4 254,99 €'''
|-
|KLS (Sound System, Pieds, Etagère, rénovations RCF)
|2 839,00 €
|-
|Découpe Frite (Karna)
|100,00 €
|-
|Culinarium (balance)
|15,99 €
|-
|Pissotière (ARGIL)
|1 300,00 €
|}

Demandes d'autorisations

2023-10-02T15:53:33Z

ALefebvre : /* Événement à l’intérieur du campus en extérieur */

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur de la vie étudiante]]. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ==
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/association/301/resources/28/ disponible ici]. Ce formulaire sera ensuite retransmis par la DVE à tous les services concernés qui pourront alors proposer des améliorations au premier jet proposé.

== Événement à l’extérieur du campus ==
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/association/301/resources/28/ disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Freyssinet. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool. '''''Enfin, un seul pot par département et par an est autorisé.'''''

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4059c1cf-d838-42b6-8666-c8349341b628/ cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA sur portail VA : https://portail.asso-insa-lyon.fr/resources/28

Demandes d'autorisations

2023-10-02T15:53:18Z

ALefebvre : /* Barbecues */

Pour organiser un événement extérieur sur le campus, il faut obtenir l'autorisation de Joachim Revez, le [[Instances de l'INSA#La DVE|directeur de la vie étudiante]]. Pour cela, allez voir à la DVE au rez-de-chaussée de la résidence J ou envoyez un mail (dve@insa-lyon.fr) en lui expliquant votre projet. Prévoyez ces demandes au moins 3 semaines à l'avance car l'administration, c'est long. :p

== Événement à l’intérieur du campus en extérieur ==
Tous les événements qui auront lieu sur le campus doivent avoir reçu au préalable une autorisation de la DVE . Il est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/268c539c-c8d2-462b-8914-9d1b652a5010/ disponible ici]. Ce formulaire sera ensuite retransmis par la DVE à tous les services concernés qui pourront alors proposer des améliorations au premier jet proposé.

== Événement à l’extérieur du campus ==
Les événements organisés à l’extérieur du campus doivent désormais être déclarés. Bien qu’ils ne soient pas soumis à une demande d’autorisation, il faut informer la direction de ce qui va être organisé. La déclaration à envoyer à la DVE est [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4c99331b-127e-480a-b27b-b8df7f61a9b0/ disponible ici] .

==Vente de nourriture==
Pour l'instant uniquement celles ayant lieu à l'extérieur sont réglementées, il faut faire la demande et remplir le formulaire de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] notamment pour avoir un raccordement élec de [[Instances de l'INSA#La DIRPAT-DD|la DPI]] (car des crêpières ça consomme, et des enrouleurs ça crame !)

==Barbecues==
Les barbecues sont limités à un par asso et par an, et sont le plus souvent autorisé uniquement devant le bâtiment Charlotte Periand. En plus de la demande d'autorisation d’événement, il faudra passer au poste de sécurité pour récupérer un extincteur à conserver à proximité.

==Pots de départements==
Il vous faut obtenir l'autorisation de la [[Instances de l'INSA#La DVE|DVE]] et de votre directeur de département. Un contrôle à l'entrée vous sera demandé pour limiter l'événement aux seuls étudiants de l'INSA. Le nombre de consommations doit être contrôlé, et les mineurs ne doivent pas se faire servir d'alcool. '''''Enfin, un seul pot par département et par an est autorisé.'''''

==Vente d'alcool==

Ici, nous allons essayer de faire au plus simple, et si tu as un doute, n'hésite surtout pas à aller faire un tour sur [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345 www.service-public.fr/associations/vosdroits/F24345]

===Bar temporaire public===
Théoriquement pour tenir une buvette temporaire d'une journée (soirée comprise), une association doit demander une autorisation en mairie 15 jours avant l'événement.

Les boissons de catégorie supérieure à 3 (plus de 18% d'alcool) ne sont pas autorisées.

Une association a le droit de tenir un maximum de 5 buvettes par an.

Si l'association a un planning de toutes les buvettes de l'année, elle peut envoyer une demande groupée, 3 mois avant le début de la première.

===Bar temporaire privé===
Tant que c'est entre adhérents, faites ce que vous voulez.

===Cas des assos sportives===
Tenir une buvette (pour le public) avec alcool est un peu plus compliqué dans une enceinte sportive (stade, salle d'éducation physique, gymnase,...). Si votre association est une asso sportive agréée, vous pouvez toutefois faire une demande de dérogation au moins 3 mois avant au maire de la commune dans laquelle sera située la vente.

Cet agrément vous est automatiquement accordé si vous êtes affiliés à une fédération sportive agréée.

===Quelques remarques===
Bien entendu, on ne vend pas d'alcool à un mineur, mais il vaut mieux le rappeler. D'ailleurs, si des mineurs sont présents au moment de la vente, il faut impérativement que [https://portail.asso-insa-lyon.fr/file/4059c1cf-d838-42b6-8666-c8349341b628/ cette affiche] soit visible.

Sinon, il ne faut pas que la vente d'alcool représente un part prépondérante dans le budget de l'association. Sinon, ça peut devenir de la lucrativité, et l'association pourrait être soumise à l'imposition.

“Prépondérante”, c'est un peu flou, mais c'est justement une question de mesure. Si la buvette représente 30% du budget de ton asso par exemple, ça risque de ne pas passer en cas de contrôle.

==Ressources==
Les formulaires de demande sont a retrouver dans les ressources VA sur portail VA : https://portail.asso-insa-lyon.fr/resources/28

Réserver un lieu

2023-09-18T15:46:03Z

ALefebvre : /* Amphithéâtres */

Dans cette partie, on va s'intéresser aux différents lieux possibles pour votre événement sur le campus.
==La Rotonde==
Pour organiser un spectacle à la Rotonde, il faut la '''réserver en fin d'année''' scolaire lors de l'Assemblée Générale de la CGR ([[Commission de Gestion de la Rotonde]], une association INSA).

Vous pouvez consulter le planning et les modalités de réservation sur leur site web https://rotonde.asso-insa-lyon.fr/reservation/. La réservation est '''payante''' et permet à la CGR d'entretenir le bâtiment. Le tarif est d'environ 40€ par soir auquel il faut ajouter le salaire de l'agent de sécurité SSIAP d'environ 175€.

Pour faire un beau spectacle il faut aussi des lumières et du sons, la CGR loue le matériel mais ne s’occupe pas des prestations techniques (lumière, son, vidéo…), pour ces dernières, il faut contacter l'étudiant '''responsable technique-études''' (coord-teck@insa-lyon.fr) qui évaluera vos besoins et recrutera des Teckos pour votre événement.

==Agora & René Char==
Il est possible de réserver les salles de la Rotonde telles que l'Agora ou René Char auprès du '''secrétariat des humas''' (resa.humas@insa-lyon.fr). Envoyez une demande et passez voir la secrétaire (Letizia Munzone) dont le bureau donne sur la salle d'exposition à coté du hall du bâtiment.

'''Attention les sections sont prioritaires''' pour les réservations et si vous avez la possibilité de réserver via un prof vous pouvez avoir une réponse plus rapide.

==Amphithéâtres==
Si vous avez besoin d'un amphi, vous devez remplir le document '''[https://docs.google.com/document/d/1A0ud4O7VGgomQ204nBAY2cP3cJ5oNA2A/edit?usp=sharing&ouid=115185982417521542287&rtpof=true&sd=true modele_reservation_amphi_salle_2023-24.docx]''' disponible sur PortailVA puis envoyer le document complété à la DVE en utilisant l'adresse : '''dve@insa-lyon.fr'''. La réservation doit se faire '''au moins cinq jours ouvrés avant l'événement'''.

Le jour de l'événement il faudra appeler le poste de sécurité pour ouvrir et '''fermer l'amphi''' 04 72 43 85 85 si c'est après

Quelques spécificités selon les amphis :

*'''Laura Bassi''' : Amphi rénové et fonctionnel, c'est le seul amphi avec des prises électriques sous toutes les tables.
*'''Berger''' : RAS
*'''Capelle''' : indisponible jusqu'à nouvel ordre pour cause d'incendie.
*'''Freyssinet''' : RAS
*'''Seguin''' : Amphi pas encore rénové mais encore fonctionnel, attention pas de port HDMI et le système audio est inutilisable sans la clef à emprunter au secrétariat de GM.

Le département TC prête aussi parfois l'amphithéâtre '''Chappe''', à voir directement avec le secrétariat TC.

==BMC==
'''Les salles au deuxième étage''' et l'amphi de la bibliothèque sont facilement réservables pour des événements en tout genre le soir ou en journée. Il faut juste s'y prendre en avance sur https://bibliotheque.insa-lyon.fr/cms/articleview/id/4845

'''L’amphithéâtre''' de 134 places est confortable et très adapté pour projeter un film mais il faut le libérer avant 22h ou payer un agent de sécurité. Attention il est conseillé de venir en avance pour prendre en main le système son qui est géré par un écran tactile pas très intuitif. Pensez à bloquer ouvert la porte de l'amphi car elle se claque et les retardataires ne peuvent plus rentrer.

==MdE==
Il est possible d'emprunter les '''salles de réunion''' de la MdE à l'accueil du BDE (Wallace : 10 places, Gromit : 15 places, Hibiscus : 19 places).

Pour le hall de la MdE, il est aussi possible de l'emprunter en passant par l'accueil du BdE et en signant une convention avec le responsable sécurité du bâtiment (secu.resp@bde-insa-lyon.fr). Attention, '''pour les stands de préventes''' etc, '''il est obligatoire de réserver à l'accueil du BdE''' et de vous signaler en arrivant. Maximum 2 associations en même temps.

==Restaurants==
Il est possible de réserver le Grillon et l'Olivier pour des événements auprès de la direction des restaurants, mais attention les restaurants facturent souvent des '''frais de ménages''' (autour de 220€ par restaurants). La location d'un restaurant à la journée est de 450€.

Dans les faits, les assos musicales répètent gratuitement dans le grillon et la gratuité peut se négocier en fonction de l'utilisation. N'hésitez pas à aller les voir directement à l'étage en rentrant à l'accueil des restaurants sur le côté du RI.

==Salles de départements==
En général, les salles de départements peuvent être réservées pour certains événements mais c'est à '''négocier avec les secrétariats''' et ça se joue actuellement à la confiance et au copinage.

D'expérience voici quelques informations pour certains départements :

* '''FIMI'''

Pour la réservation de salles hors horaire (c'est à dire hors 8h-18h en semaine) la gestion de salles n'est plus de leur ressort. C'est à l'accueil de la direction que vous pouvez faire une réservation. En théorie ils n'ont pas leur mot à dire sur les réservations, mais ils peuvent vous donner quelques instructions. Ensuite c'est validé (ou pas) par la DVE (direction vie étudiante = Joachim Revez) et c'est bon !

==Salle d'exposition des humanités==
Peu utilisée par les assos, vous pouvez demander au service culturel si vous comptez un événement qui s'y prête bien.

== Local cuisine ==
Une cuisine est mise à disposition des assos pour préparer la nourriture dans de bonnes conditions lors de leurs événements. Ce local situé au rez de chaussée de la résidence H est géré par le culinarium et toutes les informations sont sur [[Local cuisine|l'article dédié.]]

==Locaux associatifs==
Si vous ne trouvez pas de salle appropriée vous pouvez toujours essayer de demander à des assos de vous prêter exceptionnellement leur local. Ils leurs sont mis à disposition gracieusement par l'INSA et les associations n'en sont pas propriétaires. Tout emprunt se fera de façon concertée entre les deux assos sur le principe de l'entraide inter-asso. Certains événements ont ainsi pu avoir lieu dans le local de danse du club rock, à la kfet ou encore dans une salle d'étude appartenant à un club.

Réserver un lieu

2023-09-18T15:43:47Z

ALefebvre : /* Amphithéâtres */

Dans cette partie, on va s'intéresser aux différents lieux possibles pour votre événement sur le campus.
==La Rotonde==
Pour organiser un spectacle à la Rotonde, il faut la '''réserver en fin d'année''' scolaire lors de l'Assemblée Générale de la CGR ([[Commission de Gestion de la Rotonde]], une association INSA).

Vous pouvez consulter le planning et les modalités de réservation sur leur site web https://rotonde.asso-insa-lyon.fr/reservation/. La réservation est '''payante''' et permet à la CGR d'entretenir le bâtiment. Le tarif est d'environ 40€ par soir auquel il faut ajouter le salaire de l'agent de sécurité SSIAP d'environ 175€.

Pour faire un beau spectacle il faut aussi des lumières et du sons, la CGR loue le matériel mais ne s’occupe pas des prestations techniques (lumière, son, vidéo…), pour ces dernières, il faut contacter l'étudiant '''responsable technique-études''' (coord-teck@insa-lyon.fr) qui évaluera vos besoins et recrutera des Teckos pour votre événement.

==Agora & René Char==
Il est possible de réserver les salles de la Rotonde telles que l'Agora ou René Char auprès du '''secrétariat des humas''' (resa.humas@insa-lyon.fr). Envoyez une demande et passez voir la secrétaire (Letizia Munzone) dont le bureau donne sur la salle d'exposition à coté du hall du bâtiment.

'''Attention les sections sont prioritaires''' pour les réservations et si vous avez la possibilité de réserver via un prof vous pouvez avoir une réponse plus rapide.

==Amphithéâtres==
Si vous avez besoin d'un amphi, vous devez remplir le document '''[https://docs.google.com/document/d/1u1yIaj_8BTYc1pG710_H__OnK2WiP8QE/edit?usp=sharing&ouid=115185982417521542287&rtpof=true&sd=true modele_reservation_amphi_salle_2023-24.docx]''' disponible sur PortailVA puis envoyer le document complété à la DVE en utilisant l'adresse : '''dve@insa-lyon.fr'''. La réservation doit se faire '''au moins cinq jours ouvrés avant l'événement'''.

Le jour de l'événement il faudra appeler le poste de sécurité pour ouvrir et '''fermer l'amphi''' 04 72 43 85 85 si c'est après

Quelques spécificités selon les amphis :

*'''Laura Bassi''' : Amphi rénové et fonctionnel, c'est le seul amphi avec des prises électriques sous toutes les tables.
*'''Berger''' : RAS
*'''Capelle''' : indisponible jusqu'à nouvel ordre pour cause d'incendie.
*'''Freyssinet''' : RAS
*'''Seguin''' : Amphi pas encore rénové mais encore fonctionnel, attention pas de port HDMI et le système audio est inutilisable sans la clef à emprunter au secrétariat de GM.

Le département TC prête aussi parfois l'amphithéâtre '''Chappe''', à voir directement avec le secrétariat TC.

==BMC==
'''Les salles au deuxième étage''' et l'amphi de la bibliothèque sont facilement réservables pour des événements en tout genre le soir ou en journée. Il faut juste s'y prendre en avance sur https://bibliotheque.insa-lyon.fr/cms/articleview/id/4845

'''L’amphithéâtre''' de 134 places est confortable et très adapté pour projeter un film mais il faut le libérer avant 22h ou payer un agent de sécurité. Attention il est conseillé de venir en avance pour prendre en main le système son qui est géré par un écran tactile pas très intuitif. Pensez à bloquer ouvert la porte de l'amphi car elle se claque et les retardataires ne peuvent plus rentrer.

==MdE==
Il est possible d'emprunter les '''salles de réunion''' de la MdE à l'accueil du BDE (Wallace : 10 places, Gromit : 15 places, Hibiscus : 19 places).

Pour le hall de la MdE, il est aussi possible de l'emprunter en passant par l'accueil du BdE et en signant une convention avec le responsable sécurité du bâtiment (secu.resp@bde-insa-lyon.fr). Attention, '''pour les stands de préventes''' etc, '''il est obligatoire de réserver à l'accueil du BdE''' et de vous signaler en arrivant. Maximum 2 associations en même temps.

==Restaurants==
Il est possible de réserver le Grillon et l'Olivier pour des événements auprès de la direction des restaurants, mais attention les restaurants facturent souvent des '''frais de ménages''' (autour de 220€ par restaurants). La location d'un restaurant à la journée est de 450€.

Dans les faits, les assos musicales répètent gratuitement dans le grillon et la gratuité peut se négocier en fonction de l'utilisation. N'hésitez pas à aller les voir directement à l'étage en rentrant à l'accueil des restaurants sur le côté du RI.

==Salles de départements==
En général, les salles de départements peuvent être réservées pour certains événements mais c'est à '''négocier avec les secrétariats''' et ça se joue actuellement à la confiance et au copinage.

D'expérience voici quelques informations pour certains départements :

* '''FIMI'''

Pour la réservation de salles hors horaire (c'est à dire hors 8h-18h en semaine) la gestion de salles n'est plus de leur ressort. C'est à l'accueil de la direction que vous pouvez faire une réservation. En théorie ils n'ont pas leur mot à dire sur les réservations, mais ils peuvent vous donner quelques instructions. Ensuite c'est validé (ou pas) par la DVE (direction vie étudiante = Joachim Revez) et c'est bon !

==Salle d'exposition des humanités==
Peu utilisée par les assos, vous pouvez demander au service culturel si vous comptez un événement qui s'y prête bien.

== Local cuisine ==
Une cuisine est mise à disposition des assos pour préparer la nourriture dans de bonnes conditions lors de leurs événements. Ce local situé au rez de chaussée de la résidence H est géré par le culinarium et toutes les informations sont sur [[Local cuisine|l'article dédié.]]

==Locaux associatifs==
Si vous ne trouvez pas de salle appropriée vous pouvez toujours essayer de demander à des assos de vous prêter exceptionnellement leur local. Ils leurs sont mis à disposition gracieusement par l'INSA et les associations n'en sont pas propriétaires. Tout emprunt se fera de façon concertée entre les deux assos sur le principe de l'entraide inter-asso. Certains événements ont ainsi pu avoir lieu dans le local de danse du club rock, à la kfet ou encore dans une salle d'étude appartenant à un club.

Réserver un lieu

2023-09-18T15:41:35Z

ALefebvre : /* Amphithéâtres */

Dans cette partie, on va s'intéresser aux différents lieux possibles pour votre événement sur le campus.
==La Rotonde==
Pour organiser un spectacle à la Rotonde, il faut la '''réserver en fin d'année''' scolaire lors de l'Assemblée Générale de la CGR ([[Commission de Gestion de la Rotonde]], une association INSA).

Vous pouvez consulter le planning et les modalités de réservation sur leur site web https://rotonde.asso-insa-lyon.fr/reservation/. La réservation est '''payante''' et permet à la CGR d'entretenir le bâtiment. Le tarif est d'environ 40€ par soir auquel il faut ajouter le salaire de l'agent de sécurité SSIAP d'environ 175€.

Pour faire un beau spectacle il faut aussi des lumières et du sons, la CGR loue le matériel mais ne s’occupe pas des prestations techniques (lumière, son, vidéo…), pour ces dernières, il faut contacter l'étudiant '''responsable technique-études''' (coord-teck@insa-lyon.fr) qui évaluera vos besoins et recrutera des Teckos pour votre événement.

==Agora & René Char==
Il est possible de réserver les salles de la Rotonde telles que l'Agora ou René Char auprès du '''secrétariat des humas''' (resa.humas@insa-lyon.fr). Envoyez une demande et passez voir la secrétaire (Letizia Munzone) dont le bureau donne sur la salle d'exposition à coté du hall du bâtiment.

'''Attention les sections sont prioritaires''' pour les réservations et si vous avez la possibilité de réserver via un prof vous pouvez avoir une réponse plus rapide.

==Amphithéâtres==
Si vous avez besoin d'un amphi, vous devez remplir le document '''modele_reservation_amphi_salle_2023-24.docx''' disponible sur PortailVA puis envoyer le document complété à la DVE en utilisant l'adresse : '''dve@insa-lyon.fr'''. La réservation doit se faire '''au moins cinq jours ouvrés avant l'événement'''.

Le jour de l'événement il faudra appeler le poste de sécurité pour ouvrir et '''fermer l'amphi''' 04 72 43 85 85 si c'est après

Quelques spécificités selon les amphis :

*'''Laura Bassi''' : Amphi rénové et fonctionnel, c'est le seul amphi avec des prises électriques sous toutes les tables.
*'''Berger''' : RAS
*'''Capelle''' : indisponible jusqu'à nouvel ordre pour cause d'incendie.
*'''Freyssinet''' : RAS
*'''Seguin''' : Amphi pas encore rénové mais encore fonctionnel, attention pas de port HDMI et le système audio est inutilisable sans la clef à emprunter au secrétariat de GM.

Le département TC prête aussi parfois l'amphithéâtre '''Chappe''', à voir directement avec le secrétariat TC.

==BMC==
'''Les salles au deuxième étage''' et l'amphi de la bibliothèque sont facilement réservables pour des événements en tout genre le soir ou en journée. Il faut juste s'y prendre en avance sur https://bibliotheque.insa-lyon.fr/cms/articleview/id/4845

'''L’amphithéâtre''' de 134 places est confortable et très adapté pour projeter un film mais il faut le libérer avant 22h ou payer un agent de sécurité. Attention il est conseillé de venir en avance pour prendre en main le système son qui est géré par un écran tactile pas très intuitif. Pensez à bloquer ouvert la porte de l'amphi car elle se claque et les retardataires ne peuvent plus rentrer.

==MdE==
Il est possible d'emprunter les '''salles de réunion''' de la MdE à l'accueil du BDE (Wallace : 10 places, Gromit : 15 places, Hibiscus : 19 places).

Pour le hall de la MdE, il est aussi possible de l'emprunter en passant par l'accueil du BdE et en signant une convention avec le responsable sécurité du bâtiment (secu.resp@bde-insa-lyon.fr). Attention, '''pour les stands de préventes''' etc, '''il est obligatoire de réserver à l'accueil du BdE''' et de vous signaler en arrivant. Maximum 2 associations en même temps.

==Restaurants==
Il est possible de réserver le Grillon et l'Olivier pour des événements auprès de la direction des restaurants, mais attention les restaurants facturent souvent des '''frais de ménages''' (autour de 220€ par restaurants). La location d'un restaurant à la journée est de 450€.

Dans les faits, les assos musicales répètent gratuitement dans le grillon et la gratuité peut se négocier en fonction de l'utilisation. N'hésitez pas à aller les voir directement à l'étage en rentrant à l'accueil des restaurants sur le côté du RI.

==Salles de départements==
En général, les salles de départements peuvent être réservées pour certains événements mais c'est à '''négocier avec les secrétariats''' et ça se joue actuellement à la confiance et au copinage.

D'expérience voici quelques informations pour certains départements :

* '''FIMI'''

Pour la réservation de salles hors horaire (c'est à dire hors 8h-18h en semaine) la gestion de salles n'est plus de leur ressort. C'est à l'accueil de la direction que vous pouvez faire une réservation. En théorie ils n'ont pas leur mot à dire sur les réservations, mais ils peuvent vous donner quelques instructions. Ensuite c'est validé (ou pas) par la DVE (direction vie étudiante = Joachim Revez) et c'est bon !

==Salle d'exposition des humanités==
Peu utilisée par les assos, vous pouvez demander au service culturel si vous comptez un événement qui s'y prête bien.

== Local cuisine ==
Une cuisine est mise à disposition des assos pour préparer la nourriture dans de bonnes conditions lors de leurs événements. Ce local situé au rez de chaussée de la résidence H est géré par le culinarium et toutes les informations sont sur [[Local cuisine|l'article dédié.]]

==Locaux associatifs==
Si vous ne trouvez pas de salle appropriée vous pouvez toujours essayer de demander à des assos de vous prêter exceptionnellement leur local. Ils leurs sont mis à disposition gracieusement par l'INSA et les associations n'en sont pas propriétaires. Tout emprunt se fera de façon concertée entre les deux assos sur le principe de l'entraide inter-asso. Certains événements ont ainsi pu avoir lieu dans le local de danse du club rock, à la kfet ou encore dans une salle d'étude appartenant à un club.

Réserver un lieu

2023-09-14T11:42:15Z

ALefebvre : /* Amphithéâtres */

Dans cette partie, on va s'intéresser aux différents lieux possibles pour votre événement sur le campus.
==La Rotonde==
Pour organiser un spectacle à la Rotonde, il faut la '''réserver en fin d'année''' scolaire lors de l'Assemblée Générale de la CGR ([[Commission de Gestion de la Rotonde]], une association INSA).

Vous pouvez consulter le planning et les modalités de réservation sur leur site web https://rotonde.asso-insa-lyon.fr/reservation/. La réservation est '''payante''' et permet à la CGR d'entretenir le bâtiment. Le tarif est d'environ 40€ par soir auquel il faut ajouter le salaire de l'agent de sécurité SSIAP d'environ 175€.

Pour faire un beau spectacle il faut aussi des lumières et du sons, la CGR loue le matériel mais ne s’occupe pas des prestations techniques (lumière, son, vidéo…), pour ces dernières, il faut contacter l'étudiant '''responsable technique-études''' (coord-teck@insa-lyon.fr) qui évaluera vos besoins et recrutera des Teckos pour votre événement.

==Agora & René Char==
Il est possible de réserver les salles de la Rotonde telles que l'Agora ou René Char auprès du '''secrétariat des humas''' (resa.humas@insa-lyon.fr). Envoyez une demande et passez voir la secrétaire (Letizia Munzone) dont le bureau donne sur la salle d'exposition à coté du hall du bâtiment.

'''Attention les sections sont prioritaires''' pour les réservations et si vous avez la possibilité de réserver via un prof vous pouvez avoir une réponse plus rapide.

==Amphithéâtres==
Si vous avez besoin d'un amphi, vous devez remplir le document '''[https://portail.asso-insa-lyon.fr/resources/26 modele_reservation_amphi_salle_2023-24.docx]''' disponible sur PortailVA puis envoyer le document complété à la DVE en utilisant l'adresse : '''dve@insa-lyon.fr'''. La réservation doit se faire '''au moins cinq jours ouvrés avant l'événement'''.

Le jour de l'événement il faudra appeler le poste de sécurité pour ouvrir et '''fermer l'amphi''' 04 72 43 85 85 si c'est après

Quelques spécificités selon les amphis :

*'''Laura Bassi''' : Amphi rénové et fonctionnel, c'est le seul amphi avec des prises électriques sous toutes les tables.
*'''Berger''' : RAS
*'''Capelle''' : indisponible jusqu'à nouvel ordre pour cause d'incendie.
*'''Freyssinet''' : RAS
*'''Seguin''' : Amphi pas encore rénové mais encore fonctionnel, attention pas de port HDMI et le système audio est inutilisable sans la clef à emprunter au secrétariat de GM.

Le département TC prête aussi parfois l'amphithéâtre '''Chappe''', à voir directement avec le secrétariat TC.

==BMC==
'''Les salles au deuxième étage''' et l'amphi de la bibliothèque sont facilement réservables pour des événements en tout genre le soir ou en journée. Il faut juste s'y prendre en avance sur https://bibliotheque.insa-lyon.fr/cms/articleview/id/4845

'''L’amphithéâtre''' de 134 places est confortable et très adapté pour projeter un film mais il faut le libérer avant 22h ou payer un agent de sécurité. Attention il est conseillé de venir en avance pour prendre en main le système son qui est géré par un écran tactile pas très intuitif. Pensez à bloquer ouvert la porte de l'amphi car elle se claque et les retardataires ne peuvent plus rentrer.

==MdE==
Il est possible d'emprunter les '''salles de réunion''' de la MdE à l'accueil du BDE (Wallace : 10 places, Gromit : 15 places, Hibiscus : 19 places).

Pour le hall de la MdE, il est aussi possible de l'emprunter en passant par l'accueil du BdE et en signant une convention avec le responsable sécurité du bâtiment (secu.resp@bde-insa-lyon.fr). Attention, '''pour les stands de préventes''' etc, '''il est obligatoire de réserver à l'accueil du BdE''' et de vous signaler en arrivant. Maximum 2 associations en même temps.

==Restaurants==
Il est possible de réserver le Grillon et l'Olivier pour des événements auprès de la direction des restaurants, mais attention les restaurants facturent souvent des '''frais de ménages''' (autour de 220€ par restaurants). La location d'un restaurant à la journée est de 450€.

Dans les faits, les assos musicales répètent gratuitement dans le grillon et la gratuité peut se négocier en fonction de l'utilisation. N'hésitez pas à aller les voir directement à l'étage en rentrant à l'accueil des restaurants sur le côté du RI.

==Salles de départements==
En général, les salles de départements peuvent être réservées pour certains événements mais c'est à '''négocier avec les secrétariats''' et ça se joue actuellement à la confiance et au copinage.

D'expérience voici quelques informations pour certains départements :

* '''FIMI'''

Pour la réservation de salles hors horaire (c'est à dire hors 8h-18h en semaine) la gestion de salles n'est plus de leur ressort. C'est à l'accueil de la direction que vous pouvez faire une réservation. En théorie ils n'ont pas leur mot à dire sur les réservations, mais ils peuvent vous donner quelques instructions. Ensuite c'est validé (ou pas) par la DVE (direction vie étudiante = Joachim Revez) et c'est bon !

==Salle d'exposition des humanités==
Peu utilisée par les assos, vous pouvez demander au service culturel si vous comptez un événement qui s'y prête bien.

== Local cuisine ==
Une cuisine est mise à disposition des assos pour préparer la nourriture dans de bonnes conditions lors de leurs événements. Ce local situé au rez de chaussée de la résidence H est géré par le culinarium et toutes les informations sont sur [[Local cuisine|l'article dédié.]]

==Locaux associatifs==
Si vous ne trouvez pas de salle appropriée vous pouvez toujours essayer de demander à des assos de vous prêter exceptionnellement leur local. Ils leurs sont mis à disposition gracieusement par l'INSA et les associations n'en sont pas propriétaires. Tout emprunt se fera de façon concertée entre les deux assos sur le principe de l'entraide inter-asso. Certains événements ont ainsi pu avoir lieu dans le local de danse du club rock, à la kfet ou encore dans une salle d'étude appartenant à un club.